Diajukan untuk memenuhi syarat memperoleh sertifikat E-Leaning
Pembekalan Teknis bagi Pejabat Pembuat Komitmen
Oleh:
NURUL CHANIFAH, S.Pi. M.Si
NIP. 19720920 200112 2 001
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA AMBON
2021
- PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah adalah merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh Barang dan Jasa yang akan dilaksanakan oleh pemerintah melalui Kementerian, Lembaga, Satuan Kerja Perangkat Daerah, Institusi Iainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Pengadaan Barang dan Jasa yang dilaksanakan terdiri dari pengadaan jasa konsuitansi, pengadaan jasa konstruksi, pengadaan barang dan pengadaan jasa lainnya.
Pada dasarnya, dalam proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa khususnya jasa konstruksi, sangat berpotensi untuk timbulnya resiko yang tentunya akan berdampak pada hasil pengadaan. Potensi terjadinya resiko ini dapat terjadi pada pihak pengguna maupun pihak penyedia. Sehingga potensi-potensi resiko yang bakal terjadi tersebut perlu diidentifikasi serta dianalisis sedini mungkin dan pihak yang nantinya terdampak dapat mengetahui serta dapat mengambil Iangkah-langkah Antisipasi. Analisis resiko atau risk analysis dapat diartikan sebagai sebuah prosedur untuk mengenali satu ancaman dan kerentanan, kemudian menganalisanya dan menyoroti bagaimana dampak-dampak yang ditimbulkan dapat dihilangkan atau dikurangi. Analisis resiko juga dapat dipahami sebagai sebuah proses untuk menentukan pengamanan seperti apa yang cocok atau Iayak untuk sebuah sistem atau lingkungan yang terdampak oleh resiko yang terjadi nantinya.
1.2. Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk :
- Mengidentifikasi atau mengklasifikasikan resiko yang terjadi dalam
pelaksanaan pengadaan jasa pemerintah khususnya terhadap bidang
pekerjaan jasa konstruksi. Dan dalam penulisan ini penulis menganalisis dan melakukan penilaian [assessment] terhadap resiko yang timbul dalam proses pengadaan jasa konstruksi serta memperoleh informasi tentang pengendalian intern yang telah dilakukan oleh pengguna.
- Melihat adanya resiko-resiko yang akan terjadi selama proses pengadaan
jasa konstruksi di dilingkungan Pemerintah yang dala hal ini bertindak sebagai pengguna.
Faktor utama penyebab terjadinya resiko adalah Intimidasi dari Penyedia/ LSM/Aparat Penegak Hukum dan Atasan Langsung terhadap Pejabat/ Panitia Pengadaan / Pokja ULP.
Faktor lainnya yaitu Pada perencanaan kebutuhan, oleh KPA/PPK, antara lain anggaran pengadaan tidak disetujui, anggaran yang tersedia tidak mencukupi dan TOR/KAK yang dibuat tidak dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada tahap pelaksanaan ada pada pekerjaan terlambat, kekurangan volume, pekerjaan tidak dapat diselesaikan oleh penyedia kegagalan pekerjaan akibat force majuere [bencana alam], dan pada tahap pasca pengadaan/pemeliharaan.
- ANALISIS RESIKO
Analisis merupakan perkiraan dari apa yang akan terjadi jika suatu keputusan diambil. Faktor utama dalam memilih teknik analisis resiko adalah tergantung pada tipe dan besar kecilnya nilai pengadaan barang/jasa, informasi yang tersedia, biaya analisis, waktu yang tersedia untuk menganalisis, serta pengalaman dan keahlian analis.[Smith 1999]. Secara garis besar ada dua macam cara untuk melakukan analisis resiko, yaitu secara kuantitatif dan kualitatif. Analisis secara kuantitatif digunakan pada hal-hal yang dapat dihitung secara matematis misalnya kerugian materi yang timbul disebabkan dengan adanya pengadaan barang/jasa, sedangkan analisis secara kualitatif digunakan kepada hal-hal yang tidak dapat dihitung secara materi contohnya adalah gangguan kenyamanan pada masyarakat disekitar proyek analisis resiko dapat dilakukan dengan dua cara yaitu, analisis secara kualitatif dan kuantitatif.
2.1. Resiko Pengadaan Terhadap Pejabat/Panitia Pengadaan/Pokja UKPBJ
Berdasarkan hasil penulisan dan pengolahan data pada beberapa proses pengadaan dalam hal ini khusus di tinjau pada tahap pengadaan terhadap pejabat/panita/pokja ULP, kemungkinan resiko kritis yang akan terjadi terhadap manajemen pengadaan jasa konstruksi di INSTANSI dalam hal resiko pengadaan terhadap pejabat/panitia pengadaan. Hal ini disebabkan karena resiko yang akan timbul tersebut berada di atas nilai kritis yang dicari, karena jika yang terjadi adalah semakin besar nilai “Risk Priority Number” [RPN] yang diperoleh maka resiko tersebut akan berada pada peringkat resiko yang sangat tinggi, demikian pula sebaliknya semakin rendah nilai RPN yang diperoleh. maka semakin rendah pula suatu peringkat resiko. Peringkat resiko disusun dengan tujuan agar pemangku resiko atau Pejabat/Panitia Pengadaan beserta anggotanya mengetahui prioritas kesalahan mana yang harus ditangani terlebih dahulu.
2.2. Resiko Pengadaan Terhadap PA/KPA/PPK dan PPTK
Analisis resiko pada Pengadaan jasa konstruksi dilingkungan Pemerintah dan INSTANSI dari PA/KPA/PPK dan PPTK dilihat dari tiga hal yaitu: 1]. pada Tahap Perencanaan kebutuhan/kegiatan; 2]. Tahap Pelaksanaan, dan 3]. Tahap Pasca Pengadaan Tahap Pemeliharan. Pada Tahap perencanaan kebutuhan / kegiatan berdasarkan metode RPN maka dapat di hitung Timbulnya beberapa resiko yang berada di atas batas nilai kritis.
Ad.1. Resiko-resiko yang sering terjadi pada tahap Perencanaan antara lain:
1] Anggaran yang tersedia atau tidak mencukupi untuk kebutuhan pengadaan;
2] TOR/KAK yang dibuat tidak dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan;
3] Pengadaan jasa konstruksi yang akan dilaksanakan tidak masuk dalam Rencana Program dan Anggaran dan Kebutuhan Barang Milik Negara;
4] Adanya pemecahan / penggabungan pekerjaan yang tidak tepat.
Ad.2. Resiko-resiko yang sering terjadi pada tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan juga sering terjadi resiko dan memiliki nilai kritis, antara lain :
1] Tenaga Ahli pada konsultan perencanaan yang tidak kompeten, pada Personil/Tenaga ahli penyedia tidak memiliki kompetensi dalam pelaksanaan pekerjaan, Pada Personil/tenaga ahli dilapangan tidak sesuai dengan personil/tenaga ahli dalam kontrak/tanpa persetujuan pengguna, pekerjaan terlambat dari waktu yang ditetapkan;
2] Penyedia/Konsultan perencanaan keliru dalam menerjemahkan keinginan pengguna.
Ad.3. Resiko-resiko yang sering terjadi pada tahap Pasca Pengadaan
Pada tahap Pasca Pengadaan/Tahap Pemeliharaan berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada beberapa proses pengadaan barang/jasa pemerintah, kemungkinan resiko kritis yang terjadi yaitu Terjadinya bencana alam [Force majeure] selama masa pemeliharaan yang mengakibatkan kerusakan pada konstruksi pekerjaan yang telah dilaksanakan.
III. PENGENDALIAN INTERN INSTANSI PEMERINTAH
Pengendalian secara internal perlu dilakukan oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam menerapkan proses manajemen resiko serta siapa yang menjadi pemangku kepentingan terkait. Berbagai pendekatan dilakukan untuk mengetahui konteks manajemen yang benar, keahlian dari setiap pegawai yang dimiliki untuk menganalisis resiko, memastikan bahwa semua resiko telah diidentifikasi dan perlakuan untuk masing-masing resiko.
Pengendalian secara Internal oleh KPA/PPK/PPTK dilakukan sesuai dengan kewenangannya dalam pengadaan jasa konstruksi tersebut yang dimulai dari perencanaan, pengadaan, serta pasca pengadaan/pemeliharaan. Kegiatan pengawasan intern dalam perencanaan oleh KPA/PPK/PPTK pada Instansi tersebut meliputi pengawasan pada perencanaan pengadaan jasa konstruksi, rencana penggunaan anggaran, penyusunan dokumen KAK, penyusunan HPS serta rencana pemecahan masalah. Pengawasan intern terhadap kegiatan pelaksanaan jasa konstruksi yang dilaksanakan oleh suatu Instansi pemerintah meliputi pengawasan pada pengadaan tenaga ahli, pemilihan dan peninjaun lokasi, penentuan barang, menetapkan jenis pekerjaan, Monitoring dan evaluasi Pelaksanaan Pekerjaan serta Serah Terima Pekerjaan. Sedangkan pengawasan intern terhadap kegiatan pasca pengadaan/pemeliharaan jasa konstruksi oleh Instansi pemerintah, diantaranya meliputi pengawasan terhadap hasil yang diperoleh, pemanfaatannya serta bagaimana pemeliharaannya.
Pengendalian secara Eksternal oleh Pejabat/Panitia Pengadaan/Pokja ULP pada jasa konstruksi meliputi ; pengawasan terhadap berbagai rintangan yang dihadapi seperti adanya Intimidasi dari berbagai pihak, apakah dari pihak penyedia, LSM, Aparat Penegak hukum ataupun dari atasan/kepala daerah.
Selain itu pengendalian yang harus dikelola Instansi melalui proses yang sistematis dan terstruktur adalah pada panitia penerima hasil pekerjaan pengadaan jasa konstruksi yang meliputi; volume dan spesifikasi pekerjaan, serta rintangan dalam menerima barang terutama dalam mengkaji bagaimana resiko berurusan dengan Aparat Penegak Hukum, serta PHO untuk beberapa paket pekerjaan pada tanggal yang sama di akhir tahun anggaran.
- KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah kami kemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa Kemungkinan resiko dapat terjadi selama proses pengadaan jasa konstruksi di lingkungan Instansi Pemerintah, dan Resiko-resiko tersebut dapat terjadi baik secara Internal maupun Eksternal.
Secara Internal adalah pada Tahap Perencanaan, Tahap Pelaksanaan Pekerjaan serta Tahap Pasca Pelaksanaan/Pemeliharaan bahkan sampai pada Tahap Serah Terima Hasil Pekerjaan, sedangkan secara eksternal adalah karena adanya Intervense/Intimidasi dari berbagai pihak luar yang dengan sengaja ingin menghancurkan pekerjaan kita.
Resiko resiko tersebut harus bisa dideteksi dan diidentifikasi sedini mungkin sehingga dapat dilakukan upaya pengendalian dan pencegahan. Dengan harapan agar resiko yang terjadi tidak berdampak dan mengarah pada resiko kritis di level tingkat tinggi.
Demikian Penulisan ini kami buat, sebagai salah satu Persayaratan dalam Memenuhi Tugas Penulisan Pembekalan Teknis bagi Pejabat Pembuat Komitmen. Semoga tulisan ini bermanfaat sebagaimana adanya.
Ambon, 08 Februari 2021
Penulis,
Nurul Chanifah, S.Pi. M.Si
NIP. 197209202001122001
Total dibaca 313 , Hari ini 2
Apa saja risiko dalam pengadaan barang dan jasa?
Risiko operasional melibatkan 4 aspek apa saja?
Apa saja level yang terdapat pada risiko?
Apa itu tingkat risiko?
Pengadaan memainkan fungsi penting ketika organisasi mencoba membeli barang dan jasa dengan cara yang paling efisien. Manajemen risiko pengadaan adalah mitigasi dari setiap masalah yang diramalkan atau tidak terduga dalam akuisisi barang dan jasa untuk organisasi. Manajemen risiko membutuhkan analisis yang cukup dari lingkungan bisnis internal dan eksternal untuk secara memadai mengatasi kelemahan dan ancaman. Berikut adalah beberapa risiko dan alat pengadaan umum untuk mengelolanya. & NBSP;
Harga yang tidak stabil
Ketika sebuah organisasi menangani produk, yang harganya tidak stabil, kemungkinan pergerakan harga akan mempengaruhi volume produksi dan harga jual mereka juga. Harga tinggi memakan margin ketika permintaan untuk produk perusahaan sangat elastis. Produk yang harganya tidak stabil termasuk produk minyak dan minyak bumi, produk segar, dan komoditas berharga seperti emas.
Untuk mengatasi volatilitas harga sebagai risiko pengadaan, organisasi perlu memiliki dana untuk menutupi pergerakan harga tersebut alih -alih memberikan biaya kepada konsumen akhir. Selain itu, mengembangkan hubungan yang baik dengan pemasok dapat membantu mendapatkan kontrak pasokan jangka panjang dengan harga tetap. Ini menghilangkan volatilitas dan juga membantu perencanaan jangka panjang.
Penipuan dalam pengadaan
Ada risiko yang dipercayakan orang untuk membuat keputusan pengadaan dalam suatu organisasi dapat bertindak demi kepentingan mereka sendiri alih -alih keputusan organisasi. Organisasi mungkin memperoleh barang yang tidak diperlukan atau dengan harga lebih tinggi dari harga pasar yang sebenarnya. Ini dapat dihindari dengan memiliki kontrol internal yang rumit. Semua pengadaan harus dimulai dengan permintaan pembelian yang dikenakan tinjauan untuk memastikan kebutuhan akan produk dan ketersediaan dana. Penting juga bahwa tanggung jawab secara jelas ditugaskan untuk menghindari ketidakpastian pada orang yang bertanggung jawab atas semua akuisisi.
Kurangnya penilaian kebutuhan yang tepat
Organisasi harus melakukan penilaian yang tepat atas semua kebutuhan pengadaan mereka, lebih disukai sebelum dimulainya setiap periode anggaran. Ini memastikan bahwa anggaran disiapkan dengan pengetahuan yang tepat tentang apa yang diperlukan. Pengetahuan masa lalu dan tinjauan keadaan perubahan akan membantu memprediksi apa yang dibutuhkan organisasi pada periode saat ini. Dengan demikian, penilaian kebutuhan adalah yang terpenting. Ini akan membantu menghindari akuisisi produk yang tidak perlu atau usang. Ini juga dapat mencegah departemen memperoleh produk serupa ketika pengadaan umum akan lebih bijaksana.
Manajemen kontrak yang tidak tepat
Manajemen kontrak mengacu pada semua proses yang terlibat dari penciptaan perjanjian dengan pemasok hingga pemutusan kontrak. Sebagian besar pekerjaan manajemen kontrak melibatkan analisis kinerja terhadap ketentuan kontrak. Manajemen kontrak bisa menjadi sangat rumit untuk proyek -proyek besar di mana banyak pemasok terlibat dan seorang profesional diminta untuk memeriksa standar pekerjaan. Banyak dokumen juga cenderung memperumit manajemen.
Solusi optimal untuk manajemen kontrak adalah perangkat lunak manajemen kontrak. Ini salah satu alat terbaik untuk manajemen risiko rantai pasokan. Perangkat lunak ini memiliki repositori di mana semua korespondensi dapat disimpan, amandemen dibuat dan dilacak, dan pemberitahuan yang ditetapkan untuk tonggak proyek penting. Perangkat lunak manajemen kontrak memudahkan untuk mengetahui kapan pelanggaran ketentuan kontrak terjadi.
Kinerja pemasok yang buruk
Kinerja pemasok yang buruk adalah risiko yang ada di hampir semua sektor. Namun, risiko ini berkurang ketika hubungan antara partai pengadaan dan vendor tumbuh. Saat bekerja dengan pemasok baru, lebih bijaksana untuk meminta bukti pekerjaan masa lalu yang dilakukan. Terkadang, sebelum mengeluarkan kontrak besar, beberapa perusahaan melakukan penilaian kapasitas pra-kontrak atau persaingan antara beberapa pemasok. Kinerja mereka kemudian menginformasikan keputusan tentang siapa untuk memberikan kontrak.
Ketika suatu organisasi tidak dalam posisi untuk melakukan pemeriksaan pemasok dengan benar, dimungkinkan untuk menyewa konsultan untuk proses tersebut.
Proses internal yang lambat
Proses internal yang lambat akan merusak upaya pengadaan karena masalah yang melekat yang diciptakan. Pertama, pemrosesan permintaan pembelian yang lambat dapat menyebabkan keterlambatan dalam produksi atau tugas -tugas penting lainnya karena stok atau kekurangan. Pemrosesan faktur yang lambat mungkin menyebabkan hilangnya diskon pembayaran awal dari pemasok. Lebih buruk lagi, itu bisa membuat hubungan dengan pemasok ketika faktur mereka terlalu lama untuk dihormati.
Otomatisasi proses internal kasar dapat membantu meningkatkan kecepatan dan akurasi proses internal. Perangkat lunak pemrosesan faktur otomatis dapat melakukan kecocokan tiga arah untuk ratusan dokumen dan menandai faktur yang mencurigakan atau keliru untuk diselidiki. Ini adalah cara untuk meningkatkan kontrol internal untuk proses pengadaan Anda juga.
Kekurangan bakat
Sifat rantai pasokan global saat ini membuat keterampilan pengadaan menjadi sangat dicari. Ini berarti bahwa suatu organisasi dapat menemukan dirinya menghadapi pergantian staf yang tinggi jika kondisi kerja tidak memberi insentif kepada mereka untuk tetap tinggal. Organisasi perlu mengembangkan cara alternatif untuk meyakinkan staf agar tetap di samping gaji tinggi. Gaji yang sangat tinggi mungkin tidak berkelanjutan karena biaya pengadaan bisa menjadi terlalu meningkat. Kondisi kerja yang tepat dan manfaat non-moneter lainnya lebih berkelanjutan.
Organisasi juga perlu mencari cara membuat bank pengetahuan secara internal sehingga hilangnya staf yang berbakat tidak melumpuhkan operasi.
Prakiraan yang tidak akurat
Perkiraan permintaan, penawaran, dan faktor bisnis eksternal lainnya merupakan upaya penting bagi organisasi mana pun. Prediksi yang akurat dapat membantu memanfaatkan peningkatan permintaan atau menghindari biaya pengiriman yang tertunda. Cara terbaik untuk membuat ramalan yang akurat adalah dengan mengandalkan data waktu-nyata jika memungkinkan. Organisasi yang menghasilkan data yang cukup pada penjualan mereka dapat menggunakan pemodelan AI untuk membuat perkiraan. Model -model ini dapat mengambil beberapa variabel atau titik data yang membuatnya sangat dapat diandalkan.
Jika organisasi Anda ingin membantu dalam mengelola risiko pengadaannya, lihat alat-alat E-Procurement Procureport. Alat kami membantu perusahaan mengelola kontrak dengan lebih baik, melakukan analisis pengeluaran, dan kegiatan lain yang membantu mengelola risiko dengan lebih baik. & NBSP;
Menjadi ahli dalam pengadaan dengan bantuan situs web baru kami! with the help of our new website!
Belajarlah lagi