Bagian struktur surat dinas yang memuat nomor urut kode lembaga dan tahun penulisan surat disebut
Show
Surat Dinas : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Ciri, Syarat, Jenis, Struktur Dan Contohnya – Secara umum Surat merupakan suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Namun kali ini kami akan membahas mengenai Surat Dinas yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, ciri surat dinas, syarat surat dinas, jenis surat dinas, struktur surat dinas dan contoh surat dinas. Untuk lebih memahami dan mengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini. Pengertian Surat DinasLantas apa yang dimaksud dengan surat dinas ?? Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang digunakan untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan kerja yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta. Isi surat dinas biasanya berisi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas dan lain sebagainya. Jadi apabila ada surat yang ditujukan ke pihak lain dari suatu instansi yang berhubungan dengan kepentingan tugas maka surat itu dinamakan surat resmi. Surat dinas disebut dengan surat resmi karena sistem penulisan surat dinas harus ditulis dengan format dan bahasa yang resmi. Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi, pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta. Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Kita juga dapat mendefinisikan surat dinas sebagai surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain. Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Tujuan Surat DinasTujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi. Fungsi Dan Kegunaan Surat DinasSeperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas diatas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Nah berikut ini ialah fungsi dari surat dinas:
Baca Juga : Surat Berharga : Pengertian Menurut Para Ahli, Manfaat, Ciri, Jenis Dan Contohnya Ciri-Ciri Surat DinasKita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Nah berikut ini ialah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:
Baca Juga : “Surat Izin Tempat Usaha ( SITU )” Pengertian & ( Fungsi – Syarat / Cara Membuatnya ) Syarat – Syarat Surat DinasDalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu, nah berikut ini ialah syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas yaitu:
Baca Juga : “Surat Edaran” Pengertian & ( Macam – Fungsi – Bagian – Contoh ) Jenis-Jenis Surat DinasSebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa diantaranya ialah: Surat PermohonanSurat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok- pokok berikut.
Surat PemberitahuanSurat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :
Surat KeteranganSurat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :
Memo dan Nota DinasMemo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu. Surat Panggilan KerjaSurat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara, pengujian dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja. Surat Perintah Perjalanan DinasSurat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya. Surat Perjanjian KerjaSurat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Baca Juga : “Surat Pembaca” Pengertian & ( Ciri – Fungsi – Manfaat – Penulisan – Contoh ) Struktur Surat Dinas Dan ContohnyaSesuai dengan penjelasan pada pengertian surat dinas, surat resmi ini memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas, bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya ialah:
Kop Surat Atau Kepala SuratMerupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut. Tanggal suratTerdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut. NomorTerdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut. LampiranLampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip. Perihal atau halPerihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut. AlamatTerdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan. Salam PembukaSalam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat. Isi suratIsi dari surat haruslah sesuai dengan perihal. Salam penutupSalam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat. NamaTulislah nama lengkap orang yang mengirim surat. TembusanTembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan. InisialInisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut. Dalam Surat Dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :
Contoh Penulisan Yang DianjurkanYth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati Jalan Ahmad Yani Nomor 50 Surabaya Penulisan sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar, pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju. Contoh penulisan yang tidak dianjurkan: Yth. Bapak Drs. Sihar Ramses Simaputang Contoh penulisan yang dianjurkan: Yth. Bapak Sihar Ramses Simaputang Salam pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini ditulis sebagai berikut. Misalnya: dengan hormat, Namun demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.
Baca Juga : Sidang BPUPKI – Hasil, Anggota, Pembentukan, Sejarah Dan Ringkasannya Contoh Surat Dinas RESMIBeberapa contoh surat dinas di antaranya sebagai berikut : Contoh Surat Dinas SekolahPEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 1234 JAKARTA Jl. Jaya 123 Jakarta, telp. (021) 555-12345
Nomor : 299/smp249/2014Lampiran : – Perihal : Undangan Wali Murid Yth. Orang Tua / Wali Murid
Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalianDalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1234 Jakarta, Kami pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :Hari / tanggal : Senin / 22 september 2014Tempat : Aula Serba Guna SMP Negeri 1234Acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali MuridMengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan ini , atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Mengetahui, Kepada Sekolah SMP Negeri 1234 Jakarta Ketua OSIS Murdiono Samson Galau
Baca Juga : Hak Istimewa VOC -Kepanjangan, Latar Belakang, Tujuan Dan Kebijakannya Contoh Surat Dinas Perusahaan untuk PenawaranSEGAR ALAM ABADIRuko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925 Website: www.segaralamabadi.com Email: Nomor : 005/PTSAB/60/VIII/2016Perihal : Penawaran Jasa Lampiran : – KepadaBapak/ Ibu Calon CustomerPT. Segar Alam Abadi Di tempat Dengan hormat, Perkenalkan,kami dari PT. Segar Alam Abadi yang dalam hal ini kami bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Baik dalam ataupun Luar pulau, kami berniat menawarkan bentuk kerja sama dalam bidang expedisi. Besar harapan kami bisa membantu pendistribusiannya. Adapun service yang kami berikan DOOR to DOOR,Cy to DOOR,atau pun Cy to Cy. kami juga melayani trucking untuk seluruh wilayah Indonesia. Disini kami memprioritaskan keamanan, kenyamanan coustemer. Kami berusaha berkomit dengan LEAD time yang kami berikan.jika,kedepannya Bapak/ Ibu berkehendak membutuhkan jasa kami. Dengan senang hati,kami akan memberikan penawaran harga. Sekian surat penawarn ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih. Bandung, 19 Agustus 2016 Kepala Departemen SDM Contoh Surat Dinas Undangan ResmiDINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
Nomor : 010 / DPO / V / 2014Lampiran : – Perihal : Undangan
Jl. Ambasador No. 123 Brebes Dengan hormat,Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:Hari : Senin , 22 September 2014Tempat : Aula Serba Guna , Kab. BrebesWaktu : 10.00 – 12.00 WIBAcara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. BrebesAtas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih Hormat kami, Kepala Dinas DikPoRa Kab. Brebes
Baca Juga : Contoh Paragraf Deskripsi Analisis Dari surat dinasSurat PertamaMenurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Untuk bagian-bagian lainnya sudah memenuhi persyaratan surat dinas. Misalnya pada alamat surat ini, kata kepada digunakan pada instansi – instansi yang lainnya sedangkan kata yang terhormat digunakan kepada orang yang bersangkutan. Surat KeduaMenurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Sedangkan bagian-bagian surat dinas, syarat-syarat dan ciri-ciri surat dinas kami tidak menemukan adanya kesalahan apapun. Surat KetigaMenurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Sedangkan bagian-bagian surat dinas, syarat-syarat dan ciri-ciri surat dinas kami tidak menemukan adanya kesalahan apapun. Demikianlah pembahasan mengenai Surat Dinas : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Ciri, Syarat, Jenis, Struktur Dan Contohnya semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. Mungkin Dibawah Ini yang Kamu Butuhkan
|