Syarat-syarat yang harus dipenuhi dokumen agar dapat dikatakan sebagai arsip

Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik

Keberadaan arsip di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Oleh karena itu, ada syarat syarat penyimpanan arsip yang baik yang harus dipenuhi oleh bagian administrasi perkantoran. Sebelum membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai arsip.

Menurut Amsyah [2000:71], “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.

Adapun lima syarat pemyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :

• Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan [ meneliti tanda pelepas surat/ release mark ]. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi [deponeren] yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
• Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
• Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
• Menyimpan surat ke dalam map [folder].Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
• Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Sumber: //rinarinnbi.blogspot.com

Untuk mengelola suatu sistem kearsipan di sebuah perusahaan/instansi di butuhkan beberapa petugas arsip yang trampil dan mampunyai pengetahuan tentang sistem kearsipan yang baik agar terjadinya pengurusan arsip yang benar dan dengan adanya perugas arsip yang mengetahui betul tentang arsip, perusahaan pun akan mampu mengoperasikan perusahaan tersebut dengan  baik dengan adanya sistem kearsipan yang baik di perusahaan tersebut. Berikut adalah syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang tenaga kearsipan/petugas arsip [arsiparis]:

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.
7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.

C. Syarat-syarat arsip

Tidak semua suratwarkat dapat disebut arsip. Karso 1999:27 mengemukakan bahwa warkat atau surat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1 Merupakan kumpulan warkatnaskah yang masih berguna. Berguna atau dapat dipergunakan baik bagi pemiliknya maupun bagi orang lain. 2 Ada yang membuatmenerima. Pembuat atau penerima arsip fdapat perorangan, organisasi social, instansi pemerintah maupun swasta. 3 Disimpan secara sistematis. Arsip disimpan menurut prosedur tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan tertentu. 4 Mudah ditemukan. Bila sewaktu-waktu siperlukan dapat ditemukan dengan mudah, sepat, dan tepat. Berdasarkan pendapat diatas maka setiap kumpulan warkatdokumen dapat dikatakan arsip apabila warkat tersebut masih berguna dan diperlukan bagi organisasi atau orang-orang yang membutuhkan dan ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat karena disusun secara sistematis.

D. Jenis Arsip

Menurut Basuki 2003:12 Dalam pelaksanaan dan pengelolaannya arsip dapat diklasifikan dalam beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu : 1. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: a Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dikelola oleh unit kerja yang melaksanakan tugas teknis operasional. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. b Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan 2. Berdasarkan subjek atau isinya. Berdasarkan subjek atau isinya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : a Arsip Keuangan, adalah arsip yang berhubungan dengan maslah keuangan, misalnya : Laporan keuangan, Surat Permintaan Pembayaran SPP, Surat Penagihan SPn, Daftar Gaji, Surat Pertanggungjawaban b Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya : Daftar riwayat hidup pegawai, Surat Lamaran, Surat-surat pengangkatan pegawai, Absensi Pegawai, Kartu Pegawai karpeg 3. Berdasarkan wujud dan bentuknya Menurut bentuk dan wujudnya arsip ada beberapa macam, misalnya : a Surat, dalam hal ini yang dimaksud adalah setiap lembaran ketas yanng berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain : Naskah perjanjian atau kontrak, Notulen rapat, Laporan-laporan, Kuitansi, Naskah berita umum, Bon penjualan, Kartu pegawai, Tabel-tabel, gambar atau bagan, dan Grafik b Pita rekaman c Piringan hitam d Mikrofilm 4. Jenis arsip berdasarkan nilai kegunaaanya a Nilai kegunaan informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberuitahuan. b Nilai-nilai kegunaan administrasi, ialah arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi. c Nilai-nilai kegunaan hukum, yaitu arsip yang mengandung peraturan- peraturan dan ketentuan-ketentuan yangberlaku oleh dan untuk banyak orang. d Nilai-nilai kegunaan keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau berisikan tenteng masalah keuangan. e Nilai-nilai kegunaan untuk pendidikan, yaitu arsip yang dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan. f Nilai-nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip yang dipergunakan sebagai referensi untuk melakukan kegiatan, karena di dalamnya terkandung informasi. g Nilai-nilai kegunaan untuk penelitian, ialah arsip yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. h Nilai kegunaan untuk dokumnetasi, ialah arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya. 5. Berdasarkan menurut sifat kepentingannya. a Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip nonesensial ini merupakan arsip yang sudah habis kegunaanya setelah selesai dibaca atau diketahui, atau yang telah lampau peristiwanya, sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penyimpanan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Apabila terpaksa harus disimpan, lama penyimpanannya paling lama 1 tahun. Yang termasuk golongan arsip nonesensial atau arsip yang tidak penting, yaitu surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota yang tidak penting. b Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu asip yang diperlukan useful archives masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. Yang termasuk arsip yang diperlukan misalnya : presensi pegawai, daftar isian pegawai, surat pemliharaan ala- alat inventaris. c Arsip Penting important archives, yaitu arsip mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangna , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Apabila hilang, arsip yang demikian sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. Oleh karena itu arsip ini digolongkan kedalam arsip penting dan masih hrus disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut. d Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Arsip yang dapat digolongkan kedalam arsip vital misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, daftar hail ujian jabatan pegawai. 6. Berdasarkan keseringan penggunaanya a Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. b Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi kadanng-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan. c Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya. 7. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya: a Arsip Sentral, yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip dan arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai unit organisasi. b Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian unt dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.

I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem