Bagaimana cara mengaktifkan mail merge untuk format?

Pernahkah Anda saat membuat surat pemberitahuan, undangan, hajatan dan sejenisnya merasa kewalahan karena banyaknya penerima yang harus ditulis. Bisa dibayangkan jika jumlahnya ada ratusan pasti akan membutuhkan waktu yang lama dan rawan terjadi kesalahan penulisan.

Sebenarnya ada cara yang untuk mempercepat waktu dan pekerjaan pembuatan berbagai surat tersebut yaitu dengan memanfaatkan fitur mail merge yang ada pada Microsoft Word. Tetapi apakah Anda sudah tahu bagaimana cara menggunakan fitur mail merge pada Microsoft Word?

Apa itu Mail Merge

Perlu diketahui, mail merge adalah fitur yang ada pada Microsoft Word yang berguna untuk pembuatan surat dan dokumen lain yang isinya sama, namun identitas penerimanya saja yang berbeda.

Jadi Anda bisa mengganti nama, alamat, no handphone, alamat email dll dengan otomatis, tidak perlu menuliskannya satu persatu. Anda cukup menyambungkan file yang ada di Ms Word dengan file Microsoft Excel, Microsoft Acces atau Outlook. Nah daripada penasaran, berikut panduan menggunakan mail merge dengan mudah dan cepat.

Cara Menggunakan Mail Merge

Sebelum memulai, kami disini akan mencontohkan membuat mail merge menggunakan Microsoft Word dengan Excel. Keduanya dipilih karena lebih mudah dipraktekkan dan familiar untuk berbagai pengguna komputer. Silahkan ikuti panduannya berikut ini:

1. Membuat file master surat di Word

Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan Anda sudah menyiapkan file master surat undangan yang akan Anda berikan nama penerima yang berbeda. Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo. Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail merge.

Nah berikut contoh surat undangan yang kami buat. Pada artikel kali ini kami akan membuat undangan dengan memberikan nama, alamat dan alamat email. Anda bebas memodifikasi bagian ini sesuai dengan keperluan.

2. Membuat database penerima di Excel

Setelah file master surat sudah jadi, langkah selanjutnya Anda bisa memulai dengan membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel sesuai dengan kebutuhan mulai dari nomor, nama, alamat, no HP dan email. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar.

3. Mengkoneksikan mail merge dengan Excel

Untuk memulai menyambungkan surat dengan database email, caranya berikut ini.

• Membuka menu ‘Mailings’
  Membuka menu mailings

Langkah pertama silahkan pilih menu Mailings, lokasinya berada pada bagian menu atas Microsoft Word.

• Memilih menu ‘Start Mail Merge’

Setelah menu Mailings terpilih, silahkan buka dan pilih menu Start Mail Merge, lokasinya berada pada pojok kiri atas dekat dengan menu Save.

• Memilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’

Kemudian scroll ke bawah pada Start Mail Merge dan pilih menu Step-by-Step Mail Merge Wizard yang lokasinya paling bawah sendiri.

• Pilih “Document type“
  Document type

Pada menu document type, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory. Karena disini kita akan membuat surat maka silahkan memilih ‘Letters’.

• Pilih “Next: Starting document“
  Document type

Silahkan pilih starting document untuk melanjutkan ke starting document.

• Pilih “Select starting document“
  Starting documents

Pada select starting document, Anda 3 pilihan berbeda. Silahkan Anda memilih paling atas sendiri ‘Use the current document’, menu ini berarti Anda menggunakan dokumen Anda sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.

• Pilih “Next: Select recipients“

Silahkan pilih starting document untuk melanjutkan ke select recipients.

• Pilih menu “Use an existing list“
  Use existing list

Pada menu select recipients, silahkan Anda memilih Use an existing list kemudian pilih menu ‘Browse’, silahkan pilih lokasi database penerima yang sudah Anda buat sebelumnya. Jika sudah benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel excel seperti yang Anda buat sebelumnya, silahkan klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.

• Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter“

Baca juga : Cara Membuat Email dengan Nama Domain Sendiri

4. Inset Mail Merge pada surat

Terakhir, Anda tinggal memasukan mail merge pada surat. Caranya mudah sekali silahkan lihat gambarnya dibawah ini.

Pilih menu Insert Merge Field, lokasinya masih satu menu dengan Mailings. Kemudian masukan Field sesuai dengan bagian nama, alamat dan nama email. Pastikan Field sesuai dengan lokasinya, nantinya pada sebelah tulisan Nama, Alamat dan Email akan ada tulisan <>, <> dan <>.

5. Preview hasil Mail Merge

Terakhir, Anda bisa melihat setting mail merge yang sudah Anda buat apakah berhasil atau tidak. Anda bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’, untuk mengecek daftar namanya Anda bisa menggeser tanda panah di samping preview results. Kode F2, F3 dan F4 yang Anda tulis tadi akan terisi dengan nama, alamat dan email. Surat yang Anda buat ini bisa langsung Anda print atau simpan pada hardisk komputer.

Nah bagaimana mudah bukan cara menggunakan mail merge pada Microsoft Word? Jika ada pertanyaan atau permasalahan dalam menjalankan tutorialnya bisa Anda tuliskan pada kolom komentar dibawah.

Untuk Anda yang membutuhkan layanan email premium dengan ekstensi sesuai dengan nama website, kami memiliki rekomendasi untuk menggunakan layanan Google Workspace yang bisa Anda beli di Qwords.com. Google Workspace adalah layanan milik Google dengan berbagai fitur dan keunggulan yang bisa Anda gunakan untuk berbagai keperluan email bisnis. Tunggu apalagi miliki email bisnismu dengan Google Workspace sekarang juga.

Terima kasih