Berikut ini adalah prinsip-prinsip penyusunan formasi pegawai, kecuali… *

Formasi adalah jumlah dan susunan PNS yang diperlukan oleh satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Dasar dalam  penyusunan formasi adalah analisis kebutuhan pegawai.

1. Pengertian Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

1. Jenis Pekerjaan
2. Sifat Pekerjaan
3. Perkiraan Beban Kerja
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
6. Analisis Jabatan
7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
8. Peralatan yang Tersedia
9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

1. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

2. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha. Tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakkan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit pemerintah.

3. Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

4. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan

5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.

6. Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi  kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

8. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi pegawai. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun’ formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan a

nggaran yang tersedia.

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi: prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga

menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

1. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik

intern maupun ekstern.

1. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,

gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

1. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
2. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran

yang masuk.

1. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja [dipilih yang memenuhi

persyaratan].

1. Menyiapkan segala perangkat seleksi [baik soal, pedoman penilaian

maupun standar kelulusan]

1. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk

mengikuti tes atau ujian.

1. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi,

psikotes, dan kesehatan jasmani.

10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta

jumlah calon yang lulus.

11.Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa

percobaan.

12.Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status

masa percobaan.

1. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
2. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
3. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
4. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai

tetap.

1. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas,

wewenang dan tanggung jawab.

1. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai,

agar para pegawai berkembang dan betah

4.SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan dengan dua sistem. Yaitu sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualias pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yan menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

Jadi kesimpulannya dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong
3. Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah