Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Meski fungsi surat telah digantikan dengan berbagai macam teknologi yang semakin mutakhir baru-baru ini, tetap saja beberapa hal membutuhkan surat dalam bentuk cetak untuk menjamin kesahihan surat tersebut. Berdasarkan pemakaiannya, surat dibagi menjadi dua yaitu surat formal dan informal. Berikut adalah penjabaran tentang surat formal dan informal.
A. Surat Formal
Surat formal disebut juga surat resmi. Pesan yang tertulis dalam surat resmi umumnya menggunakan bentuk surat yang biasanya dipakai oleh lembaga atau instansi tertentu. Surat formal digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dsb. Surat formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
- Surat ditulis menggunakan kop surat yang menjelaskan organisasi atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
- Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal yang jelas.
- Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim.
- Menggunakan ragam bahasa resmi.
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi terkait.
- Memiliki aturan format yang baku pada setiap bagiannya.
- Untuk mengetahui aturan formatnya, berikut bagian-bagian surat resmi :
1] Kepala Surat/Kop Surat
Kop surat terdiri dari :
- Nama instansi/lembaga terkait, ditulis menggunakan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga terkait, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil yang sesuai.
- Logo instansi/lembaga.
2] Nomor surat, ditulis di sisi kiri, nomor surat ditulis sesuai urutan surat yang diterbitkan dengan format tertentu.
3] Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat itu sendiri.
4] Hal, berisi perihal yang menjelaskan garis besar isi surat.
5] Tanggal surat, ditulis di sisi kanan sejajar dengan nomor surat.
6] Alamat yang dituju.
7] Pembuka/salam pembuka, ditulis dengan diakhiri tanda koma.
8] Isi surat
Isi surat merupakan uraian yang terdiri dari uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan hal-hal yang ingin disampaikan, ditulis menggunakan huruf kecil kecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan [EYD] haruslah menyesuaikan.
9] Penutup surat, terdiri dari :
- Salam penutup
- Jabatan pengirim surat
- Tanda tangan
- Nama, yang disertai dengan nomor induk pegawai [NIP]
10] Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat formal memiliki beragam jenis sebagai berikut :
1. Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat resmi yang digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Macam surat niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat penawaran dan surat penagihan.
2. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini berperan penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi yang berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
3. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan surat resmi yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan di sebuah kantor, perusahaan atau instansi tertentu.
B. Surat Informal
Surat informal disebut juga surat pribadi yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat pribadi memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1. Tidak menggunakan kop surat. 2. Tidak mencantumkan nomor surat. 3. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang bervariasi. 4. Menggunakan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis surat.
5. Tidak memiliki aturan format yang baku.
Surat formal dan informal tentunya memiliki ciri khas yang sesuai dengan fungsinya masing-masing. Untuk lebih memahami perbedaan surat formal dan informal, berikut penjabarannya :
1. Perbedaan Berdasarkan Fungsi dan Tujuan Surat formal memiliki fungsi dan tujuan yang hanya digunakan untuk keperluan resmi, dibuat oleh perusahaan/instansi/organisasi/lembaga dengan maksud tertentu. Misalnya, surat formal yang digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi berkaitan dengan hubungan pekerjaan juga sebagai bukti historis ketika seseorang melakukan perjalanan yang diutus oleh pimpinan di tempat ia bekerja dan kegunaan lainnya.
Sedangkan surat informal hanya digunakan untuk kepentingan pribadi, dibuat oleh perorangan untuk orang lain atau kelompok. Sifatnya pun hanya sekedar pemberitahuan, bertukar kabar, saling berbagi cerita atau hanya memberikan informasi tertentu.
2. Perbedaan Kop Surat Surat formal memiliki kop surat resmi yang tampak jelas ketika surat tersebut dibaca. Kop surat terdapat di bagian awal surat di sisi atas halaman pertama, yang berisikan informasi nama perusahaan/instansi/organisasi/lembaga beserta dengan alamat dan informasi lainnya seperti e-mail, fax dan nomor telepon.
Surat informal tidak menggunakan kop surat, karena surat informal dapat ditulis secara langsung, tanpa harus menggunakan format yang resmi. Terkadang, surat informal tidak harus mencantumkan salam pembuka, bergantung dengan keinginan penulis surat.
3. Perbedaan Penggunaan Tata Cara Penulisan
Surat formal akan ditulis dengan format tertentu sehingga akan terlihat lebih resmi dan memberikan kesan profesional dibandingkan dengan surat informal. Penulisan surat formal menggunakan tata cara yang resmi, dimana setiap bagiannya memiliki aturan format tertentu. Mulai dari ukuran dan margin kertas, penggunaan font, tata letak kalimat dan tata cara penulisan lainnya. Selain itu, bagian terpenting lainnya yaitu terdapat kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, salam pembuka, isi, penutup, tanda tangan, stempel, dan lain sebagainya. Sedangkan, surat informal tidak perlu mengacu pada hal-hal tersebut karena yang terpenting tujuan dari surat tersebut tersampaikan dengan baik kepada penerima.
4. Perbedaan Penggunaan Bahasa
Surat formal menggunakan bahasa baku dengan mengikuti aturan ejaan yang disempurnakan [EYD] yang baik, serta memiliki olahan kata yang lebih rapi. Sedangkan surat informal, penggunaan bahasa baku tidak begitu penting. Penulis surat dapat menggunakan bahasa daerah atau bahasa tertentu tanpa harus memperhatikan EYD.
5. Perbedaan Tujuan Penerima Surat Surat formal memiliki sifat penting, sehingga surat tersebut dikirim oleh lembaga atau instansi tertentu yang tentu saja akan dikirim ke penerima surat dalam urusan yang penting pula.
Sedangkan surat informal dikirim oleh perorangan untuk dikirim ke kerabat atau teman yang tentu saja hanya menyangkut urusan pribadi.
6. Perbedaan Penggunaan Attribut
Surat formal dibuat oleh lembaga atau instansi tertentu yang pasti menggunakan attribut seperti logo, stempel atau hal serupa yang menunjukkan identitas lembaga/instansi tersebut. Surat formal juga dibuat atas dasar persetujuan pemimpin tertinggi dan wajib memuat stempel khusus yang dilengkapi tanda tangan dan nama terang yang bersangkutan.
Sedangkan dalam surat informal, tidak perlu mencantumkan atribut tertentu.
Demikian penjelasan tentang surat formal dan informal beserta perbedaannya. Semoga bermanfaat.
Ayoo Cek Dokumen atau Cek Kalimat kamu gratis!!
- BAHASA INDONESIA
- EBI
- EYD
- Karir
- KBBI
- Pendidikan
- Tips
- TYPO
Reporter : Wicha Mashita
Jangan sampai keliru, inilah jenis-jenis surat yang fungsinya beragam.Menjadi salah satu alat komunikasi, ada jenis-jenis surat dengan fungsinya masin-masing. Surat menjadi media komunikasi yang tujuannya menyampaikan informasi atau pesan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Selain itu, fungsi surat juga bisa untuk memberikan informasi, mengirimkan sebuah permintaan, sebagai alat bukti tertulis, sebagai alat pengingat hingga sebagai pedoman kerja. Itu kenapa peran surat ini penting banget dalam komunikasi di lembaga atau suatu instansi tertentu.
Sementara untuk bagian yang tercantum dalam surat juga ada beragam. Mulai dari kop surat, tempat dan tanggal penulisan surat, nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, nama pengirim dan tanda tangan serta lampiran jika ada. Biasanya bagian-bagian tersebut dicantumkan dalam surat resmi.
Nah, biar makin paham yuk scroll down buat kenalan sama jenis-jenis surat di bawah ini.
© Unsplash/ Campaign_creators