You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 15 are not shown in this preview.
You're Reading a Free Preview
Pages 20 to 25 are not shown in this preview.
SURAT MENYURAT
PENGERTIAN SURAT Sarana komunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tulisan yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Fungsi Surat Media komunikasi Bukti tertulis Alat pengingat Bukti historis Pedoman kerja Duta organisasi
Jenis-Jenis Surat Resmi Surat Dinas Surat Keputusan Surat Perintah Surat Tugas Surat Instruksi Surat Pengantar Surat Kuasa Nota Dinas Surat pengumuman
SURAT DINAS Surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan
Jenis Surat Dinas · Surat undangan dinas · Surat edaran · Surat perintah · Surat instruksi · Surat tugas · Surat perjalanan dinas · Surat keputusan
BAGIAN SURAT DINAS Kepala surat Nomor surat Tanggal surat Lampiran Hal atau perihal surat Alamat surat Salam pembuka Isi Salam penutup Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas Tembusan
1. Kepala Surat Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas berikut : Nama instansi Lambang atau logo instansi Kode pos Nomor telepon Nomor faksimile atau e-mail DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154 Telepon [022] 2013164 Faksimile [022] 2013651 E-mail : Logo
2. Nomor Surat Penulisan nomor surat berguna untuk : Memudahkan dalam pengarsipan Memudahkan dalam mencarinya kembali Mengetahui banyaknya surat yang keluar Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Lazimnya nomor surat berisikan : Nomor urut surat Kode surat Angka bulan Angka tahun Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001 Angka tahun Angka bulan Kode surat Nomor urut
3. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan. Contoh : Surabaya, 27 Juli 2003 17 Agustus 2001 Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah : Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap Angka tahun tidak boleh disingkat Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
4. Lampiran Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Contoh penulisan lampiran yang benar : Lampiran : tiga helai Lampiran : satu berkas Lampiran : dua lembar Lampiran : sepuluh lembar
5. Hal Surat Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’. Cara penulisannya : Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik Berwujud kata atau frase, bukan kalimat Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh penulisan hal yang benar : 1] Hal : Jadwal Ujian Matematika 2] Hal : Undangan Rapat Panitia
6. Alamat Surat Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam [pada helai surat] dan alamat luar [pada sampul surat]. Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan nama orang/jabatan; nama jalakan dan nomor rumah/gedung; nama kota. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. [Yang terhormat]
Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan kepada instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan “pimpinan. Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”. Contoh: Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E. Direktur PT Pillar Sejahtera Jalan Kencana 25 Surabaya
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. [1] nama orang/jabatan; [2] nama instansi; [3] nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan nama kota serta kode pos. Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas.
7. Salam Pembuka salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Hal yang perlu diperhatikan : Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”, “Dengan ini kami beri tahukan ….” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara ….” [kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr.”]
Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya: “Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.” ”Demikian pemberitahuan kami harap Saudara maklum.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.”
9] Salam penutup Salam penutup terdiri atas nama jabatan; tanda tangan; nama terang; nomor kepegawaian. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. Contoh: Hormat kami, Drs. Candra Sakti, M.M. Direktur Pemasaran
Tembusan [c.c.= carbon copy] dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju [asli] perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.
Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip Contoh penulisan tembusan yang benar Tembusan : Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat Kakandep Dekdiknas Kabupaten Ciamis
Bentuk bentuk Surat Dinas a. Bentuk Lurus Penuh
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Setengah Lurus
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
f. Bentuk Lekuk
g. Bentuk Alinea Menggantung
SURAT DINAS Nomor : 4 April 2001 Lampiran : Hal : Yth……………. ………………….. DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : 4 April 2001 Lampiran : Hal : Yth……………. ………………….. nama jabatan tanda tangan Tembusan nama pejabat NIP
SURAT UNDANGAN Nomor : 4 April 2001 Lampiran : Hal : Undangan Yth……………. ………………….. Hari & Tgl. :……………….. Waktu :……………….. Tempat :……………….. Acara :……………….. nama jabatan tanda tangan Tembusan nama pejabat NIP DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT EDARAN SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. ………………….. ………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan Tembusan nama pejabat NIP DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT PENGANTAR SURAT PENGANTAR Yth……………. ………………….. tanggal surat Nomor: Yth……………. ………………….. tanggal surat nama jabatan tanda tangan Tembusan nama pejabat NIP DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan
SURAT TUGAS SURAT TUGAS Yth……………. ………………….. Nomor: Yth……………. ………………….. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: untuk ………………………………….. Tanggal ……………………………….. Di …………………………………….. Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan tertulis. tanggal surat nama jabatan tanda tangan Tembusan nama pejabat NIP DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan
Langkah-langkah Penyusunan Surat Dinas Menentukan Perihal Surat Menyusun Kerangka Surat Pengumpulan Informasi Mengembangkan Kerangka Surat dan Proses Pengetikan 1] mengembangkannya menjadi surat yang utuh 2] memilih kertas surat 3] mengetik surat
E. Penyuntingan Surat F. Melipat dan Menyampul Surat 1] melipat surat Model 12.2 Model baku rendah Model 12.1 Lipatan baku
Model 12.4 Lipatan akordion rendah Model 12.3 Lipatan akordion Model 12.5 Lipatan ganda sejajar Model 12.6 Lipatan tunggal
Model 12.7 Lipatan model prancis Model 12.8 Lipatan baron
Penggunaan Bahasa dalam Kegiatan Surat Menyurat
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menulis surat resmi Faktor kesederhanaan Kesantunan bahasa Kelugasan kalimat Kecermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur kalimat Faktor kelaziman
Bagian-Bagian Surat Pembuka Isi Penutup
Pembuka Surat Kalimat pembuka surat berfungsi sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memperhatikan pokok surat. Untuk itu, diperlukan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Contoh kalimat pembuka surat yang sering ditemukan pada berbagai instansi [1] Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 November 2010, No. 124/U. V/2010 tentang permintaantenaga pengajar bahasa Indonesia untuk penutur asing. Kami ingin menanggapi sebagai berikut. [2] Menjawab surat Saudara tanggal 10 Desember 2010, No. 342/F/III/2010 tentang pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang diusulkan dapat diterima.
[3] Bersama ini kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Wijaya Kusuma dibatalkan karena pembukuan keuangan belum semua dilaporkan.
Ketidakcermatan Penggunaan Bahasa yang Ditemukan: Kalimat [1] Unsur pembentuk kalimat tidak lengkap karena hanya berupa keterangan yang ditandai oleh kelompok kata sehubungan dengan dan diakhiri dengan tanda titik. Perbaikannya: Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 November 2010, No. 124/U. V/2010 tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk penutur asing, kami ingin menanggapi beberapa hal sebagai berikut.
Kalimat [2] kesalahan disebabkan oleh tidak adanya kata penghubung sebagai penanda keterangan yang berbentuk anak kalimat. Perbaikannya: Menjawab surat Saudara tanggal 10 Desember 2010, No. 342/F/III/2010 tentang pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua peserta yang Saudara usulkan dapat kami terima.
kalimat [3] Ungkapan bersama ini kurang tepat digunakan karena surat tersebut hanya memberitahukan sesuatu dan tidak menyertakan lampiran. Perbaikannya: Kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Wijaya Kusuma dibatalkan karena pembukuan keuangan belum semua dilaporkan.
Contoh kalimat pembuka surat Surat yang disertai lampiran atau pengiriman barang Bersama ini kami kirimkan contoh laporan yang Saudara minta. Surat yang berisi pemberitahuan Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada hari jumat, tanggal 17 Desember 2010.
Sesuai dengan surat Saudara tanggal 16 Desember 2010, No Sesuai dengan surat Saudara tanggal 16 Desember 2010, No. 213/I/IX/2010, tentang penerimaan mahasiswa baru, kami ingin memberitahukan beberapa hal berikut. Surat balasan Surat Anda tanggal 15 Desember 2010 No. 212/I/IX/2010 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, berikut kami sampaikan jawaban kami atas pertanyaan Anda.
Kalimat Penutup Surat Dapat berupa harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh yang sering digunakan: Demikian agar Saudara maklum adanya. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. Demikian, atas perhatian bapak, kami haturkan terima kasih.
Kesalahan yang ditemukan Kalimat [1] Makna kalimat tersebut tidak perlu diungkapkan, karena setiap surat yang dikirimkan tentu diharapkan untuk dapat dimaklumi oleh penerima surat. Kalimat tersebut bukanlah kalimat yang lengkap karena tidak memiliki subjek dan predikat. Kalimat tersebut hanya berupa anak kalimat yang tidak disertai induk kalimat, sehingga dapat dikatakan kalimat tersebut mubazir karena tidak informatif.
Kalimat [2] Kata ganti –nya tidak memiliki acuan yang jelas, sehingga lebih tepat bila diganti dengan kata sapaan orang kedua, seperti Saudara, Bapak, atau Anda. Penggunaan imbuhan di- terasa tidak masuk akal karena secara logika dapat menimbulkan pertanyaan “siapakah yang mengucapkan terima kasih itu?” Perbaikannya: Atas perhatian Saudara, kami sampaikan ucapan terima kasih.
Kalimat [3] Kata demikian tidak diperlukan karena penggunaannya tidak memberikan informasi apa pun. Penggunaan kata haturkan kurang tepat karena masih berciri kedaerahan, sedangkan surat yang dibuat merupakan surat resmi yang menuntut penggunaan kosakata baku bahasa Indonesia. Kata tersebut lebih tepat jika diganti dengan kata ucapkan bila ingin menekankan pada keinginan untuk mengucapkan sesuatu dan bisa diganti dengan sampaikan bila ingin menekankan pada keinginan untuk menyampaikan sesuatu, seperti ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Terima kasih