5 alasan teratas mengapa proyek gagal 2022

Proyek Sistem Informasi adalah proyek yang berhubungan perangkat lunak/Sistem informasi dalam suatu sistem komputer. Tentunya dengan adanya proyek sistem informasi ini sangat diperlukan adanya manajemen yang kuat yang melatar belakangi proyek sistem informasi ini secara mendetail. Hubungan relasi antar setiap bagian dalam proyek sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam proyek sistem informasi. Kegagalan dalam sistem informasi sendiri terdiri dari banyak faktor yang meliputi scope (pandangan), time (waktu), cost (biaya) dan quality (kualitas).
Pada dasarnya kematangan pada proses planning menjadi awal penerapan dalam proyek sistem informasi mulai dari pemikiran mengenai scope pada suatu proyek sehingga tahu kapan proyek ini dimulai dan kapan proyek ini mulai berakhir, pemikiran mengenai time untuk mengetahui kapan proyek ini dapat selesai hingga tepat pada waktu yang telah disepakati oleh customer. Pemikiran waktu juga dapat mempengaruhi tingkat kepercayaan customer kepada perusahaan karena apabila jika waktu sudah jatuh tempo tetapi proyek belum selesai akan sangat mempengaruhi kepercayaan konsumen yang hilang. Selain itu pemikiran mengenai cost juga sangat diperlukan. Biaya yang kecil dengan kualitas yang baik sangat diinginkan oleh  konsumen, oleh karena itu cost juga sangat mempengaruhi konsumen dari segi kualitas yang dihasilkan oleh perusahaan dalam membuat proyek tersebut.

Dengan persiapan memikirkan 4 konsep diatas perusahaan diharapkan mampu untuk membuat pemikiran yang matang dalam setiap proses dalam proyek. Setidaknya tingkat kegagalan proyek yang akan ditimbulkan dalam setiap proyek akan mengecil presentasenya dibandingkan tanpa persiapan yang matang. Adapun faktor kegagalan lain yang ditimbulkan dalam proyek sistem informasi seperti tenaga kerja, proses pengontrolan dalam proyek, pihak supplier yang kurang konsisten, dll. Kegagalan dalam satu proses proyek akan mengakibatkan terhambatnya proses proyek yang lain karena dalam proses proyek akan saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu, analisa untuk mempelajari setiap kegagalan – kegagalan proyek sangat diperlukan bagi pembelajaran agar perusahaan tidak gagal pada kesalahan yang sama pada proyek lain.

Proyek Sistem informasi hendaknya diperlukan tahapan dalam pengelolaannya. Adapun beberapa tahap yang dilakukan dalam proyek sistem informasi ini :
1. Melakukan investigasi awal
Investigasi awal sangat diperlukan setiap perusahaan dalam hal perencanaan awal suatu proyek sistem informasi. Adapun hal – hal yang dapat dilakukan pada tahap awal ini :
a.      Melakukan analisis awal, anda perlu mencari apa yang menjadi tujuan organisasi dan sifat serta cakupan masalah, selanjutnya melihat apakah masalah yang dipelajari cocok dengan tujuan tersebut.
b.      Mengajukan solusi-solusi alternative, Solusi-solusi alternative bisa diperoleh dengan mewawancarai orang dalm organisasi, klien ayau pelanggan yang terpengaruh oleh sistem, pemasok dan konsultan.
c.       Mendeskripsikan biaya dan keuntungan , anda perlu mendaftarkan biaya maupun keuntungan secara terperinci. Biaya akan tergantung dari keuntungan yang bisa menawarkan penghematan.
d.      Menyerahkan rencana awal, Semua yang anda temukan digabung dalam suatu laporan tertulis, pembaca laporan ini bisa saja eksekutif yang punya wewenang untuk memutuskan dan menjalankan proyek. Anda harus mendeskripsikan solusi-solusi potensial, biaya, dan keuntungan dan memberikan rekomendasi bagi anda.

2.      Menganalisis Sistem
Setelah melakukan tahap investigasi tahap selanjutnya adalah menganalisis sistem yang dibutuhkan oleh customer. Analisis ini merupakan tugas awal perancangan scope suatu proyek sistem infomasi.
Hal – hal yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem :
a.      Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan data, anda akan meninjau dokumen tertulis, mewawancarai pegawai dan manager, membuat kuesioner dan mengobservasi rang dan proses-proses di tempat kerja.
b.      Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis. Ada banyak piranti analitik yang dapat dipakai, piranti pemodelan memungkinkan analisis sistem menampilkan representasi sistem dalam bentuk gambar, misal data flow diagram atau diagram aliran data. Dan Perangkat CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah program yang mengotomatisasi berbagai aktivitas SDLC. Contoh programnya ialah Analyst Pro, Visible Analyst dan Sistem Architect.
c.       Menulis laporan, perlu membuat laporan setelah selesai melakukan analisis. Ada 3 bagian, yang pertama, harus menjelaskan cara bekerja sistem yang sudah ada. Kedua, harus menjelaskan masalah-masalah pasa sistem yang ada. Ketiga harus mendeskripsikan ketentuan-ketentuan untuk sistem baru dan memberikan rekomendasi tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya.

3.      Mendesain Sistem
Tahap selanjutnya adalah mendesain sistem. Tujuan fase ini adalah membuat desai awal, lalu desain yang detail, dan membuat laporan.
Hal – hal yang perlu dilakukan dalam mendesain sistem :
a.      Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan kpabilitas fungsional secar umum dari sistem sistem informasi yang diusulkan. Perangkat yang digunakan pada fase ini adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen proyek. Prototyping juga digunakan pada tahap ini, prototyping ialah pengguna workstation, perangkat CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat model kerja dari komponen sistem sehingga sistem baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi prototype adalah sistem dengan kemapuan kerja terbatas yang dikembangkan untuk menguji konsep-konsep desain.
b.      Membuat desain yang detail, desain yang detail menggambarkan bagaimana sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang digambarkan secara umum dalam desain awal.
c.       Menulis laporan, semua pekerjaan dala desain awal dan desain yang detail akan dikemas dalam laporan yang terperinci. Anda bisa melakukan persentasi atau diskusi saat menyerahkan laporan ini kepada manajemen senior.

4.      Mengembangkan Sistem
3 langkah yang diperlukan dalam mengembangkan sistem :
a.      Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak, analisis sistem harus membuat keputusan yang disebut keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam keputusan tersebut, anda menentukan apakah akan membuat program atau membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli paket perangkat lunak yang sudah ada.
b.      Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak tersebut. Namun bisa saja sistem tidak membutuhkan perangkat keras, atau perangkat keras tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli.
c.       Menguji sistem, dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang telah diperoleh,maka dilakukan pengujian. Biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu :
–          Pengujian unit : kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program ditulis sebagai usaha kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing bagian dari program diuji terpisah.
–          Pengujian sistem : bagian-bagian dihubungkan bersama-sama dengan menggunakan data uji untuk mengetahui apakah bagian-bagian itu dapat bekerja sama. Sistem juga dapat diuji dengan data sesungguhnya dari organisasi.

5.      Mengimplementasikan Sistem
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam pengimplementasian sistem :
–          Konversi ke system baru, proses transisi dari system informasi yang lama ke yang baru, melibatkan konversi perangkat keras, perangkat lunak, dan file. Ada 4 strategi untuk melakukan konversi, yaitu :
a.      Implementasi langsung : pengguna hanya berhenti menggunakan system yang lama dan mulai mengguanakn yang baru.
b.      Implementasi parallel : Sistem lama dan system yang baru berjalan berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat system lama tidak berfungsi lagi.
c.       Implementasi bertahap : bagian-bagian dari system baru dibuat dalam fase terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau sekaligus dalam kelompok-kelompok (langsung).
d.      Implementasi pilot : seluruh system dicoba, namun hanya oleh beberapa pengguna. Stelah keandalannya terbukti barulah system bisa diimplementasikan pada pengguna lainnya.
–          Melatih pengguna, ada banyak piranti yang bisa digunkan membuat pengguna membuat pengguna mengenal system baru dengan baik,dari dokumentasi hingga video tape hingga pelatiah diruang kelas secara langsung ataupun satu per satu.

6.      Memelihara Sistem
Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan meningkatkan system dengan cara melakukan audit dan evaluasi secara periodic dan dengan membuat perubahan berdasarkan kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah lengkap, bahkan pengguna sudah dilatih, system tidak bisa berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap dimana system harus dimonitor untuk memastikan bahwa system itu berhasil. Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan produk, jasa, layanan, peraturan pemerintah, dan ketentuan lain yang baru.
Setelah beberapa saat, biaya pemeliharaan akan meningkat seiring makin banyaknya usaha untuk mempertahankan system agar tetap responsive terhadap kebutuhan pengguna. Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini bisa membengkak, menandakan bahwa sekaranglah saat yang tepat untuk memulai lagi SDLC.

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMENUHI KEGAGALAN DALAM PROYEK SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
Kegagalan kinerja proyek sistem informasi dikarenakan dari beberapa hal yang mungkin disebabkan bisa dari dalam lingkup proyek itu sendiri dan juga dalam luar lingkup perusahaan seperti faktor alam, faktor kurangnya material, dll. Dari beberapa contoh proyek yang gagal kebanyakan yang disebabkan karena diskomunikasi antara pihak customer dan pihak perusahaan yang melaksanakan proyek, sehingga terkadang dapat mempengaruhi hasil dari proyek atau bahkan kesalahanpahaman yang terjadi dari hasil proyek.
Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi gagalnya suatu proyek :
1.      Scope ( Pandangan )
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas diakibatkan permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek. Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. Dimensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukan, dimana hal ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.

2.      Time ( Waktu )
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan. Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di tengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

3.      Cost ( Biaya )
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan.

4.      Quality ( Kualitas )
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas “dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan.

5.      Human Resource ( Sumber Daya Manusia )
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek.

6.      Communication ( Komunikasi )
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau transfer knowledge tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut.

7.      Risk ( Resiko )
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut.

8.      Project Change ( Perubahan Rencana )
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi.

9.      Desain
Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

10.  Data
Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai.

Mengukur Kesuksesan Sistem
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu:

Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line.
Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
Tujuan yang dicapai.
Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit.

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan.
Dari beberapa faktor diatas dapat dibuktikan bahwa perencanaan ( planning ) harus dilakukan secara matang agar tidak terjadi kegagalan yang diakibatkan terhadap faktor – faktor diatas. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum suatu perusahaan merencanakan planning terhadap suatu proyek sistem informasi :
1.  Negosiasi Pengurangan Scope
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2.  “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.

3.    Cut the project
Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

Dengan adanya hal – hal diatas diharapkan perusahaan mampu mengendalikan kegagalan yang nantinya akan ditimbulkan oleh beberapa faktor tadi. Dengan begitu kerugian yang ditimbulkan perusahaan tidak parah dan membengkak sehingga cost yang dikeluarkan menjadi jauh dari yang diperkirakan oleh perusahaan.
Adapun saran yang perlu diperhatikan dalam proyek sistem informasi :
1. Melibatkan bisnis/perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan aplikasi.
2. Memilih metode konversi penerapan teknologi informasi/aplikasi e-business yang tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi informasi yang baru.
3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan kedinamisan dalam sebuah organisasi. Sebanyak mungkin orang dalam melakukan

CONTOH KASUS :
PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sukses menerapkan sistem informasi online ticketing dan juga gagal dalam menerapkan sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS). PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang transportasi udara komersial untuk penumpang yang menangani rute penerbangan nasional dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk menerbangkan armadanya ke 31 tujuan domestik dan 19 tujuan internasional, memiliki 49 branch office dengan total sekitar 5500 karyawan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk memiliki 3 SBU (citilink, kargo, GSM) dan 4 anak perusahaan (aerowisata, asyst, GMF, abacus) yang saling berkoordinasi untuk menigkatkan performansi perusahaan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk juga merupakan flag-carrier dari negara Indonesia. Dengan sistem informasi online ticketing ini, konsumen dengan mudah dapat memesan tiket melalui fasilitas internet, dan komunikasi internal dalam perusahaan terjadi melalui fasilitas intranet dan ekstranet. Proses pemesanan tiket dimulai dengan input data dari pengguna sistem, dalam hal ini konsumen. Data ini masuk ke dalam program pemesanan tiket yang telah didesain khusus oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melalui Internet Booking Payment (IBP) dan Air Reservation Garuda Airlines (ARGA)). Hasil akhir dari IBP dan AGRA adalah selembar tiket pesawat, melalui booking code yang siap dipakai terbang menuju tujuan. Dalam melakukan konversi perubahan aplikasi dengan online ticketing ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk serta merta melibatkan karyawannya dalam perencanaan strategi perubahan. Namun karena banyaknya kantor cabang yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sebelum penggunaan aplikasi ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melakukan program pelatihan agar tujuan perusahaan dalam perubahan ini dapat tercapai. Kesuksesan penggunaan aplikasi ini tentunya telah membawa PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk menjadi perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia dengan capaian laba sebesar Rp1 triliun pada tahun 2009. Sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS) merupakan sistem informasi yang gagal diterapkan oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. Sistem ini merupakan gabungan sistem yang memantau pergerakan pesawat, penjadwalan awak kabin, dan manajemen penumpang dengan investasi sebesar US$ 1.5 juta. Salah satu kondisi yang terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah jadwal kru pesawat yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot yang sedang sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat. Salah satu spekulasi kegagalan yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam migrasi dari sistem lama ke sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi kacau. Selain itu juga dikarenakan operator hanya memasukkan data terbaru itu ke sistem baru. Padahal, seharusnya data krusial itu dimasukkan ke dalam sistem lama maupun ke IOCS. Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam aplikasi sistem IOCS ini terletak pada kesalahan dari SDM yang menggunakan aplikasi tersebut karena kurangnya pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem konversi data. Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik Garuda tercoreng akibat peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media nasional, dan lain-lain
Tanggapan :
Masalah dalam hal ini adalah mengenai Human Resource (Sumber daya manusia). Dalam hal  seperti dalam PT Garuda Indonesia (Persero) diatasa seharusnya pihak garuda melakukan pelatihan SDM sebelum mengganti aplikasi dengan yang baru karena kemampuan SDM dalam hal aplikasi yang baru sangat terbatas bahkan yang terfatal adalah seperti kasus PT Garuda Indoenesia (Persero) yakni memasukan data yang sudah ada sehingga akibatnya jadwal penerbangan pilot menjadi kacau dan tertumpuk tumpuk. Dalam hal ini pihak perusahaan yang membuat aplikasi juga bisa melakukan pelatihan tersendiri terhadap sumber daya manusia yang ada pada PT Garuda Indonesia (Persero). Kurangnya kesadaran pihak PT Garuda Indonesia (Persero) terhadap pentingnya manajemen SDM menjadi sumber dari gagalnya sistem ini. Perencanaan SDM memiliki hubungan teritegrasi dengan manajemen SDM. Mengunakan informasi berbagai aktifitas SDM. Sehingga Perencanaan SDM dipandang bukan hanya sekedar fungsi personalia namun sebagai suatu proses manajemen. Komponen Utama dalam perencanaan sumber daya manusia adalah penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan SDM merupakan kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan di masa depan. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan terhadap SDM. Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan suplai, yakni terdapat kekurangan atau kelebebihan. Dengan demikian perencanaan tenaga kerja. Pada dasarnya pengadaan tenaga kerja merupakan fungsi operasional manajemen personalia, sedangkan analisis jabatan atau pekerjaan merupakan proses mempelajari dan mengumpulkan dari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan atau jabatan.
1. Pengadaan tenaga kerja
Pengadaan tenaga kerja dimaksudkan untuk mendapatkan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi.Fungsi ini menyangkut penentuan kebutuhan tenaga kerja, rekruitmen , seleksi dan penempatannya.
Penentuan kebutuhan tenaga kerja menyangkut jumlah dan mutu tenaga kerja. Sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut masalah memilih dan menarik tenaga kerja seperti menyeleksi formulir lamaran, test psikologi dan wawancara.

2. Analisis Jabata dan Pekerjaan
Nilai pekerjaan, baik bagi individu maupun organisasi adalah sebagai berikut:
Bagi Individu :
Mempengaruhi dan menentukan standart kehidupan, serta menggambarkan status sosial ekonomi
Semakin besar penghasilan seseorang semakin terbuka peluang memenuhi kebutuhan secara berkualitas dan memutuskan
Bagi Organisasi : Wahana perwujudan eksistensi dan pencapaian tujuannya.
Pekerjaan yang dilaksanakan secara produktif dan berkualitas yang mampu menghasilkan produk pelayanan yang berkualitas.
Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan:
a. proses menghimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional beserta tanggungjawabnya.
c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggungjawab yang bersifat khusus.
Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabata atau pekerjaan:
a. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job spesification).
b. Sebagai dasar untuk penilaian kerja, dan tanggungjawabnya.

3. Deskripsi Jabatan atau Pekerjaan
Hasil nanalisis jabatan atau pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengimformasikan mengenai suatu jabatan atau pekerjaan yang dirumuskan lam bentuk tertulis. Uraian tertulis tersebut berisi tentang tugas pokok dari suatu jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau pekerjaan.

4. Spesifikasi jabatan atau pekerjaan.
Spesifikasi jabatan adalah karateristik atau syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi untuk dapat melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tersebut. Persyaratan pengetahuan , ketrampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara efektif dan efisien

KESIMPULAN
1.      Langkah-langkah yang dilakukan dalam siklus pengembangan sistem informasi (information system development cycle) mencakup: 1) investigasi, 2) analisis, 3)desain, 4) implementasi, dan 5) pemeliharaan.

2.      Setiap perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen pasti  akan menimbulkan resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Oleh karena itu, diperlukan suatu ilmu yang dapat mengatasi hal tersebut secara tepat, misalnya dengan dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik. keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam perubahan organisasi tersebut.

3.      Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik.

Diluar masalah tersebut, dibawah ini merupakan hasil pemetaan penyebab kegagalan mengacu pada PMBOK dengan menggunakan tools fishbone analysis.

1. The Bulls Survey (1998)
Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis, BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk kebutuhan internal perusahan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:

failure_cause_survey264Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa 3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%). Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.

2. The KPMG Canada Survey (1997)
Sedangkan survey yang dilakukan oleh KPMG canada menemukan beberapa fakta tentang kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah:
– Buruknya perencanaan proyek
– Buruknya pengetahuan dan penggalian kebutuhan bisnis
– Kurangnya keterlibatan dan dukungan management
Sehingga dapat disimpulkan bahwa faktor kegagalan proyek berdasarkan survey yang dilakukan oleh KPMG adalah perencanaan proyek, user and business needs serta executive support.

3. The Chaos Report (1995)
Hasil studi dari the standish group yang dituangkan dalam sebuah laporan berjudul CHaos Report memaparkan 5 penyebab utama kegagalan implementasi proyek, yaitu:
1. Penggalian requirement (user & business) yang kurang lengkap
2. Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan sistem
3. Kurangnya sumberdaya manusia proyek
4. Harapan/ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas sistem yang dibangun
5. Kurangnya dukungan dari eksekutif/manajemen perusahaan pemilik proyek

Berdasarkan hasil temuan pada 3 survey diatas serta acuan dari best practise dalam project management (PMBOK) maka penyebab kegagalan proyek dapat dipetakan dalam fishbone diagram berikut ini:

fishbone1. Scope
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. DImensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukan, dimana hal ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.

2. Time
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan. Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di tengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

3. Cost
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan.

4. Quality
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas “dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan.

5. Human resource
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek.

6. Communication
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau transfer knowledge tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut.

7. Risk
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut.

8. Project Change
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi.

Apa yang menyebabkan proyek sering gagal?

Faktor apa saja yang membuat sebuah perencanaan dalam manajemen menjadi gagal?

Langkah yang harus dilakukan agar proyek berhasil?

Apa yang akan terjadi jika manajemen proyek tidak diterapkan dengan baik?