Pesan presentasi yang testruktur, slide presentasi yang menarik tidak akan berarti apa-apa jika Anda tidak mampu membawakan presentasi dengan meyakinkan. Dalam banyak presentasi, sering kita temui presenters memliki pesan presentasi yang bagus, slide yang memesona, tetapi karena penyampaiannya tidak meyakinkan yang disampaikan tetap saja membosankan.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda adalah aktor utama presentasi. Audiens hadir untuk melihat dan mendengarkan presentasi Anda. Mereka tidak peduli seberapa lama persiapan Anda. Mereka tidak mau tahu. Mereka tidak akan menilai persiapan Anda, tetapi mereka menilai penyampaian presentasi Anda.
Oleh karena itu, penyampaian presentasi juga merupakan bagian yang sangat penting dan menentukan keberhasilan presentasi Anda, selain penyusunan pesan yang terstruktur dan pembuatan slide yang menarik.
Jika Anda tidak menguasainya, maka bisa terjadi pesan dan slide presentasi yang sudah Anda siapkan dengan serius akhirnya menjadi tidak bermanfaat, karena audiens Anda tidak benar-benar menangkap apa yang Anda sampaikan.
Akan tetapi, jika Anda dapat menyampaikan presentasi secara meyakinkan, maka audiens Anda akan mampu menyerap informasi dengan baik. Akibatnya, Anda akan mampu menarik perhatian mereka dan mereka benar-benar dapat terhubung dengan mereka.
Jika tahap penyusunan pesan presentasi merupakan bentuk komunikasi verbal, maka teknik penyampaian presentasi lebih banyak berkaitan dengan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal terdiri dari 2 komponen, yaitu bahasa tubuh dan intonasi suara.
Yang termasuk bahasa tubuh yang perlu Anda perhatikan adalah cara berdiri, pergerakan badan, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture. Sementara, yang termasuk dalam intonasi suara yang perlu Anda kuasai adalah : tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, dan keras lemah suara.
Dalam komunikasi, kata-kata pembicara hanyalah sebagian kecil dari usahanya. Tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, keras lemah kata yang diucapkan, dan jeda di antara kata-kata itu dapat mengungkapkan lebih dari apa yang dikomunikasikan dengan kata-kata saja. Selanjutnya, gerak tubuh, cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture biasanya menyampaikan berbagai sinyal halus. Elemen non verbal ini dapat memberikan indikasi kepada audiens sebuah petunjuk penting tentang pikiran dan perasaan pembicara yang dapat memperkuat atau bertentangan dengan kata-katanya.
Nagesh Belludi [2008] menyebutkan bahwa jika kita berbicara tentang komunikasi non verbal, maka banyak orang mengutip sebuah riset yang dilakukan oleh Prof. Albert Mehrabian dari University of California, Los Angeles. Riset tersebut menjelaskan bahwa dalam komunikasi besarnya pengaruh dari masing-masing komponen adalah sebagai berikut :
- Bahasa tubuh 55 %
- Intonasi suara 38 %
- Kata-kata 7 %
Dengan memperhatikan informasi ini mungkin Anda berkomentar, “ternyata komunikasi non verbal [bahasa tubuh dan intonasi suara] memegang peranan besar yang kalau keduanya dijumlahkan mencapai 93 %. Jika saya melakukan presentasi asalkan bahasa tubuh dan intonasi suara sudah sesuai, maka kata-kata nggak penting-penting amat karena kata-kata hanya 7 %.
Komentar tersebut menunjukkan bahwa banyak orang yang kurang tepat memaknai hasil riset tersebut. Maksud dari hasil riset tersebut adalah jika terjadi ketidaksinkronan dalam berkomunikasi, maka yang dipercaya adalah faktor yang mempunyai persentase yang lebih besar.
Sebagai contoh, jika Anda mengatakan pada audiens, “Aku tidak punya masalah denganmu!” sambil Anda menghindari kontak mata, terlihat cemas, dan mempertahankan bahasa tubuh yang tertutup, maka audiens Anda tidak akan mempercayai Anda. Mereka lebih percaya pada apa yang mereka tangkap melalui bahasa tubuh Anda.
Demikian juga halnya, ketika Anda mengatakan pada audiens “saya merasa senang berada disini”, akan tetapi dalam menyampaikannya nada suara Anda terdengar datar dan tidak bersemangat, maka audiens juga tidak akan percaya. Mereka akan lebih percaya pada interpretasi dari intonasi suara Anda yang terkesan datar dan tidak semangat.
Karena begitu pentingnya aspek non verbal dalam penyampaian presentasi, maka satu aspek terpenting yang harus Anda ketahui dalam penyampaian pesan presentasi adalah membuat sinkronisasi antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.
Sesuaikanlah bahasa tubuh Anda dengan kata-kata yang Anda sampaikan. Misalnya, tampilkanlah antusiasme dalam ekspresi wajah Anda ketika Anda menyampaikan pesan presentasi. Antusiasme itu menular. Artinya bahwa jika Anda tampil antusias, maka audiens pun juga akan tertular antusiasme Anda.
Contoh lainnya, jika Anda memperhatikan para presenter hebat, mereka memanfaatkan anggota tubuhnya untuk ikut berbicara. Steve Jobs dalam peluncuran produk iphone pada bulan Januari 2007 ketika menjelaskan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik, dia menggerakan tangannya dari kiri ke kanan untuk menekankan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik.
Begitu pula, hindarilah penyampaian pesan presentasi dengan nada yang monoton yang dapat membuat audiens mengantuk. Untuk itu, berikanlah variasi pada intonasi suara Anda. Ada saatnya Anda berbicara lebih lambat untuk memberikan penekanan pada pesan presentasi yang penting. Di sisi lain, adakalanya Anda perlu berbicara lebih cepat untuk menunjukkan semangat.
Selain itu, Anda perlu berbicara dengan volume suara yang lebih keras untuk menunjukkan pesan yang penting atau ketika suasana lebih tenang dibutuhkan, Anda dapat berbicara dengan volume sedikit lebih kecil.
Bahkan, Anda tidak harus berbicara setiap saat. Berikan jeda sesekali. Sedikit diam akan mengajak audiens Anda berpikir dan merenung. Dengan cara ini, maka Anda dapat menciptakan efek dramatik, namun sekaligus membuat pesan yang Anda sampaikan menjadi pesan yang kuat dan mudah diingat.
Demikianlah, hal terpenting yang perlu Anda kuasai untuk penyampaian pesan presentasi yang dapat meyakinkan audiens Anda, yaitu mensinkronkan antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.
Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal
Presentasi bisnis adalah penyajian suatu topik bisnis, seperti usulan proyek, produk baru, dan perluasan pasar, kepada audiens tertentu dengan tujuan tertentu. Secara umum, ada empat tujuan utama presentasi bisnis, yaitu berbagi informasi, memberi hiburan, menyentuh emosi, dan memotivasi tindakan. Suatu presentasi umumnya memiliki beberapa tujuan yang perlu diintegrasikan dan dapat menjadi bagian dari suatu rapat. Tulisan ini membahas berbagai aspek yang perlu diperhatikan dalam presentasi bisnis.
Ada lima aspek yang perlu dikuasai di dalam presentasi bisnis, yaitu penyaji, bahan, alat, tempat, dan audiens. Penyaji [orang yang menyajikan presentasi] mesti menguasai diri agar tampak meyakinkan ketika memberikan presentasi. Penguasaan bahan yang dipresentasikan merupakan salah satu faktor penumbuh kepercayaan diri pada penyaji. Penyaji juga perlu menguasai alat bantu presentasi dan mengenali tempat presentasi untuk memudahkan pelaksanaan presentasi. Terakhir, penyaji perlu menguasai audiens: siapa mereka dan apa yang mereka harapkan.
Penyaji
Penyaji perlu menunjukkan penguasaan diri melalui rasa percaya diri yang kuat sebelum dapat dipercaya oleh audiens. Ketidakpercayaan diri ditunjukkan antara lain dengan perilaku gemetar, napas tersengal-sengal, bicara terputus-putus, mulut kering, dan tenggorokan tersumbat. Untuk mengatasi perilaku tersebut, penyaji dapat membuat gestur yang wajar, bernapas dengan teratur dan perlahan, mengatur tempo dan intonasi ucapan, serta minum air. Ia pun tidak boleh lupa untuk tersenyum dan menegakkan tubuh menatap hadirin.
Bahan
Bahan perlu disiapkan sebelum presentasi agar lebih terarah. Salindia presentasi umumnya disiapkan berdasarkan laporan atau proposal teks lengkap. Tiap halaman salindia dapat mengandung teks, tabel, foto, gambar, bagan, video, dan lain-lain. Gunakan jenis huruf yang sederhana dan jelas, paduan warna yang kontras dan menarik, serta tata letak [layout] yang bersih dan berpola. Hindari tata letak yang terlalu penuh, teks yang terlalu panjang, halaman salindia yang terlalu banyak, serta animasi dan transisi yang berlebihan. Terakhir, berlatihlah menyampaikan bahan yang sudah disiapkan itu.
Alat
Alat bantu utama presentasi adalah proyektor dan papan tulis. Proyektor menayangkan bahan yang sudah disiapkan sebelumnya, misalnya berupa salindia presentasi, dokumen teks, lembar kerja, atau video. Tampilan proyektor bisa ditayangkan ke dinding, layar, atau panel LCD. Alat tambahan untuk proyektor antara lain adalah komputer, sistem suara [sound system], dan penyorot [highlighter]. Papan tulis digunakan untuk menambahkan informasi lain yang belum disiapkan sebelumnya. Informasi ini bisa dituliskan pada papan putih [whiteboard], papan tulis elektronik, atau kertas flip [flip chart]. Alat tambahan untuk papan tulis antara lain adalah spidol dan penghapus papan tulis.
Tempat
Tempat juga perlu dikenali dan dipahami untuk memudahkan pemberian presentasi. Tata letak ruang, pengaturan tempat duduk, posisi alat bantu, dan lingkungan ruangan [misalnya suhu, pencahayaan, dan kebisingan] adalah beberapa faktor yang berkaitan dengan tempat yang perlu diketahui dan dipertimbangkan sebelum presentasi. Agar dapat menyesuaikan diri dengan ruangan tempat presentasi, penyaji sangat disarankan untuk mengetahui terlebih dahulu kondisi faktor-faktor tersebut, misalnya dengan bertanya kepada penyelenggara atau datang lebih dahulu ke tempat presentasi.
Audiens
Penguasaan terhadap audiens diawali analisis terhadap enam pertanyaan dasar siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana atau yang dikenal dengan akronim asdikamba atau singkatan 5W1H [who, what, where, when, why, dan how]. Siapa audiens dapat ditinjau dari berbagai sisi, seperti jabatan, status, dan umur. Apa yang diinginkan audiens perlu diketahui agar presentasi dapat memuaskan harapan mereka. Di mana tempat presentasi dan kapan dilakukan presentasi perlu dikenali untuk membantu penyaji dalam menyusun strategi presentasi. Mengapa presentasi dilakukan ditentukan untuk menolong pencapaian tujuan presentasi. Jawaban atas semua pertanyaan ini akhirnya menentukan bagaimana presentasi dilakukan.
Tanggapan audiens pada saat presentasi juga perlu diperhatikan. Selain ucapan, komunikasi nonverbal audiens perlu juga dicermati. Komunikasi ini mencakup ekspresi, suara, tatapan, gestur, dan postur. Ekspresi dan suara dapat menunjukkan emosi seperti senang, sedih, cemberut, dan marah. Tatapan, gestur, dan postur dapat mengisyaratkan perhatian, ketertarikan, atau persetujuan.
Referensi
- Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis, Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Erlangga.
- Thill, J.V., Courland, L.B. 2017. Excellence in Business Communication. Boston: Pearson