Bagaimana cara menganalisis dalam sistem manajemen pemeliharaan dan perbaikan

9 Untuk menentukan kerusakan komponen pada rangkaian yang ter- diri dari ratusan atau ribuan komponen pastilah tidak mudah. Oleh karena itu bagilah sistem tersebut menjadi beberapa blok sesuai de- ngan fungsi tiap blok, seperti contoh Gambar 1-8: Rangkaian Generator Sinyal RF berikut ini. Ujilah kinerja setiap blok. Mulailah menguji dari sumber dayanya, dilanjutkan ke blok-blok berikutnya. Dengan cara ini jika ada blok yang tidak berfungsi dengan baik akan mudah dikenali. Tugas 1-2 Carilah manual dari sebuah sistem elektronik, misalnya TV, Video player atau lainnya. Lihat gambar rangkaiannya. Dari rangkaian ter- sebut buatlah blok diagramnya, lalu tunjukkan pada guru kalian, ta- nyakan, apakah kalian telah benar menggambarkannya. Untuk me- nambah wawasan, kalian bisa saling bertukar gambar dengan te- man kalian yang mempunyai gambar yang berbeda. 4 Attenuator tersaklar Attenuator 6 Catu Daya 1 + - Osilator Frekuensi Audio 400 5 + - Osilator RF variabel 2 + - Penguat Modulator 3 + - Mod Saklar CW Output AF Output RF Gambar 1.8: Diagram Blok Rangkaian Generator RF

1.3. Sistem Manajemen Pemeliharaan dan Perbaikan

Masalah pemeliharaan dan perbaikan jika tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan banyak kerugian, antara lain: - rugi waktu karena pekerjaan yang tertunda akibat kerusakan peralatan atau gedung atau sarana lainnya, - produktifitas turun - efisiensi turun, - menambah biaya operasional, dan sebagainya. Di unduh dari : Bukupaket.com 10 Oleh karena itu perlu menerapkan sistem pemeliharaan perbaikan yang baik. Sistem pemeliharaan perbaikan yang baik pada dasarnya merupakan penerapan sistem manajemen untuk seluruh pekerjaan pe- meliharaan dan perbaikan. Gambar 1.9. menunjukkan unsur-unsur manajemen secara umum, yang dapat diterapkan pada sistem peme- liharaan perbaikan.

1.3.1. Prinsip Manajemen Pemeliharaan dan Perbaikan

Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Pelaksanaan Pekerjaan Audit Pemeliharaan Manajemen PP Gambar 1.9. Prinsip-prinsip Manajemen Untuk mendapatkan hasil yang baik, suatu pekerjaan pemeliharaan harus direncanakan dengan baik. Dalam sebuah perusahaan atau in- dustri biasanya telah ada format khusus yang digunakan untuk mem- buat perencanaan tersebut. Bentuk format perencanaan antara indus- tri yang satu dengan industri lainnya dapat berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing. Tetapi secara umum format perencanaan pekerjaan tersebut memuat isi tentang: a. Jenis atau tipe pekerjaan b. Sifat atau level pekerjaan c. Tenaga pelaksana yang diperlukan d. Material atau suku cadang yang diperlukan e. Waktu atau lama pengerjaan, dan sebagainya

1.3.2. Perencanaan Pekerjaan dan Tenaga

Di unduh dari : Bukupaket.com 11 Tipe pekerjaan meliputi: pekerjaan perbaikan biasa, pemeliharaan yang bersifat rutin atau pebaikan berat. Ini perlu diketahui oleh peren- cana dan teknisi agar dapat diperkirakan berapa lama waktu yang di- perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dalam kenyataan, bisa terjadi kondisi, dimana dalam waktu yang bersamaan terjadi banyak sekali pekerjaan pemeliharaan yang harus diselesaikan, sedangkan tenaga teknisi terbatas. Dalam kondisi ini, maka perlu dibuat skala prioritas, dengan cara melihat urgensi tingkat kedaruratan pekerjaan. Level pekerjaan yang bersifat darurat atau kritis harus mendapat prioritas. Pekerjaan ini harus dapat diselesaikan dalam waktu paling lama 24 jam. Prioritas Pekerjaan Darurat Kritikal 24 jam Perbaikan besar Shutdown Pemeliharaan Preventif Perbaikan Rusak Berat Tipe Pekerjaan Pekerjaan perbaikan biasa, Pekerjaan servis ringan Pemeliharaan rutin Suatu pekerjaan pemeliharaan harus dikoordinasikan dengan baik, ka- rena meyangkut beberapa bagian dari suatu organisasi, misalnya ba- gian front office yang menerima barang yang akan diperbaiki atau di- servis, bagian perbaikan atau bengkel sebagai tempat perbaikan dan pemeliharaan, bagian gudang yang menyimpan suku cadang, bagian keuangan, dan sebagainya. Untuk mempermudah pekerjaan, seorang perencana biasanya membuat suatu mekanisme kerja pemeliharaan dengan menggunakan sarana yang disebut Perintah Kerja Work Or- der. Seluruh prosedur pelaksanaan pekerjaan harus ditaati oleh selu- ruh karyawan. Gambar 1.10. Tipe dan Level Pekerjaan Pemeliharaan Perbaikan pada Umumnya

1.3.3. Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan

Di unduh dari : Bukupaket.com 12 Work Request W.R Work Order W.O Rencana Kerja x Volume Pekerjaan Man-Hours, x Pelaksana Craft, x Material Jadwal Kerja Gambar 1.11: Proses Pembuatan Rencana Kerja Pemeliharaan Prosedur kerja dimulai dari diterimanya permintaan pekerjaan Work Request atau W.R, ditandatangani oleh manajemen. W.R yang te- lah disetujui akan menjadi perintah kerja Work Order atau W.O. W.O akan dipelajari oleh perencana untuk selanjutnya dibuat renca- na kerja lengkap, lalu dibuat jadwal pelaksanaan pemeliharaan. Sebuah W.O yang baik setidaknya mengandung informasi tentang: - Jenis Asetbarangperalatan yang akan dikerjakan - Deskripsi pekerjaan pemeliharaan perbaikan yang jelas - Sejarah pemeliharaan peralatan tersebut Tgl: 21 Juli 2007 No. Aset : 0051.32.2001 Tipe aset: Tape Player Merkthn: ABC2000 No. Pekj: 100 Jenis Pekj: Servis biasa Gejala kerusakan: Tgl selesai: 22 Juli 2007 - putaran tidak stabil - suara lemah Teknisi : Sandi Pemberi Order Penerima Order ………………… ……………………… Gambar 1.12. Contoh sebuah W.R sederhana Di unduh dari : Bukupaket.com 13 Tugas 1-3. Buatlah sebuah kelompok kerja yang terdiri dari 3-5 orang. Coba ada- kan kunjungan ke sebuah tempat servis, misalnya servis TV, pusat servis motor atau servis mobil resmi. Mintalah contoh selembar kertas permintaan servis W.R, selembar kertas perintah kerja W.O. Lalu perhatikan bagaimana mereka membuat jadwal pekerjaan. Catatlah semua hasil pengamatan kalian, buatlah laporan singkat atas kunjung- an kerja kalian kali ini. Pelaporan merupakan salah satu hal penting dalam pelaksanaan pe- kerjaan pemeliharan perbaikan. Ada 2 masalah utama yang perlu dilaporkan ke manajemen: yaitu masalah volume pekerjaan lama waktu pengejaan jumlah pekerja yang diperlukan dan masalah ma- terial atau bahan. Masalah volume pekerjaan bagi manajemen diperlu- kan untuk memperkirakan adanya upah lembur. Sedangkan masalah bahan atau material sangat berkaitan dengan ketersediaan suku ca- dang di gudang. Kedua informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk memberikan informasi kepada pelanggan atau pemberi pekerja- an kapan pekerjaan tersebut selesai. Setelah seluruh pekerjaan pemeliharaan perbaikan selesai dikerjakan, sebaiknya diadakan evaluasi kinerja yang menyeluruh, mulai dari front office, teknisi sebagai tenaga pelaksana, bagian gudang dan material, bagian keuangan, bagian pengolah data, dan sebagainya. Hal ini perlu untuk selalu menjaga kualitas dan kinerja perusahaan atau industri secara menyeluruh. Dalam manajemen pemeliharaan, W.O adalah ujung tombak kesuksesan sistem manajemen pemeliharaan perbaikan. Catatan Backlog File aktif berisi semua catatan W.O disimpan sebagai catatan Backlog. Catatan Backlog dapat digunakan oleh manajemen untuk menentukan jumlah pelaksana, membuat prioritas pekerjaan, membuat status keselamatan kerja, memprediksi biaya, dan sebagainya. Bagi seorang analis, catatan Backlog dapat digunakan untuk membantu menentu- kan tingkatan staf dan mengurangi overhead cost biaya yang tidak perlu.

1.3.4. Pelaksanaan Pekerjaan Pelaporan

1.3.5. Audit dan Evaluasi

Di unduh dari : Bukupaket.com 14

1.4. Sistem Manajemen Pemeliharaan dan Perbaikan Berbantuan Komputer

Masalah pemeliharaan dan perbaikan jika tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan banyak kerugian, antara lain:

• rugi waktu karena pekerjaan yang tertunda (akibat kerusakan peralatan atau gedung atau sarana lainnya),
• produktifitas turun
• efisiensi turun,
• menambah biaya operasional, dan sebagainya.

Oleh karena itu perlu menerapkan sistem pemeliharaan & perbaikan yang baik. Sistem pemeliharaan & perbaikan yang baik pada dasarnya merupakan penerapan sistem manajemen untuk seluruh pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan. Gambar 1.9. menunjukkan unsur-unsur manajemen secara umum, yang dapat diterapkan pada sistem pemeliharaan dan perbaikan.

Perencanaan pekerjaan dan tenaga Untuk mendapatkan hasil yang baik, suatu pekerjaan pemeliharaan harus direncanakan dengan baik. Dalam sebuah perusahaan atau industri biasanya telah ada format khusus yang digunakan untuk membuat perencanaan tersebut. Bentuk format perencanaan antara industri yang satu dengan industri lainnya dapat berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing. Tetapi secara umum format perencanaan pekerjaan tersebut memuat isi tentang:

• Jenis atau tipe pekerjaan
• Sifat atau level pekerjaan
• Tenaga pelaksana yang diperlukan
• Material atau suku cadang yang diperlukan
• Waktu atau lama pengerjaan, dan sebagainya

Tipe pekerjaan meliputi: pekerjaan perbaikan biasa dan pekerjaan pemeliharaan yang bersifat rutin atau perbaikan berat, ini perlu diketahui oleh perencana dan teknisi agar dapat diperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dalam kenyataan bisa terjadi kondisi dimana dalam waktu yang bersamaan terjadi banyak sekali pekerjaan pemeliharaan yang harus diselesaikan, sedangkan tenaga teknisi terbatas. Dalam kondisi ini, maka perlu dibuat skala prioritas dengan cara melihat urgensi (tingkat kedaruratan) pekerjaan. Level pekerjaan yang bersifat darurat atau kritis harus mendapat prioritas. Pekerjaan ini harus dapat diselesaikan dalam waktu paling lama 24 jam. Suatu pekerjaan pemeliharaan harus dikoordinasikan dengan baik karena meyangkut beberapa bagian dari suatu organisasi, misalnya: bagian front office yang menerima barang yang akan diperbaiki atau diservis, bagian perbaikan atau bengkel sebagai tempat perbaikan dan pemeliharaan, bagian gudang yang menyimpan suku cadang, bagian keuangan, dan sebagainya. Untuk mempermudah pekerjaan, seorang perencana biasanya membuat suatu mekanisme kerja pemeliharaan dengan menggunakan sarana yang disebut Perintah Kerja (Work Order). Seluruh prosedur pelaksanaan pekerjaan harus ditaati oleh seluruh karyawan.

Prosedur kerja dimulai dari diterimanya permintaan pekerjaan (Work Request atau W.R, ditandatangani oleh manajemen). W.R yang telah disetujui akan menjadi perintah kerja (Work Order atau W.O). W.O akan dipelajari oleh perencana untuk selanjutnya dibuat rencana kerja lengkap, lalu dibuat jadwal pelaksanaan pemeliharaan. Sebuah W.O yang baik setidaknya mengandung informasi tentang:

• Jenis Aset/barang/peralatan yang akan dikerjakan
• Deskripsi pekerjaan pemeliharaan & perbaikan yang jelas
• Sejarah pemeliharaan peralatan tersebut

Pelaporan merupakan salah satu hal penting dalam pelaksanaan pekerjaan pemeliharan & perbaikan. Ada 2 masalah utama yang perlu dilaporkan ke manajemen, yaitu: masalah volume pekerjaan (lama waktu pengejaan & jumlah pekerja yang diperlukan) dan masalah material atau bahan. Masalah volume pekerjaan bagi manajemen diperlukan untuk memperkirakan adanya upah lembur. Sedangkan masalah bahan atau material sangat berkaitan dengan ketersediaan suku cadang di gudang. Kedua informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk memberikan informasi kepada pelanggan atau pemberi pekerjaan kapan pekerjaan tersebut bisa selesai. Dalam manajemen pemeliharaan, W.O adalah ujung tombak kesuksesan sistem manajemen pemeliharaan & perbaikan. Setelah seluruh pekerjaan pemeliharaan & perbaikan selesai dikerjakan, sebaiknya diadakan evaluasi kinerja yang menyeluruh, mulai dari front office, teknisi sebagai tenaga pelaksana, bagian gudang dan material, bagian keuangan, bagian pengolah data, dan sebagainya. Hal ini perlu untuk selalu menjaga kualitas dan kinerja perusahaan atau industri secara menyeluruh.

Catatan Backlog:

File aktif berisi semua catatan W.O disimpan sebagai catatan Backlog. Catatan Backlog dapat digunakan oleh manajemen untuk menentukan jumlah pelaksana, membuat prioritas pekerjaan, membuat status keselamatan kerja, memprediksi biaya, atau dan sebagainya. Bagi seorang analis, catatan Backlog dapat digunakan untuk membantu menentukan tingkatan staf dan mengurangi overhead cost (biaya yang tidak perlu).

---

Page 2