Akuntansi memang menjadi salah satu ilmu penting karena menyangkut masalah keuangan. Ilmu akuntansi ini digunakan di berbagai kegiatan karena selalu berhubungan dengan segala transaksi keuangan yang ada. Berbicara mengenai akuntansi, tentu tidak lepas dari beberapa transaksi yang menjadi awal langkah membuat laporan keuangan.
Ada beberapa macam bukti transaksi yang perlu diketahui.untuk lebih lanjut akan macam-macam bukti sebuah transaksi tersebut, simak ulasannya berikut ini!
Macam-Macam Bukti Transaksi Dan Kegunaannya
Beberapa macam bukti transaksi akan membedakan bagaimana langkah pencatatan selanjutnya dalam sebuah akuntansi dan proses pembukuian.
Ketika menjalankan sebuah usaha, sangat penting untuk memahami bukti transaksi ini. Karena dokumen transaksi menjadi komponen yang penting untuk diketahui baik pembeli maupun penjual sebagai bukti dan dasar hukum atas transaksi yang terjadi.
Agar lebih paham mengenai bukti sebuah transaksi, berikut macam-macam dan kegunaannya!
1. Bukti Transaksi Faktur Pembelian
Faktur yang satu ini merupakan sebuah bukti tertulis dimana perusahaan melakukan pembelian atas barang tertentu. Di Dalam faktur ini tertera jelas data perusahaan yang menjual dan juga membeli beserta tanggal transaksinya.
Keterangan nama barang dan juga jasa beserta jumlahnya dengan jelas ada dalam faktur ini. Istilah faktur pembelian ini juga sering disebut sebagai purchase order yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli.
Faktur pembelian akan didapatkan ketika kita membeli barang dari supplier. Tentunya jumlah batang serta harga tercantum dalam bukti transaksi ini.
Beberapa poin yang harus ada pada faktur pembelian adalah seperti:
- Identitas perusahaan baik sebagai pembeli dan penjual
- Nama
- Nomor transaksi
- Tanggal transaksi
- Detail transaksi
- Harga yang harus dibayar
- Stempel perusahaan
- Tenggat waktu [jika transaksi dilakukan dengan kredit]
Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil
2. Faktur Penjualan
Sama seperti halnya faktur pembelian, invoice yang satu ini merupakan dokumen dimana berisi tentang transaksi penjualan yaitu antara pembeli dan juga penjual akan suatu barang. Faktur ini berbeda dengan tanda pelunasan, tentunya isi dari faktur ini lebih lengkap.
Isi dalam faktur penjualan ini meliputi nama, jumlah, harga barang , data sebuah perusahaan baik penjual dan juga pembeli. NPWP, Pajak Pertambahan Nilai dan pajak barang juga ada dalam dokumen ini, hampir sama dengan faktur pembelian.
Di Dalam faktur ini menjadi salah satu bukti perusahaan A telah melakukan pembelian terhadap perusahaan B dan menjadi arsip untuk melakukan penagihan dikemudian hari. Faktur penjualan ini menjadi salah satu hal yang harus disimpan dengan baik karena digunakan untuk merekap jumlah piutang yang ada.
Baca juga: Mengetahui Lebih Jauh Perbedaan Depresiasi dan Amortisasi pada Bisnis
3. Faktur Pajak
Bukti transaksi yang satu ini merupakan sebuah nota yang berisi pembeli dan juga penjual telah membayar sejumlah ke Direktorat Jenderal Pajak [DJP]. Ketika suatu saat dilakukan audit maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, faktur ini dapat dengan mudah ditunjukkan sebagai bukti patuh kepada aturan negara.
Bukti pembayaran pajak ini biasanya dibuat rangkap agar memudahkan ketika menyusun laporan keuangan. Adanya bukti faktur yang satu ini sebagai tanda pengusaha telah melakukan pembayaran dan melakukan pelaporan masa PPN sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.
Faktur pajak mengindikasikan bahwa perusahaan baik customer maupun supplier telah menaati aturan pemerintah. Hal ini karena turut berkontribusi membangun negara.
Komponen yang ada pada faktur pajak adalah seperti:
- Nama, alamat dan Nomor Pokok Wajib Pajak [NPWP] yang menyerahkan BKP.
- Jenis BKP yang diserahkan.
- Harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai [PPN] atau besaran PPN dicatatkan secara terpisah.
- Pajak Penjualan atas Barang Mewah [PPnBM] yang dipungut.
- Kode, nomor seri dan tanggal pembuatan faktur.
Baca juga: Pengertian Depresiasi Dalam Akuntansi dan Cara Menghitungnya
4. Bukti Transaksi Nota Retur
Ada dua jenis nota untuk retur dalam laporan keuangan atau akuntansi ini. Jenis tersebut yaitu retur penjualan dan juga pembelian.
Istilah nota retur ini merupakan sebuah dokumen yang dibuat untuk menjadi bukti bahwa telah dilakukan pengembalian atas barang yang telah dijual maupun dibeli. Biasanya retur ini dikarenakan adanya kecacatan produk atau karena nominal dan barang yang salah.
Agar tidak terjadi kerugian, tentu dikembalikan pada perusahaan yang menjual atau yang membelinya. Meskipun terjadi kerusakan namun tidak semua barang mampu dikembalikan.
Hanya barang yang rusak dari penjual dan bukan merupakan kesengajaan. Produk yang berbeda antara nota pembelian dengan yang dikirim juga menjadi salah satu penyebab adanya nota retur ini.
Alasan retur juga bisa disebabkan karena produk rusak. Tentunya kerusakan tersebut dengan syarat tidak sengaja. Namun perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan menerima retur ini.
Hal yang harus ada pada nota retur adalah:
- Nomor urut nota retur penjualan
- Tanggal pembuatan nota retur penjualan
- Nomor, kode, dan tanggal faktur pajak dari barang kena pajak yang diretur atau dikembalikan
- Nama, alamat dan NPWP [Nomor Pokok Wajib Pajak] dari pembeli
- Nama, alamat dan NPWP dari penjual
- Nama atau jenis barang dan harga barang yang akan diretur
- PPN atas barang kena pajak yang diretur
- Nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani nota retur. Biasanya dari pihak pembeli
Baca juga: Pengertian Food Cost dan Cara Menghitungnya Dalam Bisnis Restoran
5. Adanya Bukti Kas Keluar
Salah satu hal penting dalam akuntansi adalah mengharuskan pencatatan setiap hal yang menyangkut keuangan perusahaan.
Bukti yang menunjukkan pengeluaran kas dari perusahaan merupakan pengertian dari kas keluar ini. Biasanya kas keluar digunakan untuk membiayai baik perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan perkantoran.
Untuk bukti kas keluar ini berisi keterangan sebuah perusahaan, tanggal kejadian, keterangan, nama dan jasa yang digunakan. Tentunya dalam kas keluar juga tersedia jumlah uang yang dikeluarkan.
Agar dokumen bisa dapat dipertanggungjawabkan dibutuhkan tanda tangan dari bagian keuangan seperti halnya kasir, manajer keuangan, atau pihak yang memiliki otoritas dengan keuangan di sebuah perusahaan.
Kegunaan dari laporan kas keluar ini nantinya sebagai bukti untuk menyusun sebuah laporan keuangan yang dibuat oleh akuntan. Biasanya kas keluar digunakan untuk menyusun kas kecil atau pengeluaran perusahaan yang berhubungan dengan jumlah kecil dan bukan pengeluaran besar.
Baca juga: Anggaran Kas: Pengertian, Cara Penyusunan, Jenis dan Contohnya
6. Bukti Transaksi Kas Masuk
Bukti transaksi kas masuk adalah dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang diterima oleh perusahaan. Bukti ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk pengarsipan dan digunakan pihak internal saja.
Berbicara mengenai sebuah format, bentuk dari kas masuk dan keluar hampir sama. Yang membedakan hanya asal uang dan juga jumlah saja. Bukti ini bisa menjadi bukti yang valid pada saat perusahaan Anda melakukan audit keuangan.
Kas masuk ini bisa berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan customer baik itu pembayaran untuk cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya. Meskipun berdampingan dengan sebuah dokumen berupa kwitansi, namun bukti kas masuk ini penting untuk dibuat sebagai sarana penulisan bukti kwitansi.
Baca juga: Struktur Modal Pada Bisnis: Pengertian, Teori, Faktor, dan Fungsinya
7. Bukti Setoran Bank
Untuk bukti setoran bank bisa dibuat oleh pihak perusahaan atau bahkan langsung dari bank itu sendiri. Untuk Perusahaan besar, biasanya dari pihak bank akan memberikan bukti setoran bank agar memudahkan perusahaan yang selalu melakukan transaksi.
Tentunya hal ini akan menjadi hal yang memudahkan karena tidak perlu repot untuk mengisi slip setoran saat berada di bank. Karena bukti setoran bank biasanya rangkap, tentu hal ini bisa menjadi arsip langsung bagi perusahaan.
Format untuk setoran bank ini berbeda-beda tergantung dari pihak yang membuat. Namun pada dasarnya isi dari format hampir sama baik itu nama dan juga nomor rekening dari penyetor.
Format lainnya juga berupa pihak yang menerima setoran serta jumlah uang yang akan disetor. Adanya form tanda tangan pemilik rekening penyetor juga menjadi format baku yang harus ada.
Bukti setoran bank ini akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar. Tidak hanya kas keluar saja, bukti pelunasan, pembayaran juga menjadi salah satu tujuannya. Tentunya pihak akuntan akan membuat laporan keuangan berdasarkan bukti setoran bank ini.
Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Profesi Akuntan Secara Lengkap di Indonesia
8. Kwitansi
Bukti transaksi yang satu ini sudah tidak asing lagi dan sering dijumpai meskipun saat pelajar. Kwitansi menjadi salah satu bukti transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Untuk pemakai dari kwitansi sendiri bukti pengarsipan berada di sebelah kiri dengan bentuk yang lebih kecil.
Namun ketika pihak yang melakukan pembayaran biasanya akan menerima bukti kwitansi yang besar berdasarkan tujuan dari pembayaran yang dilakukan. Bukti yang satu ini perlu ditandatangani dalam menggunakan materai agar bisa digunakan untuk kekuatan hukum.
Kwitansi ini perlu diarsipkan tersendiri atau bahkan digunakan agar bisa diarsipkan lebih aman karena ukurannya yang relatif kecil. Pastikan untuk segera menggandakan ketika telah melakukan pembayaran dan menerima kwitansi. Adanya kwitansi ini digunakan untuk laporan keuangan dan masuk dalam kas keluar.
Baca juga: Definisi Akuntansi Biaya: Jenis, Tujuan dan Bedanya dengan Akuntansi Finansial
Kesimpulan
Beberapa bukti transaksi diatas tentu sangat penting untuk diarsipkan dan digunakan untuk laporan keuangan agar bisa sebagai pengontrolan pembukuan keuangan dan bukti saat terjadi audit. Ketika banyak dari perusahaan yang membutuhkan beberapa bukti transaksi sekaligus, tentu membuat beberapa rangkap sekaligus ketika melakukan transaksi akan sangat memudahkan.
Terutama pada pembukuan manual, proses penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan dengan benar. Hal ini dikarenakan pembukuan manual rentan dengan kesalahan pencatatan yang memungkinkan Anda mengalami kerugian akibat kesalahan pencatatan tersebut.
Solusinya, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online yang bisa digunakan kapan saja dan dimana saja Anda mau.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Jika Anda membutuhkun kemudahan pembukuan untuk bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: