Surat resmi biasa disebut juga dengan surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau lembaga kepada perseorangan atau instansi lain yang berisi hal-hal kedinasan.
Unsur-unsur surat resmi terdiri atas:
- Kepala surat atau kop surat merupakan bagian yang terletak paling atas dan berfungsi sebagai identitas perusahaan, lembaga, ataupun instansi yang membuat. Bagian ini berisi logo, nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon dan kontak instansi yang dapat dihubungi.
- Nomor surat merupakan bagian yang berisi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.
- Tanggal surat merupakan bagian yang berada di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Bagian ini berisi tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat.
- Lampiran surat adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam bentuk lembaran atau dokumen lain.
- Perihal surat merupakan bagian yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.
- Alamat surat biasanya ditujukan langsung kepada pejabat, dan bukan pada nama kantor pejabatnya. Penulisan alamat surat tidak menggunakan kata "kepada" dan nama "jalan" tidak boleh disingkat.
- Salam pembuka merupakan bagian yang berisi ucapan salam atau penghormatan. Biasanya ditandai dengan kata "Dengan hormat,".
- Isi surat merupakan bagian yang berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya.
- Penutup surat merupakan bagian akhir yang berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan
- Identitas pengirim surat dinas merupakan bagian yang berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP.
Berdasarkan unsur-unsur di atas, gambar tersebut termasuk bagian kepala surat.
Dengan demikian, jawaban yang tepat adalah pilihan A.
Secara garis besar, struktur surat dinas terdiri atas empat bagian utama, yaitu kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Tiap bagian memiliki fungsi dan isi yang berbeda. Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Bagian ini berisi informasi mengenai instansi atau lembaga yang mengirim surat. Pada bagian ini, terdapat hal-hal sebagai berikut.
- Logo instansi/lembaga
- Nama instansi/lembaga
- Alamat lengkap instansi/lembaga
- Nomor telepon instansi/lembaga
- Surel [surat elektronik] instansi/lembaga
Dengan demikian, jawaban yang tepat adalah B.
Surat adalah sebuah alat komunikasi berbentuk tulisan yang menghubungkan dua pihak atau lebih. Perkembangan teknologi membuat cara berkomunikasi melalui surat menjadi berubah, misalnya surat pribadi yang digantikan pesan cepat. Salah satu jenis surat yang keberadaanya masih cukup sering digunakan adalah surat dinas [surat resmi]. Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan formal oleh antar lembaga/instansi atau lembaga ke perorangan. Bentuk surat dinas mencakup bagian-bagian penting yang menunjukkan bentuk formal. Bagian-bagian surat resmi meliputi kop surat [kepala surat], nomor surat, lampiran, hal [garis besar isi surat], tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan surat.
Surat dinas memuat keperluan dinas yang sifatnya resmi yang penulisannya dilakukan oleh instansi. Pembuatan surat dinas digunakan untuk kepentingan yang menyangkut lembaga atau kedinasan seperti undangan rapat, pemberitahuan, permohonan maaf, dan kepentingan resmi lainnya. Pembeda surat dinas dengan jenis surat lainnya terdapat pada struktur penulisan. Struktur penting pada surat dinas meliputi bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan.
Sobat idschool dapat menyimak lebih banyak bagian-bagian surat dinas melalui masing-masing ulasan di bawah.
Baca Juga: Penulisan Daftar Pustaka Dari Berbagai Sumber
Bagian-Bagian Surat Resmi – Kop Surat
Kop surat menjadi identitas surat dinas agar penerima tahu pengirim surat tersebut. Letak kop surat berada di bagian paling atas dari bagian-bagian surat resmi lainnya. Bagian kop surat resmi terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email.
Logo instansi pada bagian kop surat biasanya berada pada bagian kiri. Disamping logo terdapat nama instansi dan informasi lainnya. Nama instansi dicetak lebih besar dari info lain seperti alamat, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email.
Contoh bentuk kop surat pada surat resmi adalah seperti berikut.
Baca Juga: Contoh-Contoh Kalimat Ambigu
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan kode penomoran pada surat resmi dengan format yang sudah ditentukan oleh pihak instansi/lembaga. Format nomor surat resmi dibuat dengan kode tertentu dengan tujuan agar mudah dikenali. Adanya nomor surat pada surat resmi akan memudahkan dalam identifikasi surat dari divisi mana. Misalnya, surat resmi dari direktur akan memiliki penomoran yang berbeda dengan surat dari sekretaris. Dengan perbedaan melalui kode tertentu akan memudahkan seseorang dalam mengenali identitas surat.
Letak nomor surat resmi ditampilkan pada bawah kop surat. Dalam nomor surat biasanya terdapat tahun, bulan, dan kode-kode tertentu.
Contoh format nomor surat dinas: A/01/CK.02/VIII/2020
Penjelasan:
- H: kode kategori keamanan surat resmi yang sifatnya rahasia
- 01: nomor urut surat dinas
- CK.02: kode klasifikasi
- VIII: bulan penerbitan surat
- 2021: tahun penerbitan surat
3. Tanggal Surat
Tanggal surat pada surat dinas menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Tanggal penerbitan surat ditulis dengan urutan tanggal, nama bulan, dan tahun. Letak tanggal surat berada di bawah kop surat di pojok sebelah kanan. Pada surat resmi yang terdapat kop surat, sebelum tanggal tidak perlu disertakan kota ata daerah asal surat. Sedangkan penulisan tanggal pada surat resmi yang tidak ada kop surat, tanggal didahului dengan kota atau daerah, misalnya pada surat lamaran pekerjaan.
Contoh penulisan tanggal pada surat resmi:
- 23 Januari 2021
- Medan, 23 Januari 2021
4. Lampiran
Beberapa surat resmi atau surat dinas disertai dengan dokumen lain yang ingin atau perlu disertakan. Untuk surat resmi yang menyertakan lampiran, bagian surat pada halaman pertama merupakan pengantar. Selanjutnya, dokumen pendukung disertakan di belakangnya.
Banyaknya lampiran disebutkan pada bagian pengantar surat yang letaknya di bawah nomor surat. Sedangkan surat resmi yang tidak menyertakan lampiran tidak perlu memberikan keterangan banyaknya lampiran.
Baca Juga: Struktur Kalimat yang Benar + Contoh
5. Bagian-Bagian Surat Resmi – Perihal
Keterangan perihal dalam surat resmi akan memudahkan penerima untuk mengetahui poin penting dari surat. Misalnya, surat berisi permohonan untuk memberikan sambutan suatu acara maka pada bagian perihal dapat ditulis permohonan pemberian sambutan. Bagian perihal diusahakan dalam frasa yang pendek tapi mencakup poin penting. Jika perihal terpaksa memuat kalimat panjang maka penulisannya perlu dibuat dalam dua baris.
6. Alamat Surat
Pihak yang dituju atau pihak yang akan menerima surat dituliskan pada bagian alat yang terletak di bawah perihal. Alamat mencantumkan siapa penerimanya dan di mana alamatnya.
Penulisan penerima surat tidak perlu mencatumkan kata kepada, melainkan langsung dengan yang terhormat [Yth.] yang diikuti nama penerima. Penerima yang memiliki gelar [misalnya: direktur, kepala sekolah, dsb] tidak perlu mencatumkan nama sapaan Bapak/Ibu. Sedangkan penerima yang disebutkan namanya secara langsung didahului dengan sapaan Bapak/Ibu. Selanjutnya, alamat surat dituliskan setelah pencantuman nama penerima surat.
Contoh penulisan nama dan alamat penerima surat:
- Yth. Pimpinan Perguruan Tinggi
di Lingkungan LLDIKTI Wilayah II
- Yth. Kepala Sekola SMP 8 YogyakartaJalan Prof. dr. kahar Muzakir No. 2
Yogyakarta
- Yth. Bapak Sunarta
di tempat
Baca Juga: Apa Itu Promina [Kata Ganti]?
7. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat resmi berguna untuk mengawali surat. Salam pembuka dapat disesuaikan dengan aturan instansi atau menyesuaikan siapa penerimanya. Bagian pembuka pada surat resmi biasanya berupa salam atau bentuk sapaan lainnya. Penulisan salam pembuka hanya perlu menggunakan huruf besar di awal kalimat dengan diakhiri tanda koma,
Contoh salam pembuka pada surat resmi:
- Dengan hormat,
- Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
- Salam sejahtera,
8. Bagian-Bagian Surat Resmi – Isi Surat
Bagian isi surat resmi disusun menggunakan bahasa formal dan kalimat sesuai ejaan yang disempurnakan [EYD]. Isi surat sebaiknya dibuat secara efektif dengan pembahasan yang seperlunya saja. Sebisa mungkin bagilah isi surat ke dalam beberapa paragraf agar pembaca lebih paham. Contoh penyusunan isi surat per paragrag adalah sebagai berikut.
- Pertama: tujuan pemberian surat resmi
- Kedua: inti surat
- Ketiga: penutupan dan ucapan terima kasih
9. Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan dalam surat resmi mewakili identitas pengirim surat yang diletakkan pada bagian akhir surat. Keterangan jabatan pembuat surat juga diperlukan untuk memberikan keterangan lebih kepada penerima surat. Selain itu, pada bagian atas nama dan tanda tangan perlu juga menyertakan cap instansi atau lembaga. Keberadaan cap akan meyakinkan keaslian surat resmi tersebut dibuat oleh pihak terkait.
Demikianlah tadi ulasan bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan. Terimakasih sudah mengunjungi idschool[dot]net, semoga bermanfaat!
Baca Juga: Contoh Kesalahan pada Surat Resmi dan Perbaikannya