Apa saja yang masuk di dalam unsur-unsur administrasi perkantoran? Untuk membahas topik ini tentunya kita harus tahu dulu apa itu unsur. Pengertian unsur adalah bagian dari sesuatu, sehingga gabungan dari satu kesatuan unsur membuat sesuatu menjadi ada.
Di dalam unsur administrasi, secara mutlak harus ada beberapa hal berikut ini, yaitu:
- Sekelompok manusia
- Adanya kerjasama
- Punya tujuan tertentu
Nah, jika salah satu dari tiga unsur mutlak tersebut tidak ada, maka suatu kegiatan tidak termasuk dalam kegiatan administrasi.
Baca juga: Pengertian Administrasi
Unsur-Unsur Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli pernah menjelaskan tentang beberapa unsur administrasi secara umum. Berikut ini penjelasannya:
1. Sondang P Siagian
Unsur-unsur administrasi menurut Sondang P Siagian adalah:
- Terdiri dari dua orang manusia atau lebih
- Memiliki tujuan
- Terdapat tugas yang akan dilakukan
- Adanya peralatan dan perlengkapan
Sondang P Siagian mengatakan keempat unsur tersebut merupakan unsur mutlah dalam administrasi.
2. The Liang Gie
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie, terdiri dari 8 unsur yang saling berhubungan satu sama lain, yaitu:
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Keuangan
- Perbekalan
- Ketatausahaan
- Hubungan Masyarakat [Humas]
Baca juga: Pengertian Administrasi Perkantoran
Penjelasan Unsur-Unsur Administrasi
Agar lebih memahami masing-masing unsur administrasi maka kita perlu menguraikannya satu persatu. Berikut penjelasannya:
1. Organisasi
Pengertian organisasi adalah suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di dalam suatu organisasi terdapat kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam upaya untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen
Pengertian manajemen adalah suatu proses mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakkan segenap orang serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
3. Komunikasi
Pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya. Komunikasi dalam aktivitas administrasi dapat dilakukan secara verbal, melalui bahasa tubuh, maupun secara tertulis.
4. Kepegawaian
Pengertian kepegawaian adalah proses yang berhubungan dengan pengaturan tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi dimulai dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan, pengarahan, pemberhentian, promosi, hingga pemberhentian/ pensiun.
5. Keuangan
Pengertian keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berkaitan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya; cara mendapatkan biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan segi pembayaran, penentuan sumber-sumber biaya, dan lain-lain.
6. Perbekalan
Pengertian perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga pemusnahan barang yang tidak diperlukan.
7. Ketatausahaan
Pengertian ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha. Misalnya, pencatatan, penyimpanan, pengiriman, dan lain-lain. Biasanya kegiatan tata usaha ini disebut dengan “office work” yang dilakukan di dalam kantor.
8. Hubungan Masyarakat [Humas]
Pengertian Humas atau public relation adalah suatu bagian dari organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut. Tujuan dari kegiatan humas tersebut adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat terhadap organisasi tersebut secara sadar dan sukarela.
Baca juga: Pengertian Administrasi Keuangan
Demikianlah penjelasan tentang unsur-unsur administrasi perkantoran secara ringkas dan padat. Pada dasarnya unsur-unsur tersebut terdapat pada hampir semua jenis administrasi, mulai dari administrasi perkantoran, administrasi pendidikan, dan lain-lain. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.
1. Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.
3. Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.
4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6. Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim,dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.
Menurut pendapat the liang gie dalam bukunya, Administrasi Perkantoran Modern [2009], administrasi merupakan kebulatan proses penyelenggaraan kegiatan yang mengandung 8 unsur administrasi yaitu organisasi,manajemen,hubungan,pegawai tata usaha,dan perwakilan ke 8 unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk kesatuan yang tak terpisahkan dalam proses Kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berikut adalah penjelasan terkait kedelapan unsur tersebut. 1. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka Organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Managemen Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai 3. Tata hubungan Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama. 4. Kepegawaian Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama 5. Keuangan Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengolah segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama 6. Pembekalan makanan adalah rangkaian perbuatan mengadakan mengatur pemakaian mendaftar memelihara sebagai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama. 7. Tata usaha Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun mencatat mengolah menggandakan mengirim dan menyimpan Keterangan Keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. 8. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha Kerjasama yang dilakukan.