Jelaskan perbedaan file Management dan Database Management

DBMS vs Sistem File

DBMS (Database Management System) dan File System adalah dua cara yang dapat digunakan untuk mengelola, menyimpan, mengambil, dan memanipulasi data. Sistem File adalah kumpulan file data mentah yang disimpan di hard-drive sedangkan DBMS adalah bundel aplikasi yang didedikasikan untuk mengelola data yang disimpan dalam database. Ini adalah sistem terintegrasi yang digunakan untuk mengelola database digital, yang memungkinkan penyimpanan konten database, pembuatan / pemeliharaan data, pencarian, dan fungsi lainnya. Kedua sistem dapat digunakan untuk memungkinkan pengguna bekerja dengan data dengan cara yang serupa. Sistem File adalah salah satu cara paling awal dalam mengelola data. Tetapi karena kekurangan yang ada dalam menggunakan Sistem File untuk menyimpan data elektronik, Sistem Manajemen Basis Data datang untuk digunakan beberapa saat kemudian, karena mereka menyediakan mekanisme untuk memecahkan masalah tersebut. Tetapi perlu dicatat bahwa, bahkan dalam DBMS, data pada akhirnya (secara fisik) disimpan dalam beberapa jenis file.

Berkas sistem

Seperti disebutkan di atas, dalam Sistem File data elektronik secara langsung disimpan dalam satu set file. Jika hanya satu tabel yang disimpan dalam sebuah file, mereka disebut file datar. Mereka berisi nilai di setiap baris yang dipisahkan dengan pembatas khusus seperti koma. Untuk menanyakan beberapa data acak, pertama-tama diperlukan untuk mengurai setiap baris dan memuatnya ke array pada waktu proses. Namun untuk file ini sebaiknya dibaca secara berurutan (karena tidak ada mekanisme kontrol pada file), oleh karena itu cukup tidak efisien dan memakan waktu. Beban mencari file yang diperlukan, menelusuri catatan (baris demi baris), memeriksa keberadaan data tertentu, mengingat file / catatan apa yang akan diedit ada pada pengguna. Pengguna harus melakukan setiap tugas secara manual atau harus menulis skrip yang melakukannya secara otomatis dengan bantuan kapabilitas manajemen file dari sistem operasi. Karena alasan ini, Sistem File mudah rentan terhadap masalah serius seperti inkonsistensi, ketidakmampuan untuk konkurensi, isolasi data, ancaman terhadap integritas, dan kurangnya keamanan.

DBMS

DBMS, kadang-kadang hanya disebut manajer basis data, adalah kumpulan program komputer yang didedikasikan untuk manajemen (yaitu organisasi, penyimpanan, dan pengambilan) semua basis data yang dipasang di sistem (yaitu hard drive atau jaringan). Ada berbagai jenis Sistem Manajemen Basis Data yang ada di dunia, dan beberapa di antaranya dirancang untuk pengelolaan basis data yang dikonfigurasi untuk tujuan tertentu. Sistem Manajemen Database komersial yang paling populer adalah Oracle, DB2 dan Microsoft Access. Semua produk ini menyediakan sarana alokasi tingkat hak istimewa yang berbeda untuk pengguna yang berbeda, sehingga memungkinkan DBMS untuk dikontrol secara terpusat oleh satu administrator atau untuk dialokasikan ke beberapa orang yang berbeda. Ada empat elemen penting dalam Sistem Manajemen Basis Data. Mereka adalah bahasa pemodelan, struktur data, bahasa kueri, dan mekanisme untuk transaksi. Bahasa pemodelan mendefinisikan bahasa dari setiap database yang dihosting di DBMS. Saat ini beberapa pendekatan populer seperti hierarki, jaringan, relasional, dan objek sedang dipraktikkan. Struktur data membantu mengatur data seperti catatan individu, file, bidang dan definisi serta objeknya seperti media visual. Bahasa kueri data memungkinkan pemeliharaan dan keamanan database. Ini memonitor data login, hak akses ke pengguna yang berbeda, dan protokol untuk menambahkan data ke sistem. SQL adalah bahasa kueri populer yang digunakan dalam Sistem Manajemen Database Relasional. Akhirnya, mekanisme yang memungkinkan transaksi membantu konkurensi dan multiplisitas. Mekanisme itu akan memastikan catatan yang sama tidak akan diubah oleh banyak pengguna pada saat yang sama, sehingga menjaga integritas data tetap terjaga. Selain itu, DBMS juga menyediakan cadangan dan fasilitas lainnya. Dengan semua kemajuan ini, DBMS memecahkan hampir semua masalah Sistem File, yang disebutkan di atas.

Perbedaan antara DBMS dan Sistem File

Dalam Sistem File, file digunakan untuk menyimpan data sedangkan kumpulan database digunakan untuk penyimpanan data di DBMS. Meskipun Sistem File dan DBMS adalah dua cara untuk mengelola data, DBMS jelas memiliki banyak keunggulan dibandingkan Sistem File. Biasanya saat menggunakan Sistem File, sebagian besar tugas seperti penyimpanan, pengambilan, dan pencarian dilakukan secara manual dan ini cukup membosankan sedangkan DBMS akan menyediakan metode otomatis untuk menyelesaikan tugas ini. Karena alasan ini, menggunakan Sistem File akan menimbulkan masalah seperti integritas data, inkonsistensi data, dan keamanan data, tetapi masalah ini dapat dihindari dengan menggunakan DBMS. Tidak seperti Sistem File, DBMS efisien karena membaca baris demi baris tidak diperlukan dan mekanisme kontrol tertentu tersedia.

Pada dasarnya semua sistem informasi akan membuat (create), membaca (read), memperbarui (update), dan menghapus (delete) data. Data-data tersebut akan disimpan di dalam file dan database, dimana keduanya masing-masing memiliki berbagai keuntungan serta kelemahan.

A. File
File adalah kumpulan record yang serupa, seperti file customer, file order, dan file produk. Pada lingkungan file, data storage akan dibangun di sekitar aplikasi yang akan menggunakan file-file. File memiliki beberapa keuntungan, yaitu:

1. File ­konvensional relatif lebih mudah untuk didesain dan diimplementasikan karena pada dasarnya akan didesain untuk digunakan dengan sebuah aplikasi atau sistem informasi tunggal, seperti account receivable atau Kita dapat secara mudah menentukan data yang akan ditangkap dan disimpan untuk memproduksi output-output itu, serta mendefinisikan organisasi file yang terbaik untuk persyaratan-persyaratan output pengguna akhir sistem yang telah kita pahami sebelumnya.
2. File konvensional sedang tumbuh pesat, sehingga file konvensional dapat digunakan dioptimalisasi untuk akses aplikasi. File-file ini biasanya tidak mengerjakan bagian database.

Selain itu terdapat pula beberapa kelemahan file, diantaranya:

1. Terdapat duplikasi item-item data pada berbagai file. File-file cenderung dibangun di sekitar aplikasi tunggal tanpa mempertimbangkan aplikasi lain di masa depan, sehingga elemen-elemen data akan tersimpan secara berlebihan pada beberapa file yang berbeda.
2. File tidak fleksibel dan tidak dapat diskalakan. File biasanya didesain untuk mendukung persyaratan dan program terkini dari sebuah aplikasi tunggal. Jika kita membutuhkan laporan atau query baru di masa depan, file-file akan distruktur kembali karena struktur aslinya tidak dapat mendukung secara efektif atau efisien terhadap persyaratan-persyaratan baru. Tetapi jika kita memilih untuk mengatur file-file Kembali, semua program yang menggunakan file tersebut juga harus ditulis kembali sehingga reorganisasi menjadi tidak praktis.

B. Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait. Kata kunci “saling terkait” pada database menjelaskan bagaimana record setiap file harus memperbolehkan hubungan-hubungan untuk menyimpan file–file lain. Contohnya adalah bagaimana sebuah database sales mungkin terdiri dari record order yang terhubung pada record file customer dan file produk.

Database tidak begitu bergantung pada aplikasi-aplikasi yang akan menggunakannya. Pada lingkungan database, aplikasi-aplikasi akan dibangun di sekitar database yang sudah diintegrasikan untuk berbagi-pakai database tersebut.

Database memiliki beberapa keuntungan, yaitu:

1. Database mampu berbagi-pakai data yang sama di banyak aplikasi dan sistem. Meskipun demikian membangun super database tidaklah praktis, sehingga sebagian besar organisasi akan membangun beberapa database yang masing-masing akan berbagi-pakai data dengan beberapa sistem informasi.
2. Data akan disimpan dalam format yang fleksibel. Hal ini disebabkan database didefinisikan secara terpisah dari sistem informasi dan program-program aplikasi yang akan menggunakannya. Database memperbolehkan kita untuk menggunakan data dengan cara tidak seperti ditentukan oleh pengguna akhir. Jika database didesain dengan bagus, maka kombinasi berbeda dari data yang sama dapat diakses dengan mudah untuk kebutuhan laporan atau query baru di masa depan.
3. Database menyediakan skalabilitas superior dimana dapat ditingkatkan atau dikembangkan untuk menemukan kebutuhan-kebutuhan perubahan pada sebuah organisasi.

Selain itu terdapat pula beberapa kelemahan database, diantaranya:

1. Teknologi database lebih kompleks dibandingkan dengan teknologi file, sehingga butuhkan perangkat lunak khusus yang disebut Database Management System (DBMS).
2. Teknologi database membutuhkan investasi yang cukup besar, karena analis dan programmer harus mempelajari bagaimana menggunakan DBMS. Hal ini sangatlah penting demi mencapai manfaat teknologi database.
3. Meningkatnya vulnerabilitas yang melekat pada penggunaan data berbagi-pakai. Penggambaran yang tepat adalah bagaimana kita menempatkan semua telur yang kita miliki hanya pada satu keranjang. Dibutuhkan backup dan recovery, serta keamanan sehingga diharapkan mampu mengurangi masalah. 

Referensi

Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Systems Analysis and Design Methods (6th ed.). New York: McGraw-Hill/Irwin.