Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Menurut Muhidin dan Winata [2016] menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.
Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.
Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.
BerandaKearsipanProsedur Penyimpanan Arsip, Cara Menyusun Perlengkapan dan Langkah langkah Penyimpanan Arsip Sistem Terminal Digit
Penyimpanan Arsip a. Teliti arsip/warkat yang akan disimpan dengan seksama; apakah warkat tersebut sudah benar-benar mempunyai tanda yang menyatakan arsip siap disimpan atau belum; b. Catat semua arsip/warkat dalam buku arsip; c. Catat semua arsip/warkat yang akan disimpan ke kartu indeks setelah diberi kode sesuai dengan nomor urut buku arsip; d. Kelompokkan arsip/warkat sesuai dengan nomor kode yang ada di laci; e. Masukkan arsip ke dalam folder sesuai dengan indeks yang telah disiapkan; f. Simpan kartu indeks yang pada waktu-waktu kemudian dipergunakan untuk menemukan arsip kembali.
1. Persiapan
Kegiatan penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem nomor. Peralatan yang perlu disiapkan, yakni :1. filing cabinet
2. Guide
3. Folder
4. Label
5. Rak Penyortir
6. Kartu Indeks
Laci Kartu Indeks
2. Cara Menyusun Perlengkapan a. Laci pertama pada filing cabinet diberi guide mulai dari 00 – 09, 10 - 19 sampai 90 – 99 b. Di belakang guide terdapat folder yang berjumlah sesuai dengan skala nomor yang digunakan, misalnya pada guide 10 – 19 terdapat folder 10, 11, 12, 13, dan seterusnya sampai 19.
3. Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem penyimpanan numerik harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, sebab setiap kesalahan akan berdampak pada banyaknya biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip [sentralisasi] atau di unit kerja masing-masing [desentralisasi] atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu:
a. Penampungan
Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri dan yang diterima dari luar unit dikumpulkan untuk disimpan.b. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul kemudian diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah: 1] ditangani dengan hati-hati 2] dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan disimpan apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.c. Pengindeksan
Dalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode, mengindeks, dan lain-lain. Salah satu hal yang penting diperhatikan dalam sistem terminal digit adalah perlunya mencatat segala warkat dalam sebuah buku yang disebut buku arsip yang lebih berfungsi sebagai buku agenda, yang isinya antara lain membuat: 1] Nomor 2] Tanggal penyimpanan/surat 3] Caption, judul 4] Nomor surat kalau ada 5] Perihal [pokok surat] 6] Keterangan kalau diperlukan Nomor surat dimulai dengan angka 0, 1, 2, dan seterusnya sampai 9.d. Cara mengindeks sistem nomor terminal digit
Sesudah surat diberi nomor urut, nomor tersebut diindeks untuk menetapkan kode-kode tempat surat itu harus disimpan atau tempat surat harus dicari pada saat diperlukan.e. Pengkodean
Berdasarkan indeks, arsip diberi kode sebagai dasar penyimpanan. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file dalam bentuk nomor. Agar dapat memberikan kode yang tepat maka seperangkat aturan dan konsistensi penomoran dalam penyimpanan sistem nomor harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas sesuai dengan masalah pokok surat dengan nomor kode yang telah ditentukan. Bila ada masalah pokok-surat yang pengkodeannya melibatkan dua kode nomor yang berbeda dan dinilai penting, maka pembuatan tunjuk silang dilakukan pada saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya mengakibatkan kesalahan.f. Penyortiran
Arsip yang telah ditetapkan kodenya selanjutnya disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara urutan numerik ke dalam kotak penyortiran sesuai nomor kode sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan. Pada sebagian besar instansi penyortiran merupakan langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan membuat tunjuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda sampai kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Berkas setelah dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama.Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Karena itu setelah arsip disortir secara garis besar [rough sorting] menjadi kelompok- kelompok nomor guide, arsip dipisahkan berdasarkan kelompok nomor folder masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan di dalam bagiannya masing-masing maka berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan.
g. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip, kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut. 1] Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain 2] Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, sebaiknya folder ditarik ke atas, petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus menerus akan membuat tab rusak dan tidak terjadi arsip terselip di luar folder 3] Setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arahan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca. 4] Arsip-arsip paling kanan pada nomor folder selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua [nomor kecil] sesuai dengan urutan ada di paling belakang. Arsip yang diambil [dipinjam] ketika dikembalikan harus disusun secara berurutan semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip. 5] Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subyek [application folder] pertama ditata berdasarkan nomor kemudian berdasar tanggal, seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran. Banyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah, sedangkan arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling bawah.