Panduan aplikasi iso 9008 2008 terhadap perusahaan

DJKN dalam hal ini diwakili oleh KPKNL telah mendapatkan berbagai penghargaan atas pelayanannya kepada publik seperti  Piala Citra Pelayanan Prima (CPP), penghargaan Kantor Pelayanan Percontohan (KPPc) terbaik di Kementerian Keuangan, Survei Kepuasan Pelanggan dan lain-lain. Namun sampai saat ini selain Sekretariat DJKN Kanwil dan KPKNL belum mendapatkan sertifikat ISO. Sudah saatnya DJKN, Kanwil DJKN dan KPKNL mulai merintis langkah-langkah dengan memperbaiki dan melakukan terobosan dalam pelayanan yang menjadi standar acuan penilaian mutu pelayanan kepada masyarakat luas.

Semua penghargaan yang disebutkan di atas bukan juga menjadi acuan untuk mendapatkan sertifikat ISO. Dalam sertifikasi ISO 9001:2008, sistem manajemen mutu telah menjadi salah satu indikator pemenuhan kinerja terbaik atas pelayanan kepada stakeholder. DJKN telah mempunyai mutu pelayanan yang sangat baik. Hal ini dapat menjadi modal utama DJKN melalui KPKNL untuk mendapatkan sertifikat ISO.

Bagaimana cara mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008? Adapun langkah-langkah proses mendapatkan ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut:
1. Sertifikasi ISO 9001:2008 dikeluarkan oleh badan sertfikasi, beberapa badan sertifikasi yang populer di dunia industri
Indonesia adalah : Sucofindo, SGS, BVQI, TUV, Royal dan lain sebagainya.

2. Ada dua persyaratan untuk mendapatkan Sertifikasi ISO 9001 : 2008 yaitu :
a. Suatu perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen mutu minimal 3 bulan.
b. Telah lulus proses audit sertifikasi oleh badan sertifikasi

3. Setelah perusahaan atau organisasi menerapkan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan pasal-pasal yang ada dalam Persyaratan ISO 9001 telah di aplikasikan minimal 3 bulan dan baru dapat mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi dengan mengirimkan beberapa dokumen:
a. Pedomanan mutu,
b. Kebijakan mutu,
c. Target mutu,
d. Enam Pasal / Prosedur Wajib,
e. Prosedur kerja masing-masing Departemen
f. Bukti telah dilakukan Audit Mutu Internal & Manajemen Review.

4. Lamanya Audit biasanya ditentukan oleh bidang industri perusahaan atau organisasi, biasanya audit dilakukan dalam 2 tahap yaitu :
-  Tahap 1 dilakukan untuk mereview & pemeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi.
-  Tahap 2 dilakukan untuk proses sertifikasi kelayakan implementasi persyaratan ISO 9001:2008

5. Bila saat proses Audit Sertifikasi ditemukan beberapa temuan maka perusahaan diwajibkan memberikan bukti hasil perbaikan sebelum proses pencetakan dan meregistrasi sertifikat selesai. Setiap badan sertifikasi memiliki berbedaan waktu dalam proses menyerahan sertifikasi ke klien, bila sertifikasi menginduk ke badan sertifikasi dalam negeri lama penyerahan sertifikasi berkisar 1 (satu) atau 2 (dua) minggu setelah perusahaan anda dinyatakan lulus. Sedangkan untuk sertifikasi yang menginduk ke luar negeri berkisar antara 2 minggu sampai 1 bulan setelah dinyatakan lulus proses audit.

6. Masa berlaku Sertifikasi ISO 9001:2008 adalah 3 (tiga) tahun, dan dalam masa berlakunya setiap 6 (enam) bulan sekali atau satu tahun sekali badan sertifikasi akan melakukan proses audit tahunan yang biasa dikenal dengan istilah survailance audit, sedangkan setelah masa tempo berlaku hampir habis maka audit dilakukan sama seperti di awal yaitu renewal audit atau resertifikasi.

7. Dalam Proses sertifikasi ISO 9001:2008 biaya yang dikeluarkan biasanya bila dibandingkan dengan suatu organisasi atau perusahaan yang tidak menggunakan konsultan dalam proses sertifikasinya akan relatif lebih murah. Karena tidak ada biaya Konsultasi dalam proses progres sertifikasinya, namun kami akan menjelaskan rincian biaya yang biasanya dikeluarkan dalam proses sertifikasi diantaranya :
a.  Biaya Sertifikasi
Biaya ini untuk membeli registrasi lisensi dari badan sertifikasi.
b. Biaya Proses Audit Sertifikasi
Biaya ini adalah biaya yang diperuntukkan bagi auditor asessment yang dilakukan dalam 2 tahap.
c. Biaya Survailance Audit
Biaya yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu ( 6 Bulan sekali atau 1 Tahun Sekali ).
d. Biaya Konsultasi
Biasanya biaya inilah yang digunakan bila anda menggunakan jasa konsultan yang melakukan proses develoment proses sertifikasi.
(sumber http://alphamitrakonsultan.blogspot.com/2014/04/cara-mendapatkan-sertifikasi-iso.html).

Sampai saat ini sudah ada eselon I di lingkungan kementerian keuangan yang telah mendapatkan sertifikasi isi seperti BPPK dan Pusat LPSE Kementerian Keuangan. Dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan sudah merintis dan mempersiapkan empat KPPN yaitu : KPPN Makassar II, KPPN Malang, KPPN Wates dan KPPN Semarang II untuk mendapakatkan ISO. Untuk memudahkan pencapaian tersebut Kantor pusat Ditjen Perbendaharaan telah menerbitkan beberapa regulasi yang secara menyeluruh memberikan panduan pada setiap bentuk pelayanan di KPPN. Dan yang tidak kalah pentingnya adalah mempersiapkan SDM untuk menjadi Auditor Internal Mutu yang menjadi sarat utama ISO. Semoga DJKN bisa mengikuti jejak BPPK dan Ditjen Perbendaharaan untuk meraih ISO 9001:2008. (Pengirim Artikel : Agus Rodani/Kasi PKN I Kanwil DJKN Sumsel, Jambi dan Babel)