Sebutkan 5 keuntungan dan kerugian dari penerapan ERP pada suatu perusahaan yang Anda ketahui

Apa itu ERP? Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP adalah singkatan dari tiga elemen kata enterprise [perusahaan/organisasi], resource [sumber daya], planning [perencanaan].

Secara umum, Enterprise Resource Planning [ERP] merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan.

Sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan [stake holder] atas perusahaan.

Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu pengertian, fungsi, serta beberapa contoh penerapan dari sistem Enterprise Resource Planning [ERP].

Pengertian dan Sejarah Sistem Enterprise Resource Planning [ERP]

Pengertian Enterprise Resource Planning System [ERP] adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menyambungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam sebuah perusahaan, serta memadukan aspek sumber daya manusia di dalamnya.

Fungsi dari sistem ini adalah untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.

Teknologi ini pada awalnya diciptakan oleh Gartner pada tahun 1990 bertujuan untuk mendeskripsikan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur.

ERP berkembang dari Manufacturing Resouces Planning [MRP II] yang memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur.

Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan [inventory], invoice, termasuk kegiatan yang berhubungan dengan akuntansiperusahaan.

Cara Kerja Sistem ERP

Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.

Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.

Misalnya, solusi rantai pasokan Enterprise Resource Planning System mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu.

Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP yang Anda miliki mungkin dapat melihat informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.

Tanpa sistem ini, data biasanya tertutup oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh perusahaan.

Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning System, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi.

Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.

Tahukah Anda Jurnal by Mekari adalah ERP berbasi cloud yang bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal pada banner di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Beberapa Tingkatan dalam Sistem ERP [Enterprise Resource Planning System]

Dalam prosesnya, terdapat beberapa tingkatan ERP berdasarkan ukuran dan kompleksitas sebuah perusahaan.

Hal ini akan membuat kebutuhan dalam bisnis Anda pun berbeda dengan kebutuhan ERP pada perusahaan lainnya.

Di bawah ini adalah beberapa tingkatan Enterprise Resource Planning [ERP] yang perlu Anda ketahui.

• Tier I

ERP Tier I akan berupaya untuk mendukung perusahaan global yang bisa mengatasi seluruh permasalahan yang terjadi dalam skala nasional.

Di dalamnya termasuk permasalahan mata uang, bahasa, kode pos, alfabet, dan lainnya.

• Government Tier I

Pada level Government Tier, sistemnya lebih banyak mendukung agensi pemerintahan yang besar.

Maka, vendor ERP pada level ini juga ditingkatkan agar bisa mendukung segala teknis tentang asuransi, SDM, hingga pengadaan di pemerintahan.

• Government Level [Tier] II

Jika sudah berada di level government, maka pengembangan software Enterprise Resource Planning juga akan dikhususkan bagi kebutuhan pemerintah.

Mulai dari instansi daerah, instansi negara bagian, atau instansi federal.

• Software ERP Tier [Level] III

Pada tingkatan satu ini, software ERP yang dikembangkan memang ditujukan untuk mendukung perusahaan pada skala menengah ke atas.

Sebagian besar materi ERP pada level ini menangani beberapa bahasa dan mata uang hanya dengan satu alfabet saja.

• ERP Software Tier IV

Pada tingkat IV ERP berbeda dengan tingkat ke III karena software ini dirancang untuk bisnis dengan skala kecil.

Sistem Enterprise Resource Planning untuk usaha mikro satu ini, secara umum lebih difokuskan pada akuntansi dan IT saja, sehingga kerap dianggap sebagai sistem yang tidak lengkap.

Baca juga:5 Keunggulan Menggunakan Software Toko

Manfaat atau Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri.

Seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance [keuangan] memiliki database keuangan tersendiri.

Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.

Sistem ERP [Enterprise Resource Planning] ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organasasi yang berhasil menerapkan ERP system:

Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.

Jika data yang dimasukan pada suatu modul [contohnya data penerimaan material] maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis diperbaharui juga.

Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.

Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi [dihilangkan]. Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan.

Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.

Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.

Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen.

Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian.

Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.

Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya.

Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.

Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan

Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning selanjutnya yakni bisa menjadi jembatan manajemen hubungan dengan pelanggan.

Anda dapat memusatkan informasi pelanggan, sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat.

Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif.

Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.

Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Industri Apa Saja yang Menggunakan Sistem ERP?

Bisnis kecil dan perusahaan besar sama-sama menggunakan Enterprise Resource Planning untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber daya perusahaan juga digunakan di berbagai industri.

Beberapa industri di mana bisnis kecil dan besar biasanya menggunakan ERP System adalah:

1. Ritel
2. Manufaktur
3. Farmasi
4. Distribusi
5. Teknologi
6. Perhotelan
7. Konstruksi
8. Pertahanan

Bergantung pada vendornya, perangkat lunak dapat disesuaikan atau dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan spesifik industri Anda.

Selain itu, juga bergantungpada industri tempat Anda berada, mungkin ada solusi perencanaan sumber daya perusahaan khusus yang dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda.

Misalnya, perangkat lunak distribusi dan perangkat lunak manufaktur termasuk dalam rangkaian Enterprise Resource Planning.

Manfaat menggunakan solusi khusus ini untuk bisnis distribusi atau manufaktur adalah bahwa menggunakan sistem khusus ini menghasilkan lebih sedikit kebutuhan untuk penyesuaian atau konfigurasi untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem.

Contoh Fitur Wajib dalam Sistem Enterprise Resource Planning [ERP]

Berikut ini adalah beberapa perangkat lunak yang wajib ada dalam sebuah software Enterprise Resource Planning [ERP] untuk perusahaan baik skala mikro maupun makro.

• Fitur Integrasi

Karena tujuan utama keberadaan sistem ini adalah sebagai penyambung data, maka harus ada fitur integrasi di dalamnya.

ERP akan menganalisis, memantau, dan melakukan tugas berbasis data utama yang diberikan.

Melalui data tunggal, sistem ini akan mengolah hasilnya kemudian dibagikan ke platform yang ada dalam semua departemen kerja.

Hal ini akan memungkinkan tiap divisi bisa berkomunikasi lebih lancar di dalam perusahaan Anda.

• Fitur Otomatisasi

Kemampuan Enterprise Resource Planning atau ERP seharusnya bisa mengotomatiskan tugas umum yang bisa dilakukan manusia seperti mengatur pesanan dan keuangan, menjadi solusi utama.

Hal ini akan memungkinkan Anda untuk menjalankan hal lainnya yang lebih penting, sehingga waktu bekerja juga akan lebih produktif.

Fitur otomatisasi juga akan mengurangi kesalahan teknis dari manusia.

Data yang sudah paten dan terstruktur akan memperkecil peluang kesalahan yang bisa merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang.

• Fitur Pelaporan

Dalam sistem Enterprise Resource Planning, wajib memiliki sistem pelaporan yang baik agar bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhannya.

Umumnya, hal ini akan dibarengi dengan beragam alat dalam dasbor yang mencakup bagan-bagan laporan hasil performa dalam divisi di perusahaan Anda.

Sistem dalam ERP juga akan menyediakan laporan yang lebih rinci, sehingga memudahkan dalam evaluasi.

Selain itu, Anda dapat melihat berbagai kesalahan, inkonsistensi, dan hal-hal lainnya yang perlu diperbaiki untuk setiap divisi yang bekerja di bawah naungan Anda.

• Fitur Analisis Data

Dikarenakan tugas ERP sebagai salah satu pemroses data dari divisi yang ada, maka fitur analisis data wajib ada di dalamnya.

Keberadaan sistem ini akan menemukan tren dan pola yang sudah terstruktur dalam sistem di perusahaan Anda.

Hal ini akan membuat sistemnya lebih mudah memberikan hasil laporan yang merefleksikan efektivitas kerja untuk semua bidang.

Selain itu, hal ini bisa dijadikan rujukan dalam memberikan perkiraan tindak lapangan untuk pemasaran di masa mendatang.

• Fitur Akuntansi

Dalam sebuah perusahaan, akuntansi dan bagian keuangan menjadi salah satu bagian penting yang harus terus diperhatikan.

Hal ini membuat ERP wajib memiliki fitur satu ini untuk dapat memantau lalu lintas keuangan yang terjadi.

Sistem dalam ERP dapat membantu dalam pengelolaan proses utang piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko, hingga pengelolaan pajak.

Dengan demikian, Anda bisa memantau seluruh pergerakannya hanya dengan satu software yang memiliki manfaat yang beragam ini.

• Fitur Pelacakan dan Visibilitas

Salah satu aspek paling penting yang wajib ada dalam ERP adalah kemampuannya dalam memberikan visibilitas yang akurat.

Dengan integrasi tingkat tinggi, Anda bisa mengetahui semua informasi produk datang dan keluar secara lebih rinci.

Tingkat visibilitas pada ERP juga akan membuat pengguna lebih cepat memahami masalah yang ada.

Hal ini akan membuat mereka bisa melakukan langkah lain untuk mendapatkan produk yang diinginkan.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat diperoleh melalui penginstalan di lokasi, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya.

Beberapa vendor menawarkan kedua metode penginstalan, atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak vendor mulai memindahkan solusi mereka ke sistem berbasis cloud saja.

Ini adalah respons terhadap tren pembeli – ada permintaan yang terus meningkat untuk cloud, atau SaaS ERP. Selain itu, perangkat lunak berpindah ke cloud secara umum.

On-Premise ERP

Apa itu On-Premise ERP? On-Premise ERP diinstal langsung ke server yang dimiliki dan dikelola bisnis Anda yang berarti Anda harus bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.

ERP Berbasis Cloud

Apa itu ERP berbasis cloud? ERP berbasis cloud disebarkan melalui web yang memungkinkan pengguna untuk mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi internet.

Biasanya, vendor berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia – di bawah ini adalah ikhtisar singkatnya:

• SaaS [software-as-a-service] ERP berbasis langganan, artinya Anda membayar biaya bulanan yang dapat bergantung pada berapa banyak pengguna yang Anda miliki.
• Cloud pribadi dihosting di pusat data di situs Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga.
• Cloud publik dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.

Permudah Pengelolaan Inventori dan Stok Barang dengan Jurnal. Baca Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Hybrid ERP

Apa itu Hybrid ERP? Hybrid ERP menawarkan kombinasi layanan penerapan dan hosting, memungkinkan Anda menentukan pengalaman Enterprise Resource Planning Anda sendiri.

Sistem ERP cloud memiliki beberapa keunggulan. Pertama dan terpenting, pengguna dapat mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi Internet dan diperlukan infrastruktur yang terbatas.

Selain itu, vendor cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan dan perbaikan pemeliharaan, sehingga sistem selalu terbarui.

Hasilnya, pengguna cloud ERP menghemat waktu dan uang dengan sistem yang mudah digunakan ini.

Jurnal by Mekari, Sistem ERP Berbasis Cloud Memudahkan Proses Akuntansi

Salah satu sistem enterprise resource planning yang memiliki fitur akuntansi adalah Jurnal by Mekari.

Jurnal adalah salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola keuangan hingga membuat laporan keuangan secara instan di mana pun dan kapan pun.

Dengan memiliki laporan keuangan, Anda dapat lebih mudah melihat kondisi sekaligus menganalisa keuangan perusahaan.

Dapatkan kemudahan mengelola keuangan untuk bisnis Anda sekarang melalui aplikasi catatan keuangan maupun aplikasi ERP Jurnal dengan free trial hingga 14 hari!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Alasan Kenapa Anda Harus Menggunakan Sistem ERP Berbasis Cloud

Kebanyakan bisnis merasa jika menghentikan sistem milik sendiri dan beralih sepenuhnya ke cloud adalah hal yang kurang nyaman untuk dilakukan.

Sementara itu, jika menggunakan sistem lama dan mengabaikan semua keuntungan dari perencanaan sumber daya perusahaan sebagai solusi cloud juga bukan lagi merupakan jalur yang ideal.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi cloud untuk menggantikan atau ditambahkan ke sistem lokal Anda?

• Siap mengadopsi teknologi SaaS yang baru dan berkembang

Teknologi generasi berikutnya, seperti kecerdasan buatan [AI], membantu sistem berbasis cloud dengan cepat meningkatkan kemampuannya tanpa perlu pembaruan berkala, tidak seperti sistem lama Anda.

Sekarang, tanpa masukan tambahan atau baru dari pengguna akhir, sistem ERP secara signifikan menjadi lebih mudah untuk dikelola dan digunakan.

• Meningkatkan nilai Sistem ERP yang sudah ada

Menambahkan dan mengintegrasikan perangkat lunak lama dengan aplikasi cloud dapat melengkapi, menyempurnakan, dan melengkapi tugas-tugas penting.

Pendekatan ini dapat memberikan kehidupan baru ke dalam sistem ERP lama, memberikan peluang besar bagi bisnis untuk mulai mengadopsi kemampuan cloud.

• Akses teknologi baru

Menemukan aplikasi cloud yang melengkapi modul perangkat aplikasi ERP lama Anda memungkinkan Anda segera memanfaatkan kemajuan teknologi baru dengan cepat dan meningkatkan paradigma pengguna.

Hal ini menyediakan sistem pelengkap yang memberikan kemampuan dan nilai bisnis langsung tanpa perubahan mendasar dalam operasi Anda.

• Mengurangi ketergantungan pihak ketiga

Pelaporan dan analitik untuk sistem lama biasanya memerlukan keterlibatan dari vendor pihak ketiga untuk menghasilkan kecerdasan bisnis operasional.

Menggunakan aplikasi cloud dari vendor ERP System lama Anda sering kali menghasilkan kecerdasan yang adalah sama atau lebih baik tanpa memerlukan hubungan vendor tambahan.

• Mengembangkan pelaporan keuangan Anda

Sistem lama sudah tidak cocok lagi sebagai sistem manajemen keuangan perusahaan.

Teknologi berbasis cloud lahir dalam dekade terakhir dan dikembangkan, sebagai prinsip inti, dengan pola pikir dan pemahaman yang sama sekali berbeda tidak hanya tentang apa yang mungkin tetapi apa yang dibutuhkan agar berhasil untuk platform ERP.

• Sumber daya keamanan yang lebih kuat

Penyedia layanan solusi cloud memiliki tim besar dan penuh waktu yang secara eksklusif berdedikasi untuk secara proaktif memantau dan selalu mengikuti perkembangan masalah dan ancaman keamanan cloud, 24 jam sehari.

• Menarik bakat yang dibutuhkan

Generasi pekerja muda berikutnya telah tumbuh dengan teknologi mulus yang mobile, mudah digunakan, dan selalu aktif. Tidak ada perusahaan yang terus mengandalkan teknologi milik sendiri yang dapat merekrut talenta terbaik, berapa pun usianya.

Pentingnya ERP atau Enterprise Resource Planning untuk pertumbuhan bisnis harus Anda utamakan.

Keberadaannya bisa menjadi salah satu indikasi kesuksesan produk yang dikembangkan melalui jalur online.

Di atas adalah penjelasan singkat tentang apa itu pengertian dari Enterprise Resource Planning [ERP] system, fungsi, serta contoh penerapan atau penggunaan dari sistem ini bagi berbagai industri atau perusahaan.

Semoga bermanfaat.