Posisi Penasehat dalam kepanitiaan kegiatan pertunjukan musik di sekolah biasanya dijabat oleh

Lihat Foto

KOMPAS.com/HAMZAH

Para siswa SMA yang ada di Gresik, terlihat antusias belajar mural dalam agenda Arto Morrow. Pameran seni rupa digelar oleh para seniman di Kabupaten Gresik, Jawa Timur di Wahana Ekspresi Pusponegoro (WEP) pada 21-27 Oktober 2017.

KOMPAS.com - Penyelenggaraan pameran diawali dengan pembentukan panitia pameran. Pembentukan panitia sangat penting karena perlu ada pembagian tugas dalam penyelenggaraan pameran.

Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar bila ada pembagian tugas kepanitiaan secara jelas.

Tujuannya agar masing-masing orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab dan kebersamaan.

Umumnya, struktur kepanitiaan pameran terdiri dari panitia inti dan dibantu beberapa seksi.

Setiap seksi bertanggung jawab pada bidang tugas dan pekerjaan masing-masing. Semua seksi harus berkoordinasi dengan ketua panitia.

Dikutip dari situs resmi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, susunan panitia pameran seni rupa sekolah terdiri dari:

1. Pembimbing
2. Ketua Panitia
3. Wakil Ketua
4. Sekretaris
5. Bendahara
6. Seksi Kesekretariatan
7. Seksi Usaha
8. Seksi Publikasi dan Dokumentasi
9. Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang
10. Seksi Stand
11. Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
12. Seksi Perlengkapan
13. Seksi Keamanan
14. Seksi Konsumsi

Baca juga: Pameran: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Fungsi

Berikut ini penjelasannya:

Bertugas membimbing dan mengarahkan agar pameran dapat berjalan dengan baik. Biasanya guru yang bertindak sebagai pembimbing.

Dalam sebuah pameran lukisan biasanya ada yang berperan menentukan arah dan tujuan pameran serta menjelaskan materi pameran. Tugas tersebut dilakukan oleh seorang kurator.

Biasanya kurator dalam pameran lukisan merangkap juga sebagai ketua panitia pameran.

Adapun susunan kepanitiaan itu pada umumnya terdiri dari beberapa kelompok, yaitu sebagai berikut: penasihat, penanggungjawab, ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi-seksi.

Untuk lebih jelas untuk fungsi dari masing-masing komponen tersebut, silahkan Anda simak penjelasan berikut.

Biasanya ditunjuk orang yang dianggap paling mampu dalam menyelesaikan permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan tuntunan, arahan dan motivasi kepada semua panitia dalam melaksanakan tugas.

• Biasanya tugas yang diberikan pada seorang penasihat adalah:

• Menerima laporan tentangh rencana yang akan dilaksanakan

• Mengevaluasi kerja yang dilakukan

• Memecahkan permasalahan yang ada dalam organisasi

• Ikut bertanggung jawab dalam jalannya pergelaran

Orang yang menjadi penanggung jawab harus seorang pucuk pimpinan, minimal yang menjadi wakil, hal ini harus dapat memantau semua pekerjaanv yang dilakukan secara rutin. Penanggung jawab boleh juga mewakili penasihat, jika penasihat ada suatu masalah yang mendadak.

Ketua adalah orang yang diharapkan dapat mengatur jalannya organisasi, mampu memecahkan berbagai permasalahan yang terdapat pada saat-saat pergelaran berlangsung, memiliki sifat kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar dan bijaksana. Seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak serta memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Adapun tugas seorang ketua adalah:

• Sebagai nara sumber dan fasilitator

• Memimpin rapat pada saat-saat tertentu

• Membuat laporan pertanggung jawaban

Sekretaris adalah orang yang bertugas sebagai pencatat data, selain sebagai pencatat data juga sebagai pendamping ketua dalam rapat. Selain itu juga sekretaris sebagai pembuat surat-surat pemberitahuan kepada pihakpihak yang bersangkutan pada kegiatan pergelaran. Sekretaris juga harus dapat membuat pengarsipan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal waktu pengeluaran surat secara tersusun dan teratur. Selain itu harus mengetahui isi surat yang dikirimkan kepada orang lain, mengetahui nomor surat, perihal, lampiran, kepada siapa surat dikirim, tempat, tanggal, waktu dan tema.

Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab secara penuh terhadap penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang yang masuk sebagai biayapergelaran. Seorang bendahara harus jujur, cermat sabar dan tidak boros.

Seksi-seksi adalah bagian dari kepanitiaan yang bertugas mengurus sesuatu yang spesifik. Adapun seksi-seksi yang bertugas untuk membantu pergelaran musik agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan adalah sebagai berikut.

(1) Seksi Usaha . seksi ini berkewajiban membantu dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak untuk menunjang pada keberhasilan pergelaran itu sendiri.

(2) Seksi Dokumentasi, Seksi ini tugasnya adalah mengambil gambar untuk dokumen. Seksi ini selalu diidentikkan pada pengambilan foto, selain itu tugas yang harus dikerjakan oleh seksi ini juga:

• Mengetahui susunan acara

• Mengetahui medan dari pergelaran tersebut, sehingga kalau mengambil

• Gambar betul-betul yang dianggap paling tepat dan indah.

• Menyimpan hasil gambar yang akan dijadikan dokumen.

(3) Seksi Perlengkapan, seksi ini diperlukan banyak orang, mengingat tugas yang akan diberikannya cukup berat, Adapun tugas dari seksi ini adalah:

• Mempersiapkan tempat untuk pelaksanaan pergelaran tersebut

• Menyusun serta menata tempat pergelaran, sehingga terlihat indah dan efisien. Penggunaannya yang tentunya akaan disesuaikan dengan warna pertujukan pergelaran itu sendiri.

• Menginventarisasikan barang-barang yang akan dipergunakan dalam pergelaran tersebut. Hal ini untuk memudahkan proses penggunaan, pengambilan, atau penerimaan kembali barang yang diambil.

(4) Seksi Konsumsi, Seksi ini bertugas mengurusi konsumsi pada waktu pembukaan bagi panitia, tamu undangan, dll.

Dalam setiap event atau pertunjukan, baik berupa pameran maupun pergelaran selalu dibentuk panitia. Seni Teater, Pentas Seni Musik, Maupun Pentas Seni Tari, selalu membutuhkan panitia. Jika anda belum tahu apa pengertian panitia, maka saya bisa memberikan ulasan bahwa pengertian panitia adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dalam sebuah kegiatan yang positif, namun tidak memiliki lembaga. Artinya tidak memiliki lembaga adalah tidak hidup dibawah lembaga. Oleh karena itu, panitia akan terbentuk ketika akan mengadakan kegiatan, dan selesai mengadakan kegiatan, maka panitia segera dibubarkan dengan agenda Pembubaran Panitia. Berbeda dengan Organisasi. Maka kalau kita telusuri perbedaan Panitia dengan Organisasi adalah terletak pada Lembaga yang menaungi. Misalnya OSIS, adalah sebuah Organisasi karena dibawah lembaga Pendidikan. Misalnya Fatayat, Muslimat, juga dinamakan organisasi karena berada dibawah naungan Lembaga Nahdlotul Ulama'. Misalnya dalam kegiatan pengajian ada sekelompok orang yang bekerjasama maka ini dinamakan Panitia Pengajian, bukan Organisasi Pengajian. Berbeda lagi dengan Gerombolan, Paguyuban yang tentunya memiliki arti yang berbeda-beda.Namun intinya adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Jadi itulah Kesamaan antara Panitia, Organisasi, Paguyuban, Gerombolan, Jam'iyyah dan lain-lain.
Misalnya saja pementasan 

Berikut adalah Struktur Panitia dan Tugas-Tugasnya Secara Umum

1. Pelindung : Pelindung dalam sebuah organisasi, maupun panitia, tentunya disesuaikan dengan skup yang diinginkanya. Misalnya di Desa, maka pelindung akan dijabat oleh Kepala desa, Misalnya di Madrasah atau Sekolah, maka Pelindung dijabat oleh Kepala Madrasah atau Kepala Sekolah. Tugasnya adalah bertanggung jawab secara penuh terhadap seluruh kegiatan yang direncanakan.
2. Pembina atau Penasehat : Posisi ini tentunya akan dijabat oleh orang yang sudah berpengalaman dalam mengadakan kegiatan. Misalnya eks Ketua Panitia atau Orang yang pernah menjabat panitia kegiatan lebih dari 3 kali. Karena dengan pengalaman mereka, maka persoalan apapun bisa teratasi, tahu dan faham akan prosedur perlaksanaan yang didasarkan pada pengalaman. Tugasnya adalah mengarahkan dan memberikan nasehat atas apa yang harus dilakukan oleh semua anggota panitia.
3. Ketua Panitia : Orang yang dianggap cakap dan Siap serta memiliki waktu untuk mengurusi kegiatan. Mau, Mampu dan Punya Waktu inilah syarat ketua secara umum. Tugasnya Mengkoordinir semua anggota panitia, dan bertanggung jawab terlaksananya kegiatan. 
4. Wakil Ketua : Wakil ini diambil dari seseorang yang pantas mendampingi Ketua, terlebih memiliki hubungan keakraban dan memiliki daya potensi yang sama atau hampir sama dengan ketua. Tugasnya adalah membantu tugas-tugas ketua dalam urusan teknis.
5. Sekretaris : Orang yang dipilih adalah orang yang memiliki kemampuan komputerisasi. Zaman dulu, orang yang dipilih adalah seseorang yang memiliki tingkat kerajinan yang tinggi dalam menulis, tekun dan terampil. Namun sekarang, teknologi komputer sudah menjadi hal wajib yang harus dikuasai dalam hal kesekretariatan. Tugasnya mengurusi surat menyurat, membuat notulen rapat, membuat berita acara sampai pada dokumentasi kesekretariatan. 
6. Bendahara : Orang yang dipilih untuk menjadi bendahara adalah orang yang mampu mengatur keuangan. Mampu mengendalikan keuangan, dan mampu melaksanakan pembukuan. Tugasnya adalah mengatur keluar masuknya uang.
7. Koordinator Seksi : Orang yang harus ditunjuk adalah orang yang profesional dalam bidang yang ditanganinya. Namun seksi-seksinya disesuaikan dengan kebutuhan panitia tersebut. Bagi pembaca setia guru Seni Budaya akan saya paparkan beberapa seksi yang tentunya anda sesuaikan dengan kebutuhan anda sendiri. Tugasnya bertanggung jawab atas seksi yang dijabatnya serta mengkomunikasikan dengan Ketua Panitia

1. Seksi Perlengkapan adalah seksi bidang yang harus menyiapkan kelengkapan kegiatan mulai dari meja, kursi, deklit, dan gerabah-gerabah untuk kegiatan.
2. Seksi Acara adalah seksi bidang yang mengurusi jalannya acara mulai awal sampai akhir.
3. Seksi Dekorasi dan dokumentasi adalah  seksi bidang yang mengurusi tata panggung dan lingkungan, serta mendokumentasikan acara dari awal sampai akhir dalam bentuk rekaman audio, atau video. Mengurusi Tulisan background panggung.
4. Seksi Publikasi adalah seksi yang membidangi hubungan dengan masyarakat. Mulai dari penyebaran pamflet, membuat pengumuman, sampai pada penyiaran.
5. Seksi Konsumsi adalah seksi yang mengurusi kebutuhan konsumsi seperti makan, minum, jajan dan lain sebagainya.
6. Seksi Keamanan adalah seksi yang memiliki kewajiban untuk menciptakan suasana aman, nyaman dan kondusif dalam sebuah kegiatan. Seksi keamanan ini bisa mengambil dari Hansip, SatPam, Banser, Polisi, TNI, Atau orang yang dianggap mampu menciptakan Stabilitas Keamanan.
7. Seksi  Humas adalah seksi yang menjadi penyalur segala yang berhubungan dengan kegiatan. Misalnya saja menyebarkan undangan, Menghubungi Pembicara, Menghubungi Grup Hiburan dan sejenisnya.
8. Seksi Penyeleksi Karya (seksi Khusus Pameran). Seksi ini memiliki tugas menyeleksi karya, kemudian meminta bantuan seksi dekorasi untuk meletakkan karya. Karya yang disusun harus benar-benar diperhatikan ukurannya. Jika karya terlalu kecil, maka jangan diletakkan terlalu tinggi, karena akan sulit terlihat. Masing-masing karya harus memiliki Spot Lamp atau Lampu yang menyorot karya.

Tugas ketua:

1 membuat proposal
2 mengkoordinir jalannya semua seksi
3 memantau kegiatan yang dilakukan
4 mengarahkan semua seksi
5 membuat konsep
6 membagi tugas ke semua anggota

tugas wakil:

1 melakanakan tugas ketua apabila tidak masuk
2 mendampingi dan membantu ketua
3 menjalankan instruksi
4 memantau kinerja

tugas sekretaris:

1 mendampingi ketua
2 mengerjakan administratif
3 mengurusi surat surat
4 membuat laporan kegiatan

tuga bendahara:

1 menampung, menyimpan dan membukukan uang
2 mengeluarkan uang yang di butuhkan
3 tanggung jawab terhadap uang yang ada
4 membuat laporan keuangan
5 memegang semua bukti pengeluaran uang yg ada

sie dana:

1 mencari alamat donatur 
2 menjalankan sumbangan wajib dan sukarela
3 mencari dana dengan hal yg relevan dan baik

sie perlengkapan dan transportasi

1 menyediakan semua perlengkapan yang di perlukan
2 menginventariskan segala alat dan perlengkapan

sie publikasi dan humas

1 mengusahakan tempat pengacaraan lomba yang di adakan
2 menyampaikan informasi
3 mempublikai acara yang akan di laksanakan

sie konsumsi

1 menghandle semuastand makanan dan minuman
2 menyiapkan makanan juga untuk crew, satpam, tukang parkir

sie dekorasi

1 mendekor semua tempat yg akan dilaksanakan
2 mendekor panggung

sie tata suara

 1 mengatur sewa menyewa sound system
2  mengatur suara dan volume
3 menyediakan microfone cadangan

sie lampu

1 mengatur cahaya lampu

menyiapkan pos kesehatan apabila ada kondisi peserta yang kurang fit