Mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan disebut

Mesin kantor dapat diartikan sebagai segenap peralatan yang sifatnya elektris, mekanis, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan atau mengirim informasi atau keterangan dan berkomunikasi, yang mana alat tersebut dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktifitas kantor.

Contoh mesin kantor adalah : komputer, telepon, internet dan sebagainya.

Macam - Macam Mesin/ Peralatan Kantor

Mesin kantor yang biasa digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beraneka ragam. Dari aneka ragam jenis dan bentuk mesin kantor ini, dapat diklasifikasikan lagi ke dalam beberapa kelompok, tergantung dari tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

Berikut adalah macam – macam mesin / peralatan kantor berdasarkan pada beberapa hal.

a. Macam mesin kantor dilihat dari tenaga geraknya, yaitu:

• Mesin manual adalah mesin yang digerakkan dengan tenaga manusia
• Mesin listrik [elektrik] adalah mesin yang digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik atau baterai

b. Macam mesin kantor dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu:

• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak ketika dioperasikan.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik yang berupa kabel-kabel.

Simak juga: Jenis Surat Niaga dan Pengertiannya

c. Macam mesin kantor dilihat dari fungsinya, dibagi menjadi:

Mesin - mesin yang digunakan untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya:

1. Asahan pensil
2. Mesin dikte
3. Mesin penomor
4. Mesin tulis

Mesin - mesin yang digunakan untuk menghimpun bahan keterangan, diantaranya:

1. Hechtmachine
2. Mesin penjilid
3. Pembuka surat
4. Pemotong kertas
5. Pencatat uang kertas

Mesin - mesin yang digunakan untuk mengolah bahan keterangan, diantaranya:

1. komputer
2. Mesin hitung
3. Mesin jumlah

Mesin - mesin yang digunakan untuk memperbanyak bahan keterangan, diantaranya:

1. Berbagai mesin cetak
2. Mesin fotokopi
3. Mesin offset
4. Mesin perekam sheet
5. Mesin stensil
6. Mesin stensil spirtus

Mesin - mesin yang digunakan untuk mengirimkan bahan keterangan, diantaranya:

1. facsimile
2. Handy talky
3. Intercom
4. Modem
5. Telephoto
6. Telepon
7. Teleprinter

Mesin - mesin yang digunakan untuk menyimpan bahan keterangan, diantaranya:

1. Mikrofilm
2. Pelubang kertas / kartu
3. Penghancur kertas

Mesin – mesin yang digunakan untuk pengaman dan penyaman, terdiri dari:

1. AC
2. Kipas angin
3. Pengaman data
4. Tirai udara

Mesin yang digunakan seabgai pengontrol, meliputi:

1. Close circuit television
2. Mesin presentasi

BAB I

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Diera globalisasi kualitas dan profesionalisme menggunakan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntutan yang tidak ditawar-tawar ketika seseorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Pekerjaan kantor merupakan suatu kegiatan kesekretasisan dan administratif yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainnya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran. Namun dari era tersebut, karena semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep otomatisasi perkantoran menjadi kantor maya. Konsep kantor maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan dimanapun dibelahan bumi ini.

Sejalan dengan lajunya Teknologi Informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan [mesin] kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja [Job Efficiency]. Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

1.1 Peranan Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” [perkantoran] yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor [kegiatan administrasi]. Menurut Iskandar Alisyahbana [1980 : 1], Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia. Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat disini adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Dari beberapa pengertian diatas, Teknologi Perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yang digunakan untuk kegiatan administrasi yang meliputi : catat mencatat, surat-menyurat , menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Dengan melihat kedua pengertian ini semua pekerjaan kantor akan efektif dan efisien sehingga semua informasi semakin ringkas, akurat serta dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan. Sehingga Peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelohan data/informasi dewasa ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Ini akan terjadi bila kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya.

1.2 Dampak Positif dan Negatif dari Perkembangan Teknologi Perkantoran.

Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

- elektronik

- multi guna

- mudah mengoperasikannya

- memerlukan tenaga listrik kecil

- ukuran fisik semakin kecil dan

- kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Sebenarnya penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :

a] Tenaga Penggeraknya

1. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

2. Disiplin dan gairah kerja naik.

3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b]. Prosedur Kerja

1.   Semakin mudah

2.   Semakin lancar

3.   Semakin sederhana [singkat]

4.   Efisiensi kerja [semakin selesai]

c]. Hasil Kerja

1.   Kualitas produk meningkat.

2.   Kuantitas produk meningkat.

3.   Standar mutu tertentu terpenuhi.

4.   Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

1.   Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

2.   Menambah pengangguran [tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit].

3.   Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

4.   Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. [MK. Alamsyah, 1991: 17-18].

1.3 Jenis-Jenis Mesin Kantor

11.   Mesin kantor berdasar tenaga penggerak

a.   Manual : Mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni

     Gambar 2.1a.Mesin stensil manual  

Gambar 2.1b.Mesin tik manual 

b.   Listrik : Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik

Gambar 2.1d.Printer             

 

Gambar 2.1e.Scanner

 

2.   Mesin Kantor berdasarkan Cara Kerja Komponen Mesin

a.   Mekanik : Mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual,tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

Gambar 2.2a.Mesin Penghancur kertas [shredder]                       

 

 

Gambar 2.2b.Mesin fotocopi

b.   Elektronik : Mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. 

  Gambar 2.2c.Computer                

Gambar 2.2d.Absensi ID card

13.   Mesin Kantor berdasarkan Fungsinya

1]   Mesin Pencatat data

  Gambar 2.3a.Mesin penomor

        Gambar 2.3b.Pencatat uang kas [ cash register]

2]   Mesin Pengolah data 

    Gambar 2.3c.Mesin jumlah [adding machine]

      Gambar 2.3d.Mesin Hitung [calculating machine]

 

 3]   Mesin Penggandaan

     Gambar 2.3e.Mesin stensil spiritus [spirit duplicator]

   Gambar 2.3f.Mesin Offset

4]   Mesin Pengirim/pendistribusia

     Gambar 2.4a.Telepon

    Gambar 2.4b.Faksimile

5]   Mesin Penghitung data

     Gambar 2.5a.Mesin uang

6]   Mesin Penyimpan data

 Gambar 2.5b.Flashdisk

      Gambar 2.5d.Zip disk

Reverensi

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

//ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen. Diakses 7 Maret 2015 [19.30]

Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. //www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 7 Maret [21.00]

Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. //githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 5 Maret 2015 [19.00]

Reverensi Gambar

Abacusstencilduplicator. 2012. Cash Register. //abacusstencilduplicator.com/2012/08/stencil-duplicator.html. Diakses 1 Maret 2015 [15.00]

Abacuspapershredder. 2012. Paper Shredder. //abacuspapershredder.com/2012/08/paper-shredder.html. Diakses 1 Maret 2015 [15.00]

Guevara, Virman. 2011. Mesin Pengganda. //virmanguevara.blogspot.com/2011/04/mesin-pengganda.html. Diakses 28 februari 2015 [20.15]

Exporalindonesia. 2010. Fungsi mesin hitung uang. //exporalindonesia.com/tag/2010/fungsi-mesin-hitung-uang.html. Diakses 28 februari 2015 [20.00]

CVTalibsukses. 2011. Pemotong Kertas. //cv-thalibsukses.indonetwork.co.id/group+67471/2011/pemotong-kertas.html. Diakses 29 februari [19.00]

CVTalibsukses. 2011. Stapler. //cv-thalibsukses.indonetwork.co.id/group+67471/2011/stapler.html. Diakses 29 februari 2015 [19.30]

Leelhaayeojaofjyhwa. 2011. Mesin-mesin kantor. //leehaayeojaofjyhwa.blogspot.com/2011/04/mesin-mesin-kantor.html. Diakses 29 Maret 2015 [19.00]

Setiyana, Ira. 2013. Mesin Kantor. //ieraperkantoran.wordpress.com/2013/01/mesin-kantor.html. diakses 20 februari 2015 [19.00]

Gunawan, Arfah. 2014. Perubahan sosial :Dari mesin ketik hingga tablet/Ipad. //arfahgunawan.heck.in/2014/08/perubahan-sosial-dari-mesin-ketik-hingga-tablet-atau-ipad.html. Diakses 29 Maret 2015 [20.00]