Kegiatan apa saja yang dapat dilakukan dalam melaksanakan penyusutan arsip?

Penyusutan Arsip

Pentingnya Penyusutan Arsip

Pentingnya implementasi/pelaksanaan penyusutan arsip; perlu diketahui bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan kehidupan bangsa dan rangka meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan serta untuk menjamin bahan pertanggungjawaban nasional. 

Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara; 

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga             negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. 

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 

3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. 

Pengelolaan arsip inaktif pada lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan merupakan bagian tugas dari unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. 

Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaan dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional Republik Indonesia menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip. Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.  Jadwal Retensi Arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah ditetapkan dengan memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri. 

Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh mesing-masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. 

Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip masing-masing.

Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 [sepuluh] tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan Lembaga lembaga negara dan badan badan pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan 2 [dua] pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan. 

Untuk melakukan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip

Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut;

a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan ditingkat             Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat;

b. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga Lembaga Negara atau Badan Badan Pemerintahan di tingkat           Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. 

Penyerahan Arsip dilakukan sekurang kurangnya 1 [satu] kali dalam 10 [sepuluh] tahun serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip arsip yang diserahkan.  

Mengenali 3 Prosedur Penyusutan Arsip

Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tiga kegiatan yang dapat dilakukan untuk penyusutan arsip, yaitu: Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

1. penyeleksian arsip inaktif;
2. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
3. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif. Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit depot menjadi wewenang dan tanggung jawab ANRI, tetapi status kepemilikan arsip masih berada pada pencipta arsip.

Pemusnahan arsip Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, adapun arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang:

1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

1. pembentukan panitia penilai arsip;
2. penyeleksian arsip;
3. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
4. penilaian oleh panitia penilai arsip;
5. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
6. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
7. pelaksanaan pemusnahan: [1] dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; [2] disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 [dua] pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan [3] disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan

1. memiliki nilai guna kesejarahan;
2. telah habis retensinya; dan/atau
3. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dilaksanakan berdasarkan pertimbangan:

1. nilai informasi arsip;
2. keamanan dan keselamatan arsip statis;
3. aksesibilitas arsip statis; dan
4. kearifan lokal.

Adapun prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:

1. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
2. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
3. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
4. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
5. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
6. pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.