Modul Ms. Access – 1
A.Pendahuluan
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel, Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga dapat dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard.
Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi program:
- Administrasi Pendidikan,
- Gaji Karyawan/Pegawai,
- Kehadiran/Absensi,
- Persediaan Barang,
- Penjualan dan Pembelian,
- Antrian Kunjungan Berobat.
B. Konsep Dasar Pembuatan Database
Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sedemikian rupa tanpa adanya redundancy [perulangan] yang tidak perlu. Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis atau sifat yang sama. Contohnya: data mahasiswa, data dosen, data mata kuliah, data karyawan, dll. Untuk dapat membuat suatu database yang baik, diperlukan suatu rancangan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Konsep dasar dalam pembuatan database antara lain:
a. Entitas dan Relationship
Hal yang sangat mendasar dan harus dipahami adalah pemodelan entitas dan relationship. Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya disimpan dalam database. Sebagai contoh, kita dapat menyimpan informasi tentang dosen yang mengajar mahasiswa. Dalam hal ini, dosen dan mahasiswa merupakan entitas. Sebagai contoh, dosen mengajar mahasiswa. Mengajar merupakan relationship antara entitas dosen dan entitas mahasiswa.
Relationship terdiri dari 3 derajat yang berbeda, yaitu:
- One-to-one menghubungkan secara tepat dua entitas dengan satu kunci [key]. Misalnya seorang mahasiswa memiliki satu dosen wali.
- One-to-many [many-to-one] merupakan hubungan antar entitas dimana kunci [key] pada satu tabel muncul berkali-kali pada tabel lainnya. Misalnya banyak mahasiswa memiliki satu dosen wali.
- Many-to-many merupakan hubungan antar entitas dimana kunci utama pada
tabel pertama dapat muncul beberapa kali pada tabel kedua, dan sebaliknya.
Misalnya seorang mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, dan satu
matakuliah bias dimabil oleh banyak mahasiswa.
b. Relasi atau Tabel
Relasi merupakan tabel yang mewakili entitas, dimana didalamnya terdapat kolom-kolom yang merupakan attribute dari entitas. Penamaan tabel juga disesuaikan dengan nama dari entitas agar mudah dipahami. Contoh tabel pegawai merupakan tabel yang mewakili entitas pegawai.
c. Kolom atau Attribute
Kolom atau attribute merupakan bagian dari tabel yang mewakili ciri dari suatu entitas. Contoh entitas mahasiswa. Maka attribute yang ada antara lain NIM, nama, dan kelas.
d. Kunci [key]
Kunci atu key atau primary key merupakan suatu nilai dalam sebuah tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel. Contoh dalam tabel mahasiswa, didalamnya terdapat kolom NIM, nama, dan kelas. Untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel, maka cukup menggunakan NIM.
C. Praktikum
Untuk membuat file baru pada Microsoft Office Access 2013 yaitu, buka Microsoft Access 2013 maka akan muncul tampilan awal, pilih Blank Dekstop Database dan akan muncul tampilan dibawah ini.
Beri nama file pada file name lalu klik create. Atau bisa dengan Pilih Menu File – New dan untuk langkah berikutnya sama dengan langkah-langkah diatas.
Dalam pembuatan database, data yang pertama dibuat adalah tabel. Tabel merupakan kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan merupakan komponen utama pada database. Table disusun dalam bentuk baris [record] dan kolom [field]. Baris menunjukkan kumpulan data satu subjek [record data] sedangkan kolom menunjukkan kumpulan satu jenis atau kelompok data dari beberapa subjek [field data].
Misalnya seorang programmer diminta manager Toko “Infomart” untuk membuat database toko tersebut. Maka langkah awal pembuatannya adalah menentukan dahulu tabel-tabel yang dibutuhkan.
Setelah konsep yang dibutuhkan sudah terbentuk, selanjutnya membuat tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut :
- Jika membuka halaman baru pada Microsoft Access maka secara otomatis muncul tab Table1. Untuk merubah Table1 menjadi tabel karyawan, langkah selanjutnya klik pada menu home dan pilih View kemudian Design View.
akan muncul kotak dialog Save As, kemudian ubah Table1 menjadi Tabel Karyawan, klik OK maka akan muncul QBE [Query By Example] seperti pada tampilan berikut:
- Isikan Field Name sesuai rancangan di tabel karyawan
3. Untuk field Jenis Kelamin dan Pendidikan agar pada waktu mengisi data akan muncul pilihan secara otomatis, maka digunakan perintah Lookup Wizard. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :
Akan muncul kotak dialog Lookup Wizard, pilih I will type in values that I want. Kemudian klik next, tuliskan pilihan pada Col1 seperti pada tampilan berikut ini, kemudian next, finish.
Membuat tabel baru [tabel barang dan transaksi] langkahnya klik pada menu Create – Table, kemudian lakukan langkah yang sama dengan langkah 1 sampai 3. Jelaskan langkah-langkahnya dan lampirkan screenshoot hasil.
MENGISI DATA
Untuk mengisi data ke dalam tabel, terlebih dahulu bukalah tabel data yang akan dimasukkan dalam tampilan lembar data [ datasheet]. Datasheet akan menampilkan data secara keseluruhan dalam bentuk tabular yaitu susunan baris dan kolom. Setelah itu, kita dapat memasukkan data langsung pada lokasinya masing-masing. Isikan masing-masing tabel data!
Lampirkan hasil dari pengisian data pada masing-masing tabel:
PRIMARY KEY
Primary Key berguna sebagai wakil dari table yang menunjukkan nilai unik suatu field. Fungsi dari Primery Key adalah untuk menghindari adanya nilai yang sama [kembar] dalam suatu field. Langkah-langkah membuat primary key :
- Primary key dibuat pada Design View suatu tabel
- Untuk memberikan primary key pada field yang didinginkan, caranya sorot field yang diinginkan kemudian klik tombol Primary key [bergambar kunci] pada menu Design. Atau dapat juga dilakukan dengan cara klik kanan pada field yang akan dijadikan Primary key, kemudian pilih Primary key
Lampirkan hasil screenshoot untuk masing-masing tabel:
Relationships
Database dengan kapasitas besar menggunakan lebih dari satu table. Dan seluruh table itu harus saling dihubungkan, untuk itu mutlak diperlukan kehadiran suatu relationship [relasi/hubungan]. Langkah-langkah untuk membuat Relationship adalah sebagai berikut :
- Klik tombol Relationship pada menu Database Tools.
- Kemudian akan muncul kotak dialog Show Table, tampilkan tabel yang akan direlasikan dengan cara sorot nama tabel lalu klik add.
- Untuk membuat relasinya, klik Edit Relationship , maka akan muncul kotak dialog Edit Relationship kemudian klik tombol Create New.
- Tentukan tabel dan field yang direlasikan pada Right dan Left Table Name serta Right dan Left Column Name, klik OK kemudian klik Create.
5. Lakukan langkah 3 dan 4 untuk membuat relasi pada tabel barang dan tabel transaksi, maka bntuk relasinya adalah sebagai berikut: