Rumus excel untuk administrasi perkantoran

Seperti yang tentu sudah kamu ketahui, Microsoft Excel alias Excel adalah software atau program andalan ketika kamu harus mengolah data. Oleh karena itu, software ini wajib kamu kuasai apabila kamu berencana untuk bekerja di bidang yang mengharuskanmu berurusan dengan data, seperti business analyst maupun admin. Sebab, ada banyak rumus di Excel yang berkaitan dengan data, termasuk rumus Excel untuk admin.

Apa Itu Rumus Excel?

Rumus Excel alias formula merupakan sebuah pernyataan yang dijalankan berdasarkan nilai (value) di berbagai sel (cell). Ketika kamu menjalankan rumus Excel, kamu pasti akan mendapatkan hasil bahkan jika hasil yang muncul merupakan pesan error.

Dengan rumus Excel, kamu bisa melakukan perhitungan seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Di samping itu, kamu juga bisa menghitung rata-rata serta persentase untuk beberapa sel, mengutak-atik nilai tanggal dan waktu, dan lain sebagainya.

Baca juga: Rekomendasi Kelas Excel: Jalan Pintas Meningkatkan Skill 

Memangnya ada berapa jumlah rumus Excel, ya? Jika ditotal, ada ratusan rumus yang bisa kamu temukan. PCWorld sendiri melaporkan kalau software bikinan Microsoft ini punya lebih dari 475 rumus, mulai dari rumus matematika yang simpel sampai rumus statistika yang rumit.

Kalau begitu, apakah artinya kamu harus menguasai semua rumus tersebut? Ternyata tidak juga! Sebenarnya kunci penguasaan skill Excel ada pada penguasaan rumus-rumus yang memang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang kamu jalani. Artinya, rumus Excel untuk admin tentu tidak mencakup seluruh 475 rumus tadi.

Kalau begitu, apa saja rumus-rumus di Excel yang wajib dikuasai di profesi admin, ya? Simak daftar dan penjelasannya di bawah ini terlebih dahulu, yuk!

SUM

Rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah dari nilai yang terdapat di jangkauan sel yang telah kamu pilih. Artinya, rumus ini menjalankan operasi matematika, tepatnya penjumlahan. Sintaks dasar dari rumus SUM ini adalah =SUM(sel1;sel2;sel3;…). Artinya, kamu menjalankan penjumlahan untuk nilai pertama (sel1), nilai kedua (sel2), nilai ketiga (sel3), dan seterusnya.

Sedangkan jika jumlah sel yang nilainya akan kamu jumlahkan ada banyak – misalnya ada 100 baris – kamu bisa gunakan rumus =SUM(sel1:sel100). Dengan begitu, kamu menjumlahkan nilai yang ada di sel1 sampai dengan sel100 tanpa harus memasukkan nilai selnya satu per satu.

AVERAGE

Rumus AVERAGE berfokus pada perhitungan rata-rata dari beberapa nilai yang terdapat di jangkauan sel yang sudah kamu pilih. Singkatnya, rumus ini kamu gunakan untuk menghitung rata-rata nilai untuk dua nilai atau lebih.

Rumus yang digunakan adalah =AVERAGE(sel1,sel2,sel3,sel4,…). Sedangkan untuk jumlah data yang banyak (misalnya ada 50 sel), kamu bisa gunakan rumus =AVERAGE(sel1:sel50).

COUNT

Seperti namanya, rumus COUNT ini dijalankan untuk menghitung. Akan tetapi, jangan sampai kamu tertukar dengan rumus SUM yang sudah dijelaskan sebelumnya, ya! Sebab, fungsi dari rumus COUNT ini adalah menghitung jumlah sel berisi angka yang ingin kamu cari dari sel-sel yang telah dipilih.

Lantas, seperti apa ya sintaks rumus COUNT ini? Sebagai contoh, kamu ingin menghitung berapa jumlah sel berisi angka dari total 150 sel. Kalau begitu, kamu bisa masukkan rumus berikut ini =COUNT(sel1:sel150). Mudah, kan?

Baca juga: Langkah-Langkah Data Preparation Menggunakan Excel

VLOOKUP

Rumus berikutnya adalah rumus VLOOKUP, yang merupakan singkatan dari vertical lookup. VLOOKUP dijalankan untuk membantumu mencari nilai tertentu dari kolom tabel paling kiri. Hasil yang diperoleh adalah nilai jumlah baris yang sama dari kolom yang kamu tulis dalam rumusnya.

Argumen untuk rumus VLOOKUP adalah sebagai berikut:

lookup_value = Nilai yang harus kamu cari pada kolom pertama tabel.

table = Tabel dari mana nilai diperoleh.

col_index = Kolom tabel dari mana nilai diperoleh.

HLOOKUP

Kalau VLOOKUP adalah singkatan untuk vertical lookup, HLOOKUP merupakan singkatan bagi horizontal lookup. Kamu bisa jalankan fungsi ini untuk mencari nilai pada baris teratas tabel untuk mencari nilai di dalam kolom yang sama dari baris yang sudah kamu tentukan.

Sedangkan arguman untuk rumus HLOOKUP adalah:

lookup_value = Nilai yang kamu cari.

table = Tabel dari mana nilai diperoleh.

row_index = Jumlah baris dari mana data diperoleh.

IF

Kemudian ada rumus IF, yang digunakan untuk mengetahui kondisi data. Jilka data memenuhi suatu kondisi atau bernilai TRUE, fungsi IF akan memproses data. Akan tetapi, apabila ternyata data tidak memenuhi suatu kondisi alias bernilai FALSE, fungsi IF tidak akan memproses data tadi dan akan lanjut memproses data berikutnya.

Oleh karena itulah, fungsi IF biasanya menyertai operator logika. Misalnya OR, NOT, dan AND, beserta operator pembanding seperti =, >, <, >=, <=, atau <>. Apabila dirangkum, rumus IF ditulis dengan sintaks =IF(kondisi;kalau_kondisi_benar;kalau_kondisi_salah).

Baca juga: Excel vs Google Sheets: Serupa tapi Tak Sama?

COUNTIF

Selain IF, ada juga formula COUNTIF. Fungsinya adalah untuk menghitung jumlah sel dalam jangkauan pilihan yang memenuhi kondisi atau syarat tertentu. Misalnya, ada 200 sel yang akan kamu olah. Karena itu, sintaks untuk rumus ini adalah =COUNTIF(sel1:sel200, “kondisi_yang_ditetapkan”). Setelah itu, Excel akan menampilkan jumlah sel yang memenuhi kondisi tadi dari total 200 sel.

LEN

Rumus LEN adalah rumus Excel yang masuk ke dalam kategori fungsi TEXT. Karena itu, fungsinya adalah untuk menghitung ada berapa jumlah karakter teks atau huruf yang ada dari sel-sel yang telah kamu pilih. Perlu kamu catat juga kalau karakter yang dihitung dengan formula ini juga termasuk spasi maupun karakter khusus seperti tanda koma dan tanda titik.

Sebagai contoh, dalam sebuah sel tertulis teks “Digital Skola” (tanpa tanda petik). Jika kamu mengetikkan sintaks =LEN(sel), Excel akan menunjukkan hasil 13, karena Digital Skola terdiri atas 13 karakter teks termasuk spasi.

Kuasai Rumus-Rumus Excel Sampai Jago

Sebenarnya, ada banyak rumus Excel untuk admin yang juga perlu kamu pelajari dan kuasai untuk menjadi seorang admin yang andal dan cekatan. Kamu juga bisa saja belajar sendiri karena banyak rumus Excel yang dapat kamu pelajari secara gratis dari internet.

Meski begitu, sekadar tahu dan bisa menjalankan rumusnya saja terasa percuma kalau kamu juga tidak menguasai skill data secara keseluruhan. Contohnya skill Pivot Table, forecasting, regresi, data cleaning, hingga visualisasi data. Apalagi, data di dunia kerja juga harus bisa diolah dan disajikan dengan cara yang mudah dipahami pengguna agar bisa bermakna dan dapat digunakan untuk membuat keputusan, termasuk keputusan bisnis yang krusial.

Untungnya, ada kelas Excel di Digital Skola yang tak hanya bisa mengajarimu cara menghafalkan dan menggunakan rumus, tapi juga menjadi data expert secara intensif dan hanya dalam 4 hari saja, lho! Lewat kelas ini, kamu bisa pelajari beragam teknik analisis pada dataset, menyajikan data dengan format paling efektif, hingga pengolahan serta persiapan dataset menggunakan Excel.

Untuk info lengkap mengenai programnya, kamu bisa klik link di bawah ini, ya!