Apa yang dimaksud dengan dasar pengelolaan administrasi keuangan?

Apa yang dimaksud dengan Materi Administrasi Keuangan? Pengertian Materi Administrasi Keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan keuangan guna mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

Pengertian Materi Administrasi Keuangan menurut para ahli dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

Pengertian Materi Administrasi Keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan berbagai kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan.

Pengertian Materi Administrasi Keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan mengenai pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan kegiatan organisasi tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan.

Menurut The Liang Gie, pengertian Materi Administrasi Keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan/ organisasi. Dengan kata lain, Materi Administrasi Keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan.

Singkatnya, pelaksanaan Materi Administrasi Keuangan yang baik akan berdampak positif pada produktivitas dan juga bagi suasana kerja di sebuah perusahaan. Dengan begitu, maka pengelolaan keuangan di suatu perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.

Fungsi Materi Administrasi Keuangan

Mengacu pada arti Materi Administrasi Keuangan di atas, fungsi Materi Administrasi Keuangan secara umum adalah sebagai berikut:

Fungsi investasi dalam hal ini adalah semua aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi. Investasi bisa didapatkan dari modal organisasi atau dari luar.

Invetasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

• Investasi jangka pendek, misalnya kas, piutang, persediaan, dan sebagainya.
• Investasi jangka panjang, misalnya tanah, gedung, peralatan produksi, kendaraan, dan sebagainya.

Dalam hal ini fungsi mencari dana adalah fungsi untuk mencari modal untuk membiayai semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Selain itu juga berfungsi untuk memilah dan memilih berbagai sumber dana yang tepat untuk masing-masing jenis kebutuhan.

Ini merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik sendiri maupun dana dari luar. Dengan kata lain, fungsi pembelanjaan di sini berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

Ini adalah kegiatan pembuatan dan penentuan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha. Fungsi pembagian laba juga dapat dimasukkan ke dalam fungsi mencari dana. Dalam artian, perusahaan berupaya mengembangkan usaha-usaha perusahaan dari dana perusahaan itu sendiri.

Manfaat Materi Administrasi Keuangan

Setelah memahami pengertian Materi Administrasi Keuangan dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja manfaat Materi Administrasi Keuangan tersebut. Secara umum, setidaknya ada tiga manfaat dari Materi Administrasi Keuangan, yaitu:

• Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
• Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
• Dengan adanya Materi Administrasi Keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan laporan keuangan dapat diminimalisir.

Komponen Materi Administrasi Keuangan

Dalam pelaksanaannya, Materi Administrasi Keuangan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

• Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
• Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya.
• Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi.
• Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
• Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman.
• Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan.
• Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Petugas Materi Administrasi Keuangan

Pelaksanaan Materi Administrasi Keuangan dilakukan oleh beberapa petugas, diantaranya adalah:

1. Administrasi Kantor (Sekretaris)

Beberapa tugas dan tanggung jawab administrasi kantor adalah sebagai berikut:

• Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan antara pimpinan perusahaan dengan pihak bank, misalnya pada saat penyimpanan uang di Bank.
• Melakukan pembayaran rekening pajak atau sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menangani kas kecil dengan melakukan pencatatan dan menyediakan dana untuk keperluan rutin yang nilainya kecil.

Tugas dan tanggung jawab seorang bendahara/ kasir adalah menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan juga laporan pembukuan kas kecil dari administrator kantor. Selanjutnya, mengisi dana kas kecil dalam bentuk uang tunai atau cek.

Tugas dan tanggung jawab seorang manajer keuangan adalah menerima dan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kas kecil, dan menyetujui permohonan pengisian dana kas kecil.

Dasar Pengelolaan Materi Administrasi Keuangan  

Perusahaan yang ingin memperoleh keberhasilan dalam mengelola usahanya di butuhkan adanya kegiatan bersama yang harus dilakukan di setiap kegiatan perusahaan. Keuangan merupakan salah satu faktor penting dalam keberhasilan dan pendukung dalam mengingatkan usaha atau bisnis. Dalam suatu perusahaan, keuangan digunakan untuk modal operasional perusahaan, baik untuk produksi, membeli barang baku, promosi dan pemasaran, perjuangan maupun tenaga kerja.

Pengelolaan Materi Administrasi Keuangan dalam suatu usaha meliputi beberapa hal berikut ini:

• Menerima, menyiapkan uang, serta melaksanakan administrasinya.
• Menyiapkan bukti bukti yang lengkap mengenai penerimaan dari pengeluaran keuangan sesuai dengan peraturan.
• Menyusun laporan kas.
• Meneliti kelengkapan dan bukti pembukuan keuangan.
• Menata dan mengatur proses Materi Administrasi Keuangan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Menyimpan dan memelihara semua dokumen pembukuan secara teratur

Tugas Materi Administrasi Keuangan perusahaan  seorang administrator(staff ) perusahaan melakukan tugas tugas  administrasi dan penganggaran  secara umum tugas Materi Administrasi Keuangan meliputi :

• Mengelola surat menyurat
• Mencatat transaksi barang dan jasa
• Melakukan pencatatan rekonsiliasi dan penutupan transaksi keuangan
• Melakukan pembayaran dan penagihan
• Melakukan penganggaran

Prinsip Materi Administrasi Keuangan 

Manajemen keuangan bukan hanya berkutat seputar pencatatan akuntansi. Dia merupakan bagian penting dari manajemen program dan tidak boleh dipandang sebagai suatu aktivitas tersendiri yang menjadi bagian pekerjaan orang keuangan. Manajemen keuangan pada NGO lebih merupakan pemeliharaan suatu kendaraan. Apabila kita tidak memberinya bahan bakar dan oli yang bagus serta service teratur, maka kendaraan tersebut tidak akan berfungsi secara baik dan efisien. Lebih parah lagi, kendaraan tersebut dapat rusak ditengah jalan dan gagal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dalam prakteknya, Manajemen Keuangan adalah tindakan yang diambil dalam rangka menjaga kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem manajemen keuangan yang baik perlulah kita untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik.

Ada 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan. yaitu :

1. Konsistensi (Consistency)

Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu. Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi perubahan di organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen keuangan merupakan suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di pengelolaan keuangan.

1. Akuntabilitas (Accountability)

Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu, kelompok atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai kewajiban secara operasional, moral dan hukum untuk menjelaskan semua keputusan dan tindakan yang telah mereka ambil. Organisasi harus dapat menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumber dayanya dan apa yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui bagaimana dana dan kewenangan digunakan.

1. Transparansi (Transparency)

Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan. Termasuk didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan tepat waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Apabila organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada sesuatu hal yang disembunyikan.

1. Kelangsungan Hidup (Viability)

Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun operasional harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan hidup (viability) merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan organisasi. Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana keuangan yang menunjukan bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana strategiknya dan memenuhi kebutuhan keuangannya.

Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan

1. Pengelolaan (Stewardship)

Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik melalui : berhati-hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-resiko keuangan dan membuat system pengendalian dan sistem keuangan yang sesuai dengan organisasi.

1. Standar Akuntansi (Accounting Standards)

Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan prinsip dan standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap akuntan di seluruh dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.