Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain [kartu indeks] untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, [dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember], dan jumlah tanggl pada setiap bulannya [terdiri 28-31 hari].
Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:
Tahun [tanggal utama] sebagai kode laci
Bulan [sub tanggal] sebagai kode guide
Tanggal [sub-sub tanggal] sebagai kode hanging folder
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a] Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b] Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 [dalam satu tahun ada 12 bulan]. Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c] Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d] Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a] Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b] Mengindeks Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama [2013], sub tanggal [Maret], sub-sub tanggal [1].
c] Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d] Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e] Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
- Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
- Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
- Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip [lembar 1].
- Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip [lembar 2]
- Simpan lembar pinjam arsip [lembar 3] ke dalam tickler file
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama [penggunaannya relatif singkat]. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
a. judul/nama surat,
b. nomor surat,
c. hal surat,
d. tanggal surat,
e. kode surat,
f. kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad [alfabetis]. Perhatikan contoh dibawah ini.
Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.
Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.
Contoh:
- Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.
- Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.
b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.
Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.
Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.
Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.
Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.
Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex [kalau kartu tunjuk silangnya banyak]. sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS [Petunjuk Silang].
3. Lembar Pinjam Arsip [outslip]
Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut. a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut: a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip [arsiparis] yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Berikut contoh lembar pinjam arsip
4. Map Pengganti [out folder]
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti [out folder] dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
Perhatikan contoh out folder berikut ini.
Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu.
——————
Daftar Pustaka
Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk.
Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini.
Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.
- Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
- Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
- Tentukan kodenya menjadi Is
- Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
- Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
- Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
- Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip [lembar 1].
- Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip [lembar 2].
- Simpan lembar pinjaman arsip tersebut [lembar 3] pada ticker file.
Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
———————–
Daftar Pustaka
Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico