Sebutkan minimal 5 hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana?

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
3. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang,
2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
3. Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
4. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
7. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
9. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :

1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai, 
2. Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan,
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a] Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

• Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
• Memenuhi syarat penyimpanan barang,
• Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
• Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
• Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b] Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c] Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. 

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan, 
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar [ apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi] maupun ke dalam [apakah barang yang diminta ada dalam gudang],
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, 
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

1. Ceklis alat kantor yang akan dibeli
2. Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
3. Memilih teman berbekanja yang tepat
4. Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
5. Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
6.  Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :

1. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
2. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
3. Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor seharihari.

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL, 

Administrasi 

Sarana dan 

Prasarana 

Administrasi

Perencanaan Pengadaan 

dan Permintaan Sarana 

dan Prasarana Kantor

Menurut gunawan, [1996:135] mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut daryanto, [2001:51] bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.

Menurut Nawawi, [1993:63] mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.

Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan  “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

      Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana adalah pengadaan sarana prasarana. Pengadaan perlengkapan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan lingkungan suatu lembaga, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan perlengkapan itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a] Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b] Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c] Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d] Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

Ada beberapa cara yang dilakukan untuk kegiatan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu:

1. Pembelian

Pembelian merupakan cara umum dilakukan oleh lembaga, pembelian adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara lembaga menyerahkan sejumlah uang kepada penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2.  Produksi sendiri

Produksi sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan lembaga melalui pembuatan sendiri oleh masyarakat dalam lembaga. Cara ini akan efektif jika dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana yang sifatnya ringan seperti alat peraga, media presentasi, hiasan/dekorasi ruangan, buku-buku dan lain-lain. Kegiatan produksi sendiri ini dapat melatih kreativitas dan melatih jiwa kewirausahaan.

3. Penerimaan hibah

Penerimaan hibah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan menerima pemberian sukarela dari pihak lain. Penerimaan hibah dapat berasal dari pemerintah [pusat atau daerah] dan pihak swasta. 

4.  Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan  sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain umtuk kepentingan lembaga dan kemudian membayarnya berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

5.  Peminjaman

Peminjaman adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang pihak lain untuk kepentingan lembaga secara sukarela sesuai dengan perjanjian pinjam- meminjam.

6. Pendaur ulangan

Pendaurulangan adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan barang bekas agar dapat digunakan untuk kepentingan lembaga.

7. Penukaran

Penukaran adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki lembaga dengan barang yang dimiliki dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain, sementara itu sarana dan prasarana yang ditukarkan haruslah sarana dan prasarana yang sudah tidak bermanfaat lagi bagi lembaganya.

8. Rekondisi/ Rehabilitasi

Rekondisi atau perbaikan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan. Perbaikan dapat dilakukan melalui penggantian bagian-bagian yang telah rusak sehingga sarana dan prasarana yang rusak dapat yang digunakan kembali sebagai mana mestinya.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana harus mengacu pada Permendiknas Nomor 24 tahun 2007 tentang standar sarana dan prasarana. Pada umum nya pengadaan sarana dan prasarana melewati prosedur berikut ini yaitu:

1.  Menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana beserta fungsinya

2.  Mengklasifikasi sarana dan prasarana  yang dibutuhkan

3.  Penyusun proposal pengadan sarana dan prasarana, sekolah negeri proposalnya ditujukan kepada pemerintah melalui dinad sedangkan sekolah swasta proposalnya ditujukan kepada yayasan.

4. Menerima peninjauan dari pihak yang dituju untuk menilai kelayakan lembaga memperoleh sarana dan prasarana.

5. Setelah ditinjau dan dikunjungi lembaga akan menerima kiriman sarana dan prasarana yang diajukan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang rawan penyelewengan, oleh karena itu agar tidak terjebak dalam penyelewengan para pihak yang terlibat dalam pengadaan sarana dan prasarana harus berpedoman pada etika pengadaan barang/jasa yang terdapat dalam peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 Ps 6, etika pengadaan yang harus dipatuhi oleh para pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa sebagai berikut:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapaisasaran, kelancaran, dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang/jas
2. Bekerja secara professional dan mandiri
3.  Tidak saling memengaruhi yang mengakibatkan terjadinya persaingan tidak sehat
4.  Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan
5.  Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait
6.  Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang/jasa
7. Menghindari dan mencengah penyalahgunaan wewenang dengan tujuan keuntungan pribadi, golongan atau pihak-pihak lain
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan, komisi dan berupa apa saja. 

Teknik pengadaan barang habis pakai, khususnya di lembaga pendidikan diantaranya :

1. Teknik pengadaan buku

  Buku merupakan kebutuhan pokok bagi sekolah sehingga keberadaan buku harus segera dipenuhi, tanpa buku proses pembelajaran tidak akan berlangsung efektif. Penyediaan buku selalu mengacu pada tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Teknik pengadaan buku sekolah sebaiknya melewati tahap-tahap berikut ini:

• Pemilihan buku, tahap pemilihan buku addlah tahap seleksi buku yang akan dibeli, buku yang akan dibeli harus mengacu pada tujuan perpustakaan dan karakteristik pembacanya. Dalam menyeleksi buku perpustakaan perlu melibatkan unsur bagian kurikulum, bagian sarana dan guru mata pelajaran
• Pemerolehan buku, pemerolehan buku dapat dilakukan dengan cara membeli, menukar, dan menerima hadiah. Dalam membeli buku dapat dilakukan dengan memesan pada took buku yang relatif lebih murah.

2  Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan.

    Untuk menunjang proses pembelajaran, sekolah memerlukan peralatan dan perlengkapan. Peralatan ialah segala sesuatu yang digunakan untuk melakukan sesuatu yang bertujuan. Peralatan sekolah ada dua jenis yaitu peralatan kantor [komputer, alat pembersih, alat penghitung uang dan lainnya] dan peralatan pendidikan [alat olahraga, alat upacara dan lainnya]. Sedangkan perlengkapan ialah sarana pendukung dalam melakukan aktivitas kerja misalnya meja, kursi, lemari, jam dinding dan lain-lain.

     Teknik pengadaan peralatan dan perlengkapan dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan menerima bantuan.

• Membeli, pembelian peralatan dan perlengkapan dilakukan sesuai dengan kebutuhan, selain itu pengadaannya harus dapat dipertanggung jawabkan dengan baik, banyak hal yang harus diperhatikan saat akan membeli peralatan dan perlengkapan diantaranya, buatan mana, merek, kapasitas, bahan-bahan yang dipakai, jaminan, model, cara pembayaran dan harganya.
• Membuat sendiri, sekolah dapat mengadakan peralatan dan perlengkapan sendiri melalui program praktik para siswanya. Pelaksanaan nya dapat disesuaikan dengan kemampuan, dana dan peralatan yang dibutuhkan.
• Penerimaan hibah, penerimaan hibah harus dilakukan atas dasar perjanjian bersama antara pemberi dan penerima secara sukarela. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menerima hibah yaitu:
• Wewenang penghibahan, maksudnya apakah pihak yang akan menghibahkan barang memiliki hak penuh atas barang tersebut atau tidak
• Spesifikasi peralatan dan perlengkapan, hal tersebut perlu dilakukan agar sekolah agar sekolah dapat membuat perencanaan pemanfaatannya den