Administrasi keuangan sebagai proses yang umumnya ada di semua perusahaan merupakan konsep dari …

Administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam bidang keuangan bisnis yang berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu organisasi. Akan tetapi, banyak orang yang mengira administrasi tersebut hanya berhubungan dengan pembayaran dan transaksi keuangan.  Padahal, hanya karena namanya “keuangan”, tidak selalu melulu berbau transaksi. Nah, agar tidak bingung, simak pembahasannya di bawah ini!

Pengertian Administrasi Keuangan

Berikut 2 pengertian administrasi keuangan dalam arti luas dan sempit, diantaranya:

1. Dalam artian luas

Administrasi keuangan dalam arti luas merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi. Kegiatan pengelolaan keuangan berhubungan dengan perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.

2. Dalam Artian Sempit

Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan pengelolaan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan, pendapatan dan pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pentingnya Administrasi Keuangan dalam Organisasi

Sangat penting bahwa administrasi keuangan adalah bagian dari manajemen perusahaan dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan usaha yang dilakukan untuk mengetahui sehat atau tidaknya perusahaan tertentu.

Administrasi dalam keuangan dapat berjalan dengan baik jika adanya hubungan saling kerjasama dengan pihak terkait memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab yang dijalankan. Untuk melakukan pembenahan atas sistem administrasi dalam keuangan, perlu dibuat laporan kinerja perusahaan berisi profit dan arus kas yang diperoleh sesuai dengan kenaikan harga produk dan atau jasa.

Fungsi Administrasi Keuangan

Ada beberapa fungsi bagi administrasi terkait keuangan. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

Fungsi investasi atau investment function

Investasi merupakan suatu aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan dan kebutuhan organisasi. Ada kedua investasi yang ada dalam administrasi keuangan berupa investasi jangka pendek [short term investment] merupakan investasi aset perusahaan yang nilainya rendah, seperti kas, piutang dan persediaan. Sedangkan, investasi jangka panjang merupakan investasi aset perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan di masa mendatang, seperti tanah, gedung dan peralatan.

Fungsi mencari modal atau profit sharing function

Fungsi mencari modal mengarah pada aktivitas pembiayaan tiap-tiap aktivitas organisasi untuk membuat dan menentukan aturan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Artinya, suatu perusahaan diwajibkan memilih modal pinjaman, baik jangka pendek maupun jangka panjang atau dari modal perusahaan sendiri.

Fungsi pembelanjaan atau shopping function

Fungsi ini menandakan bahwa keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan dana, baik dana perusahaan sendiri maupun dana dari luar perusahaan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini juga berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung.

Fungsi pembagian laba atau fundraising function

Fungsi yang terakhir adalah mencari investor ataupun sponsor dalam menyediakan tambahan modal untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengembangkan usaha sendiri.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari pelaksanaan nya adalah untuk memproses serta mengatur akuntansi keuangan perusahaan agar sistem keuangan dapat berjalan dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada perusahaan, mempermudah kegiatan transaksi keuangan sesuai dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan serta juga mempermudah manajer keuangan dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Administrasi Keuangan

Melakukan rencana keuangan dari awal

Rencana keuangan perusahaan meliputi aspek pendapatan, pembayaran dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Draft rencana keuangan harus dibuat terlebih dahulu berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode sebelumnya.

Membuat laporan keuangan perusahaan

Staff administrasi diberi tugas untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan keuangan in bisa dibuat berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk dan keluar.

Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR

Mengelola uang tunai atau modal

Staff administrasi harus bertanggung jawab untuk melaporkan penarikan dana atau setoran modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya jumlah setoran dana yang di deposito serta juga mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

Mengelola pinjaman kredit

Staff administrasi keuangan diberi tugas untuk membayarkan tagihan yang berkaitan utang-piutang suatu perusahaan serta juga mengelola modal pinjaman kredit yang menjadi beban utang suatu perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa komponen berikut ini penjelasan nya:

1. Perencanaan keuangan adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran keuangan yaitu kegiatan anggaran pemasukan, pengeluaran dan berbagai kegiatan lain yang sudah dibuat dan direncanakan sebelumnya secara rinci.
3. Pengelolaan keuangan adalah kegiatan pembiayaan dana atau modal yang dilakukan dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan
4. Pencarian keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dana atau modal agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang dibuat perusahaan.
5. Pengendalian keuangan yaitu kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan kinerja keuangan di suatu perusahaan
6. Penyimpanan keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan dana atau modal perusahaan yang akan disimpan di tempat yang aman
7. Pemeriksaan keuangan atau auditing merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses audit, baik audit internal maupun audit eksternal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan, pencurian data dan risiko likuiditas

Itulah pembahasan di atas yang patut dipelajari karena jika kegiatan administrasi keuangan yang dikerjakan dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin oleh staf, maka setiap aktivitas perusahaan bisa didukung oleh sistem akuntansi yang baik dan terorganisir agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan? Pengertian Administrasi Keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan keuangan guna mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

Pengertian administrasi keuangan menurut para ahli dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Dalam Arti Sempit

Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan berbagai kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan.

2. Dalam Arti Luas

Pengertian administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan mengenai pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan kegiatan organisasi tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan.

Menurut The Liang Gie, pengertian administrasi keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan/ organisasi. Dengan kata lain, administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan.

Singkatnya, pelaksanaan administrasi keuangan yang baik akan berdampak positif pada produktifitas dan juga bagi suasana kerja di sebuah perusahaan. Dengan begitu, maka pengelolaan keuangan di suatu perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.

Baca juga: Pengertian Administrasi

Fungsi Administrasi Keuangan

Mengacu pada arti administrasi keuangan di atas, fungsi administrasi keuangan secara umum adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Investasi

Fungsi investasi dalam hal ini adalah semua aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi. Investasi bisa didapatkan dari modal organisasi atau dari luar.

Invetasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

• Investasi jangka pendek, misalnya kas, piutang, persediaan, dan sebagainya.
• Investasi jangka panjang, misalnya tanah, gedung, peralatan produksi, kendaraan, dan sebagainya.

2. Fungsi Mencari Dana

Dalam hal ini fungsi mencari dana adalah fungsi untuk mencari modal untuk membiayai semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Selain itu juga berfungsi untuk memilah dan memilih berbagai sumber dana yang tepat untuk masing-masing jenis kebutuhan.

Artinya, suatu perusahaan harus memilih apakah dana diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau dari modal perusahaan itu sendiri.

3. Fungsi Pembelanjaan

Ini merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik sendiri maupun dana dari luar. Dengan kata lain, fungsi pembelanjaan di sini berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

4. Fungsi Pembagian Laba

Ini adalah kegiatan pembuatan dan penentuan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha. Fungsi pembagian laba juga dapat dimasukkan ke dalam fungsi mencari dana. Dalam artian, perusahaan berupaya mengembangkan usaha-usaha perusahaan dari dana perusahaan itu sendiri.

Baca juga: Pengertian Manajemen Keuangan

Manfaat Administrasi Keuangan

Setelah memahami pengertian administrasi keuangan dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja manfaat administrasi keuangan tersebut. Secara umum, setidaknya ada tiga manfaat dari administrasi keuangan, yaitu:

• Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
• Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
• Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan laporan keuangan dapat diminimalisir.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pelaksanaannya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

1. Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
2. Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya.
3. Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi.
4. Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
5. Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman.
6. Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan.
7. Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Baca juga: Sistem Informasi Manajemen

Petugas Administrasi Keuangan

Pelaksanaan administrasi keuangan dilakukan oleh beberapa petugas, diantaranya adalah:

1. Administrasi Kantor [Sekretaris]

Beberapa tugas dan tanggungjawab administrasi kantor adalah sebagai berikut:

• Bertanggungjawab atas kegiatan keuangan antara pimpinan perusahaan dengan pihak bank, misalnya pada saat penyimpanan uang di Bank.
• Melakukan pembaaran rekeking pajak atau sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menangani kas kecil dengan melakukan pencatatan dan menyediakan dana untuk keperluan rutin yang nilainya kecil.

2. Bendahara [Kasir]

Tugas dan tanggungjawab seorang bendahara/ kasir adalah menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan juga laporan pembukuan kas kecil dari administrator kantor. Selanjutnya, mengisi dana kas kecil dalam bentuk uang tunai atau cek.

3. Manajer Keuangan

Tugas dan tanggungjawab seorang manajer keuangan adalah menerima dan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kas kecil, dan menyetujui permohonan pengisian dana kas kecil.

Baca juga: Pengertian Organisasi

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian administrasi keuangan, fungsi administrasi keuangan, manfaat administrasi keuangan, komponen dan petugas administrasi keuangan. Semoga bermanfaat.