Apa fungsi dari kartu piutang saat mengentri saldo pada kartu piutang?

A.  PENGELOLAAN KARTU PIUTANG

             Piutang merupakan tagihan perusahaan terhadap pihak ketiga yang timbul karena adanya suatu transaksi. Pada dasarnya piutang dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis, yaitu :

a.    Piutang dagang (account receivable), adalah tagihan perusahaan kepada pelanggan sebagai akibat adanya penjualan barang atau jasa secara kredit.

b.    Piutang wesel/wesel tagih (notes receivable), adalah piutang berupa perjanjian tertulis debitur kepada kreditur untuk membayar sejumlah uang yang tercantum dalam surat perjanjian tersebut pada waktu tertentu di masa yang akan datang.

c.    Piutang lain-lain (other receivable), terdiri atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk dalam piutang dagang maupun piutang wesel.

2.    Prosedur Pencatatan Piutang

a.    Kartu Piutang, merupakan catatan akuntansi berupa buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap pelanggannya.

b.    Buku jurnal yang diperlukan dalam catatan akuntansi, antara lain :

B.  MENGIDENTIFIKASI DATA MUTASI PIUTANG

1.    Menghitung Data Mutasi Piutang

Transaksi penjualan kredit akan berpengaruh positif terhadap saldo piutang, sedangkan retur penjualan, pelunasan piutang, dan penghapusan piutangberpengaruh negative terhadap saldo piutang.

Piutang pelanggan akan didebet di kolom mutasi pada kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan timbul atau bertambahnya piutang. Sebaliknya, piutang pelanggan akan di kredit di kolom mutasi pada kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan berkurangnya piutang. Saldo awal ataupun saldo akhir piutang normal adalah saldo debet.

2.    Membukukan Data Piutang ke Masing-Masing Kartu Piutang

Pengelolaan kartu piutang dilakukan oleh bagian kartu piutang yang berada di bawah bagian akunting. Tugas harian bagian ini adalah mancatat mutasi piutang untuk setiap debitur. Dari kegiatan tersebut, secara periodik harus dapat menghasilkan hal-hal berikutini :

a.    Surat pernyataan piutang untuk dikirim kepada debitur (konfirmasi piutang). Pengiriman surat pernyataan piutang bertujuan untuk konfirmasi piutang kepada debitur, dalam arti untuk penegasan apakah besarnya piutang menurut catatan perusahaan sama dengan besarnya piutang menurut catatan debitur sehingga berfungsi juga sebagai alat pengawasan.

b.    Daftar saldo piutang yang memuat informasi mengenai saldo piutang tiap debitur pada tanggal tertentu. Penyusunan daftar saldo piutang di samping bertujuan untuk mengetahui saldo piutang tiap debitur, juga diperlukan untuk menguji ketelitian pencatatan piutang, yaitu dengan pengecekkan atas kesamaan total saldo piutang menurut kartu piutang  dengan saldo akun piutang pada tanggal yang sama.

c.    Daftar umur piutang yang memuat informasi mengenai piutang tiap debitur yang dikelompokkan berdasarkan usia piutang. Daftar umur piutang sangat diperlukan untuk menganalisis bonafiditas tiap debitur sehingga status kredit masing-masing dapat diketahui.

3.    Melakukan Konfirmasi Saldo Piutang

Konfirmasi adalah surat pernyataan yang berasal dari perusahaan kepada debitur, untuk memberitahukan secara langsung kepada akuntan publik yang memeriksa ikhtisar keuangannya, mengenai benar atau tidaknya saldo piutang pada tanggal tertentu. Terdapat dua jenis surat konfirmasi yaitu :

Konfirmasi positif adalah surat konfirmasi yang dikirim oleh akuntan public kepada debitur untuk kemudian diminta mengirim balasannya kepada akuntan public.

Konfirmasi negatif adalah surat konfirmasi yang dikirim oleh akuntan public kepada debitur untuk kemudian diminta mengirim balasannya langsung kepada akuntan public jika tidak setuju atas saldo dalam surat konfirmasi.

Setelah pihak perusahaan mengidentifikasi dan melakukan verifikasi data-data dalam kartu piutang, langkah yang harus dilakukan berikutnya adalah menghubungi debitur untuk mengkonfirmasikan piutangnya. Jenis-jenis surat konfirmasi piutang tersebut, di antaranya :

·         Konfirmasi piutang akhir bulan. Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur hanya saldo akhir bulan tertentu saja.

·         Konfirmasi satuan piutang. Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur adalah saldo awal satu bulan.

·         Konfirmasi elemen terbuka (konfirmasi faktur yang belum terbayar). Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur hanya faktur yang belum dibayar.

Biasanya pihak debitur akan segera mengirim surat balasan. Surat balasan ini berisi persetujuan jumlah saldo piutang atau keluhan jika jumlah saldo piutang tidak cocok dengan jumlah catatan piutang debitur.

Untuk tujuan pelaporan, piutang dinilai pada jumlah yang diharapkan dapat direalisasikan atau dapat diterima pembayarannya. Sedangkan bagian yang diperkirakan tidak dapat ditagih lagi, dianggap sebagai kerugian atau beban perusahaan.

1.   Pencatatan Penghapusan Piutang

Pencatatan piutang yang tercantum pada neraca menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia adalah sebesar jumlah piutang yang jatuh tempo dikurangi perkiraan jumlah yang tidak dapat ditagih. Ada dua metode pencatatan penghapusan piutang, yaitu metode langsung (direct write off method) dan metode tidak langsung (indirect write off method/allowance method).

a.    Metode Langsung (Direct Write Off Method)

Menurut metode langsung, setiap piutang dagang yang telah diputuskan untuk dihapuskan langsung dibebankan di kolom debet pada akun Beban Kerugian Piutang atau Kerugian Piutang Tak Tertagih (bad debts expense), dan di kolom kredit pada akun Piutang Dagang.

b.    Metode  Cadangan/Penghapusan Tidak Langsung (Indirect Write Off Method).

Dalam metode ini, setiap akhir tahun dilakukan penaksiran dari jumlah piutang dagang yang kemungkinan tidak dapat ditagih untuk dibentuk akun Cadangan Kerugian Piutang, dengan mendebet Beban Kerugian Piutang dan mengkredit Cadangan Kerugian Piutang.

2.   Penentuan Kerugian Piutang

a.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Jumlah Penjualan (Pendekatan Laba Rugi)

Kerugian piutang dihitung berdasarkan persentase tertentu dari penjualan. Mengingat bahwa timbulnya piutang disebabkan oleh penjualan kredit, maka sebaiknya kerugian piutang dihitung berdasarkan penjualan kredit.

Jumlah taksiran kerugian piutang ditetapkan berdasarkan jumlah penjualan dikalikan persentase tertentu. Besarnya persentase ditetapkan dengan cara membandingkan kerugian piutang yang sebenarnya terjadi dengan total penjualan selama periode yang bersangkutan, kemudian diadakan modifikasi dengan mempertimbangkan kemungkinan di masa yang akan datang.

b.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Saldo Piutang (Pendekatan Neraca)

Kerugian piutang dihitung berdasarkan saldo piutang dengan cara menyisihkan piutang tak tertagih/cadangan :

a.    Dinaikkan sampai persentase tertentu dari saldo piutang

b.    Ditambah dengan persentase tertentu dari saldo piutang

c.    Dihitung berdasarkan analisis umur piutang

c.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Analisis Umur Piutang

Piutang dagang dikelompokkan menjadi piutang yang belum jatuh tempo dan piutang yang telah jatuh tempo. Piutang yang telah jatuh tempo dikelompokkan lagi menjadi beberapa kelompok berdasarkan lamanya tunggakan. Besarnya persentase taksiran kerugian piutang ditetapkan berdasarkan usia tiap kelompok.

D. PIUTANG WESEL (Notes Receivable)

Wesel dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

a.    Wesel berbunga, adalah wesel yang mempunyai tingkat bunga yang sudah ditetapkan.

b.    Wesel tanpa bunga, adalah wesel yang bunganya sudah termasuk di dalam jumlah nominalnya sehingga bunga tidak dinyatakan secara eksplisit.

2.   Pencatatan Piutang Wesel (Notes Receivable)

Piutang wesel akan dicatat sebesar nilai sekarang (present value) dari arus kas masa depan yang diharapkan diterima. Nilai sekarang wesel jangka pendek umumnya tidak berbeda dengan nilai jatuh temponya (jika ada selisih jumlahnya tidak material), sehingga untuk wesel jangka pendek umumnya akan dicatat sebesar nilai nominalnya.

3.   Penilaian Piutang Wesel (Notes Receivable)

Piutang wesel jangka pendek dicatat dan dilaporkan pada nilai bersih yang dapat direalisasi yakni jumlah nominalnya dikurangi semua penyisihan yang diperlukan, yaitu besarnya piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih.

Mendiskontokan wesel adalah meminjam uang ke bank dengan menggunakan wesel sebagai jaminan. Bunga (diskonto) wesel dihitung dengan cara sebagai berikut :

Bunga (diskonto) = Nilai jatuh tempo x Tarif diskonto x Periode diskonto