Dibawah ini yang bukan termasuk kedalam kegiatan ketatausahaan adalah
|
Jakarta - Administrasi berasal dari bahasa Latin, Ad=intensif dan ministrare= melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan. Melansir dari buku "Pengantar Ilmu Administrasi" yang ditulis oleh Alemina Henuk-Kacaribu, S.E., M.Si. pengertian administrasi dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu: 1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat mencatat, mengetik, mengirim, menghimpun, menggandakan dan sebagainya). 2. Administrasi dalam arti luas, yaitu proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya. 1. Menurut J.E Walters (1959) administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penilaian dan pengendalian suatu usaha. 2. The Liang Gie (1933) administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Pendapat para ahli menunjukkan administrasi adalah suatu kegiatan proses, terutama mengenai cara-cara, sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Administrasi juga dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian, pengarahan sumber daya manusia, tenaga kerja dan materi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. 1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang. 2. Kerjasama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. 3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. 4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. 5. Tujuan, artinya sesuatu yang ingin dicapai melalui kegiatan kerja sama. 1. Planning 2. Organizing (pengorganisasian) 3. Staffing (pengadaan tenaga kerja) 4. Directing 5. Coordinating 6. Reporting (pelaporan) 7. Budgeting (penganggaran) 1. Administrasi Kependudukan 2. Administrasi Keuangan 3. Administrasi Lingkungan 4. Administrasi Negara 5. Administrasi Niaga 6. Administrasi Pembangunan 7. Administrasi Perkantoran (Publik) Pada lingkungan masyarakat modern, sebagian besar bukan orang-orang yang secara khusus mempersiapkan diri di bidang administrasi. Mungkin saja orang-orang tersebut berasal dari ahli politik, hukum, ekonomi, kesehatan, dan lain-lain. Karena posisinya, masing-masing harus menjalankan tugas sebagai administrator. Posisi itu mengharuskan masing-masing berpikir secara administrasi. Hal ini karena dengan kemampuan yang dimiliki mengharuskan masing-masing untuk mampu mengendalikan sejumlah orang yang bekerja sama satu dengan lainnya di bidang masing-masing guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Dengan begitu, administrasi merupakan kebutuhan bagi setiap manusia yang hidup pada lingkungan masyarakat modern. 1. Rasionalitas (masuk akal)2. Kalkulus (berdasarkan perhitungan) 3. Metode (penggunaan cara yang akan dipakai) Menurut Atmosudirjo, penulis buku Hukum Administrasi Negara, berpikir secara administrasi atau administrative thinking adalah berpikir secara "penyelenggaraan segala sesuatunya guna mencapai tujuan-tujuan tertentu. "Segala sesuatunya" berarti merencanakan jalannya usaha, mengembangkan organisasi, menerima-menyaring-mendidik-menempatkan dan memanfaatkan orang-orang, menjalankan manajemen, tata usaha, mengendalikan aktivitas serta cara berpikir orang-orang dan lain sebagainya supaya semua menuju ketercapaiannya tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, berpikir secara administrasi mutlak dilakukan oleh orang-orang yang terlibat dengan kepentingan organisasi, khususnya para pemimpin dalam organisasi agar segala kegiatan yang ada dalam organisasi teratur dan terencana sehingga tujuan dapat tercapai. Itulah pembahasan mengenai pengertian administrasi dan berpikir secara administrasi. Semua yang telah diatur harus dijalankan sesuai administrasi ya, detikers. Simak Video "'Batalkan Kartu Vaksin' Menggema, Keputusan di Tangan Presiden Jokowi"
 A. Administrasi Secara Etimologis Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. B. Administrasi dalam Arti Sempit Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”. Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986) Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan. Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi“, sebagai berikut : “Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972) Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu. Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “Tata Usaha”. C. Administrasi dalam Arti Luas Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu : (1) Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut. Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut : 1. Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi. 2. William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama. 3. Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :
Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi. Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977) Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi. Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai. Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut : Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :
Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :
Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :
Sedangkan proses penataan miasalnya :
Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok. Selain daripada itu, dalam praktek akan tampak bahwa proses Administrasi dilakukan lebih awal, bersamaan dan lebih akhir dari pada pekerjaan pokok. Atau pekerjaan induk. Keadaan ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan di dalam pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut The Liang Gie unsur-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu : 1. Organisasi: adalah unsur pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana kegiatan–kegiatan administrasi dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit tugas. 2. Manajemen: adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama betul-betul tercapai. 3. Komunikasi: rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan. 4. Kepegawaian: rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan. 5. Keuangan: rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama. 6. Perbekalan: rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama. 7. Tatausaha : rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha kerjasama. 8. Hubungan masyarakat: rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam usaha kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak usaha kerja sama itu. Pemisahan unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisis teoritis sebab dikenyataan sehari-hari unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisa teoritis sebab di dalam kenyataan sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu sama lain, karena memang administrasi adalah merupakan suatu kebulatan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. Kiranya jelas bagi kita bahwa pengertian Administrasi yang dikemukakan kemudian ini, mencakup 8 unsur yang merupakan satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya adalah tata usaha (rangkaian kegiatan catat mencatat, yang menyangkut keterangan), yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi. Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia, kiranya perlu penertiban pengertian dan penggunaan istilah Administrasi ini. Untuk maksud tersebut, maka pengertian “administratie” dari bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat pelbagai keterangan, kita gunakan istilah “tata usaha”. Dan untuk pengertian “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian “Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu organisasi tidak berlangsung dalam keadaan lepas dari lingkungannya, sebaliknya berlangsung dengan dipengaruhi lingkungan. Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah suatu administarasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak. Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain : 1. Kebudayaan 6. Kependudukan 2. teknologi 7. Sumber fisik Proses usaha kerja sama manusia menuju pencapaian tujuan yang mencakup segenap faktor-faktor, pengertian, unsur-unsur serta pengaruh lingkungan Administrasi menurut The Liang Gie, 1977 dapat digambarkan sebagai berikut :
O : Organisasi K : Keuangan M : Management P : Perbekalan K : Komunikasi T : Tata Usaha K : Kepegawaian H : Hubungan Masyarakat |
