Bagaimana cara membuat akses di excel?

Buat Database Menggunakan Microsoft Access – Microsoft Access adalah aplikasi perangkat lunak bagus yang dibundel dengan Microsoft Office Professional Suite. Dengan alat database sederhana ini, kita pasti bisa belajar mengatur pekerjaan dan hidup kita dengan lebih baik

Mengapa menggunakan Microsoft Access?

Kebanyakan orang bertanya kepada kami, “Mengapa saya memerlukan perangkat lunak database yang mewah? . ”

Di sinilah kami dengan senang hati memberi tahu Anda bahwa Access bukanlah database "mewah". Ini mudah, sangat efektif, dan dapat menghemat banyak waktu dan upaya berulang bahkan saat Anda mendapatkan yang terbaik dari data Anda. Bahkan, Anda akan menemukan bahwa Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari data Anda ketika Anda menggabungkan lembar Excel dengan database Access yang terorganisir dengan baik.

Mulai Kursus Excel Gratis Anda

Fungsi Excel, rumus, bagan, pemformatan membuat dasbor excel & lainnya

akses microsoft

• Ini adalah alat basis data relasional. Ini berarti bahwa semua data diatur ke dalam tabel (terkait). Anda dapat menggunakan alat untuk menganggarkan pengeluaran bulanan Anda, mengatur katalog perpustakaan Anda, atau memelihara buku alamat yang rumit;
• “Mengingat” data Anda. Tidak seperti Excel, ini juga berfungsi sebagai bank memori mulus yang menyimpan dan mengingat data Anda sehingga Anda dapat mengambilnya dengan mudah untuk digunakan di masa mendatang. Misalnya, Anda mungkin telah menyimpan beberapa lembar Excel untuk pengeluaran bulanan. Tetapi jika sekarang Anda ingin menggabungkan lembar-lembar ini dan mempelajarinya bersama-sama, Anda harus menggunakan fitur Excel khusus (dan terkadang tidak praktis) seperti bagan, dasbor, dll. Di Access, ini mulus
• Itu membuat operasi data yang rumit menjadi mudah. Access menawarkan semua operasi dasar yang dilakukan Excel, seperti pengurutan, penghitungan, filter, dll. Selain itu, Anda juga dapat menggabungkan atau mengecualikan data dari tabel (seperti menggabungkan lembar Excel) berdasarkan kriteria khusus. Dan kabar baiknya adalah semua ini mudah dilakukan di Access

Pada artikel ini, kami memandu Anda untuk membangun database kerja pertama Anda dengan 6 langkah sederhana

Paket VBA Excel Semua dalam Satu(120+ Kursus, 30+ Proyek)

Harga
Lihat Kursus

120+ Kursus Daring. 30+ Proyek. 500+ Jam. Sertifikat yang Dapat Diverifikasi. Akses Seumur Hidup
4. 9 (64.275 peringkat)

1. Atur data Anda ke dalam tabel terstruktur

Jika Anda bermaksud menggunakan database Access, kemungkinan besar Anda sudah memiliki gagasan yang wajar tentang struktur tabel yang ingin Anda buat. Silakan anggap ini sebagai langkah persiapan yang penting karena struktur tabel Anda yang menentukan keberhasilan aplikasi Access Anda

Beberapa pertanyaan yang akan membantu Anda melakukannya dengan benar termasuk

• Jenis data apa yang Anda miliki?
• Apa yang umum di antara data yang Anda miliki? . g. , Pendapatan, Pengeluaran, Daftar Alamat, dll
• Apa yang unik di setiap tabel? . g. , Nama, Id, dll. Ini akan menjadi kunci utama dan dapat berupa satu atau lebih kolom. (Jangan khawatir jika Anda tidak menemukan sesuatu yang unik, karena Access dapat membuat kunci utama secara otomatis. )
• Apa tautan penghubung antar tabel?

Kami sarankan Anda memiliki draf kasar struktur tabel Anda di atas kertas. Jangan khawatir tentang kesempurnaan; . Setelah Anda siap, luncurkan Microsoft Access, pilih File -> New -> "Blank Database", dan klik tombol "Create" untuk memulai database Microsoft Access pertama Anda

Petunjuk. Pilih nama yang sesuai yang mencerminkan tipe database Anda; .  

1. Buat Tabel

Setelah Anda berhasil meluncurkan dan membuat database pertama Anda, Access membuka Tampilan "Alat Tabel" untuk membuat tabel, karena sebenarnya, Access adalah tentang tabel

Disini kita akan membuat aplikasi anggaran sederhana dengan 3 tabel. Biaya Rutin, Pendapatan Bulanan dan Biaya Bulanan. Kolom yang disorot dengan warna biru unik dan karenanya dapat digunakan sebagai kunci utama. (Perhatikan bahwa jika lebih dari satu kolom disorot dengan warna biru, kombinasi keduanya unik. )

Untuk menambahkan tabel Pengeluaran Reguler, gunakan tab sisi kanan

• Kolom pertama (ID) dibuat secara otomatis oleh Access dan berfungsi sebagai kunci utama default. (Kita bisa mengubahnya nanti. )
• Klik "Klik untuk Menambahkan" untuk memasukkan nama Kolom berikutnya. Anda akan diberikan pilihan (drop-down) untuk jenis kolom. Pilih Teks, dan masukkan "Nama Pengeluaran"
• Sekali lagi Klik untuk Menambahkan kolom berikutnya, pilih Teks dan masukkan "Ketik"
• Sekali lagi Klik untuk Menambahkan kolom berikutnya, pilih Angka dan masukkan "Jumlah"
• Terakhir, simpan tabel yang baru Anda buat (menggunakan Tombol Kontrol + tombol "S"). Saat dimintai nama, ketik "Biaya Reguler"

Dan di sana, baru dibuat, adalah tabel Microsoft Access pertama Anda sendiri. Hore

Dari tab BUAT, gunakan Buat -> Tabel dan ikuti langkah-langkah di atas untuk membuat tabel “Penghasilan Bulanan” dan “Pengeluaran Bulanan” dengan cara yang sama

Kursus yang direkomendasikan

• Kursus Makro VBA Profesional

1. Memasukkan data ke dalam tabel

Pada langkah ini, kita akan memasukkan data ke dalam tabel secara manual. Namun, perhatikan bahwa Access menawarkan beberapa cara lain yang mudah untuk mengimpor data ke dalam tabel (dari lembar Excel, dari file teks, dll. )

Di sini, kami harus menyebutkan bahwa Access mengungguli Excel dalam validasi data jika tabel dirancang dengan benar. Untuk memahami relevansi desain tabel, kami hanya akan menambahkan data ke tabel “Biaya Reguler” dan menjelajahi tantangannya

Berikut adalah data yang ingin kami tambahkan ke tabel kami

"Tampilan Lembar Data" paling baik digunakan untuk menambah/menghapus/mengubah data tabel dan terbuka kapan saja Anda mengklik dua kali pada nama tabel di tab sisi kiri. Anda juga dapat mengaksesnya menggunakan DESIGN Tab -> View -> Design View. Setelah Anda berada di tampilan ini, pilih tabel yang akan Anda gunakan ("Biaya Reguler") di tab sebelah kiri. Di tab sisi kanan,

• Klik kolom kedua (Nama Pengeluaran) dan ketik “Sewa”
• Klik pada kolom ketiga (Tipe) dan ketik “Fixed”
• Klik kolom keempat (Amount) dan ketik “2000”
• Anda telah menyelesaikan baris pertama. Ulangi untuk baris yang tersisa
• Ulangi hal yang sama untuk tabel “Penghasilan” dan “Beban Bulanan”.

Apakah Anda memperhatikan bagaimana Access secara otomatis mengurutkan data dalam urutan jumlah yang meningkat?

Access secara otomatis menghasilkan nomor unik untuk kolom pertama (ID), seperti yang pasti telah Anda amati, karena ini memperlakukannya sebagai kunci utama default. Ini adalah kolom yang biasanya digunakan untuk mengambil baris data unik dari tabel

Tetapi nilai ini mungkin sulit untuk kita ingat karena tidak ada relevansinya dengan data kita. Juga, kami telah mengidentifikasi kunci primer unik kami dan harus menangkapnya dalam desain tabel. Langkah selanjutnya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana mendesain ulang tabel untuk menangani hal ini

1. (Re) Rancang Tabel Anda

Setelah Anda membuat tabel, kami yakin Anda penasaran untuk melihat apakah hasilnya baik-baik saja. Faktanya, penting untuk melakukan ini agar Anda dapat menyertakan aturan tambahan apa pun untuk validasi dan akurasi data. Anda dapat memverifikasi ini di "Tampilan Desain"

Tampilan Desain Akses yang lebih fleksibel mudah diakses menggunakan Tab DESAIN -> Tampilan -> Tampilan Desain. (Bergantian, Anda dapat mengklik nama tabel di tab sebelah kiri dan memilih "Tampilan Desain". )

Jika Anda menjelajahi tabel "Biaya Reguler" (tangkapan layar di atas), Anda pasti menemukan beberapa ketidakkonsistenan. Mari kita perbaiki ini sebagai berikut

• Secara default, kolom ID yang dibuat secara otomatis ditetapkan sebagai kunci utama, dan ikon kunci kecil di sebelah kirinya. Kami mengubahnya dengan menyorot (sekali klik) kolom Nama Pengeluaran dan memilih ikon Kunci "Utama" di tab atas. (Anda juga dapat mengklik kanan pada nama kolom dan memilih “Primary Key”). Ikon kunci akan berubah sesuai dengan itu
• Kami tidak lagi membutuhkan kolom ID. Jadi klik kanan padanya dan pilih "Hapus Baris". Ini akan secara otomatis menghapus kolom ini (dan semua nilai yang dimasukkan sebelumnya) dari tabel ini
• Kolom Jumlah diatur ke tipe data Nomor. Ubah ini menjadi Mata Uang

Sekarang meja kami terlihat bagus. Anda juga dapat mengedit 2 tabel lainnya dalam tampilan Desain untuk mengubah kunci utama mereka, mengatur tipe data mata uang dan menambahkan data tambahan ke semua tabel sehingga kita dapat memainkannya secara berurutan

1. Tentukan Relasi Tabel

Setiap kali Anda hanya ingin "melihat" data tabel Anda, Tampilan Lembar Data dapat digunakan. Tapi kami rasa Anda ingin melihat hasil gabungan dari semua tabel Anda. Ini bisa jadi rumit untuk dilakukan di Excel tetapi mudah di Access. Kuncinya adalah dalam mendefinisikan hubungan tabel

Hubungan menentukan bagaimana tabel kita "terhubung" satu sama lain. Tautan penghubung ini disebut "kunci asing" dalam jargon Database

Untuk menentukan hubungan tabel di Access, buka Tab ALAT DATABASE dan klik Hubungan. Anda akan melihat kotak dialog yang mencantumkan semua tabel. Klik dua kali pada setiap tabel hingga terlihat di tampilan hubungan latar belakang. Jika tabel muncul lebih dari sekali, Anda dapat mengklik kanan pada tabel tambahan dan memilih "Sembunyikan Tabel"

Setelah ketiga tabel terlihat, Anda dapat memindahkannya di sekitar layar sesuka Anda

Tapi saat ini, tidak ada yang spesial dari pemandangan ini. Tabel kami hanya terdaftar, terputus. Untuk mengubahnya, klik PENGELUARAN BIASA. Isi bidang Nama, dan seret ke BIAYA BULANAN. kolom Nama Pengeluaran. Kotak dialog akan terbuka sebagai berikut

Kami membuat hubungan satu-ke-banyak antara tabel Pengeluaran Nama Pengeluaran Reguler dan tabel Pengeluaran Nama Pengeluaran Bulanan

Biaya Reguler. Nama Pengeluaran -> Pengeluaran Bulanan. Nama Beban

Kunci Utama -> Kunci Asing

Satu -> Banyak

Untuk ini,

• “Tegakkan Integritas Referensi” harus dicentang. Ini akan memastikan semua nilai tambah dalam Pengeluaran Bulanan akan diperiksa terhadap nilai tabel Pengeluaran Reguler sebelum penambahan
• Hapus centang pada tab untuk "Cascade Update/ Delete Related Fields". Ini akan mengalirkan semua pembaruan/penghapusan di tabel kunci utama (dalam kasus kami, Pengeluaran Reguler). Jadi jika jumlahnya diperbarui untuk biaya tertentu, itu akan mengalir di semua tabel terkait, demikian juga dengan hapus. Kami sengaja menghapus centang ini agar kami dapat menemukan ketidakcocokan di lain waktu. Terakhir, klik Buat
• Demikian pula, buat hubungan antara Nama Bulan Pengeluaran Bulanan dan Nama Bulan Penghasilan Bulanan. Hapus centang opsi "Terapkan Integritas Referensi" di sini

Tampilan hubungan harus secara otomatis mencerminkan ini sebagai berikut

Anda telah menentukan hubungan tabel pertama Anda dan siap untuk mendapatkan lebih banyak dari data Anda

1. Kueri dan Lihat data dari Tabel Anda

Ini mungkin bagian yang paling penting dan berguna dalam menggunakan Access over Excel. Anda lihat, kami telah membuat tabel kami dengan desain yang tepat, menambahkan data, dan hubungan yang ditentukan. Langkah penting berikutnya adalah menggabungkan semua ini dan melihat seperti apa data gabungan kami. Dan ini dilakukan melalui QUERY

Di sini, kami akan membuat kueri sederhana untuk menangkap ketidaksesuaian dalam pengeluaran “tetap”.

Anda dapat membuat Query menggunakan tab CREATE -> Query Wizard, cara termudah untuk membuat query dasar. Anda akan diminta untuk

• Ketik (Wizard Kueri Sederhana)
• Nama tabel dan bidang. Pilih Nama Pengeluaran, Jenis & Jumlah dari Pengeluaran Reguler, dan Bulan & Jumlah dari Pengeluaran Bulanan
• Detail atau Ringkasan. Pilih Terperinci
• Ketik “Fixed Expense Mismatch Report” ketika wizard meminta Anda untuk nama dan klik Selesai untuk menghasilkan kueri laporan

Kueri yang dihasilkan akan terlihat seperti ini (tanpa sorotan merah)

Namun seperti yang Anda lihat, kueri ini menampilkan semua catatan pengeluaran, dan bukan hanya catatan yang tidak cocok (seperti yang disorot dengan warna merah). Kami dapat memperbaikinya menggunakan Desain Kueri (klik kanan pada nama kueri di tab sebelah kiri dan pilih "Tampilan Desain")

Kami akan menggunakan tampilan ini untuk menambahkan 2 kriteria

1. Di bawah Biaya Reguler. Ketik, tambahkan nilai 'Tetap' di bawah Kriteria (sertakan tanda kutip tunggal). Ini membatasi rekaman data yang diambil untuk memiliki type=Fixed
2. Di bawah salah satu jumlah, tambahkan Kriteria khusus untuk memeriksa ketidakcocokan. “[Biaya Rutin]. Jumlah <> [Pengeluaran Bulanan]. Jumlah” (tanpa tanda kutip). Tanda <> singkatan dari "tidak sama dengan"). Ini hanya akan mengambil catatan yang tidak cocok

Bersama-sama, Kriteria ini akan mengambil catatan Biaya Tetap yang tidak cocok

Hasil akhirnya akan terlihat seperti ini

Dan ini memang hasil akhir yang kita inginkan. Selamat

Catatan Akhir

Dalam tutorial dasar ini, Anda telah melihat beragam fitur Microsoft Access, mulai dari tabel hingga hubungan hingga kueri. Kami menyarankan Anda membuat tabel dan kueri yang tercantum di sini, mencoba operasi yang lebih kompleks

Saran untuk praktik selanjutnya antara lain

• Mengimpor tanggal ke dalam tabel dari lembar Excel atau file teks yang dipisahkan koma (disebut juga file csv)
• Menambahkan kriteria validasi untuk tabel menggunakan Design View. Misalnya, coba batasi nilai Pengeluaran Reguler—ketik hanya nilai “Tetap” atau “Variabel”
• Pelajari tentang tabel "Dinormalkan" dan bagaimana pengaruhnya terhadap data Anda. Rancang ulang dan buat contoh yang dibagikan di sini sebagai tabel Normalisasi
• Gunakan Desainer Kueri dari awal untuk membuat laporan ringkasan yang berisi total pendapatan, pengeluaran, dan saldo setiap bulan selama setahun

Meskipun beberapa percobaan pertama Anda dengan Microsoft Access mungkin mencakup kurva pembelajaran yang curam, kami dapat menjamin hasil yang akan Anda dapatkan dari upaya Anda. Microsoft Access adalah alat basis data ringan yang memungkinkan Anda memanfaatkan kekuatan yang lebih besar pada data Anda dengan sedikit usaha. Jadi lanjutkan dan selamat mengakses

Artikel yang Direkomendasikan

Berikut adalah beberapa artikel yang akan membantu Anda mendapatkan detail lebih lanjut tentang membuat database menggunakan akses Microsoft, jadi buka saja tautannya

Bagaimana cara menyiapkan Access di Excel?

Bagaimana cara membuat database Access dari file Excel?

Bagaimana cara memberikan Excel Access ke banyak pengguna?