Cara membuat rencana anggaran biaya usaha Makanan

Bagaimanapun juga, pengeluaran bisnis merupakan komponen vital yang sangat mempengaruhi pertumbuhan usaha dalam jangka panjang. Boleh saja usaha lancar, pemasukan besar, tapi jika pengeluaran banyak bocor sana-sini, maka tetap saja akan sulit bagi bisnis untuk berkembang. 

Di sinilah peran RAB sangat dibutuhkan. Tujuannya untuk memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan rencana yang dibuat.

Lalu bagaimana cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang baik? Artikel ini akan membahasnya secara lengkap.

Apa yang dimaksud dengan rencana anggaran biaya?

Sebelum masuk ke cara pembuatan RAB untuk bisnis, ada baiknya kita pahami dulu apa itu rencana anggaran biaya. Sederhananya, rencana anggaran biaya adalah perkiraan bujet belanja yang dibuat berdasarkan pendapatan dan pengeluaran kita. 

Investopedia menjelaskan rencana bujet sebagai estimasi pendapatan dan pengeluaran selama periode tertentu di masa depan dan biasanya disusun serta dievaluasi secara berkala. Rancangan bujet ini dapat dibuat oleh individu, badan usaha, pemerintahan, atau entitas apapun yang pada dasarnya memiliki penghasilan dan pengeluaran.

Dalam konteks bisnis, rencana anggaran biaya usaha adalah perkiraan atau estimasi biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan usahanya dalam periode tertentu. Rencana ini dibuat berdasarkan perkiraan pendapatan perusahaan selama periode tersebut dan realisasi biaya serta pendapatan di periode sebelumnya.

Rencana anggaran biaya usaha atau yang sering juga disebut sebagai rencana bujet bisnis, umumnya mencakup rencana anggaran dari berbagai fungsi perusahaan, mulai dari marketing, pengadaan, sales, human resources, dan seterusnya.

Lalu apa manfaatnya membuat RAB untuk bisnis? Berikut ini di antaranya:

1. Mengontrol dan mengelola keuangan bisnis
2. Memastikan perusahaan mampu membiayai kebutuhan saat ini
3. Menganalisa pengeluaran bisnis
4. Memastikan kesiapan dana untuk kebutuhan usaha di masa depan
5. Acuan dalam membuat keputusan finansial dan rencana bisnis
6. Membantu perusahaan mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien
7. Memonitor performa perusahaan

RAB usaha diperlukan tak hanya ketika seseorang akan memulai suatu bisnis, tapi juga saat bisnis sudah berjalan－biasanya saat memasuki periode akuntansi baru. RAB juga perlu dievaluasi tiap akhir periode untuk mengetahui efektivitas kinerja bisnis dan merencanakan anggaran bisnis dengan lebih baik.

(Baca: Cara Memonitor Penggunaan Anggaran Iklan Perusahaan)

Pentingnya membuat rencana anggaran biaya usaha bagi UKM

Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Clutch, sebuah lembaga riset dan konsultan bisnis yang berbasis di Washington, Amerika Serikat, sebanyak 50% usaha kecil tidak memiliki anggaran bisnis alias RAB pada 2020. Pemilik bisnis UKM cenderung melakukan pengeluaran atau belanja bisnis sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi, dan selera masing-masing.

Padahal, membuat RAB akan sangat membantu pelaku bisnis UKM untuk lebih fokus. Sebab dengan adanya RAB, setiap orang dalam perusahaan akan bekerja untuk mencapai satu gol yang sama. Tanpa rencana ini, akan sulit bagi bisnis untuk mengetahui tantangan yang dihadapi dan mengatasinya dengan cepat sebelum kehabisan uang atau modal bisnis. 

RAB juga dapat membantu bisnis UKM dalam merencanakan strategi usahanya dalam jangka panjang. Sebab pemilik UKM dapat menjadikan RAB sebagai pedoman dalam mengukur performa dan pencapaian usaha selama periode tertentu, serta menjadikannya panduan untuk membuat strategi bisnis yang lebih baik di masa depan.

Jadi jika Anda termasuk pemilik bisnis UKM, penting untuk membuat rencana anggaran biaya usaha dari sekarang. Tak perlu menunggu hingga bisnis menjadi besar. Justru RAB bisa menjadi senjata untuk membantu Anda mengembangkan bisnis dengan lebih cepat. 

Cara membuat rencana anggaran biaya usaha

Semakin besar perusahaan, maka akan semakin kompleks pula rencana anggaran biaya usahanya. Sebab perusahaan berskala besar pasti memiliki lebih banyak kebutuhan dan variabel bisnis yang perlu diperhitungkan ke dalam RAB.

Sementara untuk bisnis UKM, penyusunan dan pembuatan RAB jauh lebih mudah dan sederhana. Sebagai panduan, berikut ini cara membuat rencana anggaran biaya usaha untuk bisnis UKM.

1. Evaluasi pendapatan usaha

Hal pertama yang perlu dilakukan saat akan membuat RAB adalah mengevaluasi pendapatan usaha di periode-periode sebelumnya. Tidak hanya melihat angka dari pendapatan, Anda juga perlu melacak sumber dari pendapatan tersebut. Semakin lengkap data yang Anda miliki, akan semakin baik pula perencanaan anggaran usaha nanti.

Usahakan untuk melihat data pendapatan usaha selama 12 bulan ke belakang agar data lebih komprehensif. Dari data historis tersebut, cek berapa rata-rata pendapatan yang diperoleh perusahaan tiap bulan dan dari mana saja datangnya. 

Lihat juga fluktuasi pendapatan yang terjadi tiap bulan. Apakah ada bulan-bulan tertentu di mana pendapatan lebih tipis dibanding biasanya? Atau bulan apa saja yang biasanya memberikan potensi pendapatan paling besar? Dengan mengetahui hal-hal ini, Anda bisa menyesuaikan anggaran dengan lebih baik untuk memastikan tidak terjadi defisit di bulan-bulan tertentu. 

Jika Anda akan membuat RAB untuk memulai bisnis, maka komponen pendapatan ini bisa Anda ganti dengan modal usaha. Berapa modal yang Anda miliki untuk memulai usaha tersebut? Ini akan menjadi landasan dalam menentukan anggaran belanja ke depan.

2. Hitung biaya tetap 

Cara membuat anggaran biaya usaha selanjutnya adalah menghitung biaya tetap, yakni biaya rutin yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjamin kegiatan operasional berjalan lancar. Contoh dari biaya tetap, di antaranya:

• Sewa kantor
• Pembayaran utang atau cicilan usaha
• Gaji karyawan
• Pajak
• Depresiasi aset
• Tagihan rutin, seperti listrik, air, Internet, dst.

Ingat bahwa tiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi komponen biaya tetap pun akan berbeda-beda antara bisnis yang satu dengan lainnya. Tentukan apa saja yang termasuk biaya tetap dalam bisnis Anda, dan jumlahkan semuanya. Setelah itu Anda bisa mengurangi estimasi pendapatan dengan total biaya ini.

3. Hitung biaya variabel 

Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya kerap berubah-ubah, tergantung penggunaanya. Yang termasuk ke dalam biaya variabel usaha, misalnya:

• Biaya perbaikan perlengkapan kantor
• Biaya langganan SaaS
• Biaya marketing
• Perawatan mobil operasional
• Biaya produksi

Biaya variabel inilah yang bisa Anda sesuaikan dalam RAB tergantung estimasi pendapatan tiap bulan. Misalnya di bulan yang cenderung sepi pembelian, maka Anda bisa memangkas biaya variabel. Sebaliknya di bulan yang biasanya ramai pembeli, Anda bisa meningkatkan biaya ini untuk menggenjot penjualan.

(Baca: Contoh Anggaran Biaya Perjalanan Bisnis Sederhana)

4. Alokasikan dana darurat

Cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang satu ini sama dengan pembuatan rencana bujet personal. Dalam kehidupan sehari-hari, kita juga perlu melakukan budgeting untuk memastikan gaji kita cukup untuk memenuhi semua kebutuhan bulanan. Salah satu pos yang perlu kita sisihkan adalah dana darurat. 

Sama halnya dalam berbisnis. Untuk memastikan arus kas tidak terganggu karena muncul biaya tak terduga, penting bagi pemilik UKM untuk memiliki dana darurat. Misalnya ketika ada banjir yang membuat sejumlah persediaan barang rusak atau mesin produksi tiba-tiba tak bisa beroperasi, Anda bisa memanfaatkan dana ini untuk mengatasi masalah dengan cepat. Arus kas tetap aman, kegiatan operasional pun tetap bisa berjalan normal.

5. Cek histori laba-rugi

Laporan laba rugi merupakan laporan keuangan yang penting bagi suatu bisnis, baik itu UKM maupun bisnis skala besar. Dari laporan ini, perusahaan dapat mengetahui apakah bisnisnya memberikan keuntungan atau justru berujung rugi. Tentunya tiap pemilik bisnis berharap untuk bisa selalu cuan, tapi terkadang ada situasi dan kondisi tertentu yang mengakibatkan kerugian. Dan ini adalah hal yang wajar dalam bisnis.

Untung-rugi itu biasa, yang penting kita sebagai pemilik bisnis dapat mengambil pelajaran dari setiap kerugian yang dialami. Itulah salah satu tujuan dari rencana anggaran biaya usaha. Dengan mengecek histori laba-rugi perusahaan tiap bulan, Anda jadi bisa menerapkan strategi keuangan yang lebih baik di masa depan. 

Saat membuat RAB, cek bagaimana pola belanja perusahaan di periode-periode sebelumnya dan bandingkan dengan laporan laba rugi di periode tersebut. Jika surplus, maka Anda bisa menerapkan pola belanja yang mirip atau lebih baik untuk RAB selanjutnya. Namun jika defisit, maka pilihlah biaya-biaya yang bisa dipangkas dalam RAB untuk menghindari rugi. Sesuaikan juga dengan tren pendapatan tiap bulan.

6. Menyusun RAB usaha 

Ini adalah langkah atau cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang terakhir. Setelah mengetahui komponen apa saja yang harus Anda hitung dan masukkan dalam RAB, kini saatnya Anda menyusun RAB tersebut dalam bentuk tertulis. 

Rinci anggaran untuk setiap bulan dengan memperhitungkan semua komponen di atas. Dimulai dari menentukan proyeksi pendapatan tiap bulan, dan menguranginya dengan biaya tetap. Setelah itu tentukan biaya variabel dan alokasi dana darurat dengan mengacu kepada histori pendapatan dan laba-rugi dari periode-periode sebelumnya. Catat semua biaya-biaya ini secara terperinci, termasuk tujuan penggunaan dana dan waktunya penggunaannya.

Kesimpulan

Itulah tadi 6 cara membuat rencana anggaran biaya usaha untuk bisnis UKM. Sederhana, bukan? Tak perlu ribet, RAB simpel ini bisa Anda buat di lembar kerja Excel atau software budgeting untuk bisnis jika ingin menghemat waktu. Yang pasti, bujet bisnis merupakan hal yang penting dan krusial dalam menjalankan usaha, jadi pastikan untuk rutin membuatnya secara berkala.

Langkah Langkah Membuat rencana anggaran biaya?

Apa itu RAB dan contohnya?

Siapa yang membuat rencana anggaran biaya?

Apa itu RAB dalam bisnis?