Pengurusan surat keluar rahasia Sistem kartu kendali

penyakit dan gangguan pada organ organ sistem gerak pada manusia beserta cara mengobati dan menanggulangi nya​

pengecekan sifat komutatif dan asosiatif pada perkalian tabel 1.2 pengecekan sifat distributif pada perkalian terhadap penjumlahan tabel 1.3 pengece … kan sifat distributif pada perkalian terhadap pengurangan tabel 1.4

hasil penelitian tanaman cabai?​

organ gerak banyak sekali fungsinya​

1.Pernahkah saya membuat janji dan juga pernah mengingkar janji, lalu bagaimana rasanya?1. Tulislah pengalamanmu2. Apa bentuk janji yang kamu buat?3. … Sebutkan alasan alasan mengapa kamu membuat janji​

perbedan ariet einstein dan terry mart​

Kenapa sih tong sampah harus tutup rapat coba berikan gambar dan penjelasan​

tuliskan laporan kegiatan unjuk kerja kegiatan ekstrakurikuler​

Sebutkan macam-macam gambar ilustrasi​

Ayo, Kita Selesaikan 1./Sebuah mobil yang mula-mula diam bergerak dipercepat beraturan hingga kecepatannya menjadi 72 km/jam setelah bergerak selama 3 … 0 sekon. Percepatan yang dialami mobil tersebut adalahbantu jawab bg​

4. Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

4.1 Prosedur Pengelolaan Surat Penting Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :

a. Unit Pengolah Surat keluar berikut tembusannya berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Menyiapkan 3 lembar kartu kendali dan menyatukannya dengan surat asli dan tembusan untuk diberikan kepada bagian pencatat surat pada unit kearsipan.

b. Pencatat Surat Tugas pencatat surat adalah :

Mengelola Arsip | TIK dalam Pembelajaran 39

1. Menerima surat asli beserta tembusannya, berikut 3 lembar

kartu kendali,

2. Membubuhkan stempel dinas pada surat,

3. Meneruskan kartu kendali 1 kepada bagian pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control, Mengembalikan kartu kendali 3 beserta surat tembusannya kepada unit pengolah,

4. Meneruskan kartu kendali 2 kepada bagian penata arsip,

5. Memberika surat asli kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan

kepada alamat yang dituju.

d. Pengarah Surat Tugas pengarah surat adalah menerima kartu kendali 1 dari bagian pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.

e. Penata Arsip Tugas penata arsip adalah menerima kartu kendali 2 dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada masih ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah menurun nilai gunanya, selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan, kartu kendali 2 ditukar dengan kartu kendali 3.

b. Ekspeditor/Kurir

Tugas ekspeditor adalah menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

40 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Tabel 8. Pengelolaan Surat Penting Keluar dengan Sistem Kartu Kendali Keterangan :

1. TU unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, kemudian menyerahkan surat, tembusan serta KK I dan KK II kepada pencatat surat. KK III langsung disimpan dan tembusan yang telah diproses di pencatat surat juga disimpan di unit pengolah,

2. Pencatat surat menyerahkan KK I ke pengarah surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu control dan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat yang dituju,

3. Pencatat surat mengembalikan KK II ke unit pengolah untuk

selanjutnya diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan,

4. Jika surat sudah in aktif, tembusan dan KK III di unit pengolah ditukar dengan KK II di penata arsip.

Mengelola Arsip | TIK dalam Pembelajaran 41

4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :

a. Unit Pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam 2 lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk disimpan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju

b. Pencatat Surat menerima surat berikut surat tembusannya dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi kepada unit pengolah beserta lembar pengantar 2 sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan surat aslinya ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

Tabel 9. Prosedur Pengelolaan Surat Biasa Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

42 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

4.3 Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

Langkah-langkahnya adalah :

a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya dan dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan,

b. Surat tertutup + Lembar Pengantar Surat Rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah, lalu menyerahkan surat kepada ekpeditor untuk dikirim dan menyerahkan Lembar Pengantar 1 kepada penata arsip dan Lembar Pengantar 2 kepada unit pengolah.

Tabel 10. Prosedur Pengelolaan Surat Rahasia Keluar dengan Sistem

Kartu Kendali

Mengelola Arsip | TIK dalam Pembelajaran 43

1. Prosedur penanganan surat keluar penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. 1)      Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah. 2)      Memberikan stempel pada surat. 3)      Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. 4)      Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. 5)      Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

No	Sistem Buku Agenda	Sistem Kartu Kendali
	Sistem pola lama Pencatatan menggunakan buku agenda Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku	Sistem pola baru Pencatatan menggunakan kartu kendali Penyampaian surat menggunakan kartu kendali Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan