Sebut dan jelaskan peralatan apa saja yang diperlukan dalam kearsipan?

Apa saja peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan? Tentu saja sangat banyak. Namun, setidaknya dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe peralatan kearsipan. Apa saja itu? Silakan simak artikel ini selengkapnya.

Secara prinsip, dalam penataan dan penyimpanan arsip dibutuhkan peralatan dan perlengkapan yang mendukung penyimpanan dan penggunaan arsip secara berkelanjutan. Peralatan dan perlengkapan tersebut harus disesuaikan dengan bentuk fisik dan jumlah arsip yang akan disimpan.

Dewasa ini ada dua bentuk arsip, yakni arsip manual dan arsip digital. Arsip manual adalah arsip yang berbentuk fisik seperti kertas, microfilm, pita kaset, dan sebagainya. Sedangkan arsip digital adalah arsip yang merupakan data digital yang simpan dalam alat penyimpanan tertentu yang tentu saja bersifat elektronik, namun tetap saja berupa alat fisik.

Peralatan dan perlengkapan penyimpanan kedua bentuk arsip ini juga berbeda dari segi fisik dan material bahannya. Kelompok peralatan manual lebih bervariatif baik secara bentuk, ukuran, dan kegunaan. Sedangkan penyimpanan arsip digital lebih praktis dan ringkas.

Sebelum  mengenal  lebih  jauh  tipe  peralatan  dan  perlengkapan  penyimpanan  arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan digunakan, antara lain:

1. Bentuk alami dan arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dan fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7. Bentuk organisasi.
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. (Amsyah, 2003)

Peralatan  yang  dipergunakan  bagi  penyimpanan  arsip  yang  berjumlah  banyak  dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) tipe perlatan penyimpanan kearsipan, yaitu:

1. Penyimpanan Tegak (Vertical File)

Penyimpanan tegak adalah tipe penyimpanan arsip secara vertikal. Tipe ini banyak digunakan oleh organisasi atau kantor karena dianggap praktis dan tidak banyak makan tempat. Ada beberapa jenis lemari arsip yang penyimpanannya secara vertikal sebagai berikut:

• Lateral filing cabinet. Lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.

Contoh:

• Rotary Filling Cabinet. Tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali idak banyak menghabiskan tenaga.

Contoh:

• Drawer Flling cabinet. Lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar masuk. Laci terdiri atas 2 laci sampai dengan 5 laci. Setiap laci dapat memuat sekitar 20 – 40 guide, 40 – 50 folder, dan setiap folder dapat memuat maksimal 75 lembar surat.

Contoh:

• Vertikal Plan File. Lemari untuk menyimpan gambar tekhnik ukuran A1 – A0, seperti gambar desain bangunan, mesin, peta, dan lain-lain. Ukuran lemari sekitar 180 x 20 x 0,6 meter, dapat menampung bagan/peta sekitar seribu lembar. Unuk mengatur tatanan secara vertikal, diperlukan alat bantu sebagai penggantung. Setiap ujung atas diber/ditempe karton untuk gantungan dan sekaligus sebagai tempat untuk menulis kode yang menunjukkan jati diri arsip.

Contoh:

2. Penyimpanan Mendatar (Horizontal File)

Penyimpanan mendatar adalah tipe penyimpanan arsip secara horizontal. Tipe ini banyak digunakan untuk arsip-arsip yang dianggap penting dan mudah rusak. Secara kapasitas penyimpanan, tipe ini memuat lebih sedikit dibandingkan dengan tipe vertikal.

Contoh :

Penyimpanan Elektrik (Power File)

Penyimpanan elektrik adalah tipe penyimpanan yang memerlukan tenaga listrik dalam pengoperasiannya. Tipe ini banyak dipergunakan oleh organisasi atau kantor yang berskala besar. Meski berbiaya mahal, tipe ini dapat menggantikan fungsi kerja arsiparis, terutama dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

File elektrik terdiri dan 3 (tiga) model dasar:

• File kartu, yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu. File kartu banyak dipergunakan untuk menyimpan informasi mengenai langganan, misalnya kartu pasien di rumah sakit atau dokter praktek. Tenaga listrik dipergunakan untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang diperlukan.

Contoh :

• File struktural,   yaitu   file   untuk   semua   jenis   dan   ukuran   formulir   atau   arsip.

File struktural khusus dipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip, tidak hanya satu bentuk arsip seperti pada file kartu. Model baru dan file jenis ini dilengkapi semacam mata listrik, dan dengan menekan sebuah tombol, lokasi kotak yang diinginkan dapat diketahui. Suatu alat penemuan kembali kemudian bekerja menghubungi kotak penyimpanan dan mengirimkannya kepada petugas. File struktural dibuat khusus untuk dipergunakan bagi keperluan-keperluan tertentu dan kegiatan manajemen kearsipan.

Contoh:

• File mobil (file bergerak). Untuk kelompok arsip yang sering diperlukan, dapat menggunakan file mobil yang elektrik, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobil dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang di antara 2 (dua) rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi.  

Contoh :

Belajar Manajemen Kearsipan di Android

Anda bisa dengan leluasa belajar tentang Tipe Peralatan Kearsipan menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini.

Unduh DI SINI

Demikianlah bahasan saya tentang Tipe Peralatan Kearsipan. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. (maglearning.id)