Tahap-tahap Siklus Hidup Proyek
a] Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:
1] Bagian pertama; Inisiasi Proyek
Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.
2] Bagian Kedua; Kelayakan Proyek.
Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya. Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.
b] Proposal Proyek
Pada tahap konsepsi memunculkan Requestst For Proposal [RFP]. RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.
Pembuatan proposal proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa hal pokok sebagai berikut:
1] Surat Pengantar
Merupakan bagian penting dari proposal yang secara ringkas memuat kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor terhadap proyek.
Berisi ringkasan yang dapat digunakan user untuk melihat relevansinya terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaian masalah. Isi pokok: deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.
Berisi penjelasan tentang lingkup proyek dan pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam proyek dab pekerjaan-pekerjaan yang ada. Bagian ini harus dibuat detail untuk menghindari kesalahpahaman.
4] Manfaat dan Keuntungan yang Diperoleh
Berisi gambaran keuntungan/ manfaat realistis dengan cukup detail terkait proyek.
5] Jadwal
Berisi skedul penyelesaian proyek.. penyusunannya didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan dan tahapan proyek.
Berisi penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan, sistm kontrak dan pembayaran.
Berisi masalah-masalah perubahan/ penghentian yang mungkin muncul berikut prosedur untuk menangani perubahan atau penghentian proyek.
Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dimiliki, prestasi yang dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang kunci yang ada dalam organisasi. Dibuat semenarik mungkin dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:
1] Evaluasi administratif
Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial
2] Evaluasi isi proposal proyek
Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.
Contoh form penilaian proposal
No Kriteria Bobot Nilai Bobot x nilai
1 Personel
2 Teknis
3 Harga
4 Performansi/Kualitas
Total =
d] Negosiasi Kontrak
Negosiasi anatara pemilik proyek [user] dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.
Bagi pemilik proyek [user] sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak.
Sedang dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan
1] Penyiapan rencana proyek secara detail
Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:
i. Jadwal pekerjaanii. Anggaran dan sistim pengendalian biayaiii. Work Breakdown Structure secara rinciiv. Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin terjadiv. Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannyavi. Rencana pengujian hasil proyekvii. Rencana dokumentasiviii. Rencan peninjauan pekerjaanix. Rencana pelaksanaan hasil proyek
Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
2] Penentuan spesifikasi proyek secara rinci
Ada dua macam jenis spesifikasi yaknii. Spesifikasi kebutuhan user.
Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.
ii. Spesifikasi kebutuhan proyek
Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.
Tahap Eksekusi
Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti:Desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-tahap dalam eksekusi adalah sbb:
Dalam mengerjakan sebuah proyek, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan waktu, scope dan dana yang telah ditetapkan di awal kegiatan proyek. Untuk itu, manajer proyek harus dapat memastikan bahwa seluruh sumber daya yang dialokasikan dalam proyek digunakan dengan cara yang paling efisien. Ini berarti bahwa perencanaan proyek harus dilakukan secara professional yang didasarkan pada siklus hidup proyek. Lalu apa yang dimaksud dengan siklus hidup proyek itu?
Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
1. Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
2. Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
3. Tahap Eksekusi [Pelaksanaan proyek]
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
4. Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek [deliverables project] beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.