Lembar kerja access Title bar merupakan judul dari jendela program atau nama file yang sedang aktif Tombol office merupakan tombol yang menampung perintah perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain perintah : New, Open, Save, Save as dan lainnya Quick access toolbar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoperasikan access 2007 Minimize tool tombol yang berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program access 2007 sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikomn yang diletakkan pada bagian taskbar windows XP Maximize tool tombol yang berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program access 2007 sehingga tampilannya menjadi seukuran dengan layar monitor Close tool tombol yang berfungsi untuk menutup jendela program atau keluar dari program access 2007 Status bar bagian yang digunkana untuk menampilkan informasi dan kondisi dari lembar kerja program access 2007. Misalnya status aktif caps lock, num lock, scroll lock dan sebagainya Ribbon merupakan area diatas jendela program dimana anda dapat memilih tombol perintah Tab merupakan sekumpulan dari group yang berbentuk tabulasi secara otomatis menyesuaikan dokumen aktif Contextual command tab merupakan tab yang tampil secara otomatis berdasarkan dokumen atau objek yang sedang dikerjakan Grup merupakan isi dari tab yang berupa kumpulan dari beberapa tombol perintah yang saling berkaitan Tombol dialog merupakan suatu tombol yang terletak disebelah kanan bawah suatu grup yang jika diklik akan menampilkan kotak dialog Navigation pane merupakan bagian pada sisi sebelah kiri jendela database yang menapilkan objek objek database
Tabbed documents objek objek dalam access 2007 seperti tabel
Database Lembar kerja access merupakan jendela database yang terdiri dari satu atau lebih table yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dimana anda dapat menyunting data tersebut dengan menambah, mengganti, menghapus dan mengedit data dalam table table tersebut. Table merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai satu tema tertentu. Misalnya data penjualan, data pelanggan dan sebagainya. Table terdiri dari field dan record. Yang keduanya di tempatkan pada bagian kolom dan baris. Gambar : Contoh Tabel database Dalam jendela database access terdapat beberapa objek pendukung lainnya selain objek table yaitu: - Query merupakan objek database yang digunakan untuk menampilkan menyunting dan menganalisis data - Form merupakan objek database yang digunakan untuk proses input, menyunting data dan untuk menambah control control - Report merupakan hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan dengan diformat sesuai dengan ketentuan yang di berikan
- Macro merupakan rangkaina perintah dengan menggunakan bahasa pemograman access yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis. Misalnya membuka table dan lain sebagainya. - Module adalah kumpulan program yang ditulis dengan menggunakan bahasa basic access Membuat Database Langkah untuk membuat file database adalah: 1. Klik tombol office dan pilih perintah new atau klik pilihan blank database pada getting started sehingga akan tampil pilihan blank database. Gambar : Pilihan Blank Database 2. Ketik nama file database yang akan di buat pada bagian file name secara default access akan member nama file database dengan database 1. Kemudian klik tombol browse yang ada di kanan file name untuk menentukan lokasi penyimpanan file sehingga akan tampil kotak dialog file new database.
Gambar : Kotak dialog file new database 3. Pada bagian save in tentukan lokasi drive folder tempat penyimpanan file, kemudian klik OK. 4. Klik tombol create sehingga akan tampil jendela database [Access 2007] 5. Dalam jendela database baru dibuat akan ditampilkan objek table yang masih kosong Gambar tampilan jendela database [access 2007] Membuka database
Anda dapat membuka file database pada tampilan awal program access dengan memilih nama file yang akan dibuka pada bagian open recent database atau pilihan more.. untuk mencari file database yang lain Atau dapat digunakan langah berikut ini untuk membuka file database: 1. Klik tombol office kemudian pilih open atau tekan tombol ctr + o pada keyboard sehingga akan tampil kotak dialog open sepertoi pada gambar Gambar kotak dialog open 2. Tentukan lokasi file database yang ingin dibuka pada bagian kotak look in. pada file name ketik nama file yang ditampilkan pada bagian daftar folder kemudian klik tombol open atau tekan enter. Selain itu anda juga dapat membuka file dengan menekan tombol office kemudian pilih salah satu file yang ditampilkan pada bagian sebelah kanan. 9 file database yang terakhir kali dibuka akan ditampilkan. Menyimpan database Langkah untuk menyimpan file database adalah sebagai berikut: - Tekan tombol ctrl + s pada keyboard atau klik tombol office dan pilih save Sedangkan langkah untuk menyimpan file database dengan nama lain atau dengan format database lain adalah sebagai berikut:
1. Klik tombol office pilih save as dan pilih saah satu format file yang diinginkan sehingga akan tampil kotak dialog save as 2. Tentukan drive dan folder tempat menyimpan file pada bagisan save in 3. Ketik nama file database pada bagian file name 4. Klik tombol save Gambar kotak dialog save as Menutup database Langkah untuk menutup file database adalah sebagai berikut: 1. Klik tombol office dan pilih close database Selanjutnya jendela database akan ditutup dan jendela access akan kembali seperti tampilan awal. Membuat Tabel Ada dua cara yang dapat anda lakukan untuk membuat objek table yaitu: - Menggunakan Datasheet View dimana anda dapat memasukkan data input terlebih dahulu baru mengatur struktur table - Menggunakan jendela Design View dimana anda dapat membuat struktur table terlebih dahulu baru memasukkan data input 1. Membuat table dengan Design View
Langkah untuk membuat table menggunakan design view adalah: - Klik tombol table design pada group tables dalam tab create hingga muncul jendela desain table seperti pada gambar Gambar jendela design table - Dalam jendela design table terdapat beberapa bagian yang dapat anda isi antara lain Field nam untuk memasukkan nama field yang akan dibuat Data type untuk menentukan tipe data anda dapat memilih salah satu tipe data yang diinginkan Description untuk memasukkan keterangan dari nama field yang dibuat. Kolom description bersifat opsional maksudnya anda dapat mengisi ataupun mengosongkan kolom tersebut - Setelah mengisi semua bagian yang ada pada jendela design view, simpan table dengan mengklik tombol save pada quick access toolbar sehingga tampil pada kotak dialog save as seperti pada gambar Gambar kotak dialog save as
- Pada bagian table name ketik nama table dan klik ok - Tutup jendela desain table untuk mengakhiri proses pembuatan desain table dengan salah satu perintah berikut: Klik tombol close Tekan tombol ctr + F4 - Selanjutnya pada jendela database akan berbentuk sebuah table yang telah anda buat. Gambar nama table baru pada jendela database Membuat table dengan datasheet view Langkah untuk membuat table menggunakan datasheet view adalah 1. Klik tombol table pada group tables dalam tab create hingga muncul jendela datasheet view seperti pada gambar
Gambar jendela datasheet view 2. Masukkan data input pada masing masing field. Gunakan tombol tab atau panah kanan pada keyboard untuk berpindah pindah antar field 3. Berikutnya, ganti judul per kolom. Judul per kolom secara default diberi nama field1, field2, dan seterusnya, sesuai dengan jumlah kolom yang diisi dengan data input. Khusus untuk kolom pertama diberi nama ID dan anda tidak dapat mengetikkan data pada kolom tersebut karena secara otomatis akan terisi dengan nomor urut Klik duakali pada masing masing judul kolom atau klik kanan mouse pada judul kolom dan pilih rename column untuk mengganti judul per kolom. Jduul perkolom yang telah anda ganti akan dipasang sebagai nama field, Gambar mengganti judul per kolom 4. Klik tombol save pada bagian quick access toolbar untul menyimpan table.
Mengenal jendela design view Jendela design view terbagi menjadi dua buah bidang atau pane yaitu Pane bagian atas yang berisi kolom field name, data type dan description Pane bagian bawah yang berisi property field yang aktif Gunakan tombol F6 atau klik bagian pane tersebut untuk berpindah antar pane Gambar jendela design view Bagian Fungsi Select All Untuk memilih semua field Primary Key Untuk menentukan field kunci pengurutan data record Selected row Untuk memilih baris baris field Property field Merupakan property atau tatanan suatu field Field name/ nama field Pada kolom ini anda dapat memasukkan nama nama field. Sedangkan aturan untuk nama field adalah: Tidak boleh ada field yang namanya sama dalam satu table Nama field panjang maksimal 64 karakter yang dapat berupa kombinasi antara huruf, angka, spasi dan karakter khusus kecuali tanda titik [.] seru [!] tanda petik atas [ ] serta tanda kurung siku [[]]. Mengganti nama field yang berupa spasi dengan garis bawah [_] Data type/tipe data
Digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah table dengan pilihan sebagai berikut: Text untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka dan simbol grafik. Memo untuk menerima data teks sampai 65,355 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca serta simbol grafik Number untuk menerima digit tanda minus dan titik decimal. Tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu. Date / time untuk menerima data tnaggal dan waktu serta nilai tahun yang dimulai dari tahun 100 sampai tahun 9999 Currency untuk menerima data digit tanda minus dan tanda titik decimal dengan tingkat ketepatan 15 digit decimal di sebelah kiri tanda titik decimal dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik decimal Autonumber untuk menampilkan nomor urut otomatis yaitu berupa data angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1 Yes/no untuk menerima salah satu data dari dua nilai yaitu yes/no true/false atau on/off Ole object untuk menerima data yang berupa objek grafik spreadsheet foro digital rekaman suara atau video yang daoat diambi dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1gibabyte Hyperlink untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah dan grafik serta tipe data ini berhubungan dengan jaringan. Attachment untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet dokumen grafik dan tipe file lain Lookup wizard untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat anda ambil dari table maupun query yang ada Description / keterangan
Bagian yang digunakan untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah table/query. Batas maksimal jumlah teks yang dapat digunakan adalah 255 karakter. Field property / property field Bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field yang aktif dan ketentuan yag ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut. Bagian field property akan dibahas lebih lanjut pada bab tersendiri. Menentukan primary key Primery key adalah field yang digunakan sebagai field kunci pengurutan data dari sebuah table Langkah untuk menentukan field primary key adalah 1. Aktif pada jendela design view sebuah table, pilih field yang akan digunakan sebagai field primary key 2. Klik tombol primary key pada group tools 3. Pada bagian selector baris dari field yang digunakan sebagai primary key akan tampil ikon primary key yang berbentuk kunci Gambar simbol primary key Menghapus primary key Langkah untuk menghapus field primary key adalah 1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane klik kanan mouse dan pilih design view untuk membuka jendela desan table. 2. Klik tombol indexes pada group show/hide dalam tab design sehingga access akan menampilkan jendela indexes
Gambar jendela indexes 3. Pilih baris yang berisi primary keydan tekan tombol delete. Atau anda juga dapat menghilangkan primary key dengan cara memilih field yang terpasang primary key, kemudian klik kembali tombol primary key pada toolbar. Memilih field Langkag untuk memilih field adalah sebagai berikut Klik tombol selector row yang terdapat pada bagian sebelah kiri dari kolom field name untuk memilih satu baris field Klik tombol selector row yang pertama, lanjutkan dengan menekan tombol shift dan klik selector row yang terakhir untuk memilih lebih dari satu field yang berurutan. Selain dengan cara tersebut, lakukan dengan mengklik selector row pertama dan lanjutkan dengan menggeser mouse sampai pada field terakhir yang ingin anda pilih. Tekan tombol select all atau dengan cara menekan tombol ctrl + A untuk memilih semua field Anda juga dapat memindah letak insertion point dalam jendela design view dengan menggunakan Tombol Fungsi Berpindah satu karakter ke kanan Berpindah satukarakter ke kiri Ctr + Berpindah satu kata ke kanan Ctrl + Berpindah satu kata ke kiri Home Berpindah ke awal baris End Berpindah ke akhir baris
Memindah field Langkah untuk memindahkan field dalam jendela design view adalah 1. Pilih salah satu nama table pada navigation pane. Klik kanan mouse view untuk membuka jendela desain table. 2. Pilih satu nama field atau lebih dengan menggunakan selector row 3. Geser ke posisi selector row tertentu dan pilih design Gambar proses pemindahan field Menyisipkan field Langkah untuk menyisipkan field baru adalah 1. Aktif pada jendela design view 2. Klik tombol insert rows pada group rows sehingga akan ditambahkan satu baris field yang masih kosong 3. Pada baris kosong tersebut isi dengan nama field baru Gambar menyisipkan field Menghapus field Untuk menghapus field digunakan salah satu cara berikut: Tekan tombol delete pada keyboard Klik kanan baris field yang ingin dihapus dan pilih delete rows Jika anda menghapus field yang telah berisi data, maka data tersebut akan ikut terhapus
Gambar menghapus field Membatalkan perintah Langkah untuk membatalkan perintah yang pernah dijalankan adalah sebagai berikut : Pada bagian quick access toolbar klik tombol undo Tekan tombol kombinasi ctrl+z Perintah undo pada program access hanya berlaku untuk satu kali proses pembatalan yaitu untuk membatalkan perintah yang terkahir kali di kerjakan. Memasukkan data input dalam table Untuk memasukkan data input dalam table anda harus aktif dalam jendela datasheet view. Langkah untuk menginputkan data record adalah 1. Apabila anda aktif padaa jendela design view lakukan salah satu cara berikut untuk mengaktifkan jendela datasheet views Klik tombol view padaa groups views dalam tab desihn kemudian pilih datasheet view Klik kanan pada tabulasi nama table yang akan dibuka kemudian pilih datasheet view 2. Apabila anda aktif dalam jendela database lakukan salah satu caraa berikut untuk mengaktifkan jendela datasheet view : Klik dua kjali nama table yang akan anda buka Pilih nama table dan tekan tombol enter 3. Ketikkan data input padaa setiap sel untuk berpindah antar sel gunakan tombol tab atau panah kanan pada keyboard.