IPERALATAN DALAM PENGGUNAAN PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Dalam mendokumentasikan bukti-bukti penggunaan anggaran memerlukan peralatan-peralatan. Berikut beberapa peralatan yang digunakan dalam mendokumentasikan bukti-bukti anggaran, antara lain:
1. Komputer
Komputer adalah peralatan elektronik yang menerima masukan data, mengolah data dan memberikan hasil keluaran dalam bentuk informasi, baik itu berupa gambar, teks, suara ataupun video.
2. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting.
3. Perforator Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut : Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
4. Stapler
Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia.
5. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb: Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks [pengelompokan] arsip.
Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya.
6. Filling Cabinet
Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan.
7. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Sumber :
Muftias, Anis. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Keuangan. Bogor. Yudistira.
Diketik oleh : Agus Miftakhul Ulum
Page 2
Kronologi Kisruh Laporan Keuangan Garuda Indonesia 2018 Kinerja PT Garuda Indonesia [persero] yang berhasil membukukan laba bersih US $809 ribu pada 2018, berbanding terbalik dari 2017 yang merugi US $216,58 juta menuai polemik. Dua komisaris Garuda Indonesia, Chairul Tanjung dan Doni Oskaria menolak untuk menandatangani laporan keuangan 2018. Pasalnya, Garuda Indonesia memasukkan keuntungan dari PT Mahata Aero Teknologi yang memiliki utang kepada maskapai berpelat merah tersebut. Menteri Keuangan [Menkeu] menjatuhkan sanksi kepada Akuntan Publik [AP] Kasner Sirumapea dan Kantor Akuntan Publik [KAP] Tanubrata, Sutanto, Fahmi, Bambang & Rekan, auditor laporan keuangan PT. Garuda Indonesia [Persero] Tbk. PPPK Kemenkeu juga mengirimkan Peringatan Tertulis disertai dengan kewajiban untuk melakukan perbaikan terhadap Sistem Pengendalian Mutu KAP dan dilakukan reviu oleh BDO International Limited. Melihat rentetan kejadian yang menimpa Garuda akhir-akhir ini, Almud menilai Ari Askhara te
Peralatan Kearsipan – Arsip adalah dokumen tertulis, lisan atau gambar yang disimpan dalam media tulis atau elektronik. Data-data arsip akan disimpan dalam peralatan tertentu untuk digunakan kembali dalam jangka pendek atau jangka panjang.
Pengarsipan umumnya dilakukan di setiap perkantoran, lembaga, instansi pemerintahan atau swasta dan juga organisasi. Sistem pengarsipan yang baik akan membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Untuk mendukung itu, maka diperlukan alat alat kearsipan yang lengkap dan memadai. Berikut ini adalah contoh perlengkapan arsip yang biasa digunakan dalam lingkup perkantoran;
Macam Macam Peralatan Kearsipan
- Map Snelhecter
- Hanging Map [Map Gantung]
- Stopmap Polio
- Map Folder
- Ordner
- Box Arsip
- Guide atau Sekat Arsip
- Numerator
- Perforator
- Rak Arsip
- Lemari Arsip
- Filling Cabinet
- Stapler
- Label Arsip
- Alat Sortir
- Rotary Filling dll
Fungsi alat kearsipan sendiri diantaranya adalah sebagai sarana penyimpanan dan pelindung berkas dari kerusakan serta untuk pengorganisasian berkas agar mudah disimpan, dicari dan digunakan kembali sewaktu-waktu.
PERALATAN KEARSIPAN DAN GAMBARNYA
Untuk membantu lancarnya proses pengarsipan, ada banyak peralatan penting yang bisa kita gunakan dan dapatkan dengan mudah.di tempat pen- jual alat alat kantor baik itu offline ataupun online.
Nah, berikut ini adalah penjelasan lengkap berkenaan dengan peralatan-peralatan kearsipan yang disertai dengan gambar peralatan dan penjelasan fungsinya masing-masing.
1. Map Snelhecter
Map snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal, karton atau plastik. Namun yang umum digunakan adalah snelhecter yang terbuat dari bahan plastik tipis yang tersedia dengan berbagai varian warna.
Map snelhecter mempunyai pengunci/penjepit di bagian tengahnya, fungsinya adalah untuk menyimpan kertas-kertas yang sebelumnya telah dilubangi dengan perforator. Di pertokoan, nama lain dari map snelhecter adalah map bussiness file, map acco atau map jepit.
2. Hanging Map/Map Gantung
Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal.
Sama seperti map lain, hanging map tersedia di toko penjual ATK dengan berbagai varian warna dan model yang berbeda-beda.
3. Stopmap Folio
Stopmap folio adalah jenis map yang harganya paling murah, map ini terbuat dari kertas karton. Kekurangannya adalah stopmap folio ini mudah sobek dan tidak tahan lama, jadi biasanya hanya digunakan untuk penyimpanan berkas yang sifatnya temporer atau sementara.
Stopmap polio biasa digunakan untuk menyisipkan surat lamaran kerja, proposal atau dokumen lainnya agar tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.
4. Ordner
Jika Anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak dokumen sekaligus, ordner adalah jawaban bagi Anda. Map ordner adalah map yang terbuat dari karton ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar.
Map ordner biasanya diletakkan di lemari arsip, rak arsip ataupun rotary filling dan dilengkapi dengan label pada bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk mempermudah user mencari data-data yang diinginkan.
5. Map Folder
Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen.
Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan rapi. Berbeda dengan map Snelhecter yang penjepitnya kurang kuat jadi rentan jatuh.
6. Box Arsip
Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Nah, boks arsip biasanya terbuat dari karton dan terdiri atas berbagai macam ukuran.
Biasanya, boks arsip disimpan di dalam gudang atau di perpustakaan. Bok arsip bisa menyimpan arsip dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.
7. Guide Arsip
Sekat atau guide arsip biasanya dipakai untuk menandai batas arsip sehingga memudahkan Anda dalam pencarian dokumen. Guide arsip hadir dengan material plastik dengan warna merah, hijau, kuning, dan sebagainya.
Kekurangan dari guide arsip ini adalah bahannya cukup mudah sobek sehingga Anda harus berhati-hati saat menariknya.
8. Numerator
Numerator adalah alat yang digunakan untuk melakukan stempel penomoran, terutama penomoran tanggal pada kertas atau objek lainnya.
Penggunaan alat kearsipan ini persis seperti stempel, kita tinggal memutar angka tanggal, bulan dan tahun sesuai keinginan kemudian menempelkan pada berkas yang ingin ditanggali.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas yang akan disimpan dengan mudah dan tertata dalam map snelhecter, binder ataupun ordner.
Perlengkapan kearsipan ini tersedia dengan berbagai jenis, harga dan merk. Beberapa merk perforator yang terkenal diantaranya Joyko, Kenko, Bantex dll
10. Rak Arsip
Rak arsip dibagi menjadi beberapa bagian dan dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis-jenisnya. Dalam perkantoran atau lembaga, rak ini bermanfaat, karena dokumen yang ada pada bidang tersebut biasanya banyak dan harus digunakan sewaktu-waktu.
11. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari dengan kaca pada pintu dan juga dengan sekat-sekat. Lemari arsip berguna untuk mengelompokkan dokumen-dokumen dan membuat dokumen yang sudah diletakan kedalam ordner terlihat terbuka dan mudah untuk ditemukan.
Lemari ini memiliki kunci sehingga aman dan tidak sembarang orang bisa mengakses arsip di dalamnya.
12. Filing Cabinet
Ini merupakan perabot yang paling banyak dipakai dalam pengarsipan. Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokkan barang dan dokumen.
Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam arsip.
13. Stapler
Fungsi stapler adalah untuk menyatukan satu dokumen dengan dokumen lain dengan mudah. kita hanya perlu mengisi stapler dengan isiannya yang terbuat dari besi. Setelah itu, tekan kedua sisi stapler hingga besi mengikat dokumen kertas yang kita ingin rekatkan.
Beberapa orang menyebut stapler dengan nama hekter, jeglekan, hekteran atau bahkan staples. Namun dikutip dari jejaring forum kaskus. Nama benda ini aslinya adalah Stapler, sedangkan untuk isiannya dinamakan Staples.
14. Label Arsip
Harus diakui bahwa label arsip adalah komponen penting dalam pengarsipan. Label arsip berfungsi untuk menandai map-map dengan nama atau dengan jenis arsip.
Ini tentu memberikan kemudahan bagi pengguna yang sering merasa kebingungan saat akan mencari arsip tertentu di kabinet, lemari atau rak penyimpanan arsip.
15. Alat Sortir
Alat sortir merupakan alat yang penting dalam proses surat-menyurat. Alat sortir dapat digunakan untuk memisahkan surat-surat berdasarkan kategorinya dan juga berdasarkan tanggal masuk surat.
Ada berbagai jenis alat sortir surat dan dokumen. Yang paling banyak dipakai adalah yang berbentuk seperti rak terbuka dan punya tingkatan bak anak tangga.
16. Alat Penyimpanan Berputar [Rotary Filling]
Penyimpanan arsip di lemari terlalu menyusahkan dan membuat kita harus membongkar banyak map? Ini tentu membuang-buang waktu. Nah, untuk Anda yang ingin mempersingkat waktu, bisa menggunakan rotary filling.
Rotary filling adalah alat penyimpanan yang dapat berotasi atau berputar. Selain lebih memudahkan pengguna dalam pencarian file arsip. penggunaan Rotary filling juga lebih hemat space ruangan dibandingkan penggunaan rak/lemari arsip.
Demikian artikel singkat mengenai peralatan kearsipan dan gambarnya beserta fungsi-fungsinya lengkap. Semoga bermanfaat ..