Oleh Anugerah Dino
12.18
Perusahaan dengan tingkat produksi yang tinggi sudah barang tentu harus
memiliki area gudang dengan ukuran yang besar, hal ini berbanding lurus dengan
volume persediaan barang yang sangat banyak. Barang yang telah dihasilkan tentunya
untuk sementara waktu disimpan di gudang sebelum barang tersebut didistribusikan
kepada setiap pelanggan selaku pihak pemesan.
Agar fisik barang yang telah dihasilkan
tetap memiliki kualitas baik sesuai dengan karakteristik dan jenisnya, maka harus
diperhatikan pola penyimpanan barang di gudang dengan memperhatikan standar
manajemen mutu sehingga nilai kepercayaan atas produk yang dihasilkan dari kolega
dan pelanggan senantiasa tetap terjaga dengan baik.
Secara kuantitas terdapat begitu banyak barang yang disimpan di area
gudang perusahaan.
Untuk itu diperlukan metode penyimpanan secara tepat dengan
tujuan setiap personil mampu dengan cepat mencari dan mengeluarkan barang yang
dibutuhkan. kondisi tersebut adalah bagian dari sistem tata kelola sistem penyimpanan
barang di gudang.
Kegiatan penyimpanan barang-barang gudang/logistik yang secara
administrasi memenuhi persyaratan untuk diterima kemudian dikelompokan sesuai
jenis barangnya sebagai jaminan bahwa setiap produk/barang selalu terjaga secara
aman dengan kondisi secara kualitas dan kuantitas selalu terkendali ketika produk/
barang akan dikirimkan atau didistribusikan.
Berikut merupakan beberapa definisi tentang penyimpanan barang dari
pendapat dan literatur terkait penyimpanan barang antara lain:
- Penyimpanan Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Barang Milik
Daerah menyatakan definisi penyimpanan adalah kegiatan melakukan penerimaan,
penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran
dari tempat penyimpanan.
- Tempat penyimpanan barang merupakan area atau ruangan dari sebuah gudang
dimana setiap personil gudang harus mampu mengidentifikasi barang-barang
dalam area bagian ruang yang luas. Proses penyortiran dan penyimpanan barang
berdasarkan jenis atau klasifikasinya, atau menurut pola penyimpanan yang biasa
digunakan pada gudang perusahaan prinsipnya bertujuan pada seberapa efektif
proses penyimpanan barang di tempat secara tepat.
- Menurut Lucas dan Rumsari (2004) dikatakan bahwa penggudangan merupakan
serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan) dengan tujuan
mendukung kontinuitas kerja setiap unit, sekaligus mendukung efektivitas dan
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Secara umum penyimpanan dapat diartikan setiap upaya dalam
melaksanakan proses pengelolaan aktivitas mengatur serta menyimpan seluruh
barang persediaan pada area gudang, sehingga penyimpanan barang memiliki fungsi
jaminan pemenuhan atas penjadwalan pengiriman barang.
Diperlukan penanganan proses penyimpanan barang mengingat begitu
kompleks dan dinamisnya kegiatan pergudangan, sehingga perusahaan dapat
mengatasi permasalahan yang muncul terutama pada fase penyimpanan barang
seperti:
- Melakukan administrasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah, jenis,
klasifikasi, dan karakteristiknya.
- Dasar penyiapan laporan pertanggungjawaban untuk barang kekayaan yang
memiliki nilai sebagai aset institusi atau perusahaan.
- Diperlukan tambahan anggaran khusus seperti:
- Besaran modal yang diinvestasikan dalam pengadaan berbagai fasilitas
untuk mempermudah pengelolaan gudang yang terstandar dan memadai
- Tambahan biaya operasional seperti biaya penerangan, pengendalian,
penyusutan modal, dan biaya overhead.
Untuk menjamin kegiatan penyimpanan barang di gudang berjalan secara
efektif dan efisien, perusahaan dapat memperhatikan beberapa faktor, diantaranya:
- Pemilihan lokasi gudang. Untuk memperlancar aktivitas di gudang, harus memperhatikan aspek teknisekonomis seperti adanya sarana bongkar muat sehingga proses penyimpanan
dapat dilakukan secara cepat dan mudah dijangkau.
- Jenis barang yang disimpan
Jenis, klasifikasi, dan karakteristik barang tentu akan mempengaruhi cara
penanganan dalam penyimpanannya.
- Pengaturan ruangan gudang
Layout gudang yang dipilih harus memperhatikan aturan ruangan dengan menjaga
unsur K3 (keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja), dan paling penting barang
yang disimpan tetap terjaga dari kerusakan.
- Tata cara penyimpanan
Meliputi mekanisme dan upaya pengelolaan penyimpanan barang agar mampu
memberikan banyak kemudahan dalam akses informasi dan pelayanan yang tepat
dan cepat.
Adapun tujuan dari kegiatan penyimpanan barang di gudang adalah:
- Untuk mempermudah penerimaan berbagai macam barang beserta komponenkomponennya
- Untuk memelihara kualitas, kondisi, dan daya tahan dari barang yang disimpan,
sehingga barang tidak mudah rusak.
- Untuk mengendalikan keluar masuknya barang di gudang
- Untuk menginventarisir volume barang di gudang sehingga barang tetap aman
- Untuk memberikan akses data serta keterangan lain bagi siapapun terutama pihak
yang terlibat secara langsung.
Area/ruang penyimpanan (misalnya di rak penyimpanan) seyogyanya
dapat diisi sesuai kapasitas, sehingga tidak dikatakan sebagai sistem penyimpanan
“sarang lebah”, yang menunjukan terdapatnya banyak tidak termanfaatkan secara
oiptimal. Selain itu, harus dipastikan agar barang-barang yang disimpan di gudang
tidak mengenai/menyentuh lantai, supaya tidak menghambat/menghalangi arus
perpindahan barang secara umum sehingga menimbulkan efisiensi ruang, waktu, dan
energi.
A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang
Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur
(SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan sebagai dasar panduan bagi setiap pengelola gudang untuk menjalankan aktivitasnya. Pentingnya
manajemen gudang mengeluarkan kebjakan seperti petunjuk teknis pelaksanaan
secara tertulis yang biasanya tertuang di SOP agar tujuan gudang akhirnya mampu
menopang keberhasilan perusahaan.
Tujuan dari SOP penyimpanan di gudang adalah sebagai berikut :
- Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi bisa
berjalan dengan lancar.
- Mengurangi resiko kerugian yang akan timbul seperti berhentinya proses
produksi sebagai akibat keterlambatan supply material dari suplier.
- Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang tersedia di
pasar terbatas dan selalu berubah-ubah dengan kecenderungan harganya yang
terus naik.
- Jika harga sedang turun tidak ada salahnya kita melakukan pembelian lebih
dari keperluan dengan pertimbangan selisih harga yang cukup tinggi jika kita
bandingkan dengan melakukan pembelian bulan berikutnya.
- Melakukan pengaturan agar tidak terjadi over stock yang merugikan karena
sistem penyimpanannnya selalu di monitor.
- Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat penyimpanan
yang tidak dikelola dan diatur dengan baik.
Telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi dari adanya gudang bagi
perusahaan sebagai penyangga kebutuhan yaitu area dengan segala fasilitasnya
untuk menyimpan berbagai jenis barang dengan segala karakteristiknya serta
memudahkan setiap mitra atau konsumen gudang dalam mendapatkan berbagai
akses kemudahan.
Sistem pergudangan secara manual maupun modern yang menerapkan
terknologi informasi harus dilengkapi dengan alat perlengkapan yang mampu
memudahkan setiap personil gudang melakukan pekerjaannya. Misalnya
pemanfaatan label barcode diperlukan untuk dapat mengidentifikasi/melacak
barang yang dicari bahkan dari sisi kuantitas barang yang tersimpan di gudang
sehingga dapat terus dikendalikan.
Agar tempat penyimpanan berbagai produk/barang di gudang tetap tertata
dengan kondisi aman dan dapat dipertanggungjawabkan, maka sangat diperlukan
cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya.
Sebagaimana telah
sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam
penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem
LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average.
LIFO merupakan metode penyimpanan barang dengan ciri atau tata cara
yang menerapkan pola yaitu untuk barang datang atau masuk paling akhir, maka
harus terlebih dahulu dikeluarkan. Metode ini diterapkan bertujuan untuk tetap
mempertahankan mutu setiap barang yang disimpannya artinya kondisi barang
semakin baik, misalnya komoditi kopi.
Selanjutnya metode penyimpanan barang
FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus
terlebih dahulu yang dikeluarkan berdasarkan urutan yang telah diatur sedemikian
rupa.
Berbeda dengan metode LIFO, penerapan metode ini lebih tepat untuk
kategori subjek barang rentan dan tidak dapat bertahan lama, seperti komoditi
beras, gula. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan barang dengan
ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa pendek terlebih
dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan dalam
hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk. Contohnya
barang obat-obatan dengan masa expired.
Sistem ini jika dilihat secara lebih
rinci mirip dengan sistem FIFO. Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang
biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara
teknis metode ini dilakukan dengan mengurai keseluruhan produk di gudang
berdasarkan jenis dan volume yang akan dikeluarkan.
Penerapan sistem average
berbeda dibandingkan dengan sistem lainnya karena tingkat kerumitannya yang
cukup tinggi.
Dalam menentukan metode yang akan digunakan pada proses
pengelolaan penyimpanan barang apakah metode LIFO, FIFO, ataupun Average,
akan ditentukan berdasarkan karakteristik dan sifat barang artinya strategi
gudang ketika menangani barang yang mampu bertahan lama maka akan lebih
tepat menerapkan metode LIFO.
Begitu sebaliknya untuk barang yang tidak
dapat bertahan lama serta mengatasi kondisi barang dengan penyimpanan
terlalu dalam jangka waktu tertentu dapat menurunkan kualitas barang tersebut.
Apabila dianalisis dengan melihat gambaran ciri dari metode yang telah diuraikan,
kegiatan pengelolaan terutama dalam penyimpanan barangnya maka strategi LIFO
cenderung lebih tepat serta akurat dimana barang yang lebih dahulu masuk dapat
langsung dikeluarkan dari gudang.
Dalam bahasan ini diuraikan mengenai kelebihan penyimpanan barang
dengan metode FIFO, diantaranya:
- Kualitas barang lebih terjamin
Penyimpanan melalui metode FIFO akan mengatur sedemikian rupa cara yang
ditempuh agar waktu penyimpanan barang di gudang tidak dalam jangka
waktu yang lama. Terlebih untuk kategori barang yang memiliki kadaluwarsa
lebih cepat maka akan dikeluarkan paling cepat. Hal ini dilakukan untuk tetap
mempertahankan kualitas barang yang disimpan juga sebagai jaminan barang
tidak mengalami kerusakan.
Misalnya jenis barang beras yang tidak dapat bertahan secara awet serta akan
merusak fisi kotork dari beras tersebut apabila penyimpanannya lama, serta
- Pengendalian harga lebih terjamin
Kelebihan lain dari metode ini yaitu tetap memiliki kestabilan harga dari
barang-barang yang disimpan. Dengan memanfaatkan metode ini kestabilan
harga dapat dipertahankan artinya harga pada saat barang masuk akan sama
ketika barang dikeluarkan, tentu dengan tetap menjaga kondisi barang tetap
baik dan berkualitas.
Contoh: pada gudang penyimpanan beras, dilakukan pembelian awal seharga
Rp 13.000/kg, selanjutnya diterima kembali beras melalui pembelian seharga
Rp. 13.500/kg. Pada waktu kemudian terjadi permintaan pasar dan ketika
kondisi ekonomi sedang baik dimana salah satu indikatornya harga naik, maka
harga beras yang ada di pasaran ketika terjadi saat itu.
- Pencatatan yang lebih sistematis
Keuntungan yang didapatkan dari metode FIFO adalah ketika dilakukan
pencatatan barang, dalam hal ini pengelola gudang mencatat setiap produk/barang yang masuk dan barang maupun keluar dapat secara mudah dikendalikan,
karena pencatatan dan arus keluar masuknya barang dilakukan secara kronologis.
Petugas pencatat barang tidak melakukan pengecekan terhadap semua barang,
melainkan hanya dilakukan pengecekan ketika terdapat keseimbangan volume
produk/barang di gudang.
Namun demikian metode FIFO ini tentu tidak lepas dari berbagai
kelemahan, diantaranya kurang tepat apabila pihak pengelola pergudangan tidak
kompeten dalam melakukan penataan barang sesuai dengan tata letak dan fasilitas
yang ada di gudang secara berurutan berdasarkan kronologis barang tersebut
masuk.
Selain itu pihak pengguna barang terkesan tidak mendapatkan kepuasan
layanan yang disebabkan barang bersifat kadaluwarsa karena telah lama disimpan
dan dianggap mengalami penurunan kualitas barang.
Tetapi semua kerugian akibat hal di atas dapat diminimalisir oleh setiap
personil gudang diantaranya dalam mengatur sirkulasi barang berdasarkan metode
yang digunakan.
Secara ideal penataan barang jika dengan metode FIFO tidak
dilakukan dengan cara menumpuk, tetapi ditempatkan secara sejajar menurut
urutan waktu barang yang diterima. Pada gudang yang memanfaatkan metode ini
harus memiliki dua pintu, dengan fungsi pintu pertama sebagai pintu masuknya
barang sedangkan pintu kedua sebagai pintu yang khusus membawa barang keluar.
Untuk barang yang masuk biasanya diletakan tidak jauh dari area barang keluar.
Barang diletakan pada area dekat pintu keluar, hal ini bertujuan supaya barang
yang masuk terlebih dahulu dapat mudah dikeluarkan, begitu juga dengan barang
yang baru masuk gudang akan dengan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh
barang-barang yang masuk terlebih dahulu.
Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang yang ada di perusahaan
berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang yang bersifat sementara
artinya barang tersebut berada dalam kondisi tunggu yaitu kondisi barang berada
di gudang sampai terjadi “order” yang mengharuskan berang tersebut keluar
gudang untuk didistribusikan.
Untuk barang-barang yang disimpan dengan mempergunakan fasilitas
gudang berupa rak tinggi maka harus dilakukan proses put away dan let down.
Put away merupakan kegiatan menempatkan barang yang telah selesai dilakukan
pengecekan dokumennya serta sudah dicatat pada sistem yang selanjutnya barang
tersebut disimpan sesuai prosedur untuk menjaga kondisi tetap baik dan aman.
Sedngkan let down merupakan kegiatan mengambil barang dari lokasi barang
disimpan menuju area picking face (penyimpanan barang) menurut asalnya menuju
area yang telah ditentukan secara tepat jumlah. Adapun kegiatan dari Put away
dilaksanakan melalui dua langkah yaitu secara langsung (direct put away) dan tidak
langsung (indirect put away).
Pada beberapa gudang perusahaan yang sudah dilengkapi dengan
penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System),
proses put away/letdown langkah penanganannya dapat dilakukan secara manual,
seperti berikut urutan berikut ini:
- Menentukan lokasi/tempat barang yang akan disimpan menurut kelompok/
jenisnya.
- Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluarnya barang tinggi
pada area dekat pintu keluar.
- Dilakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan.
- Membagi setiap personil gudang dalam penanganan barang sesuai kelompok/
jenisnya.
- Ruangan gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk
menjaga keamanan barang .
Proses put away/let down dalam penanganannya dapat terus
dikembangkan agar semakin mendapatkan hasil yang lebih maksimal melalui:
- Directed put away
Pada gudang yang telah menerapkan warehouse management system maka
operator akan senantiasa memberikan informasi dan arahan terkait lokasi
penyimpanan barang.
- Batched and sequenced put away
Setiap barang yang sudah ke area gudang kemudian dilakukan penyortiran atau
memilih jenis barang yang akan ditangani secara put away berdasarkan zona
atau lokasi gudang.
Interheaving
Merupakan cara yang mengkombinasikan proses put away dan let down. Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan dalam proses put away/let
down di gudang seperti:
- Jarak area penempatan antar lokasi berjauhan
- Pallet tidak beraturan
- Picking face penuh
- Tidak dilengkapi dengandarana forklift
Kegiatan pengelolaan gudang walaupun terlihat sederhana namun dalam
proses penanganan harus dilakukan oleh personil yang kompeten sesuai dengan
sifat kecakapan dalam menyelesaikan jenis pekerjaan di gudang yang berbeda.
Misalnya bagaimana personil gudang memahami dan mampu menangani kategori
barang barang medis/kesehatan dengan area simpan membutuhkan suhu di bawah
30 derajat celcius, serta terhindar dari sinar matahari secara langsung sehingga
kualitas dari barang tersebut tidak mengalami penurunan.
Penyimpanan barang-barang di gudang juga harus disimpan sesuai
kelompok berdasarkan jenis dan golongannya. Adapun prosedur penyimpanan
barang melalui pengelompokan berdasarkan:
1
- Klasifikasi atau golongannya
- Sub golongan barang
- Jenis dan sifatnya
- Article barang
Perlakukan khusus yang perlu diperhatikan oleh petugas gudang dalam
menyimpan barang di gudang agar kondisi barang selalu aman dan terpelihara
diantaranya:
- Menyediakan ruangan yang telah memenuhi persyaratan.
- Barang disimpan sesuai dengan golongan dan jenisnya.
- Tersedianya fasilitas penunjang seperti: lemari, lemari yang berfungsi sebagai
pemanas ataupun pendingin, pallet dengan ukuran dan jenis menyesuaikan
dengan tata cara penyimpanan barang.
- Memiliki penerangan yang cukup.
- Petugas gudang melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan secara rutin
keadaan tempat penyimpanan barang.
- Melakukan pengeturan suhu dan temperatur ruangan gudang.
- Melengkapai alat untuk kondisi/keadaan darurat seperti pemasangan alarm
bahaya kebakaran-pencurian, alat pemadam kebakaran, CCTV, serta alat yang
dapat mencegah dari berbagai hewan pengerat dan binatang kecil lainnya.
- Memelihara keamanan dan kebersihan setiap barang di gudang.
- Menyiapkan dokumen berkala sebagai bentuk laporan yang untuk
menginformasikan keadaan gudang serta memastikan kondisi barang selama
dilakukan penyimpanan.
Bagi kegiatan usaha dengan gudang yang tersedia dalam ukuran kecil
dimana fisik dan ukuran gudang tidak dapat secara representatif untuk area
dan fasilitas khusus, maka disarankan dapat melakukan pemilihan atas barang
persediaan gudang yang memiliki skala prioritas yang cara penyimpanan dan
penanganan termasuk perawatannya relatif sederhana.
1. Sistem Racking
Gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja. Gudang yang
baik adalah gudang yang bisa memanfaatkan space atau ruang yang terbatas
dan mengakalinya dengan metode dan ide kreatif dalam melakukan sistem
penyimpanan.
Dengan semakin mahalnya space atau ruang pergudangan maka
sistem racking menjadi solusi penyimpanan yang efisien. Dengan sistem ini,
penyimpanan material tidak lagi berorientasi kepada luas horizontal gudang
akan tetapi dengan sistem racking ini space gudang di maksimalkan secara
vertikal ke atas. Material di tempatkan pada rak-rak yang telah di tentukan.
Setiap level rak tersebut dibagi menjadi sejumlah bin-bin disesuaikan dengan
kebutuhan.
Terdapat jenis rak pendek sebagai solusi untuk mengatasi kelemahan
pada penyimpanan yang menggunakan rak berukuran tinggi, terutama barang
yang disimpan bentuk serta kemasannya kecil.
Selain itu, terdapat juga cara
penyimpanan yang menggunakan rak sample manual template yang banyak
dimanfaatkan oleh industri rumahan dengan kategori perusahaan skala kecil,
dimana cara penyimpanannya disebut juga pigeon hole (sarang burung), yang
memiliki kelebihan antara lain:
- Keselamatan kerja pegawai dapat semakin terjamin.
- Ruang gudang tidak memerlukan atap yang tinggi.
- Tidak diperlukan fasilitas tambahan seperti forklift atau hand pallet.
- Penyimpanan barang memiliki tingkat akurasi yang tinggi.
- Dapat digunakan untuk semua barang dengan kemasan kecil.
Satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah, dengan sistem
penyimpanan barang secara vertikal ke atas, maka diperlukan investasi
alat untuk melakukan penempatan dan pengambilan material dari atas
rack tersebut yaitu Lift reach truck. Selain itu diperlukan juga labelling yang
dilakukan secara konsisten agar memudahkan dalam melakukan kontrol
material. Pola labelling tersebut harus selalu di-update mengikuti adanya
perubahan data material barang (diambil atau ditambah).
Pemilihan Sistem Penyimpanan
Terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan terutama dalam melakukan
pemilihan sistem penyimpanan diantaranya:
- Load
- Throughput Rate
- Storage Level
- Column Spacing
- Picking Criterion
Proses Pemilihan dan Tipe Sistem Penyimpanan Terdapat sistem penyimpanan dengan mekanisme pemilihan yang
menggunakan beberapa kriteria, seperti metode first cut yang didasarkan
pada frekuensi pemilihan serta identitas pemilihan:
- High Pick and High Storage
- High Pick and Low Storage
- Low Pick and High Storage
- Low Pick and Low Storage
Konfigurasi Sistem Penyimpanan Berikut ini dikemukakan beberapa konfigurasi yang meliputi:
- Selective Racking
Pallet yang ditempatkan pada area yang ditentukan dapat mudah dijangkau
melalui akses lorong. Ketika akan memindahkan salah satu pallet ke area lain, maka pallet lainnya tetap berada pada posisi semula. Konfigurasi
demikian dalam kegiatan pergudangan disebut sebagai racking system
dengan berbagai ukuran rak yang disediakan.
- Double-deep Racking
Fungsi dari deep rack dengan pemanfaatan secara bersamaan (dua baris
digabungkan) berfungsi agar mampu memperkuat dalam menyangga/
menahan fasilitas lain seperti palle, forklift, stacker. Khusus untuk alat
gudang seperti reach truck dimanfaatkan agar mampu menarik du pallet
sekaligus.
- Drive-in Racking
Pallet dapat disiapkan serta ditempatkan secara vertikal pada rak
penyimpanan dengan drive-in racking.
- Mobile Racking
Mobile Racking berguna agar densitas penyimpanan semakin meningkat
fungsinya dengan daya gerak secara mekanik.
- Automated Storage and Retrieval System (ASRS)
Komponen utama dari alat ini diantaranya crane, storage rack, dan software
- Very Narrow Aisle (VNA)
Dirancang dengan fungsi untuk meminimalisir luas dan tinggi lorong
sampai beberapa meter.
- Pegawai membutuhkan bukti dokumen dalam melakukan pencarian
produk/barang yang disimpan di rak.
- Carousel
Carousel digolongkan ke dalam dua tipe, tipe pertama yaitu carousel
vertikal yang merupakan area simpan secara otomatis serta mesin yang
dilengkapi dengan rantai dan rel serta berfungsi untuk mengambil, dan
memutar tempat penyimpanan secara vertikal. Tipe kedua yaitu carousel
horizontal yaitu area dengan pola simpan secara otomatis yang dapat
berguna untuk memilih tempat penyimpanan secara optimal dengan
tingkat kepadatan tertentu.
2. Metode Penyimpanan berdasarkan Kelompok Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokan menjadi tiga
macam yakni kelompok barang-barang besar (bulky parts), kelompok barangbarang kecil (Small parts) dan kelompok barang-barang kimia (Chemical parts).
Selain mengelompokan tempat penyimpanan dalam kelompok
bulky parts dan small parts maka susunan barang akan terlihat lebih rapih.
Kemudian untuk chemical parts karena mempunyai sifat yang mudah terbakar
pada umumnya, maka metode penyimpanannya mengikuti cara-cara khusus
sesuai petunjuk penyimpanan dari suplier dan gudang penyimpanannya juga
harus terpisah dari gudang material yang lain.
Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan terutama
dalam penanganan barang-barang sebagaimana yang telah digolongkan di
atas, yaitu:
- Random Location System
Pada sistem ini setiap barang yang masuk selanjutnya diarahkan dan disimpan dengan acak pada lokasi yang tersedia. Sistem ini paling
ekonomis untuk dilakukan.
- Fixed Location System
Penerapan sistem ini setiap item barang sudah memiliki tempat
penyimpanan tetap yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan item
barang lain. Sistem ini lebih mudah diingat ketika produk/barang disimpan
pada setiap area kargo sehingga pengelolaan efisien.
- Fixed Area Working on a Random System
Yaitu sistem yang menggabungkan keuntungan dari sistem lainnya. Item
barang seperti ball bearing, abrasive, serta onderdil/suku cadang lainnya
dapat digabungkan di suatu lokasi.
Metode khusus
Metode khusus dijalankan dalam kegiatan gudang untuk menyimpan
material/barang yang sensitif seperti:
- Labels
- Labels sangat sensitif terhadap panas, karena label umumnya menggunakan
bahan perekat (lem). Tentu saja lem ini akan sangat sensitif terhadap suhu
dan panas karena akan menyebabkan daya rekatnya berkurang.
- Electric parts
- Electric parts juga sangat sensitif terhadap suhu panas, selain itu juga sangat
sensitif terhadap kotoran dan debu. Oleh karena itu tempat penyimpanan
material electric hendaknya pada suhu yang di rekomendasikan oleh
suplier.
Untuk tempat penyimpanan khusus ini di buatkan ruangan yang mempunyai
kontrol suhu dan di monitor serta di jaga agar suhu ruangan tersebut selalu
dalam keadaan stabil.
Baca juga Artikel Sebelumnya PENERIMAAN BARANG DI GUDANG
Sifat khusus/karakteristik dari suatu produk/barang terutama untuk jenis
tertentu pada saat disimpan maka harus diperhatikan caranya. Misalnya, untuk
barang yang mudah busuk (cepat mengalami perubahan bentuk, rasa dan warna)
seperti buah dan sayuran maka diperlukan ruang pendingin, berbeda dengan
barang pangan kemasan yang dapat disimpan pada area gudang dengan tingkat
suhu yang normal (ambient).
Dalam beberapa kondisi terutama sifat dan jenis produk/barang yang
disimpan di gudang harus memenuhi standar dan tata cara menangani produk/
barang dalam menyimpannya. Seperti untuk menyimpan sayuran atau buahbuahan maka harus tersedia ruangan pendingin, adapun produk/barang makanan
yang telah dikemas dapat disimpan pada tempat/ruangan dengan suhu yang
normal.
Terdapat 10 (sepuluh) tipe gudang menurut karakteristik penyimpanannya,
antara lain:
- Gudang tempat penyimpanan bahan baku
Dimanfaatkan dalam menyimpan bahan baku sebagai rangkaian untuk aktivitas
produksi seperti karet, biji besi, serbuk pasir, serta berbagai campuran bahan
material beton. Lokasi gudang akan lebih baik jika berdekatan dengan tempat
pengolahan produksi
- Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi
Pada kegiatan manufaktur, terdapat produk/barang dimana sebelumnya
merupakan hasil produksi atas berbagai bahan baku, tetapi bukan produk/
barang jadi melainkan menjadi komplemen/pendukung untuk kegiatan
produksi berikutnya. Selama tahapan kegiatan manufaktur sangat diperlukan
barang setengah jadi, diantaranya:
- Intermediate process, yaitu bahan setengah jadi yang digunakan dalam
kegiatan berikutnya.
- Posponement, merupakan penundaan dari kegiatan produksi sampai adanya
kembali bahan setengah jadi.
- Customization, yaitu melakukan diversifikasi atas barang dengan wujud dan
jenis yang sama. Hal ini dilakukan untuk memenuhi permintaan konsumen.
- Sub-assembly, yaitu kegiatan perancangan barang setengah jadi.
- Gudang tempat penyimpanan bahan hasil produksi
Berguna untuk menampung seluruh barang hasil dari proses produksi yang
kemudian direncanakan untuk didistribusikan ke pihak pemesan. Fungsi gudang
sebagai buffer atau safety dan permintaan pasar atas barang hasil produksi.
- Gudang sebagai tempat konsolidasi dan transit
Memiliki sifat dan bertujuan untuk menerima produk/barang yang datang dari
beberapa asal lokasi selanjutnya dikirimkan kembali ke pemesan maupun
menjadi bagian dari tahapan produksi selanjutnya.
- Gudang sebagai pusat transhipment
Gudang tipe ini sebagai tempat penerimaan barang dalam volume yang
besar, kemudian di tempat tersebut dilanjutkan dengan penguraian barang ke
dalam jumlah yang kecil/terperinci hingga menjadi jumlah yang sedikit untuk
dikirimkan ke berbagai tujuan.
- Gudang yang berfungsi sebagai cross docking
Melalui prinsip efisiensi setiap barang yang ada di gudang cepat dilakukan
penanganan karena akan dilakukan pengiriman ke tempat selanjutnya. Barang
disimpan untuk jangka waktu yang tidak lama, biasanya barang dilakukan
pengiriman kembali pada hari/waktu yang sama.
- Gudang sebagai pusat sortir
Dimanfaatkan oleh organisasi usaha yang secara khusus menangani
kegiatan ekspedisi surat, pengiriman parsel atau penyewaan pallet, artinya
mendistribusikan pallet ke berbagai lokasi.
- Gudang sebagai fulfillment
Desain gudang dirancang khusus melayani order pengiriman dalam jumlah
yang banyak. Misalnya pengelolaan bisnis e-commerce.
- Gudang sebagai tempat untuk proses reverse logistics
Berfungsi dalam penempatan produk/barang retur atau defective. Aktivitas
repacking, perbaikan, dijalankan melalui pengambilan bagian-bagian barang
yang mengalami kerusakan agar dapat diperbaiki sehingga dapat dipakai
kembali atau dilakukan proses pemusnahan dipakai kembali atau memusnahkan
barang retur atau defective.
- Gudang untuk kepentingan publik
Tipe gudang tersebut pengelolaannya dilaksanakan oleh negara dan bersifat
tidak komersil. contohnya Bulog. Tujuan pengelolaan gudang ini bersifat
pelayanan publik dengan pengelolaan oleh negara atau perusahaan pihak
ketiga.
sumberADMINISTRASI PERGUDANGANSyafiani Desiana GartiniWanan sunarya
Arif Susanto