Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.
Karakteristik Dasar dari Kas Kecil
| 1. | Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan [biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,-]; |
| 2. | Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari; |
| 3. | Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop; |
| 4. | Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula [Junior Cashier]. |
Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil
| 1. | Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil | |
| Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang. | ||
| 2. | Petugas Pelaksana Kas Kecil [Kasir Kas Kecil] | |
| Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut: | ||
| a. | Menguasai dasar-dasar akuntansi; | |
| b. | Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil; | |
| c. | Dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana [Misalnya : Microsoft Excel]. | |
| 3. | Pelatihan [Training] | |
| Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan [training] yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian. |
Pengisian Kembali Kas Kecil
Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum [General Cashier] dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung, hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali [dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah] kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana [dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan].
Penggunaan Kas Kecil
Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan [melakukan pembayaran] Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana [pembayaran]. Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik.
TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.
Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu setiap pembukaan di awal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller. Jika sudah diapprove, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment [penyesuaian] atas perbedaan tersebut.
Pada dasarnya, sistem imprest merupakan salah satu sistem yang mana dana di dalamnya bersifat tetap dan berfungsi untuk mengelola kas kecil yang terdapat dalam operasional suatu perusahaan. Salah satu manajemen kas ini menggunakan sistem imprest yang di dalam menentukan nominal atau jumlah saldo kecilnya terhitung bernilai tetap.
Jadi, sistem imprest atau yang dikenal dalam bahasa inggris sebagai imprest fund merupakan suatu metode tetap dengan mengisi kembali dana kas perusahaan, yang mana jumlah nilai saldo kas kecil pada perusahaan tidak berubah atau dikatakan tetap.
Hadirnya pengeluaran kas kecil pada suatu perusahaan tentunya selalu diiringi dengan pencatatan pengisian pada kas kembali. Hal ini biasanya menggunakan dua cara utama, yaitu dengan metode fluktuasi dan juga metode imprest, yang mana perbedaan dari keduanya akan sangat menentukan jumlah kas kecil perusahaan.
Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang ingin menerapkan sistem imprest ini harus benar-benar mengumpulkan semua bukti kas keluar atas berbagai transaksi pembayaran yang sudah dilakukannya.
Selain itu, sistem imprest ini pun mempunyai beberapa kelebihan lain, yakni mampu memberikan waktu yang lebih efisien dalam hal mencatat laporan keuangan dan juga melakukan pengisian ulang dana perusahaan. Sistem imprest ini juga mampu membantu memperjelas dengan adanya bantuan bukti transaksi pembayaran yang lengkap
Sehingga, sistem imprest ini harus dipantau lebih teliti oleh pihak manajemen perusahaan karena mempunyai kekurangan tersendiri, yakni saldo kas di dalamnya harus diisi kembali dan pencatatannya harus diperbarui setiap akhir periode.
Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih mendalam tentang sistem imprest beserta cara perhitungannya secara lengkap dan mendalam.
Apa yang Dimaksud Sistem Imprest Dalam Kas Kecil?
Sistem imprest adalah suatu cara mengelola kas kecil yang mana didalamnya mempunyai sistem dana tetap untuk kas perusahaan, sehingga dana tersebut bisa ditentukan dari jumlah dan kas kecil yang sudah ada sebelumnya.
Sehingga, saat nantinya terjadi pengeluaran maka akan menyebabkan berkurangnya jumlah dana kas kecil dan karyawan atau pihak yang bertanggung jawab di dalamnya harus bisa meminta pengisian kembali atas dana kas kecil dari sejumlah dana yang sudah dikeluarkan dari pengeluaran dana tersebut.
Setelahnya, dana as kecil ini akan diisi secara tunai atau dengan cara transfer bak, yang mana pencatatannya akan dilakukan di akhir periode rekonsiliasi bank agar bisa memastikan catatan bank sesuai dengan sistem imprest kas kecil perusahaan.
Dengan adanya bukti pengeluaran dan juga pencatatan tersebut, maka jumlah yang akan diminta akan terisi kembali dengan jumlah yang sama seperti sebelumnya.
Perlu digaris bawahi juga bahwa sistem imprest juga adalah seluruh pengeluaran yang digunakan pada dana kas kecil akan dan harus dicatat ketika pengisian kembali pada dana kas kecil perusahan.
Dalam dunia akuntansi, sistem imprest ini berguna untuk memantau jumlah pengeluaran yang nantinya akan diperiksa oleh mereka yang menjabat sebagai akuntan perusahaan, sehingga langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan adalah melakukan pencatatan dan juga kredit.
Oleh karena itu, mereka yang memiliki tanggung jawab dalam dana kas kecil perusahaan harus benar-benar mampu menyimpan seluruh bukti pengeluaran dan juga sisa dana yang ada dari kas tersebut. Sehingga, apabila dijumlahkan seluruh bukti pengeluaran dan dana yang tersisa akan didapatkan jumlah dana kas kecil yang wajib diisi kembali seperti sebelumnya.
Baca juga: Rasio Hutang: Pengertian, Rumus, Contoh dan Fungsinya
Lantas, Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Imprest untuk Mengelola Dana Kas Kecil?
Agar lebih mudah dalam memahami sistem imprest dan kaitannya dengan kas kecil perusahaan, mari kita ambil contoh sederhana seperti dibawah ini.
Diketahui PT ABC yang bergerak dalam bidang aplikasi akuntansi pada tanggal 1 Februari 2020 menetapkan dana kas kecilnya sejumlah Rp8.000.000. Lantas, pengeluaran kecil yang sudah terjadi sampai pada tanggal 12 Februari 2020 adalah Rp5.000.000, dengan rincian pengeluaran sebagai berikut ini:
- Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
- Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
- Biaya Transport Rp1.000.000
- Biaya Administrasi Rp500.0000
Selanjutnya, di tanggal 14 Februari 2020, perusahaan tersebut melakukan pengisian kembali pada dana kas kecilnya sebanyak Rp5.000.000, untuk menggan jumlah dana pengeluaran yang sudah digunakan. Lantas, pada tanggal 14 Februari sampai tanggal 28 Februari terjadi sejumlah pengeluaran kas kecil sebanyak Rp6.500.000, dengan rincian berikut:
- Biaya Perijinan Rp2.500.000
- Biaya Marketing Rp2.500.000
- Biaya Training SDM Rp1.500.000
Penyelesaian Transaksi Jurnal Pencatatan Pada Sistem Imprest
Dengan melakukan sistem pembukuan akuntansi dan juga pencatatan pada setiap transaksi kas kecil pada sistem imprest, maka bisa dipastikan pencatatan jurnalnya adalah sebagai berikut.
- Jurnal Pada Tanggal 01 Februari 2020:
[D] Kas kecil Rp8.000.000
[K] Kas Rp8.000.000
- Jurnal Pada Tanggal 12 Februari 2020:
[D] Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
[D] Biaya Administrasi Rp500.000
[D] Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
[D] Biaya Transport Rp1.000.000
[K] Kas Rp5.000.000
- Jurnal Pada Tanggal 28 Februari 2020:
[D] Biaya Marketing Rp2.500.000
[D] Biaya Training SDM Rp1.500.000
[D] Biaya Perijinan Rp2.500.000
[K] Kas Rp6.500.000
Berdasarkan pencatatan akuntansi diatas, jika terdapat pengisian kembali pada dana kas kecil sebesar Rp6.500.000, maka jumlah dana kas kecil tersebut akan tetap berada pada angka Rp8.000.000.
Lantas, bagaimana jika dana kas kecil diatas tidak diisi kembali? Maka tentunya jumlah adalah Rp1.500.000 karena dana yang sudah dikeluarkan berdasarkan rincian di atas adalah Rp6.500.000
Sehingga, di tanggal 28 Januari 2020 diatas akan dibuatkan jurnal penyesuaian agar saldo kas kecil bisa kembali seperti pada saldo sebelumnya. Jadi, jika terdapat pengisian kembali di dalam proses pencatatan akuntansi, maka hasilnya akan tetap sama seperti sebelumnya.
Untuk melakukan pencatatan pada jurnal penyesuaian agar biaya yang sudah dikeluarkan bisa diakui dan mempunyai waktu, maka penyesuaian biaya pada tanggal 28 Februari 2020 adalah sebagai berikut:
[D] Kas Rp6.500.000
[K] Biaya Marketing Rp2.500.000
[K] Biaya Training SDM Rp1.500.000
[K] Biaya Perijinan Rp2.500.000
Perubahan Kas Kecil Perusahaan Atas Penambahan
Sesuai dengan proses pencatatan diatas, bahwa sistem perubahan atas jumlah dana kas kecil yang dilakukan pada tanggal 28 Februari 2020 bisa kembali seperti semula setelah adanya jurnal penyesuaian yang dilakukan pada tanggal 2 Maret 2020.
Dalam hal ini, terdapat perubahan jumlah kas kecil yang mampu diakibatkan oleh dua hal jurnal pencatatan, yakni:
1. Penambahan Jumlah Kas Kecil
Saat suatu perusahaan menilai bahwa jumlah kas kecil nilainya terlalu rendah pada setiap pengeluaran biaya yang melebihi jumlah kas, maka perusahaan harus memutuskan menambah jumlah kas kecilnya.
Jadi, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecil pada perusahaannya terlalu sedikit dan memutuskan untuk menambah dananya menjadi Rp15.000.000. maka cara pencatatan jurnal akuntansinya adalah sebagai berikut ini:
[D] Kas Kecil Rp8.000.000
[K] Kas Rp7.000.000
2. Pengurangan Jumlah Kas Kecil
Untuk perusahaan yang menganggap bahwa jumlah kas kecilnya terlalu banyak karena biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan berada di bawah saldo kas kecil, maka perusahaan bisa memutuskan untuk mengurangi jumlah tersebut.
Dalam hal ini, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecilnya ternyata terlalu besar dan memutuskan untuk mengurangi jumlahnya sebesar Rp5.000.000, maka penulisan jurnalnya adalah sebagai berikut
[D] Kas Rp3.000.000
[K] Kas Kecil Rp8.000.000
Baca juga: Lump Sum Adalah: Ini Pengertian, Kelebihan dan Kekurangannya Dalam Metode Pembayaran
Kesimpulan
Dengan adanya contoh buku kas kecil pada sistem imprest ini sangat penting untuk perusahaan, baik itu untuk perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar. Pada perusahaan besar, mereka tentunya sudah memiliki pemasukan dan pengeluaran kas yang jumlahnya besar, sehingga bentuk pengelolaannya harus bisa disesuaikan secara lebih sistematis dan juga harus lebih teliti.
Untuk itu, disarankan untuk bisa mengelola dana kas kecil secara baik dan benar, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem imprest yang sudah kita bahas bersama diatas.
Pun sama halnya dengan perusahaan kecil, mereka juga harus mampu mengelola dana kas kecilnya dengan rapi dan teliti, karena perusahaan kecil biasanya lebih mengandalkan kasnya berupa uang tunai.
Agar seluruh transaksi bisa dilakukan secara lancar dan seluruh proses pencatatan dilakukan dengan rapi, maka perusahaan bisa mengelolanya melalui proses rekonsiliasi bank. Sehingga, seluruh kesalahan dalam pencatatan dan penyesuaian laporan keuangan bisa diminimalisir.
Nah, agar lebih mudah dalam mengelola laporan keuangan tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mampu membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dan praktis. Accurate online juga memiliki tampilan yang sederhana sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan, bahkan oleh Anda yang tidak memiliki background akuntansi sekalipun.
Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: