Hal hal apa saja yang perlu dianalisis dari sebuah dokumen transaksi?

Analisis Bukti Transaksi Keuangan merupakan Kegiatan yang dilakukan pertama kali dalam suatu siklus akuntansi.

Setiap transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan akan memunculkan bukti transaksi, bukti transaksi tersebut harus dianalisis sebelum dilakukan pencatatan dalam jurnal umum atau jurnal khusus.

Transaksi Keuangan adalah kejadian yang dapat mempengaruhi posisi keuangan dari  suatu  badan usaha dan juga sebagai hal yang handal atau wajar  untuk  dicatat.

Transaksi ini biasanya dibuktikan dengan adanya dokumen, sebagai contoh transaksi yang dapat terjadi dalam suatu perusahaan adalah: pembayaran rekening telepon bulanan, pembelian barang dagangan secara kredit, pembelian tanah dan gedung, dan lain sebagainya.

Suatu  transaksi  tertentu  dapat  menimbulkan  peristiwa  atau  keadaan  yang mengakibatkan transaksi lainnya. Misalnya, pembelian barang dagangan secara kredit akan disusul dengan transaksi lainnya, yaitu pembayaran kepada kreditor (bayar hutang).

Sebagaimana disebutkan  diatas  transaksi  yang  terjadi  biasanya  dibuktikan dengan  adanya  dokumen.  Suatu  transaksi  baru  dikatakan  sah  atau  benar  bila didukung oleh bukti- bukti yang sah.

Akan tetapi harus pula disadari bahwa ada transaksi-transaksi yang tidak mempunyai  bukti secara tertulis, misalnya pencurian barang dagangan. Transaksi ini merupakan transaksi yang bersifat luar biasa.

Semua transaksi baik yang terjadi secara rutin atau tidak merupakan bahan untuk menyusun laporan keuangan dengan jalan mencatat dan mengolah transaksi itu lebih lanjut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa bukti transaksi adalah bukti adanya peristiwa atau kejadian yang berhubungan dengan keuangan yang berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansi, Sebagai bukti tertulis bila terjadi peristiwa hukum dimasa yang akan datang dan sebagai dasar pencatatan, penerimaan dan pengeluaran keuangan.

Untuk dapat mencatat bukti transaksi kedalam buku jurnal maka bukti-bukti ini harus dianalisis sehingga dapat diketahui debet atau kredit perlakuan yang tepat untuk akun yang terkait dengan bukti transaksi tersebut.

Jadi fungsi Analisis Bukti Transaksi Keuangan yaitu untuk mempermudah pencatatan dalam pengelompokan akun debet atau kredit.

Cara Analisis Bukti Transaksi Keuangan

Untuk dapat melakukan analisis bukti transaksi keuangan maka anda harus tahu bagaimana cara menganalisis suatu akun masuk debet atau kredit.

Pedoman dalam menganalisis debit dan kredit sebuah akun dalam akuntansi bisa anda lihat berikut ini:

Berdasarkan tabel di atas maka kita dapat mngetahui, apabila terjadi penambahan pada kelompok akun Harta maka posisinya adalah Debit, sedangkan apabila terjadi pengurangan pada kelompok Harta maka posisinya harus di kredit.

Misalnya : Terjadi Penerimaan pendapatan jasa atas pelayanan jasa yang telah diberikan ke konsumen sebesar Rp 1000.000.

Transaksi di atas mengakibatkan Kas bertambah sebesar 1000.000 karena telah dterima pendapatan jasa. Kas adalah salah satu bagian dari kelompok Harta sehingga Akun Kas harus ditempatkan pada posisi Debit dengan saldo Rp 1000.000.

Jika anda masih bingung tentang kelompok akun harta, Hutang, Modal, Pendapatan dan Beban, sebaiknya anda baca dulu materi tentang Penggolongan Kode Akun.

Cara Membaca Tabel analisis debit dan kredit sudah saya contohkan di atas, selanjutnya untuk kelompok utang bagaimana jika bertambah atau berkurang, modal bagaimana jika bertambah atau berkurang, pendapatan dan beban bagaimana jika bertambah atau berkurang pedomannya sama percis dengan yang ada di tabel.

O iya, tabel di atas kami digunakan untuk menganalisis bukti transaksi yang ada dalam perusahaan jasa, bagaimana jika diperusahaan dagang?

Untuk analisis diperusahaan dagang sebenarnya tidak berbeda, hanya saja ada tambahan untuk akun penjualan dan pembelian, selengkapnya bisa dilihat berikut ini.

Bentuk-bentuk Bukti Transaksi Keuangan

Bukti transaksi adalah bukti adanya peristiwa yang berhubungan dengan keuangan, fungsi Bukti Transaksi adalah sebagai dasar pencatatan akuntansi, sebagai bukti tertulis bila terjadi peristiwa hukum dimasa yang akan datang, dan sebagai dasar pencatatan, penerimaan, dan pengeluaran keuangan.

Bukti-bukti  asli  yang  dapat  mendukung  setiap  terjadinya  transaksi- transaksi antara lain : kuitansi, faktur dan bentuk-bentuk lain.

Kuitansi

Kuitansi merupakan  bukti  bahwa  seseorang  atau  badan  hukum  telah menerima sejumlah uang tunai

Faktur Penjualan atau Pembelian

Setiap penjualan secara kredit memerlukan bukti yang disebut faktur. Bagi si penjual faktur tersebut merupakan faktur penjualan sebaliknya faktur yang dikirimkan kepada sipembeli merupakan faktur pembelian.

Bukti-bukti lain

Disamping kwitansi dan faktur terdapat bukti lain, misalnya: nota-nota dari Bank (nota debet atau nota kredit) , serta bukti pengirirnan atau penerimaan barang

Kesimpulan

Bukti transaksi keuangan merupakan bukti adanya peristiwa atau kejadian yang berhubungan dengan keuangan yang berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansi, Bukti transaksi ini harus dianalisis untuk mempermudah pencatatan dalam pengelompokan akun debet atau kredit.

Setelah diadakan analisis yang tepat maka dilanjutkan dengan pencatatan ke dalam Jurnal Umum atau jurnal khusus. Demikian Pembahasan Analisis Bukti Transaksi, Mohon maaf jika ada kesalahan, silahkan baca artikel lainnya di Akuntansi Pendidik.

Di dalam sebuah bisnis, baik kecil maupun besar, transaksi adalah suatu hal yang lazim terjadi. Suatu kejadian bisa disebut sebagai transaksi apabila telah terjadi perubahan pada faktor finansial di bisnis tersebut. Perubahan ini bisa dalam bentuk berkurang atau bisa juga bertambah nilainya. 

Perubahan yang terjadi saat terjadinya transaksi ini sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan sebuah bisnis atau perusahaan. Beberapa contoh kegiatan transaksi di dalam sebuah bisnis, antara lain: menjual produk, membeli bahan produksi, membayar gaji, serta membayar beberapa tanggungan bisnis lainnya. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) transaksi adalah bentuk persetujuan jual-beli dalam kegiatan perdagangan antar pihak pembeli dan juga pihak penjual. Di mana, objek pengukurannya dapat dinilai dengan nilai mata uang, serta dapat memengaruhi laporan keuangan yang dibuat dalam sistem akuntansi. Pencatatan atas kegiatan transaksi tersebutlah yang biasanya dikenal dengan bukti transaksi. 

Pengertian Bukti Transaksi 

Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap seluruh kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Bukti transaksi memiliki peran penting dalam mencegah munculnya permasalahan dalam hal keuangan di waktu yang akan datang.

Bukti transaksi yang sudah dicatat adalah pegangan untuk mempermudah tim akuntan perusahaan atau sebuah bisnis dalam menyusun laporan keuangan. Banyak manfaat yang bisa didapatkan dari adanya pencatatan bukti transaksi secara urut dan rutin. Selain bisa untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam sebuah transaksi yang sudah terjadi, bukti transaksi juga bisa mencegah terjadinya kesalahan dalam penghitungan finansial sebuah bisnis atau perusahaan.

Tujuan Bukti Transaksi

Adanya pencatatan transaksi dalam bentuk sebuah bukti transaksi bukan tanpa tujuan. Ada beberapa tujuan dari pencatatan transaksi, antara lain: 

• Untuk memberikan informasi yang rinci dan detail mengenai perubahan pada sumber finansial sebuah bisnis atau perusahaan yang terjadi akibat adanya aktivitas usaha yang disebut transaksi.

• Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber finansial, modal perusahaan, serta kewajiban yang harus dibayarkan.

• Untuk memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan kedepannya.

• Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan kepada pengguna laporan keuangan.

• Untuk menghindari terjadinya selisih atau kesalahan dalam pencatatan keuangan sebuah bisnis atau perusahaan. Dalam hal ini, seluruh bukti transaksi yang ada harus disimpan dengan rapi. 

Manfaat Bukti Transaksi

Selain memiliki beberapa tujuan tertentu, pencatatan kegiatan transaksi dalam sebuah bukti transaksi juga memiliki manfaat dan fungsi yang berperan penting dalam sebuah bisnis yang sedang dijalankan. Secara umum, manfaat dari bukti transaksi adalah:

• Dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau selisih dalam pencatatan akuntansi dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.

• Berfungsi sebagai dasar untuk pencatatan akuntansi,

• Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.

• Dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.

• Bisa menjadi media yang berisikan data informasi keuangan.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Secara garis besar, bukti transaksi terbagi menjadi dua kategori, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan atau sebuah bidang bisnis. Transaksi yang terjadi biasanya dilakukan oleh pihak personalia perusahaan untuk keperluan internal. Transaksi yang dibuat maupun transaksi yang dikeluarkan semuanya berasal dan berdasarkan kebutuhan perusahaan. 

Contoh dari bukti transaksi internal, misalnya memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor, atau adanya perubahan nilai finansial karena penyusutan aset perusahaan, bisa juga kebutuhan perlengkapan kantor di berbagai divisi yang ada dalam perusahaan. 

Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak dari luar perusahaan. 

Contoh bukti transaksi eksternal ada bermacam-macam, misalnya kuitansi, faktur, cek, nota kredit, nota debet, dan lain sebagainya.

Macam-macam Bukti Transaksi

Macam-macam bukti transaksi ada banyak, berikut ini adalah contoh bukti transaksi baik dari transaksi internal dan juga eksternal.

• Memo

Memo adalah suatu tulisan atau catatan yang singkat, padat, jelas serta mudah dipahami. Memo biasanya hanya terdiri dari maksimal sepuluh baris kata dan tidak boleh lebih. Memo termasuk dalam contoh bukti transaksi internal.

Memo biasanya hanya berisi pesan–pesan sederhana yang langsung ke topik pembicaraan. Beberapa unsur yang umumnya terdapat dalam penulisan memo, antara lain:

• Nomor memo

• Tanggal

• Nama Pengirim

• Nama Penerima

• Subjek memo

• Isi memo

Unsur-unsur yang ada di sebuah memo secara umum hampir mirip dengan unsur-unsur yang dimiliki dalam penulisan surat resmi. Perbedaannya hanya terletak pada jumlah kata yang mengimplikasikan bahwa memo memiliki jauh lebih sedikit kata jika dibandingkan dengan surat resmi.

Contoh dari memo misalnya adalah pesan dari  atasan kepada pihak akuntan mencatat dan mempersiapkan gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.

• Nota Kredit

Nota kredit adalah sebuah dokumen yang digunakan oleh seseorang dalam membuktikan telah terjadinya pengurangan piutang usaha. Penurunan piutang usaha ini biasanya terjadi disebabkan oleh pengembalian barang dagang dari pembeli atau akibat adanya penurunan harga.

Sedangkan penurunan harganya sendiri bisa terjadi akibat dari ketidaksesuaian atau kerusakan barang serta kualitas yang berbeda dari ekspektasi awal pembeli. 

Nota kredit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual dan berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli. Untuk itulah, nota kredit semestinya ditandatangani oleh penjual untuk mengurangi piutang usaha yang nantinya akan ditagihkan kepada pembeli.

• Nota Debet

Nota debet adalah bukti transaksi dalam bentuk permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak). 

Nota debet merupakan dokumen bukti terjadinya suatu pengurangan utang usaha yang disebabkan oleh adanya pengembalian barang dagang atau penurunan harga yang dibuat oleh pembeli.

Biasanya nota debet memiliki 2 salinan. Satu lembar dipegang oleh pembeli dan lembar yang lain dipegang oleh penjual. Nota debet hanya akan dikembalikan saat barang sudah kembali pada pembeli.

• Nota Kontan

Nota kontan sebagai bukti transaksi adalah bukti atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual pada pembeli atas penjualan barang secara tunai. Berbeda dengan nota kredit dan debit yang berhubungan dengan utang piutang antara kedua belah pihak, nota kontan adalah contoh bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembelinya melakukan pelunasan atas barang yang dibeli melalui pembelian langsung. 

Nota kontan juga biasanya dibuat dengan menggunakan salinan minimal dua rangkap. Nota asli diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual untuk catatan atau arsip.

• Faktur

Faktur atau invoice adalah berkas tertulis mengenai barang yang dijual, baik jumlah dan harganya. Faktur biasanya dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli. Faktur berfungsi sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti barang-barang yang dibelinya. 

Ciri utama faktur pada umumnya adalah memuat informasi detail mengenai nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan mengenai barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang dan jumlah harga.

Fungsi utama faktur sebagai bukti transaksi adalah dengan menjadi media pencatatan bagi setiap barang atau produk yang dideskripsikan dengan benar serta sesuai dengan kondisi yang ada, lengkap, dan tidak rancu. Hal ini dilakukan untuk menghindari komplain ketika terdapat ketidaksesuaian barang yang diterima oleh pembeli.

• Kuitansi

Kuitansi adalah salah satu dari macam-macam bukti transaksi yang dibuat hanya pada saat penerimaan sejumlah uang. Berbeda dengan faktur yang merupakan bukti transaksi antara penjual dan pembeli, kuitansi adalah bukti tanda terima uang atau bukti bahwa telah diterimanya sejumlah uang. 

Kuitansi biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang untuk kemudian diserahkan kepada pihak yang telah melakukan pembayaran.

Kuitansi terdiri dari dua rangkap, satu rangkap dari kuitansi akan dipegang pembeli/pihak yang membayar dan satunya lagi dipegang oleh penjual/yang menerima pembayaran. 

• Cek

Contoh bukti transaksi berikutnya adalah cek. Cek merupakan sebuah perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan maksud agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada si pembawa cek tersebut. 

Umumnya cek terdiri dari 2 bagian yaitu bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut. Sedangkan sebelah kanan cek adalah bagian yang diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek tersebut. 

Salah satu fungsi lain dari cek itu adalah untuk mengambil uang di rekening giro serta sebagai nilai tukar selain mata uang.

• Bilyet Giro

Bilyet giro termasuk dalam salah satu contoh bukti transaksi eksternal. Bilyet Giro adalah surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.

Seringkali bilyet giro dianggap sebagai kebalikan dari cek karena fungsinya yang berbeda dan bertolak belakang antara satu dengan yang lainnya.

• Bukti Setoran Bank

Bukti transaksi lainnya adalah bukti setoran bank. Bukti setoran bank merupakan catatan transaksi berupa lembar slip setoran yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk tabungan atau investasi.

• Bukti Kas Masuk

Bukti transaksi yang satu ini adalah dokumen tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang disertai oleh buktinya. Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data pengarsipan. 

Kas yang masuk di sini bisa berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh konsumen dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, dan sebagainya. 

• Bukti Kas Keluar

Bukti transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas atau pembayaran disebut bukti kas keluar. Kas dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. 

Contoh bukti transaksi kas ini berisi keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti tersebut dapat digunakan oleh pihak akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil. 

• Rekening koran

Rekening koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. 

Penutup

Setelah kamu mengetahui pengertian dari transaksi sekaligus bukti transaksi serta peran pentingnya dalam perjalanan sebuah bisnis, maka selayaknya kamu juga mulai untuk mencoba mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam bisnis kamu dengan rapi dan detail. 

Pada umumnya, sebuah perusahaan atau bisnis memerlukan tenaga akuntan untuk membantu melakukan pencatatan transaksi tersebut dan mengumpulkan serta menyimpan seluruh bukti transaksi yang ada. Termasuk juga menggolongkan mana yang merupakan bukti transaksi internal dan mana yang bukti transaksi eksternal. 

Namun, keperluan akan adanya tenaga akuntan ini cukup menghabiskan biaya bagi perusahaan. Apalagi bagi bisnis yang masih masuk dalam skala kecil. 

Kabar baiknya, saat ini perusahaan atau bisnis yang kamu miliki bisa menggunakan bantuan aplikasi akuntansi online yang akan membantu melakukan pencatatan kapanpun dan dimanapun transaksi terjadi. Aplikasi keuangan seperti Majoo ini memiliki fitur lengkap yang membuat kamu seolah-olah memiliki tenaga akuntan yang berkualitas tinggi tapi dengan bayaran yang sangat minim.

Kamu cukup mengunduh aplikasinya dan mulai berlangganan, maka seluruh kemudahan pencatatan transaksi beserta bukti transaksi akan bisa kamu kendalikan dengan mudah dan praktis. Lalu, tunggu apa lagi? Segera berlangganan majoo sekarang juga, ya!