Setiap perusahaan memiliki misi yang spesifik mengenai eksistensinya dalam bisnis yang digeluti. Misi ini mendorong perusahaan untuk menentukan tujuan perusahaan, yang menjadi penentu arah gerak segenap komponen organisasi untuk mencapai kesuksesan. Oleh sebab itu, penentuan tujuan tidak bisa dibuat hanya untuk memenuhi hal-hal yang sifatnya sementara, namun penentuan tujuan tersebut harus memiliki cakupan yang lebih luas, berorientasi ke masa depan dan mampu menggerakkan segenap energi dan sumber daya organisasi untuk mewujudkan masa depan yang diinginkan.
Tujuan merupakan hasil akhir, yang menjadi parameter keberhasilan atau kegagalan organisasi dalam menjalanan roda bisnis yang digeluti. Maka, untuk mewujudkannya perlu melibatkan sumber daya organisasi secara efektif pada tiap tingkatan manajemen. Griffin dan Ebert [2002] menjelaskan secara spesifik 4 maksud utama penetapan tujuan organisasi, yaitu:
- Penentuan tujuan memberi arah dan panduan bagi para karyawan di semua tingkatan manajemen. Apabila semua karyawan sampai tingkat yang paling bawah mengetahui dengan jelas apa yang ingin dicapai perusahaan maka lebih kecil kemungkinan akan terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengambilan keputusan.
- Penentuan tujuan membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki secara efektif.
- Penentuan tujuan membuat perusahaan mengukuhkan identitas dirinya melalui budaya perusahaan [corporate culture].
- Penetapan tujuan membuat perusahaan mampu melakukan evaluasi dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk kembali fokus dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Tujuan sendiri dibagi menjadi dua, yaitu tujuan jangka panjang [long term goals] dan tujuan jangka pendek [short term goal]. Tujuan jangka panjang direfleksikan ke dalam bentuk visi perusahaan, yang memiliki jangka waktu sepuluh hingga dua puluh tahun ke depan, sedangkan tujuan jangka pendek [short term goals] atau disebut juga sebagai destination statement, merupakan turunan dari visi perusahaan, berupa sasaran-sasaran yang harus dicapai dalam kurun waktu yang lebih pendek, biasanya antara tiga hingga lima tahun.
Sebuah visi yang efektif, paling tidak memenuhi beberapa kriteria, yaitu: mencerminkan tujuan yang diinginkan di masa yang akan datang, fokus, fleksibel, dapat dikomunikasikan, dapat dibayangkan dan dapat dicapai. Contoh: “Menjadi pemimpin pasar nasional dalam industri makanan kemasan, yang dikenal dengan produk yang berkualitas dan higienis”. Bila visi sudah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menterjemahkan visi tersebut menjadi serangkaian destination statement yang lebih singkat. Setiap sasaran dalam destination statement berisi target yang harus dicapai, bersifat tangible dan dapat diukur secara kuantitatif. Contoh: market share, profits, jumlah cabang, coverage area, dsb.
Melalui perumusan tujuan jangka panjang dan jangka pendek inilah, organisasi dapat menentukan langkah-langkah strategis yang perlu dilakukan agar dapat merealisasikan misinya dan mencapai sasaran yang dituju.
Sebagai individu maupun sebuah organisasi, untuk mampu bertahan dan berkembang di era persaingan ini perlu menunjukkan kinerja yang meningkat. Sebagai seorang individu, modal dasar untuk mampu menunjukkan kinerja adalah penguasaan keahlian [kompetensi] yang mencakup: kompetensi secara teknikal yaitu penguasaan atas bidang keilmuan tertentu seperti bidang teknologi, bidang hukum, bidang ekonomi, dll. Kompetensi secara manajerial, hal ini dikaitkan dengan kemampuan seseorang dalam bidang kepemimpinannya untuk memberdayakan segala sumberdaya yang tersedia. Kompetensi perilaku, dalam hal ini menyangkut etika, penguasaan emosi, motivasi dan tingkat kebijaksanaan seseorang. Penguasaan individu atas ketiga hal tersebut, menyebabkan seseorang akan mampu menunjukan kinerja yang baik dimanapun berada. Dalam sebuah organisasi yang dibangun oleh sebuah sistem yang terdiri dari SDM, peralatan dan sarana-prasarana, keuangan, dan mekanisme kerja, akan menjadi sebuah organisasi yang berkinerja baik jika terjasi sidnergi antara komponen tersebut. Organisasi yang dinamis akan selslu meningkatkan produktivitasnya serta mempertahankan hal yang menjadi keunggulan kompetitif mereka. Memperhatikan sumber daya fisik, keuangan, kemampuan memasarkan, serta sumber daya manusia adalah beberapa faktor penting yang disyaratkan bagi organisasi untuk tetap kompetitif [Fisher, Schoenfeldt, dan Shaw, 2006]. Banyak perusahaan dan organisasi bisnis menggunakan konsep dan ide-ide baru untuk membantu mengelola lebih baik dari hari ke hari kegiatan atau bisnisnya.
Keterlibatan orang pada proses yang baru dapat menyita waktu banyak, mereka melupakan aspek yang lebih penting, terutama kebutuhan untuk fokus pada manfaat dan hasil. Pada tahap awal, pemenuhan kualitas sangat menyita kegiatan, terutama pengisian format-format dan dokumen-dokumen lainnya harus sesuai dengan manual dokumen mutu. Sehingga fokus pada pengisian dokumen itu sendiri, daripada proses-proses yang semestinya dipahami dan ditingkatkan. Organisasi perlu untuk berfokus pada elemen-elemen penting kinerja. Meskipun berbagai metoda pengukurannya berbeda [balanced Scorecard, Six sigma, dll], yang penting adalah mencapai perbaikan dan perbaikan yang diharapkan, peningkatan manfaat dan nilai yang harus dicapai.
Konsep Kinerja Organisasi
Konsep kinerja [Performance] sebagai sebuah pencapaian hasil atau degree of accomplishtment [Rue dan byars, 1981 dalam Keban 1995]. Hal ini berarti bahwa, kinerja suatu organisasi itu dapat dilihat dari tingkatan sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang didasarkan pada tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Mengingat bahwa misi suatu organisasi itu adalah untuk mencapai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan sebelumnya, maka informasi tentang kinerja organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Informasi tentang kinerja organisasi dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah proses kerja yang dilakukan organisasi selama ini sudah sejalan dengan tujuan yang diharapkan atau belum. Akan tetapi dalam kenyataannya banyak organisasi yang justru kurang atau bahkan tidak jarang ada yang tidak mempunyai informasi tentang kinerja dalam organisasinya.
Untuk menilai kinerja organisasi ini tentu saja diperlukan indikator-indikator atau kriteria-kriteria untuk mengukurnya secara jelas. Tanpa indikator dan kriteria yang jelas tidak akan ada arah yang dapat digunakan untuk menentukan mana yang relatif lebih efektif diantara : alternatif alokasi sumber daya yang berbeda; alternatif desain-desain organisasi yang berbeda; dan diantara pilihan-pilihan pendistribusian tugas dan wewenang yang berbeda [Bryson, 2002]. Sekarang permasalahannya adalah kriteria apa yang digunakan untuk menilai organisasi. Sebagai sebuah pedoman, dalam menilai kinerja organisasi harus dikembalikan pada tujuan atau alasan dibentuknya suatu organisasi. Misalnya, untuk sebuah organisasi privat/swasta yang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan barang yang dihasilkan, maka ukuran kinerjanya adalah seberapa besar organisasi tersebut mampu memproduksi barang untuk menghasilkan keuntungan bagi organisasi. Indikator yang masih bertalian dengan sebelumnya adalah seberapa besar efficiency pemanfaatan input untuk meraih keuntungan itu dan seberapa besar effectivity process yang dilakukan untuk meraih keuntungan tersebut.
Sementara itu ada indikator yang sering kali digunakan untuk mengukur kinerja organisasi privat/publik seperti : work lood/demain, economy, efficiency, effectiveness dan equity [Sclim dan Wood ward, 1992 dalam Keban, 1995] productivity [Perry, 1990 dalam Dwiyanto, 1995]. Dalam organisasi publik, sulit untuk ditemukan alat ukur kinerja yang sesuai [Fynn, 1986, Jackson dan Palmer, 1992 dalam Bryson, 2002]. Bila dikaji dari tujuan dan misi utama kehadiran organisasi publik adalah untuk memenuhi kebutuhan dan melindungi kepentingan publik, kelihatannya sederhana sekali ukuran kinerja organisasi publik, namun tidaklah demikian kenyataannya, karena hingga kini belum ditemukan kesepakatan tentang ukuran kinerja organisasi publik. Berkaitan dengan kesulitan yang terjadi dalam pengukuran kinerja organisasi publik ini dikemukakan oleh Dwiyanto [1995: 1], “kesulitan dalam pengukuran kinerja organisasi pelayanan publik sebagian muncul karena tujuan dan misi organisasi publik seringkali bukan hanya kabur akan tetapi juga bersifat multidimensional. Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks ketimbang organisasi swasta. Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki kepentingan yang berbenturan satu dengan yang lainnya, akibatnya ukuran kinerja organisasi publik dimata para stakeholders juga menjadi berbeda-beda”. Namun ada beberapa indikator yang biasanya digunakan untuk mengukur kinerja birokrasi publik [Dwiyanto, 1995] yaitu sebagai berikut :
a. Produktivitas
Konsep produktivitas tidak hanya mengukur tingkat efisiensi, tetapi juga efektivitas pelayanan. Produktivitas pada umumnya dipahami sebagai rasio antara input dengan output.
b. Kualitas Layanan
Kepuasan masyarakat bisa menjadi parameter untuk menilai kinerja organisasi publik.
c. Responsivitas
Responsivitas adalah kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan masyarakat menyusun agenda dan prioritas pelayanan dan mengembangkan program-program pelayanan publik sesuai dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat.
d. Responsibilitas
Responsibilitas menjelaskan apakah pelaksanaan kegiatan organisasi publik itu dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi, baik yang eksplisit maupun implisit [Lenvine, 1990].
e. Akuntabilitas
Akuntabilitas publik menunjukkan pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk kepada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat, asumsinya adalah bahwa para pejabat politik tersebut karena dipilih oleh rakyat, dengan sendirinya akan selalu merepresentasikan kepentingan rakyat.
Kumorotomo [1995] menggunakan beberapa kriteria untuk dijadikan pedoman dalam menilai kinerja organisasi pelayanan publik, antara lain adalah berikut ini:
a. Efisiensi
Efisiensi menyangkut pertimbangan tentang keberhasilan organisasi pelayanan publik mendapatkan laba, memanfaatkan faktor-faktor produksi serta pertimbangan yang berasal dan rasionalitas ekonomis.
b. Efektivitas
Apakah tujuan dari didirikannya organisasi pelayanan publik tersebut tercapai? Hal tersebut erat kaitannya dengan organisasi rasionalitas teknis, nilai, misi, tujuan organisasi serta fungsi agen pembangunan.
c. Keadilan
Keadilan mempertanyakan distribusi dan alikasi layanan yang diselenggarakan oleh organisasi pelayanan publik.
d. Daya Tanggap
Berlainan dengan bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan swasta, organisasi pelayanan publik merupakan bagian dari daya tanggap negara atau pemerintah akan kebutuhan vital masyarakat. Oleh sebab itu, kriteria organisasi tersebut secara keseluruhan harus dapat dipertanggungjawabkan secara transparan demi memenuhi kriteria daya tanggap ini.
Kinerja birokrasi sebenarnya dapat dilihat melalui berbagai dimensi seperti dimensi akuntabilitas, efisiensi, efektivitas, responsivitas maupun responsibilitas. Berbagai literatur yang membahas kinerja birokrasi pada dasarnya memiliki kesamaan substansial yakni untuk melihat seberapa jauh tingkat pencapaian hasil yang telah dilakukan oleh birokrasi pelayanan. Kinerja itu merupakan suatu konsep yang disusun dari berbagai indikator yang sangat bervariasi sesuai dengan fokus dan konteks penggunaannya.
Konsep Peningkatan Kinerja Organisasi
Kinerja bisa juga dikatakan sebagai sebuah hasil [output] dari suatu proses tertentu yang dilakukan oleh seluruh komponen organisasi terhadap sumber-sumber tertentu yang digunakan [input]. Selanjutnya, kinerja juga merupakan hasil dari serangkaian proses kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu organisasi. Bagi suatu organisasi, kinerja merupakan hasil dari kegiatan kerjasama diantara anggota atau komponen organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi. Sederhananya, kinerja merupakan produk dari kegiatan administrasi, yaitu kegiatan kerjasama untuk mencapai tujuan yang pengelolaannya biasa disebut sebagai manajemen.
Sebagai produk dari kegiatan organisasi dan manajemen, kinerja organisasi selain dipengaruhi oleh faktor-faktor input juga sangat dipengaruhi oleh proses-proses administrasi dan manajemen yang berlangsung. Sebagus apapun input yang tersedia tidak akan menghasilkan suatu produk kinerja yang diharapkan secara memuaskan, apabila dalam proses administrasi dan manajemennya tidak bisa berjalan dengan baik. Antara input dan proses mempunyai keterkaitan yang erat dan sangat menentukan dalam menghasilkan suatu output kinerja yang sesuai harapan atau tidak.
Seperti sudah kita ketahui bersama bahwa proses manajemen yang berlangsung tersebut, merupakan pelaksanaan dari fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling [POAC] atau lebih detailnya lagi adalah planning, organizing, staffing, directing, coordinating, regulating, dan budgetting [POSDCoRB]. Mengingat bahwa kinerja organisasi sangat dipengaruhi oleh faktor input dan proses-proses manajemen dalam organisasi, maka upaya peningkatan kinerja organisasi juga terkait erat dengan peningkatan kualitas faktor input dan kualitas proses manajemen dalam organisasi tersebut.
Analisis terhadap kondisi input dan proses-proses administrasi maupun manajemen dalam organisasi merupakan analisis kondisi internal organisasi. Selain kondisi internal tersebut kondisi-kondisi eksternal organisasi juga mempunyai peran yang besar dalam mempengaruhi kinerja organisasi. Penilaian terhadap faktor-faktor kondisi eksternal tersebut dapat dilakukan dalam analisis: [a] kecenderungan politik, ekonomi, sosial, teknologi, fisik, dan pendidikan; [b] peranan yang dimainkan oleh pihak-pihak yang dapat diajak bekerja sama [collaborators] dan pihak-pihak yang dapat menjadi kompetitor, seperti swasta, dan lembaga-lembaga lain; dan [c] dukungan pihak-pihak yang menjadi sumber resources seperti para pembayar pajak, asuransi, dan sebagainya [Bryson, 1995 dalam Keban, 2001]. Berkaitan dengan upaya peningkatan kinerja organisasi, maka pilihan mana yang akan dioptimalkan penanganannya, apakah pada sisi internal organisasi atau pada sisi eksternal organisasi, itu tergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi.
Semoga organisasi kita Go Great