Apa saja yang harus tercantum dalam undangan rapat?
Contoh Surat Undangan Surat undangan rapat merupakan salah satu jenis surat yang sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari, baik di lingkungan kantor, rumah, atau sekolah. Namun, banyak orang yang belum memahami cara membuat undangan rapat yang baik dan benar. Show
Untuk itu, tulisan ini akan membahas pengertian dan bagian-bagian yang harus ada di dalam surat undangan rapat. Beberapa contoh undangan rapat juga disertakan dalam tulisan ini untuk mempermudah siapa saja dalam membuat surat undangan rapat untuk berbagai keperluan. Pengertian Surat Undanganresumewriterdirect.comSurat undangan adalah surat yang dibuat dengan tujuan mengajak seseorang atau pihak lain untuk menghadiri acara tertentu, baik acara formal maupun nonformal. Oleh karena itu, surat undangan pun dibedakan menjadi dua, yaitu surat undangan resmi dan tidak resmi. 1. Surat Undangan ResmiSurat undangan resmi adalah surat undangan yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga dan ditujukan kepada perorangan atau lembaga lain. Karena dibuat oleh lembaga, surat undangan resmi harus dibuat dalam bahasa formal dan mengikuti kaidah yang berlaku. Ada beberapa ciri surat undangan resmi, yaitu
Surat undangan resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu
Meskipun saat ini sudah ada fasilitas teknologi seperti e-mail (surat elektronik) atau lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu. 2. Surat Undangan Tidak ResmiSurat undangan tidak resmi adalah surat undangan yang ditulis oleh individu yang ditujukan kepada orang atau pihak lain untuk menghadiri sebuah acara. Biasanya, surat undangan tidak resmi dibuat untuk mengajak seseorang menghadiri acara yang sifatnya pribadi, seperti resepsi pernikahan, khitanan, atau syukuran. Dari segi penulisan, tentu saja surat undangan tak resmi memiliki aturan yang tidak sekaku dan seketat surat resmi. Kalimat-kalimat dalam undangan tidak resmi lebih luwes dan tidak terlalu dibatasi, tetapi tetap menjaga adab dan sopan santun. Meskipun ditulis dengan bahasa nonformal, hal-hal penting dalam sebuah surat undangan tidak resmi tetap harus dicantumkan dengan jelas, yaitu nama serta alamat pengirim dan penerima, juga hari, tanggal, waktu, dan tempat acara akan diselenggarakan. Bagian-Bagian dalam Surat Undangan Rapatdevelopmentconsultingsolutions.comSalah satu contoh surat undangan resmi adalah surat undangan rapat. Surat ini sering dibuat oleh perusahaan, instansi pemerintah, lembaga, atau organisasi. Tujuan dikirimkannya surat ini adalah agar pihak yang diundang datang pada waktu, tempat, acara, atau keperluan yang disebutkan dalam surat. Karena merupakan surat resmi, surat undangan rapat harus dibuat dengan mengikuti kaidah yang benar. Surat undangan rapat yang baik harus memuat bagian-bagian surat sebagai berikut. 1. Kepala/Kop SuratKepala atau Kop surat terletak pada bagian paling atas sebuah surat undangan rapat resmi dan memuat informasi mengenai pihak pengirim surat. Bagian kepala surat terdiri dari nama dan logo/lambang lembaga, alamat, nomor telepon, serta alamat surel dan website resmi lembaga (jika ada). 2. Nama Kota dan Tanggal SuratBagian nama kota dan tanggal surat bertujuan untuk memberikan informasi kepada pihak penerima undangan mengenai tempat dan waktu surat tersebut dibuat. Nama kota dan tanggal surat dicantumkan di bawah kop surat sebelah kanan, tetapi ada juga yang mencantumkannya di bagian akhir surat. Adapun cara penulisan tempat dan tanggal surat yang benar adalah dimulai dari nama kabupaten/kota dan diikuti tanggal, bulan, dan tahun seperti contoh berikut ini.
3. Nomor SuratDi dalam sebuah surat resmi, khususnya yang dibuat oleh lembaga, instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi resmi yang terdaftar, biasanya ada nomor surat yang dicantumkan. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pengarsipan. Setiap lembaga memiliki tata cara sendiri dalam menuliskan nomor surat, tetapi biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, singkatan identitas lembaga/perusahaan/organisasi, serta bulan dan tahun penulisan surat. Untuk surat berperihal, nomor surat dicantumkan di sebelah kiri atas kertas di baris setelah tempat dan tanggal surat. Sementara itu, pada surat yang memakai judul, nomor surat ditulis di bawah judul. Contoh penulisan nomor surat, misalnya 067/UND/CVMA/07/11/2018 atau 169/BMT/VII/2019 4. LampiranBagian Lampiran merupakan penjelas yang menginformasikan bahwa ada berkas yang disertakan dalam surat undangan rapat tersebut. Lampiran ditulis dengan menyebutkan jumlah lembar, eksemplar, atau jumlah berkasnya, bisa dengan angka maupun huruf. 5. PerihalBagian perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat undangan tentang keperluan dan isi pokok surat secara ringkas. 6. Alamat TujuanDalam surat undangan rapat, terdapat dua alamat tujuan, yaitu yang dicantumkan di sampul surat dan alamat yang ditulis di bagian dalam surat. Alamat pada sampul surat harus ditulis lengkap, sedangkan di bagian dalam cukup sebagian saja. Tujuan surat bisa menggunakan kata Yth. yang merupakan kependekan dari yang terhormat untuk menghormati pihak yang dikirimi surat atau bisa juga menggunakan sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr. (saudara) yang diikuti nama orang yang dituju. Contoh penulisan alamat tujuan surat:
7. Salam PembukaSalam pembuka berfungsi untuk membuka pembicaraan dalam surat sebagai bentuk adab sopan santun dalam berkomunikasi. Salam pembuka berisi sapaan umum yang biasa digunakan, diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma. Contoh salam pembuka yang sering digunakan adalah Dengan hormat, Assalaamualaikum wr. wb.,. Salam pembuka juga bisa ditulis dengan sapaan khas yang biasa digunakan di lingkungan lembaga/organisasi tersebut, misalnya Salam Sehat atau Salam Lestari. 8. Isi SuratBagian inilah yang merupakan bagian terpenting karena berisi inti dari surat undangan yang dikirimkan. Isi surat memuat semua hal yang perlu disampakan kepada penerima surat dan terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Bagian pembuka berisi pengantar agar penerima surat mengetahui pokok masalah dalam surat. Bagian isi berisi maksud dan tujuan utama pengiriman surat meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda rapat. Bagian penutup berisi penegasan, harapan, atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. 9. Salam PenutupSalam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menunjukkan kesantunan dalam berkirim surat. Contoh salam penutup yang sering digunakan dalam surat undangan rapat adalah Hormat kami, atau Wassalaamualaikum wr. wb. 10. Nama dan Tanda Tangan PengirimNama dan tanda tangan pengirim harus dicantumkan di dalam surat dan terletak pada bagian bawah. Nama yang dicantumkan harus nama lengkap atau nama jelas dari pengirim, biasanya pemimpin lembaga/organisasi atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. 11. TembusanTembusan perlu dibuat jika surat undangan tersebut perlu diketahui pihak lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Contoh Surat Undangan Rapat Resmipinterest.frLEMBAGA PENDIDIKAN BINA PRESTASI Jalan Bambu Kuning No. 45 Jakarta Selatan Telp. (021) 8446121/8446122 Nomor : 023/UND/LPBP/2019 Lampiran : Perihal : Undangan Penetapan Jadwal Belajar-Mengajar Yth. Bapak Drs. Erfan Setiawan, M.Sc Kepala Departemen Kurikulum dan Silabus Lembaga Pendidikan Bina Prestasi Jl. Bambu Kuning No. 45 Jakarta Selatan Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya rapat dinas, kami mengharapkan kehadiran Bapak pada kegiatan tersebut yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Rabu, 15 Mei 2019 Waktu : 09.0012.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Lembaga Pendidikan Bina Prestasi Agenda Rapat : Penetapan Jadwal Belajar-Mengajar Tahun Ajaran 2019/2020 Demikian surat undangan ini kami sampaikan dan untuk menunjang kelancaran acara tersebut, para peserta rapat diharapkan membawa laptop dan alat tulis. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak. Jakarta, 09 Mei 2019 Mengetahui Lembaga Pendidikan Bina Prestasi Ir. Sulaiman, M.Sc. Direktur Utama Contoh Surat Undangan Rapat RTblogspot.comPEMERINTAH KABUPATEN BANTUL KECAMATAN BANGUNTAPAN DESA TAMANAN RT.03/RW.10 DUKUH GLAGAHKIDUL Nomor : 007/RT.01/IV/2017 Lampiran : Perihal : Undangan Rapat Pengurus RT dan Warga Yth. Bapak/Ibu Warga RT.03/RW.10 Dukuh Glagahkidul di Tempat Assalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Segala puja dan puji kita panjatkan kepada Allah Swt. yang telah mencurahkanrahmat-Nya kepada kita semua. Salam dan salawat kita haturkan pada Rasulullah saw. beserta para sahabatnya. Sehubungan dengan rencana adanya program kerja tambahan RT.03/RW.10 Dukuh Glagahkidul, kami mengundang seluruh warga RT.01 untuk menghadiri rapat pada: Hari/Tanggal : Minggu, 12 Apri 2017 Waktu : 19.30 WIB Tempat : Rumah Ketua RT.01 Agenda Rapat : 1. Evaluasi Kinerja Pengurus 2. Laporan Keuangan 3. Perencanaan dan Penetapan Program Tambahan Demikian undangan ini kami sampaikan, dimohon agar Bapak/Ibu hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Wassalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Hormat kami, Ketua RT.01 Sekretaris Sugiyono Hadi Wiseso Contoh Surat Undangan Rapat PerusahaanPT PERTIWI MULIA Jl. Jenderal Sudirman No. 31 Padang, Sumatra Barat Nomor Telepon/Fax : 0751-99323434 / 0751-434392908 E-mail: Padang, 3 Juli 2019 Nomor : 012/URP/PM/VII/2019 Lampiran : Perihal : Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Perusahaan Yth. Bapak Aditya Oemar, S.E. Direktur Keuangan PT Pertiwi Mulia di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja tahunan perusahaan PT Pertiwi Mulia, kami mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Senin, 8 Juli 2019 Waktu : 08.0012.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Utama PT Pertiwi Mulia Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak. Atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ir. Rizal Koto, M.T., M.Sc. Direktur PT Pertiwi Mulia Contoh Surat Undangan Rapat Karang Tarunablogspot.comKARANG TARUNA DESA RANDUSARI Alamat: Desa Randusari, Kecamatan Gadingrejo, Kabupaten Pasuruan, Jawa Timur SURAT UNDANGAN RAPAT KARANG TARUNA Pasuruan, 3 Juli 2019 Lampiran : Perihal : Pembahasan Acara Peringatan HUT RI Yth. di Tempat Dengan hormat, Melalui surat ini, kami mengharapkan kehadiran teman-teman semua pada: Hari/Tanggal : Sabtu, 3 Agustus 2019 Waktu : 19.3021.00 WIB Tempat : Rumah Bapak Kepala Desa Randusari Acara : Pembahasan acara peringatan HUT RI Besar harapan kami, teman-teman dapat menghadiri acara tersebut. Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ilham Ardianto Ketua Karang Taruna Desa Randusari Contoh Surat Undangan Rapat Sekolahblogspot.comPEMERINTAH KOTA BANDA ACEHDINAS PENDIDIKANSEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 3 BANDA ACEH Jl. Teuku Lamu No. 1, Neusu Jaya, Kecamatan Baiturrahman, Kota Banda Aceh, Aceh 23116 Nomor : 054/KEPSEK/SMPN2/V/2019 Lampiran : Perihal : Undangan Rapat Kenaikan Kelas Yth. Bapak/Ibu Dewan Guru SMP Negeri 3 Banda Aceh di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan telah berakhirnya ujian semester genap Tahun Ajaran 2018/2019, maka melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Dewan Guru untuk hadir pada rapat kenaikan kelas yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal : Senin, 20 Mei 2019 Waktu : 08.0012.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Guru SMP Negeri 3 Banda Aceh Mengingat acara ini sangat penting, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih. Banda Aceh, 13 Mei 2019 Kepala Sekolah SMP Negeri 3 Banda Aceh Drs. Teuku Fachri, M.Sc. Contoh Surat Undangan Rapat Desahastinmelur.blogspot.comPEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMURKECAMATAN MANGKUTANA, DESA BALAI KEMBANG Jl. Cendana Putih No. 4 Desa Balai Kembang, Kecamatan Mangkutana Balai Kembang, 05 September 2018 Nomor : 001/Ds/.2001/IX/2018 Perihal : Rapat Koordinasi (Rakor) Yth. Bapak/Ibu . di Tempat Assalaamualaikum wr. wb., Segala puji bagi Allah Swt. yang telah mencurahkanrahmat dan taufik-Nya kepada kita semua. Salawat dan salam kita sampaikan kepadaa Nabi Muhammad saw. beserta para sahabatnya. Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu dalam acara Rapat Koordiasi Tingkat Desa yang insyaallah akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Senin, 9 September 2018 Waktu : 13.0015.00 WITA Tempat : Kantor Desa Balai Kembang Demikian undangan ini kami sampaikan, dimohon agar Bapak/Ibu hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Wssalaamualaikum wr. wb. Kepala Desa Balai Kembang Ambo Wellang Tembusan disampaikan kepada: 1. Yth. Camat Mangkutana 2. Yth. Ketua BPD Balai Kembang Contoh Surat Undangan Rapat Wali MuridTK KUNTUM CERIA Jl. Cijahe No. 12 Bogor, Jawa Barat Nomor Telepon: (0251) 5857340 Bogor, 19 Agustus 2019 Nomor : 005/KC/VIII/2019 Lampiran : Perihal : Undangan Pertemuan Wali Murid Yth. Orang Tua/Wali Murid TK Kuntum Ceria di Tempat Dengan hormat, Segala puji bagi Allah Swt. atas rahmat dan hidayahnya kepada kita semua sehingga kita senantiasa dalam keadaan sehat wal afiat. Salam dan salawat kita sampaikan kepada junjungan kita, Rasulullah saw. Berkenaan dengan akan dilaksanakannya kegiatan kunjungan ke Taman Safari, Cisarua, Puncak, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri pertemuan wali murid yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Sabtu, 28 Agustus 2019 Waktu : 08.0010.00 WIB Tempat : Ruang Kelas B2 TK Kuntum Ceria Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu sekalian. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Eliza Novara, S.Pd Kepala Sekolah TK Kuncup Ceria Contoh Surat Undangan Rapat DinasDINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN HULU SUNGAI SELATAN PROVINSI KALIMANTAN SELATAN JL. Sukarno-Hatta No. 13 Kandangan Kota, Kabupaten Hulu Sungai Selatan Kalimantan Selatan 71211 Telp. (0517) 67239405 Nomor : 195/UR/DISPERINDAG/II/2020 Lampiran : Perihal : Rapat Persiapan Pameran Perdagangan Kalsel 2020 Yth. Bapak Arifin Akhyar, S.E., M.Sc. Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Hulu Sungai Selatan di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya Pameran Perdagangan Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2020, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal : Senin, 6 Februari 2020 Waktu : 08.0012.00 WITA Tempat : Ruang Aula 1 Kantor Bupati Hulu Sungai Selatan Acara : Persiapan pelaksanaan Pameran Perdagangan Provinsi Kalimantan Selatan 2020 Atas perhatiannya dan kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Ketua Penyelenggara Firman Setia, S.E. Contoh Surat Undangan Rapat OSISORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) SMAIT Insan Kamil Bekasi Jl. R.A. Kartini No. 8, Kota Baru, Bekasi, Jawa Barat 17133 Telp. (021) 4235154 Bandung, 18 Februari 2020 Nomor : 015/OSIS/SMAIT-IK/II/2019 Lampiran : Perihal : Undangan Rapat OSIS Yth. Pengurus OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Periode 2018/2019 di Tempat Assalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Sehubungan dengan semakin dekatnya acara perpisahan murid kelas XII, kami mengundang seluruh pengurus OSIS untuk menghadiri rapat persiapan dan pembentukan kepanitiaan. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Rabu, 20 Februari 2020 Waktu : 13.0015.00 WIB Tempat : Sekretariat OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Agenda : Pembentukan Panitia Perpisahan Kelas XII Demikian surat undangan ini kami buat. Kami berharap, seluruh pengurus OSIS dapat hadir tepat waktu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Wassalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Mengetahui, Ketua OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Pembina OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Fikri Ramadhan Drs. Ahmad Sutedja Contoh Surat Undangan Rapat OrganisasiKOMUNITAS PENCINTA LINGKUNGAN LESTARI Sekretariat: Jl. Raya Telaga Sari No. 214 Cilacap Telp. 0812-1768-0934 Cilacap, 4 Maret 2020 Nomor : 007/LESTARI/INT/III/2020 Lampiran : Perihal : Undangan Rapat Evaluasi Bulanan Yth. Seluruh Pengurus Komunitas Pencinta Lingkungan LESTARI di Tempat Salam LESTARI, Sehubungan dengan akan diadakannya rapat rutin bulanan sebagaimana tercantum dalam program kerja pengurus Komunitas Pencinta Lingkungan LESTARI periode 2018/2019, maka dengan ini, kami mengundang seluruh jajaran pengurus untuk hadir pada: Hari/Tanggal : Senin, 11 Maret 2020 Waktu : 08.0012.00 WIB Tempat : Sekretariat Komunitas Pencinta Lingkungan LESTARI Agenda : Rapat Evaluasi Bulanan Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama rekan-rekan, kami ucapkan terima kasih. Ketua Pelaksana Harian Komunitas Pencinta Lingkungan LESTARI Rizka Widyawati Contoh-contoh surat undangan rapat di atas bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam membuat surat undangan rapat yang resmi. Anda tinggal menyesuaikan bagian-bagian surat dengan jenis surat yang akan dibuat. Semoga bermanfaat. ARTIKEL LAINNYA
|