Bagaimana manajemen yang baik dalam suatu kantor?
|
Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil
Show
Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini. Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya . Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator (office manager ). URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain :
Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah
Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)
Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha (TU). Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang kondusif. Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi : Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pengawasan
Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :
Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
Kegiatan manajemen perkantoran :
Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian). SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan. Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :
ORGANISASI KANTOR Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar fungsi – fungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat stuktur organisasih harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu. struktur organisasi kantor Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :
Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat dipengaruhi oleh :
Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :
Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :
PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip. Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :
Kelemahan sentralisasi adalah :
Desentralisasi Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional. Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :
Kelemahan desentralisasi adalah :
SISTEM KERJA Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari sistem didalam administrasi perkantoran. Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari sistem. Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :
Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang banyak antara lain :
Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran. PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP). Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-masing. Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :
Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :
Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :
PENETAPAN TUJUAN Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (masuk akal), dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan administrasi telah mengikuti training. Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :
METODE KERJA Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut. Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat kecepatannya atau tingkat efisiensinya. Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan menggunakan metode kerja yang sama. PROSEDUR KERJA Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan . prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan. Prinsip-prinsip prosedur perkantoran : Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan. EVALUASI PROSEDUR Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu. Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :
PENYEDERHANAAN Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan. Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan meliputi :
PERBAIKAN PROSEDUR Langkah-langkah perbaikan prosedur :
Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :
STANDAR KERJA Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para pegawai kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :
INFORMASI MANAJEMEN Informasi manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah informasi dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi manajer perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian mengolahnya agar berguna bagi bagian lain. Proses penyediaan manajemen Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4 tahapan yaitu :
Jenis-jenis informasi Informasi berdasarkan sumbernya :
Informasi berdasarkan tujuannya :
Kualitas informasi Agar pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi harus berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :
SARANA KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan tersebut. Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan dalam mengendalikan hasil kerja dan para karyawan. KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal antara lain :
Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan Komunikasi lisan Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan internet. Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :
Sikap berkomunikasi Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :
SURAT-SURAT KANTOR Salah satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana nya antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short message services (sms), laporan atau makalah-makalah. Bahasa dan penampilan surat Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :
Bentuk dan bagan surat Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :
Didalam program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan, brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional, contemporary, dan elegant. Jenis surat
MANAJEMEN FORMULIR Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya. Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :
Tujuan penggunaan formulir Secara umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir adalah sebagai berikut :
Desain formulir Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis. Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi, image perusahaan dan lain-lain. Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta efisiensi yaitu :
Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :
Prinsip desain formulir Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
Pengawasan dan pengendalian formulir Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :
Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :
MANAJEMEN KEARSIPAN Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang. Tujuan pengarsipan
Jenis arsip Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :
pengorganisasian arsip Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :
Perlengkapan arsip Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama. Perlengkapan arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler, paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya. Prosedur pengarsipan Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur penyimpanan. Prosedur pencatatan dan pengendalian Pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali. 1. Buku agenda Adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar. 2. Lembar disposisi Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut. 3. Kartu kendali Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat kategori rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali. Prosedur Penyimpanan Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa terlebih dahulu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses. Langkah-langkah penyimpanan antara lain :
Sistem pengarsipan Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
Pemusnahan arsip Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :
Sebelum dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum acara pemusnahan. LINGKUNGAN FISIK KANTOR Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat. Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat signifikan. Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang, misalnya seorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna cat dinding atau peralatan kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai. Warna Pemilihan warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan warna juga akan mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan penerangan dalam ruang kerja. Jenis-jenis warna
Penerangan Penerangan dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :
Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :
Sumber penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan (listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber penerangan. Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan adalah lampu pijar, lampu neon atau lampu mercury. Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem penerangan ruang kerja antara lain :
Suara Dalam perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem operasinya menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara diesel, suara alat ketik dan lain sebagainya. Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :
Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :
Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan kerja dikantor adalah :
MUSIK Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta selera karyawan dalam kantor tersebut. Udara yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan produktivitas, kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain itu udara yang bersih dan segar dalam lingkungan kerja akan menimbulkan kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran atau polusi. Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :
SUHU Suhu atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada ruang kerja mempunyai pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan tingkat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan lingkungan kerja, masalah suhu ruangan perlu direncanakan dengan baik. Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat adalah :
Tata Ruang Kantor TUJUAN TATA RUANG KANTOR Dalam menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung, maupun non fungsional seperti keindahan atau citra profesional. Secara rinci tujuan dari tata ruang antara lain :
PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :
PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :
PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam : 1. Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN KANTOR
Mesin-mesin dan Perkakas Kantor Penggunaan perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas atau peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar terhadap efisiensi kantor. OTOMATISASI KANTOR Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran. Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :
Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain :
MESIN-MESIN KANTOR Dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut. Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
PERKAKAS KANTOR Perkakas kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dalam perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah meja kursi kantor. Persyaratan meja kursi kantor adalah :
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :
ERGONOMIS Perkakas kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan. Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus memperhatikan kondisi karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut. Saat ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan kerja yang bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan, keselarasan dan kesehatan. Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari keseimbangan antara peralatan dengan anatomi tubuh karyawan. Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya. Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya. SUPERVISI PERKANTORAN Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur, serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal. Tugas supervisor
Tanggung jawab supervisor Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya. Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan antara technical skill dan personal skill. Technical skill (keterampilan teknis) Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang perkantoran misalnya :
Personal skill (keterampilan personal) Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian. Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :
SUPERVISI EFEKTIF Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif : 1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan. 2. Mempersiapkan menghadapi perubahan · perubahan visual · Perubahan pola pikir · Perubahan sikap mental 3. Membangun kualitas diri. · Analisis kejadian · Cari kualitas diri dari kejadian positif 4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward 5. Buat tantangan 6. Fokus pada tujuan · Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai. · Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan. Pengembangan Karyawan Kantor PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :
Cara pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan pelatihan secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan karyawan yaitu :
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN Agar pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui dahulu kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan pelatihan tersebut, sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat. Beberapa masalah yang membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara lain :
TUJUAN PELATIHAN Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :
Manfaat dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi pekerjaan yang berarti juga efisiensi perusahaan.
JENIS-JENIS PELATIHAN Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :
Kesimpulan Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil. Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan. Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini. Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan.
SUMBER BUKU MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008
-6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat...
Beberapa pengamat pemasaran berpendapat bahwa publikasi makalah dari Levit ini sebagai awal gerakan pemasaran modern. Tema dari makalah tersebut berisi bahwa visi sebuah organisasi sering dibatasi oleh pemahaman bisnis yang sempit sehingga para CEO perusahaan beranggapan apa perlu untuk meninjau kembali visi perusahaan mereka, dan mere-definisikan kembali posisi pasar mereka dalam perspektif yang lebih luas, sehingga dapat terlihat pengaruhnya karena konsepsi myopia levit ini sebagai starategi yang pada dasarnya lebih praktis dan pragmatis. Organisasi perusahaan baru bisa menemukan bahwa mereka telah kehilangan kesempatan yang jelas terlihat setelah mereka mengadopsi pandangan yang lebih luas. Makalah Levit ini sangat berpengaruh, sehingga banyak Perusahaan-perusahaan minyak (yang bukan hanya bergerak dibdiang perminyakan saja tapi berani bergerak dalam bidang industri kertas) dengan mendefinisi ulang bisnis mereka sebagai energi bukan hanya minyak bumi, msialnya dilakukan oleh Royal Shell Belanda, yang memulai pada sebuah program investasi di tenaga nuklir, kemudian menyesali tindakan ini. Salah satu alasan yang paling lajim bagi semua orang merasakan bahwa mereka tidak dapat secara akurat memprediksi masa depan. Persepsi yang wajar dan ini merupakan sebuah pendapat yang terjadi hampir disemua kalangan tetapi, kita juga memungkinkan untuk menggunakan berbagai macam teknik ramalan bisnis saat ini tersedia yang bisa digunakan untuk memperkirakan keadaan masa depan sebaik mungkin. Alasannya ada potensi dinamika ekonomi yang terus dinamis yang memberi peluang untuk meperediksi perubahan industri. Setidaknya dengan memahami myopi epmasaran Ini bisa melatih para manajer untuk melihat lebih jauh kedepan terhadap kegiatan bisnis mereka sekarang dan berpikir “di luar kotak”. George Steiner (1979) mengklaim bahwa jika produsen mencambuk kereta pada tahun 1910 mendefinsikan bisnisnya sebagai “bisnis transportasi starter”, mereka mungkin telah mampu membuat lompatan kreatif yang diperlukan untuk pindah ke bisnis otomotif ketika perubahan teknologi menuntut itu.***) Perusahaan yang terfokus pada strategi pemasaran dengan berbagai teknik prediksi, yang menjadikan nilai pelanggan seumur hidup bisa naik di atas miopia sampai batas tertentu. Hal ini negatifnya dapat berakibat penggunaan tujuan keuntungan jangka panjang (kadang-kadang berrisiko mengorbankan tujuan jangka pendek). Sekali lagi Pemasaran miopia merupakan strategi iklan yang tidak berfokus pada kebutuhan dan keinginan konsumen semata tapi, yang disesuaikan dengan keinginan menjual barang atau jasa tertentu di pasar ekonomi. Berdasarkan teori ekonomi klasik berpendapat bahwa konsumen akan memberitahukan kepada perusahaan jenis barang dan jasa apa yang diinginkan melalui perilaku ekonomi yang ditunjukkan oleh konsumen individu ?. Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari perilaku ini dengan aktif meneliti bagaimana konsumen menghabiskan uang mereka dan apa barang jasa memang sedang populer di pasar ekonomi. miopia Pemasaran dapat mendistorsi melihat perusahaan ketika manajer lebih fokus pada apa yang perusahaan dapat menghasilkan ketimbang apa yang konsumen bersedia untuk membeli. Sebuah contoh klasik miopia pemasaran dapat kita lihat pengembangan “Ford Motor Company” dari Edsel. The Edsel Ford adalah mobil tahun 1950-an dengan model mobil penumpang terlambat membangun strategi pemasaran disaat industri otomotif semakin berkembang sangat pesat. Awalnya Mobil itu dirancang dengan maksud menjadi kendaraan yang berukuran besar dan bergaya yang akan memenuhi kebutuhan akan kendaraan untuk ribuan konsumen AS dan keluarga. Meskipun Edsel dirilis dengan gencarnya publisitas dari lembaga pemasaran dan media, namun kegagalan hampir disemua segmen pasar konsumen. Apabila diamati Edsell sangat miskin inovasi dan sediiktpun tidak memahami keinginan konsumen dan para ahli bisnis telah mengkaitkannya kegagalan tersebut dengan tidak melihat miopia pemasaran . Miopia Marketing juga mungkin terjadi saat bisnis terlalu berfokus pada strategi periklanan berkembang untuk target pasar yang salah atau kelompok segmen demografis yang sangat luas. konsumen di pasar ekonomi biasanya melihat strategi periklanan unik, dengan membangun persepsi mereka di atas budaya, ras, usia atau pendapat pribadi lainnya. Perusahaan yang gagal untuk memahami persepsi konsumen saat mengiklankan barang dan jasanya biasanya tidak memahami myopia pemasaran. ______________________ *) Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.**) Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Miopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School profesor emeritus pemasaran, Theodore C. Levitt (1925 -) ***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press.References :David Mercer, “Marketing Myopia”, MarketingLevitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press.Kotler, Philip; Singh, Ravi (1981). “Marketing Warfare in the 1980s”. Journal of Business Strategy 1 (3): 30–41.Baughman, J. (1974). Problems and performance of the role of the chief executive. Graduate School of Business Administration, Harvard University.
-6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya. Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan. Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris. Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress. Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga. Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman. Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat. Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut: 1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress. 2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut. 3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan. Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing. Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.
-6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat...  Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Sumber : http://www.g-excess.com -6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Pengertian Arsip Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan. Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip. Jenis dan Sirkul Hidup Arsip Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi. Konsep Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis. Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan. Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan. Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya. -6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :
Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.
Pengelolaan Tempat Rapat. Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.
Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :
Contoh Agenda Rapat SehariNoJam/WaktuAcaraPetugas108.30-09.00Regristrasi peserta rapatPenerima tamu209.00-09.05PembukaanPembawa acara309.05-09.15Sambutan Pimpinan PerusanaanPim.Perusahaan409.15-10.30Strategi Penjualan dan PemasaranManajer Pemasaran510.30-10.40Coffee Break IKonsumsi610,40-12.00Laporan Hasil PenjualanManajer Penjualan712.00-13.30Lunch, Sholat DhuhurKonsumsi/acara813.30-15.15Sessi WorkshopPeserta rapat915.15-15.30Coffeee Break II10Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008Pim/wakil pimpinan Perusahaan1116.00Penutup, DoaAcara -6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis. Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka. Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawain -6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan? Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan. Definisi Sekretaris “Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)
Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Beberapa defenisi sekretaris lainnya, 1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College. 2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower 3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson
Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris. Fungsi sekretaris “A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Secara general peranan sekretaris menyangkut : 1. Terhadap atasan :
2. Terhadap bawahan/karyawan :
TUGAS SEKRETARIS Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya : 1. Menurut wewenangnya.
2. Menurut jenis tugasnya.
Syarat-sayarat profesional Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik. Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.
-6.247447 107.148452 Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin). Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu : 1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain. Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan 1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain. SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN * Segi Tujuannya Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor. * Segi Pengorganisasian Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai ® staf ® manajer * Segi Kepegawaian Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja. * Segi Metode / prosedur Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. * Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan. * Segi Lingkungan Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung. Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya. TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER 1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan. TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN BAWAHAN 1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan . TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN 1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan LINGKUNGAN KANTOR Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan. Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya. SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR 1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen. KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI DENGAN SYARAT 1. Biaya biaya gedung yang lebih murah. KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat. KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA 1. Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang. KERUGIAN KANTOR TERBUKA 1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan. PERABOT-PERABOT KANTOR Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut : 1. Harus menghemat ruang lantai PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya. Pentinganya sistem perkantoran karena : 1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN 1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan. BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU PEDOMAN PEKERJAAN Buku pedoman kantor memuat antara lain : 1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan. KEUNTUNGAN BUKU PEDOMAN KANTOR 1. Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan KERUGIAN-KERUGIAN PENGGUNAAN BUKU PEDOMAN KANTOR 1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis. BAGAN-BAGAN PEKERJAAN Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti. MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN 1. Bagan analisa pekerjaan TUJUAN DARI BAGAN-BAGAN 1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan. PENGORGANISASIAN KANTOR Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu : 1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR 1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah. Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat. Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan. KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISI 1. Pengawasan administrasi yang lebih baik. KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI 1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI 1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis. 2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal 3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut. BAGAN ORGANISASI Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi. Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu : 1. Bentuk Vertikal TIPE-TIPE ORGANISASI Tipe organisasi ada 4 macam yaitu : 1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah o Organisasi masih kecil o Jumlah karyawan sedikit o Spesialisasi kerja masih kecil Keuntungannya adalah : o Mudah dimengerti dan dilaksanakan o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas o Merupakan jenis organisasi yang stabil o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal Kerugiannya adalah : o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar 1. Tipe organisasi Fungsional Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Keuntungan Tipe ini adalah : o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli o Ada koordinasi yang baik o Memudahkan dalam pengawasan Kerugian tipe ini adalah : o Banyak mengeluarkan biaya tambahan o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan. 1. Tipe organisasi Garis dan Staf Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut. 2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf. Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Ilmu administrasi merupakan suatu ilmu yang luas coraknya. Sebab, ilmu ini menerima sumbangan-sumbangan berbagai pengertian, cara pemikiran, dan cara pendekatan dari cabang-cabang ilmu sosial lainnya. Sebagai pengetahuan sistematis, ilmu ini mewujudkan berbagai pernyataan yang mempunyai bentuk preskripsi dan berbagai proposisi berupa prinsip ilmiah, kaidah ilmiah, dan teori ilmiah. Berdasarkan 3 unsur utama dari administrasi dikembangkan 3 kelompok pengetahuan utama dalam ilmu ini dibagi menjadi : 1. Ilmu organisasi. 2. Ilmu manajemen. 3. Ilmu komunikasi administratif. Lima unsur pelengkap dari administrasi telah menumbuhkan kelompok pengetahuan dalam ilmu ini berupa, ilmu administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, administrasi perbekalan, administrasi perkantoranm dan administrasi humas . Dalam ilmu administrasi perkantoran belakangan ini banyak direncanakan sistem informasi manajemen (management information system, MIS). Secara ringkas sistem ini adalah suatu kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalu lintas informasi dalam suatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada semua petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat. Tiga kelompok utama, yaitu ilmu organisasi, ilmu manajemen, dan ilmu komunikasi administratif bersama 5 kelompok unsur pelengkap tersebut di atas dalam ilmu administrasi ternyata saling berkaitan satu sama lain. 1. Ilmu administrasi publik Ilmu ini tidak mempunyai sasaran tersendiri, melainkan lebih menyerupai suatu rumpun dalam ilmu administrasi yang membawahi semua administrasi dalam lingkungan suasana kenegaraan. Nilai-nilai terakhir dari keberhasilan administrasi bisnis adalah terselenggaranya:
Ilmu ini menjadi syarat penting yang harus dimiliki oleh para pegawai negeri. 2. Ilmu Administrasi Bisnis Berbagai administrasi yang berada dalam lingkungan suasana perusahaan, misalnya:
Administrasi bisnis merupakan suatu rumpun dalam ilmu administrasi yang membawahi semua administrasi tersebut di atas untuk masing-masing berkembang sendiri-sendiri menjadi pengetahuan sistematis. Ilmu ini menjadi syarat penting yang harus dimiliki oleh para pegawai swasta yang bekerja dalam berbagai perusahaan. 3. Ilmu Administrasi Sosial Berbagai administrasi yang berada dalam lingkungan suasana kemasyarakatan, misalnya:
Kegiatan-kegiatan dalam lingkungan administrasi kemasyarakatan umumnya mempunyai sifat memajukan sesuatu hal atau memelihara sesuatu kepentingan dari segolongan orang dalam masyarakat. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh lembaga atau badan kemasyarakatan tidak menonjolkan unsur orang-orang sebagai perseorangan. Ilmu ini merupakan suatu rumpun dalam ilmu administrasi yang membawahi semua administrasi dalam lingkungan suasana kemasyarakatan. Sumber : http://belajarbareng.unimedcenter.org Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... ANDA mungkin saja bukan keturunan keluarga raja atau bangsawan. Tapi jika berhubungan dengan etika di tempat kerja atau etika bisnis, siapa pun harus berlaku sopan dan elegan.Pernahkah Anda melihat seseorang yang berbicara dengan mulut yang penuh makanan, padahal dia sedang berada dalam jamuan bisnis? Atau pernah merasa tidak nyaman saat berada di satu tempat dan berdiam-diaman dengan rekan kerja yang tidak begitu Anda kenal? Atau mungkin Anda pernah salah kostum saat menghadiri suatu acara resmi? Dana Persia, pemilik DP Image Consulting yang berpusat di Philadelphia, menyoroti beberapa hal penting yang bisa mempengaruhi kredibilitas Anda di dunia bisnis. Aturan makan Etika saat makan sangat memengaruhi perkembangan karier Anda, demikian menurut Persia. Menurut pendapatnya, perusahaan akan mencermati bagaimana perilaku Anda dalam situasi sosial, terutama jika pekerjaan Anda berkaitan dengan hubungan atau pertemuan dengan klien atau orang penting lainnya. “Jangan pernah bicara saat mulut Anda penuh makanan dan jangan pernah menunjuk seseorang dengan tangan atau alat apapun di depan muka mereka,” kata Persia seperti dikutip dari careerbuilder.com. Selain itu, jangan pernah duduk sebelum dipersilakan duduk, jangan pernah melakukan kegiatan apa pun di atas meja sebelum dipersilakan. Terakhir, jangan minum terlalu banyak karena iini hanya akan membuat Anda kurang fokus dan kurang konsentrasi terhadap pembicaraan yang sedang dilakukan. Saat makan sup, jangan pula terlalu mendekatkan wajah Anda ke sup tersebut saat akan memakannya. Jangan pula terus-menerus memegang sendok tersebut. Berinteraksi Pola interaksi juga memengaruhi hubungan bisnis Anda. Hati-hati dengan aturan mendengarkan, pembicaraan basa-basi, dan hal-hal yang tidak boleh dilakukan. Bahasa tubuh menjadi hal pertama yang harus diperhatikan. Apakah Anda berniat melakukannya atau tidak, bahasa tubuh tetap akan terbaca oleh lawan bicara. Karena itulah, ada beberapa tanda bahasa tubuh yang harus Anda mengerti sebelum melakukannya agar tidak disalahpersepsikan oleh lawan bicara Anda. Mendengarkan Tak ada perbuatan yang paling tidak sopan selain tidak mendengarkan perkataan yang sedang diucapkan lawan bicara. Persia memberi panduan tentang hal-hal apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat seseorang sedang berbicara. Pertama, perhatikan saat ada yang sedang berbicara. Jangan sibuk melirik televisi, koran, menatap orang lain, atau melihat kejadian yang sedang berlangsung di sekeliling Anda. Intinya, tetaplah fokus pada pembicaraan tersebut. Jangan pula menginterupsi saat dia masih berbicara. Setelah selesai mendengarkan perkataan, barulah Anda bicara dan jangan ragu dengan apa yang akan Anda katakan, selama kata-kata tersebut sopan untuk diucapkan. Pembicaraan ringan atau basa-basi Dalam sebuah pertemuan yang orang-orangnya tidak terlalu Anda kenal, jangan pernah membicarakan masalah yang sensitif, seperti agama, pandangan politik, atau seks. Sebaliknya, tak masalah jika Anda ingin bicara tentang politik secara umum, kejadian yang sedang hangat di bicarakan, tentang cuaca, keluarga, atau bahkan rencana liburan atau liburan yang baru saja dilakukan. Tabu Hal terakhir yang harus menjadi perhatian penuh saat melakukan interaksi bisnis maupun interaksi sosial ialah soal hal-hal yang sangat tidak boleh dilakukan atau tabu. Persia mendaftar beberapa tabu di antaranya merokok, menggunakan obat-obatan terlarang, terus-menerus menggunakan telepon atau sibuk sendiri dengan telepon Anda, melepas sepatu, berkata kasar, dan membersihkan gigi atau hidung di depan umum. Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... DI DUNIA bisnis yang semakin berkembang, tempat kerja tidak harus selalu di satu tempat. Kantor yang fleksibel menjadi salah satu kekuatan yang bisa memaksimalkan produktivitas karyawan dan efektivitas perusahaan.Tempat kerja yang fleksibel, dalam arti bahwa seseorang tidak harus selalu bekerja di satu tempat atau di kantor, kini semakin banyak dibicarakan dan menjadi wacana yang menarik. Terlebih banyak pembicaraan yang mengemukakan bahwa tempat kerja yang fleksibel ternyata memengaruhi kehidupan para pekerja. Adanya perubahan pandangan tentang tempat kerja, termasuk juga keinginan perusahaan untuk mencapai tujuannya, membuat para karyawan harus bekerja lebih cerdas, lebih produktif, dan lebih efektif. Tak hanya itu, karyawan juga dituntut untuk menyeimbangkan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi mereka. Jika karyawan bisa memadukan dua kehidupan ini, maka perusahaan secara tidak langsung akan diuntungkan. Catalyst, perusahaan yang bergerak di bidang penelitian dan konsultasi bisnis, mengaartikan tempat kerja yang fleksibel secara luas. Perusahaan yang berbasis di New York ini menerjemahkannya sebagai “bekerja” di waktu dan tempat yang bervariasi, baik jangka panjang maupun jangka pendek, juga di bisnis yang sifatnya formal maupun informal, demikian seperti yang dikutip dari womensmedia.com. Perubahan dunia bisnis yang semakin cepat, menurut Catalyst, juga membuat wacana tentang tempat kerja yang fleksibel menjadi agenda utama yang dipikirkan oleh perusahaan. Terlebih lagi, kemajuan teknologi seperti e-mail dan voicemail mambuat siapa pun bisa tetap bekerja di manapun dan kapan pun. Ini artinya, batasan antara bekerja dan kehidupan pribadi pun semakin tipis. Karyawan bisa tetap bekerja saat menikmati kehidupan pribadinya, yang berarti mereka bisa bekerja melebihi waktu yang ditetapkan. Selain itu, globalisasi juga membuat hubungan bisnis antar negara berkembang. Akibatnya, banyak terjadi perjalanan bisnis yang dilakukan oleh para karyawan, baik ke luar kota maupun luar negeri. Atas alasan produktivitas pula, banyak karyawan yang akhirnya hanya memiliki waktu libur sedikit. Ditambah lagi, generasi karyawan di masa ini punya pandangan yang berbeda tentang arti sebuah pekerjaan. Mereka punya harapan sendiri tentang arti pekerjaan yang mereka jalani, peran pekerjaan tersebut dalam kehidupan mereka, dan bagaimana mereka mengartikan arti “kerja” itu sendiri. Karena itulah, di masa kini fleksibilitas dalam bekerja semakin diperlukan oleh karyawan. Fleksibilitas ini diperlukan oleh karyawan dari berbagai bidang pekerjaan dengan alasan sebagai berikut: 1. Agar mampu menyelesaikan berbagai pekerjaan tanpa harus dibatasi waktu kerja di kantor dan untuk mengantisipasi pekerjaan yang datang tiba-tiba. 2. Agar mampu bertemu dengan rekan kerja dan klien di manapun. 3. Agar bisa tetap bersentuhan dengan hobi atau kegiatan lain dalam kehidupan pribadi di saat pekerjaan sedang menumpuk. 4. Menghindari macet. 5. Agar bisa tetap merawat anak atau anggota keluarga yang sakit. 6. Transisi dari karyawan ke pensiun. Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Pelayanan merupakan ciri utama bagi sebuah kantor, terutama bagi penyediaan informasi, karena dengan adanya informasi maka pekerjaan maupun pembuatan keputusan dapat dilaksanakan. Sedangkan pelayanan kantor sendiri adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh kantor dalam rangka pemenuhan kebutuhan yang dapat melibatkan baik barang maupun jasa. Pelayanan kantor sangat penting sedang dalam proses menjalankan suatu organisasi jika itu untuk mencapai objectives. Ada lima langkah fungsi dari suatu kantor dan jasa kantor diperlukan yaitu : No Fungsi Kantor Keterangan Pelayanan Kantor 1 Masukkan Masukkan bagi suatu organisasi – menerima informasi yang disajikan dalam informasi tertulis atau suara Surat menyurat (Surat masuk) Resepsi Telekomunikasi 2 Proses manipulasi atau konversi informasi dari satu format ke format yang lain. Dengan adanya pengolahan data memberikan nilai tambah kepada organisasi. kesekretariatan ( pengetikan dan dikte) reprography (kendali kertas surat pengolahan data) 3 Penyimpanan Informasi yang didapat disimpan dalam bentuk yang berbeda (sebgai arsip) penyimpanan (Filling) 4 Penemuan kembali Menemukan kembali dan mempresentasikan informasi dari arsip disimpan. 5 Keluaran keluaran dari suatu organisasi – komunikasi informasi untuk orang lain surat keluar Sentralisasi Pelayanan Banyak Perusahaan yang memusatkan pelayanan kantornya seperti penyimpanan arsip, pengetikan, surat menyurat dan lain-lain. keuntungan yang diperoleh dari adanya sentralisasi adalah: 1. ekonomi staf 2. ekonomi peralatan 3. pendistribusian pekerjaan yang lebih baik 4. lebih fleksibel ketika ada karyawan yang tidak hadir 5. system dan peralatan yang lebih baik 6. keseragaman prosedur 7. kendali lebih baik 8. program pelatihan lebih efektif Prosedur Surat Menyurat SUrusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan kantor. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Salah satu ciri surat menyurat (ketatausahaan) merupakan pekerjaan pelayanan yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif. Jadi surat masuk merupakan suatu yang penting dimana setelah surat diterima maka perlu dengan segera disampaikan kepada pimpinan supaya pimpinan dapat membaca dan menelaah isi surat guna membuat keputusan atau kelancaran organisasi. Adapun prosedur dari surat masuk :
1. Surat keluar Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan / dikirim kepada Organisasi / Instansi, kantor / lembaga atau perorangan yang lain. Prosedur dari surat keluar yaitu : a. Permintaan dari pengurus kepada pimpinan untuk diberikan surat berupa surat tugas, surat undangan rapat maupun surat ucapan selamat dalam melaksanakan suatu tugas b. Apabila dianggap perlu pimpinan memerintahkan Sekretaris untuk membuat surat dan membuat salinan untuk dimasukkan didalam arsip (buku verbal). c. Surat yang ada selanjutnya diberikan kepada pengirim untuk mengirimkan surat tersebut sampai di tujuan. d. Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop hendaknya diperiksa dahulu. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah kelengkapan surat seperti : alamat surat, alamat pengirim, tanggal, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel, jumlah lampiran D. Resepsionis Pengunjung pada suatu kantor memperoleh kesan pertama mereka adalah di tempat penerimaan tamu dan sangat dipengaruhi oleh cara di mana mereka diterima. pengunjung memperoleh suatu kesan baik ketika : 1. Resepsionis kantor terlihat ramah dan rapi 2. Resepsionis terlihat sopan, menyenangkan, cerdas dan berbicara dengan baik 3. Seorang resepsionis juga harus mempunyai suatu pengetahuan mengenai organisasi. Baik aktivitas dan karyawan dan dapat memberikan informasi kepada pengunjung tanpa harus bertanya kepada orang lain 4. Informasi penuh dengan seketika tersedia mengenai organisasi atau kantor tersebut E. Komunikasi Komunikasi adalah salah satu fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses bagi semua bentuk perusahaan. Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu manajer perkantoran mempunyai tanggungjawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran. F. Pelayanan kesekretariatan Pelayanan yang maksimal dengan memberikan informasi yang terbaik dan obyektif melalui tata komunikasi yang efektif sehingga pimpinan atau pejabat yang memerlukan pelayanan benar-benar memperoleh data secara cepat dan tepat. Adapun pelayanan yang dilakukan sekretaris adalah : 1. pengurusan surat menyurat 2. penataan berkas dan dokumentasi 3. peminjaman arsip 4. penyusutan atau penghapusan arsip atau dokumen 5. bertelepon dan menerima tamu Dengan adanya pelayanan yang berdaya guna, dan tepat guna, akan di peroleh hasil yang maksimal. G. Filling Filling tidak lain adalah pengaturan secara system atas warkat agar memudahkan pencarian kembali dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Penataan berkas dan penemuan kembali warkat yang disimpan menggunakan bermacam-macam cara, karena memang telah berkembang bermacam-macam metode kearsipan/filling. Dokumentasi dapat memberi bantuan pelayanan secara cepat dan tepat kepada yang membutuhkan pelayanan informasi. Filling ini merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris. Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... FUNGSI : TUGAS POKOK : BATASAN TANGGUNG JAWAB : BATASAN WEWENANG : HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI : Artikel ini bermanfaat, coba Anda share pada teman atau saudara dengan:
Menyukai ini:Suka Memuat... Memulai karirnya setelah tamat dari salah satu universitas di negeri kangguru, Herrin menjadi seorang sekretaris disebuah perusahaan textile dan kemudian guru bahasa Inggris di Sekolah Mahatma Gandhi selama 4 tahun. Sambil menyelam minum air, Herrin pun rajin mengikuti kegiatan yoga dan meditasi yang mana pada akhirnya ia bertemu dengan seseorang yang membawanya berkarir saat ini. Bagaimana melakukan manajemen yang baik?Tips dan Cara Mengelola Manajemen Usaha yang Baik. Tetapkan Strategi Pemasaran yang Sejalan dengan Manajemen Usaha. ... . Mencari Investor untuk Pendanaan. ... . Bekerja Keras dan Disiplin dalam Manajemen Usaha. ... . Jual Kelebihan dan Kualitas. ... . Rekrut Karyawan yang Baik dan Berkualitas. ... . Perlakukan Vendor dengan Baik. ... . Menggunakan Teknologi.. Bagaimana cara manajemen perkantoran?Maksimalkan Manajemen Kantor Anda. Analisis cara kerja yang sudah berjalan. ... . 2. Terapkan pola kepemimpinan yang Sesuai. ... . Periksa cara kerja “peralatan” yang sudah ada. ... . 4. Buat alur kerja. ... . Lakukan sharing antar anggota tim. ... . 6. Dukung pimpinan dalam masa awal implementasi.. Mengapa suatu kantor memerlukan manajemen yang baik?Menjadi lebih efisien
Perusahaan mengharapkan karyawannya tidak menyia-nyiakan waktu yang dimiliki. Dengan kemampuan manajemen waktu yang baik, perusahaan mampu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Bagaimana manajemen perusahaan?Menurut George R. Terry, manajemen di perusahaan adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari perencanaan (planning), penyusunan (organizing), pengarahan (actuating), dan pengendalian (controlling) dimana dilakukan untuk mencapai tujuan utama perusahaan dengan melibatkan manusia dan sumber daya lainnya.
|
