Pengertian inventaris adalah barang milik institusi atau perusahaan yang digunakan untuk operasional atau berjalannya bisnis perusahaan. Tapi, istilah ini sendiri memiliki banyak pengertian bila dilihat dari jenis industri terkait.
Misalnya industri media cetak dengan banyak agen distribusi yang dilengkapi dengan kendaraan operasional. Inventaris dalam industri ini adalah surat kabarnya, sedangkan kendaraan yang digunakan agen tersebut merupakan aset perusahaan.
Biar semakin paham mengenai arti inventory, simak penjelasannya berikut ini.
Mengenal inventaris di berbagai sektor industri
Di industri manufaktur pengertian inventaris bukan hanya berbentuk barang jadi yang siap jual saja, tapi juga bahan baku dan juga bahan setengah jadi yang ada di gudang penyimpanan termasuk inventaris.
Contohnya pabrik roti, inventaris di sini mencakup semua roti yang siap jual, roti setengah jadi yang belum masuk pengemasan, hingga bahan mentah seperti terigu, gula, susu dan sebagainya.
Sementara itu, pengertian tersebut berbeda di industri yang menjual jasa, dimana tidak ada pertukaran barang secara fisik atau sebagian besar barangnya tidak berwujud. Nah, pemahaman inventaris di industri ini adalah tahapan yang dilalui sebelum menyelesaikan penjualan.
Misalnya di perusahaan konsultan, inventaris terdiri dari semua informasi yang dikumpulkan dalam sebuah proyek. Atau di industri wisata seperti perhotelan, kamar kosong adalah bentuk inventaris bagi hotel tersebut.
Berangkat dari pemahaman tersebut, pengertian inventaris adalah semua aset perusahaan yang berwujud maupun tak berwujud yang bila diolah akan menghasilkan keuntungan atau memiliki nilai tukar bagi perusahaan.
Inventaris juga bukan hanya berbentuk produk jadi yang siap pakai saja, produk mentah atau setengah jadi pun juga memiliki nilai jual di pasar.
Jenis-jenis inventaris
Setelah memahami pengertiannya, selanjutnya beranjak ke jenis-jenis inventaris yang wajib diketahui, yaitu:
Bahan baku
Merupakan semua bahan baku atau bahan dasar yang dibutuhkan dalam memproduksi barang jadi yang siap jual. Konsep bahan baku di sini hanya berlaku untuk industri manufaktur atau pabrik saja.
Berbeda halnya bila bicara barang inventaris di industri perdagangan yang tidak melalui proses atau pengolahan bahan baku menjadi bahan jadi. Jadi, di industri ini tidak mengenal istilah bahan baku sebagai inventaris.
Barang dalam proses
Di industri manufaktur, bahan baku akan melewati beberapa tahap hingga akhirnya menjadi barang siap jual. Di tengah proses, biasanya ada proses atau tahap quality control atau pemeriksaan kualitas.
Nah, di saat barang masih dalam proses ini terhitung sebagai inventaris perusahaan juga. Karena barang ini memiliki nilai.
Barang siap jual
Finalisasi dari proses produksi adalah barang jadi yang siap dilempar ke pasar. Barang-barang inventaris ini sudah melewati semua tahap produksi hingga pemeriksaan kualitas.
Manfaat pencatatan inventaris bagi perusahaan
Bahan baku, barang setengah jadi dan produk yang siap jual merupakan tiga kategori utama dari inventory yang wajib dicatat dalam pencatatan keuangan perusahaan.
Pencatatan daftar inventaris sangat penting dilakukan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi kegiatan produksi dalam sebuah perusahaan. Berikut manfaat dari pendataan inventory bagi perusahaan:
Transparansi dan akuntabilitas
Dengan membuat daftar inventaris kantor atau perusahaan, secara tidak langsung akan terbentuk transparansi dan akuntabilitas dalam perusahaan.
Artinya, pemimpin atau penanggung jawab perusahaan akan mudah dalam mengawasi dan mengendalikan aset dan juga bahan baku produksi dalam perusahaan.
Menekan pemborosan
Inventory list bisa membantu perusahaan dalam menghemat anggaran. Sebab, dengan pencatatan yang rapi dan teratur akan memperlihatkan kebutuhan barang dalam waktu dekat dan jangka panjang. Dengan begitu, perusahaan hanya memastikan kebutuhan yang urgensinya tinggi.
Mengamankan aset perusahaan
Data yang tercatat lengkap dalam daftar inventaris akan membantu perusahaan mengetahui kondisi dan jumlah dari aset atau barang. Ditambah lagi, pencatatan inventory ini juga dapat mengetahui apabila ada barang atau aset yang hilang atau berkurang.
Mengetahui kekayaan perusahaan
Pendataan inventaris perusahaan dapat menjadi dasar menghitung kekayaan perusahaan. Dari sini akan terlihat, aset yang bergerak, tidak bergerak atau aset berwujud atau tidak berwujud dapat dihitung sebagai kekayaan perusahaan. Misalnya, mobil inventaris perusahaan atau gedung sebagai aset kekayaan perusahaan.
Memudahkan saat merestock
Melalui pendataan inventaris perusahaan maka dapat mengetahui persediaan pasokan bahan baku yang masih layak pakai atau kadaluarsa. Dengan begitu, perusahaan dapat langsung mengambil tindakan cepat agar tidak mempengaruhi kegiatan produksi.
Meningkatkan layanan konsumen
Manfaat pendataan inventaris selanjutnya yang perlu diketahui selalu tersedianya stok persediaan barang. Otomatis, layanan konsumen pun tetap terjaga dan bisa ditingkatkan lagi. Hasilnya, konsumen menjadi lebih loyal akan produk jadi yang perusahaan tersebut jual.
Proses inventarisir
Setelah memahami manfaat inventory, langkah selanjutnya adalah bagaimana tahapan inventarisasi itu sendiri? Berikut proses yang harus kamu lewati :
Mengumpulkan data aset
Di tahap awal ini, kamu harus mengumpulkan data kekayaan terakhir sebagai acuan dalam membuat inventory aset perusahaan. Selanjutnya, data tersebut dikelompokan dalam beberapa kategori, seperti jenis atau lokasi barang.
Penyusunan data aset
Setelah data-data terkumpul, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar inventaris tadi. Prosesnya tergantung dari banyak atau tidaknya aset perusahaan yang bersangkutan.
Rekonsiliasi data
Proses rekonsiliasi ini dilakukan untuk memastikan lagi bahwa daftar dan nilai aset sudah benar. Langkah ini sekaligus untuk menekan kesalahan input penilaian harga yang bisa berpengaruh pada penghitungan total kekayaan aset.
Contoh barang inventaris yang disediakan oleh kantor
Banyak perusahaan yang meminjamkan barang inventaris kantor sebagai upaya untuk menunjang aktivitas dan proses kerja. Hal ini karena barang-barang yang diberikan pastinya sudah dilakukan pengecekan kualitas barang yang membuat karyawan bisa mengoperasikannya dengan baik.
Ada beberapa contoh barang inventaris perusahaan yang biasanya dipinjamkan kepada karyawan, antara lain:
- Laptop atau komputer
- Ponsel agar komunikasi dengan client atau kepada pihak di luar kantor tidak tercampur dengan urusan pribadi.
- Printer bagi karyawan di bidang administrasi, untuk melakukan kegiatan penting seperti surat-menyurat, pembuatan kontrak kerja, hubungan kerja sama, dan lainnya.
- Meja dan kursi
- Alat tulis seperti pulpen, rautan, spidol, highlighter, dan sebagainya.
- Inventaris kendaraan dinas, seperti mobil dan motor untuk karyawan yang memiliki tugas yang mengharuskan mereka untuk bekerja di luar kantor
Tips mengelola inventaris dengan baik
Kerapihan dan konsistensi dalam mengelola inventory juga arus stok barang berperan penting untuk kelancaran bisnis perusahaan. Selain itu, inventarisir juga akan memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan. Berikut cara mengelola inventory dengan baik:
- Langkah pertama adalah membuat skala prioritas daftar produk dengan perputaran cepat. Cara ini membantu kamu mengetahui mana barang yang perlu diperbanyak stoknya dan mana yang sedikit untuk disimpan. Selain itu, pelajari juga produk mana yang kurang direspon pasar, sehingga penting untuk mengambil langkah selanjutnya. Apakah tersebut cukup dikurangi atau dihentikan pasokannya.
- Buat kategorisasi pada produk untuk memudahkan dalam pencarian. Tambahkan juga informasi pendukung pada produk tersebut, misalnya harga produk, supplier, dan sebagainya.
- Rutin dalam melakukan stock opname atau mengecek barang yang tersimpan. Penghitungan stok ini bisa dilakukan secara mingguan atau bulanan. Langkah ini memudahkan perusahaan saat membuat laporan keuangan.
- Dalam menghasilkan produk jadi pastinya perusahaan akan berhubungan dengan banyak supplier atau pemasok bahan baku. Memonitor kinerja pemasok sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari. Perusahaan juga bisa mengecek apakah kualitas bahan baku yang dipasok supplier kualitasnya tetap terjaga.
- Membuat analisa laporan penjualan untuk memudahkan kamu performa penjualan produk. Selain itu, kamu juga dapat mengetahui mana produk yang paling laku dan produk yang kurang diminati. Laporan ini juga bisa membantu dalam membuat strategi pemasaran baru untuk meningkatkan penjualan.
Inventaris adalah produk atau jasa milik perusahaan yang memiliki nilai jual. Agar dapat menghitung kekayaan perusahaan perlu dilakukan pendataan aset atau inventory.
Dengan mengelola inventaris dengan benar, maka perusahaan akan tahu performa dari penjualan produk yang dihasilkan. Semoga informasi di atas bermanfaat buat kamu.