JAKARTA, KOMPAS.com – Faktur adalah salah satu dokumen penting dalam transaksi jual beli barang-barang berharga. Istilah faktur adalah kerap kali disamakan dengan kuitansi. Lalu, apa itu faktur?
Faktur adalah sama artinya dengan invoice. Hanya saja, penggunaan istilah invoice masih terdengar asing bagi sebagian orang.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia [KBBI], faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.
Sementara menurut Otoritas Jasa Keuangan [OJK], faktur adalah pernyataan tertulis dari penjual kepada pembeli mengenai barang yang dijual, jumlah, kualitas, dan harganya yang dapat dijadikan pegangan oleh pembeli untuk meneliti barang yang dibelinya.
Baca juga: Sudah Dibuka, Ini Cara Daftar Sekolah Kedinasan 2022 di dikdin.go.id
Secara sederhana, faktur adalah catatan transaksi berupa tagihan yang berisi produk yang dikirimkan, jumlah harga yang ditagihkan, dan nama konsumen. Catatan transaksi ini biasanya dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pembelinya.
Dengan demikian, faktur adalah dokumen penting tertulis yang berisikan transaksi jual beli dalam dunia bisnis. Biasanya, pembuatan faktur ini dalam bentuk rangkap tiga.
Rangkap pertama faktur adalah menjadi arsip perusahaan yang mempunyai sistem penjualan tersebut. Rangkap kedua untuk pihak pembeli, sementara rangkap ketiga dapat dijadikan sebagai arsip keuangan.
Fungsi faktur dalam dunia bisnis
Dikutip dari Gramedia.com, faktur adalah dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan transaksi jual beli terutama yang menggunakan sistem kredit.
Baca juga: Mau Mudik ke Palembang Via Darat? Waspadai Sejumlah Titik Rawan Macet Ini
Secara umum, fungsi faktur adalah sebagai dokumen bukti utang atau transaksi penjualan kredit antara pihak pembeli dengan penjual. Sedangkan fungsi faktur dalam dunia bisnis adalah sebagai berikut:
- Sebagai bukti sah ketika hendak menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan
- Menjadi bukti sumber rujukan yang sah apabila barang atau jasa yang berkaitan akan dijual lagi kepada pihak lain
- Sebagai laporan yang sah untuk tanda terima barang dan faktur pajak
- Sebagai penjaga kepastian hukum, terutama bagi pihak penjual dan pembeli
- Sebagai wadah penyimpanan arsip keuangan atau penjualan. Hal tersebut karena faktur itu memiliki informasi lengkap mengenai pembeli dan barang yang dibeli
- Sebagai bahan analisis untuk melihat pola pembelian konsumen, sehingga dapat digunakan sebagai acuan promosi dalam jangka kedepannya
Baca juga: Cara Menghitung THR Karyawan Sesuai Masa Kerjanya
Fungsi faktur bagi perusahaan
Faktur adalah dokumen penting yang tidak boleh dihilangkan oleh perusahaan. Sebab faktur adalah bukti bahwa transaksi jual beli itu telah dilakukan sebelumnya. Bagi perusahaan, fungsi faktur adalah sebagai berikut:
- Sebagai informasi mengenai besarnya tagihan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli
- Sebagai informasi barang atau jasa yang diberikan kepada pihak pembeli
- Sebagai dasar rujukan, apabila terjadi kesalahan dalam transaksi jual beri, terutama dalam penghitungan total tagihan
Faktur adalah dokumen penting yang dapat menjadi barang bukti transaksi. Maka dari itu, faktur harus memuat beberapa komponen khusus supaya dapat dianggap sebagai dokumen yang sah.
Baca juga: Menaker: THR Tidak Boleh Dicicil!
Berikut adalah komponen dasar yang harus terdapat di dalam sebuah faktur atau invoice:
- Tertulis sebagai “FAKTUR”
- Nomor faktur
- Informasi penjual
- Tanggal faktur
- Ketentuan pembayaran
- Rincian produk
Jenis-Jenis faktur
Berdasarkan bentuk tampilannya, jenis faktur terdiri dari faktur biasa, faktur proforma, dan faktur konsuler.
Sedangkan jenis faktur berdasarkan pihak yang bersangkutan, ada faktur penjualan [sales invoice] dan faktur pembelian [purchase invoice].
Faktur elektronik [e-faktur]
Fungsi faktur elektronik atau e-faktur masih sama dengan faktur yang berbentuk fisik dokumen, perbedaannya hanya pada bentuknya saja.
Baca juga: Aturan Baru PPN untuk Kegiatan Membangun Sendiri: Subjek Pajak Diperluas, Cara Perhitungan Tak Berubah
Faktur elektronik dapat didefinisikan sebagai alat transfer secara elektronik, dengan informasi berupa penagihan dan informasi pembayaran antara mitra bisnis.
Sistem e-faktur ini biasanya juga terdapat tanda tangan digital untuk meningkatkan validasi dari keberadaan faktur elektronik tersebut.
E-invoice atau e-faktur juga dilengkapi adanya QR Code. QR Code [Quick Response Code] adalah simbol dua dimensi yang hanya dapat diinterpretasikan oleh alat scanner.
Contoh penggunaan e-faktur
Faktur adalah tidak hanya digunakan dalam transaksi jual-beli produk saja, tetapi juga dalam pembayaran pajak. Saat ini, faktur pajak dalam bentuk elektronik telah dikembangkan dan banyak digunakan oleh masyarakat dalam membayarkan pajaknya kepada Direktorat Jenderal Pajak.
Baca juga: 7 Jasa Dapat Keringanan Tarif PPN: Dari Pengiriman Paket sampai Biro Wisata dan Perjalanan Ibadah
Awal munculnya faktur pajak elektronik ini adalah karena pada tahun 2008-2013, terdapat kira-kira 100 kasus faktur pajak bodong.
Dari adanya kasus tersebut tentu saja merugikan negara sekitar Rp1,5 triliun. Atas dasar itulah, maka pemerintah kemudian mengeluarkan sebuah inovasi yakni aplikasi e-faktur.
Ada dua hal yang melatarbelakangi pihak Direktorat Jenderal Pajak selaku lembaga yang mengurus pajak untuk menetapkan e-faktur pajak ini supaya menjadi bagian dari sistem administrasi PPN di Indonesia.
Latar belakang tersebut adalah penyalahgunaan kewenangan PKP dan Faktur Pajak; dan adanya beban administrasi faktur pajak yang terus-menerus meningkat.
Meskipun ini merupakan terobosan baru dalam hal faktur, tetapi e-faktur pajak ini juga diatur oleh dasar hukum. Salah satunya adalah Peraturan Dirjen Pajak Nomor 17/PJ/2014 tentang Bentuk, Ukuran, Tata Cara Pengisian Keterangan, Prosedur Pemberitahuan Dalam Rangka Pembuatan, Tata Cara Pembetulan Atau Penggantian, dan Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak.
Baca juga: IPO GoTo Kelebihan Permintaan 15,7 Kali, Analis: Investor Lebih Tertarik dengan Masa Depan
Pemberlakukan e-faktur ini menjadi wujud peningkatan layanan dari pihak Direktorat Jenderal Pajak kepada masyarakat supaya lebih taat pajak. Hal tersebut karena dalam inovasi faktur ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan, kenyamanan, dan keamanan dalam melaksanakan kewajiban perpajakan.
Selain itu, adanya faktur pajak elektronik ini juga berfungsi untuk meminimalisir adanya kasus penggunaan faktur pajak fiktif dan duplikasi faktur pajak.
Sejak tahun 2014, pemerintah telah menggalakkan adanya faktur pajak elektronik ini dan seluruh masyarakat wajib untuk membuat e-faktur.
Demikian penjelasan mengenai apa itu faktur, fungsi, komponen dasar, dan jenis-jenisnya. Faktur adalah dokumen penting tertulis yang berisikan transaksi jual beli dalam dunia bisnis.
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link //t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.Faktur penjualan merupakan salah satu bagian yang paling penting dalam akuntansi. Benda ini sering kita jumpai sehari-hari, ketika kita melakukan transaksi jual-beli. Secara sederhana, faktur penjualan atau sales invoice dapat didefinisikan sebagai bukti transaksi atas barang atau jasa yang diberikan oleh penjual kepada pembeli.
Penggunaan faktur dalam software akuntansi terbaik dapat membantu Anda untuk melihat informasi keuangan secara real-time untuk membantu membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Sehingga, untuk memudahkan pengelolaan laporan keuangan, perusahaan menggunakan software akuntansi terlengkap.
Baca juga: Invoicing Software; Pengertian dan Manfaatnya untuk Anda
Sebagai penyedia layanan atau produk, Anda perlu menyiapkan faktur penjualan kapan pun Anda perlu meminta pembayaran dari pelanggan Anda. Biasanya, faktur dikirim dua kali; sebelum memproses permintaan pelanggan dan setelah permintaan tersebut terpenuhi. Akan tetapi, ada juga penjual yang mengirim fakturnya dalam satu waktu, bisa pada awal atau akhir transaksi, tergantung pada kebijakan pembayaran penjual. Dengan bantuan software akuntansi tercanggih pembuatan faktur akan lebih mudah karena akan diotomatiskan oleh software tersebut. Selain itu, accounting system dari HashMicro juga memungkinkan staf keuangan untuk melacak informasi dan perkembangan manajemen perusahaan secara lebih cepat dan menyeluruh hanya dalam hitungan detik.
Meskipun sangat sering dijumpai, masih banyak orang yang sering menyamakannya dengan kwitansi atau receipt. Nah, supaya Anda tidak salah memahami tentang faktur, kali ini HashMicro membahas secara detail mengenai apa itu faktur penjualan, gambaran harga terkait software, apa sebenarnya fungsinya bagi bisnis, dan apa saja komponennya.
Baca juga: Pentingnya Fitur E-faktur untuk Kemudahan Pengurusan Invoice
Jenis-Jenis Faktur Penjualan
Secara umum, jenis faktur terbagi menjadi empat bagian. Dari keempat jenis tersebut penjual dapat menyesuaikan bentuk faktur apa yang paling sesuai dengan kebutuhannya.
1. Faktur Reguler/Standar
Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling sederhana. Dalam transaksi jual-beli apapun dapat menggunakan faktur reguler tersebut. Informasi yang terdapat pada faktur ini yakni nomor referensi, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo, nama penjual, informasi kontak, daftar transaksi produk atau jasa, harga, dan cara pembayaran.
2. Faktur Pro-forma
Faktur pro-forma [pra faktur], merupakan jenis faktur yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan kepada pembeli. Umumnya, faktur tersebut tidak diberikan untuk menagih pembayaran, namun kegunaan dari faktur ini adalah untuk menginformasikan pelanggan mengenai biaya yang harus dibayar setelah mereka menerima barang atau jasa.
3. Faktur Berulang
Faktur berulang atau faktur otomatis berfungsi untuk menagih pelanggan dengan transaksi yang sama secara berkala. Faktur jenis ini biasanya digunakan oleh penyedia layanan yang memiliki pelanggan tetap, seperti penyedia layanan internet, telepon TV, dan lain-lain. Dengan bantuan E-Invoicing, faktur berulang dapat dibuat dan dijadwalkan secara instan.
4. Faktur Komersial
Berbeda dari faktur harian yang biasanya kita jumpai, Faktur komersial adalah faktur khusus untuk dokumentasi perdagangan luar negeri seperti pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara lain. Fungsi dari faktur ini adalah sebagai informasi nilai pabean ketika produk melintasi perbatasan internasional.
5. Faktur Otomatis
Faktur otomatis membutuhkan perangkat komputer serta jaringan internet dalam penggunaannya. Kelebihan dari faktur otomatis adalah untuk mengirimkan tagihan secara otomatis hanya dengan menginput data yang dibutuhkan, faktur otomatis ini dapat menjadi pilihan bagi penjual jika ingin menggunakan faktur yang lebih mudah.
Baca juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!
Fungsi Faktur Penjualan
- Menjadi bukti tertulis terkait kuantitas dan harga barang
- Informasi tambahan bagi pelanggan mengenai pembayaran tagihan barang
- Menjadi bukti bahwa BKP [Barang Kena Pajak] telah sesuai dengan pesanan dan jika tidak, pelanggan dapat menggunakan faktur penjualan ketika mengajukan komplain
- Sebagai dokumen rujukan ketika ingin menjual barang atau jasa yang tercantum ke pihak lain
- Untuk melacak tanggal barang terjual, berapa banyak uang yang dibayarkan, dan utang yang belum terbayar.
- Menjadi bukti yang absah untuk pelaporan pajak
Komponen-Komponen Faktur Penjualan
Setiap jenis faktur memiliki tujuannya masing-masing. Tetapi, biasanya, faktur berisi beberapa komponen penting yang sama. Pastikan faktur Anda mencakup beberapa informasi berikut ini:
a] Identitas Perusahaan
Nama, logo, dan alamat perusahaan harus ada di dalam faktur.
b] Identitas Pelanggan
Di dalam faktur juga harus berisikan nama pelanggan secara lengkap sesuai dengan kartu identitasnya.
c] Nomor Transaksi
Nomor transaksi penting untuk disertakan dalam faktur untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya.
d] Waktu Transaksi
Berisi waktu terjadinya transaksi sehingga PKP [Pengusaha Kena Pajak] bisa mencatat jurnal harian berdasarkan faktur penjualan.
e] Rincian Transaksi
Detail barang atau jasa tersebut terdiri dari jumlah, kode dan nama barang atau jasa, harga satuan, diskon, dan harga total.
f] Nominal Transaksi
Nominal yang tertera pada faktur mencakup sub-total dari setiap BKP, PPN, dan harga total dari transaksi.
g] Persyaratan Pembayaran
Tidak kalah penting, faktur penjualan juga harus mencakup syarat dan ketentuan pembayaran yang harus pelanggan penuhi, termasuk tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran.
Baca juga artikel terkait: Pentingnya Fitur E-faktur untuk Kemudahan Pengurusan Invoice
Membuat Sales Invoice Secara Instan
Faktur penjualan berperan penting bagi keberlangsungan bisnis Anda. Jika faktur terlambat untuk dibayar, hal tersebut dapat menyebabkan pendapatan bisnis Anda terhenti dan arus kas menjadi tidak sehat. Jadi, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa pembayaran setiap faktur tepat waktu.
Untuk memudahkan Anda membuat dan mengelola faktur Anda, pertimbangkan untuk menggunakan E-Invoicing by HashMicro. Dengan sistem ini, Anda dapat membuat berbagai jenis faktur, mengustomisasinya, dan mengirimnya secara otomatis. Anda juga dapat menyetel reminder untuk mencegah keterlambatan pembayaran dari pelanggan.
E-Invoicing dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi sehingga Anda juga dapat memonitor laba rugi dan arus kas Anda melalui satu sistem. Untuk informasi selengkapnya mengenai sistem faktur kami, silakan kunjungi website kami atau langsung menghubungi ahli software kami.