Kelebihan dan kekurangan metode analisis jabatan

Apa ituMetode Analisis Jabatan?

Metode analisis jabatan atau job analysismengacu pada prosedur atau tahapan-tahapan yang diterapkan dalam proses menganalisis jabatan. Dengan kata lain, analisis jabatan merupakan suatu cara yang dilakukan dengan tujuan mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai pekerjaan.

Di bawah ini adalah beberapa contoh informasi yang dianalisis:

• Deskripsi pekerjaan
• Indikator pekerjaan
• Pendidikan dan keterampilan yang dibutuhkan
• Prosedur operasi pelaksanaan pekerjaan
• Kompensasi penilaian pekerjaan

Sementara itu, melakukan kegiatan analisis jabatan dengan menggunakan metode yang tepat dapat memberikan informasi berharga untuk perusahaan, diantaranya adalah yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut:

• Menentukan strategi rekrutmen
• Seleksi pegawai
• Penilaian kinerja
• Pelatihan pengembangan
• Design dan redesign jabatan
• Perencanaan SDM

Metode Analisis Jabatan

Kumpulan Metode Analisis Jabatan

1. Metode Observasi

• Dapat menggali informasi pekerjaan secara aktual
• Dapat menghimpun informasi dalam waktu relatif singkat

Kelemahan metode observasi adalah :

• Tidak tepat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan yang intensif
• Tidak mungkin digunakan untuk menganalisis pekerjaan yang berbahaya

2. Metode Wawancara (Interview)

Metode yang kedua adalah metode wawancara. Informasi tentang hasil analisis jabatan yang dibutuhkan dapat pula diperoleh para penganalisis jabatan (job analyst) dengan mengadakan wawancara langsung kepada karywan. Kesalahpahaman dalam wawancara ini harus dihindari antara penganalisis jabatan dengan orang-orang yang diwawancarai.

Metode wawancara digunakan untuk mengecek kebenaran informasi yang diperoleh dengan metode observasi.

Kelebihan metode wawancara adalah :

• Dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan tidak standar
• Dapat mengungkapkan informasi pekerjaan yang pelaksanaannya dominan bersifat fisik dan mental
• Lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan dengan metode lainnya.

Kelemahan metode wawancara adalah :

• Karyawan yang di wawancarai cenderung tidak jujur dalam memberikan jawaban karena merasa curiga
• Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalah tafsirkan
• Kelemahan metode ini dapat dikurangi dengan bantaun metode lainnya.

3. Metode Angket (Koesioner)

Angket atau daftar pertanyaan mengenai jabatan dibuat dan dikirimkan kepada para karywan yang bersangkutan. Pertanyaan perlu dibatasi pada hal-hal yang penting dan benar-benar diperlukan agar keterangan tentang jabatan atau pekerjaan yang diprtanyakan dapat terjawab dengan baik dan jawaban responden tidak melantur.

Kelebihan Metode Angket adalah :

• Mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban
• Pertanyaan angket dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan
• Menghemat penggunaan waktu dan tenaga
• Informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif.

Kelemahan metode angket ini adalah :

• Kurang produktif dalam menggunakan waktu
• Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan
• Angket belum tentu dapat menyelesaikan masalah
• Kurang efektif digunakan pada karyawan perseorangan

4. Metode Kombinasi

Metode ini dilaksanakan dengan menggabungkan ketiga cara diatas, dan dapat ditambah dengan berbagai informasi yang biasanya terdapat dalam dokumen-dokumen hasil analisis jabatan atau pekerjaan yang telah ada sebelumnya.

Nah, itulah beberapa metode analisis jabatan yang dapat saya bagikan dalam kesempatan ini, semoga bermanfaat dan selamat mencobanya. Sampai jumpa di pembahasan yang lainnya.

Bagikan Artikel ini

Deskripsi Jabatan (Job Description)

Deskripsi Jabatan atauJob Descriptionadalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan tersebut diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

• Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang berkaitan dengan jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan pengrekrutan karyawan yang berbakat.
• Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu.
• Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat tentang pekerjaan apa yang akan diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila terpilih menjadi karyawan.

Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan Deskripsi Spefisik Jabatan. Deskripsi umum jabatan adalah deskripsi jabatan yang digunakan oleh organisasi untuk menemukan informasi dasar tentang pekerjaan atau jabatan tertentu. Meskipun mencakup tugas yang harus dilakukan oleh pekerja, namun dalam deskripsi umum jabatan ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja dan dasar untuk mengevaluasi suatu pekerjaan serta tidak menentukan paket kompensasinya.

Jenis yang kedua pada Deskripsi Jabatan ini adalah Deskripsi Spesifik Jabatan. Deskripsi Spesifik Jabatan ini memberikan informasi yang detail terhadap apa yang menjadi tanggung jawab jabatan tersebut. Deskripsi spesifik jabatan juga mencakup tugas utama, sub-tugas, fungsi inti serta rincian pada setiap pekerjaannya. Deskripsi spesifik jabatan ini merinci semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan pekerjaan tersebut serta standar kinerja yang diinginkan.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi (Observation Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode Kuesioner (Questionnaire Method).

1. Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko.

Mungkin banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini disebabkan karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi ini dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak suka secara pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau bukan hasil yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini.

Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Pengamatan langsung atau direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan pencatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan kinerja.

2. Metode Wawancara (Interview Method)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.

Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.

3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.

Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat diperlukan.