Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan ketika memutuskan pengadaan mesin-mesin kantor kecuali
Oleh Anugerah Dino 17.11 Show
Keberadaan mesin kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan kantor. Dengan adanya mesin kantor banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil yang memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin-mesin kantor justru mengakibatkan timbulnya kerugian bagi kantor. Agar keberadaan mesin-mesin kantor tidak menimbulkan dampak yang tidak baik atau merugikan maka dalam memilih mesin-mesin kantor harus mempethatikan berbagai faktor. Drs Moekijat dalam buku tata laksana kantor menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan mesin-mesin dan perlengkapan kantor antar lain:
Mesin-mesin kantor memiliki keuntungan dan kerugian, keuntungan mesin-mesin kantor antara lain: a) Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain. b) Menghemat waktu kerja. c) Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja. d) Mengurangi rasa bosan dan stress. e) Pekerjaan tampak menjadi lebih baik. f) Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek. g) Mengurangi kelelahan pegawai. h) Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen. Adapun kekurangan/kerugian mesin-mesin kantor adalah : a) Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi. b) Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi. c) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator. d) Fleksibillitas beberpa mesin kurang. e) Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin. Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan. Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain. Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang. Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan. Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan. Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja. Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan. Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting. Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan. Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama. Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan memperhatikan hal tersebut diatas hendaklah pegawai kantor jeli pada saat akan membeli mesin-mesin dan perlengkapan kantor. Hendaknya membeli peralatan kantor yang benar-benar dibutuhkan saja. Demikianlah Cara Memilih Mesin-Mesin dan Perlengkapan Kantor.
Untuk memaksimalkan kinerja, kantor -kantor baik pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor ini, maka aktivitas dan produktivitas kerja pun bisa lebih meningkat. Degnan demikian, hasil yang didapatkan juga akan lebih optimal. Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin cepat dan juga efisien di segala bidang. Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana perkantoran. Memilih Peralatan dan Mesin Mesin KantorDalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni :
Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin KantorDalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama. Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni : 1. Pekerjaan dan Cara MenyelesaikannyaTujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif. 2. Kebutuhan Pegawai PerseoranganKebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.
3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu SeluruhnyaPerbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik. Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya. 4. Fleksibilitas PenggunaannyaPenggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor. Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor. 5. Harga dan Penanaman ModalHarga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan. Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok. 6. Kemampuan KesatuanKemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien. 7. Nilai KeindahanFaktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis. Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya. Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien. 8. Preferensi PegawaiPreferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan. 9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat PegawaiAda kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada. 10. Ramalam Mengenai Beban PekerjaanRamalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang akan datang. Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan. 11. Kualitas Pekerjaan Tata UsahaPenggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar. Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan. 12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data StatistikSebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen. Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien. Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot KantorPerabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni :
Referensi : Farida, Vida Hasna dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor SMK Berdasarkan Kurikulum 2004. Bandung: Armico. *Penulis: Mursiati Materi lain: |