Masa pandemi virus corona menuntut banyak pekerjaan untuk dilakukan secara online. Tidak terkecuali presentasi. Itulah mengapa berbagai aplikasi webinar mulai masif digunakan dalam beberapa waktu belakangan ini.
Meskipun tampak lebih mudah, presentasi online tentu berbeda dengan presentasi tatap muka. Ada tantangan tersendiri ketika Anda harus menyampaikan materi presentasi secara online, karena audiens Anda dapat terdistraksi untuk melakukan pekerjaan lainnya
Sekalipun ada tantangan yang Anda hadapi, tentu Anda ingin tampil secara meyakinkan dalam melakukan presentasi online.
Ada 3 aspek kunci yang perlu Anda ketahui dalam menyampaikan presentasi online secara meyakinkan.
Mari kita bahas satu per satu 3 aspek kunci tersebut.
Aspek Kunci # 1 : Latihan Terfokus
Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menyebutkan bahwa latihan merupakan hal yang sangat penting untuk menyampaikan presentasi yang efektif.
Namun, banyak presenter tidak berlatih dengan benar. Mereka hanya berlatih secara mental atau membolak-balik slide. Pendekatan pasif yang tidak benar-benar mensimulasikan kondisi presentasi.
Untuk berlatih secara efektif, Anda juga perlu berdiri dan menyampaikan presentasi Anda. Bahkan jika Anda melakukan presentasi secara online, Anda perlu secara fisik berdiri untuk memproyeksikan presentasi Anda secara efektif. Dari pada hanya memikirkan presentasi, berdiri dan mempraktekkan pidato Anda dapat membantu Anda mengingatnya.
Secara khusus, mendengar suara Anda sendiri dan menggunakan gerakan yang relevan dan sesuai akan dapat meningkatkan daya ingat Anda di kemudian hari. Anda akan mengingat lebih banyak karena citra mental dan latihan fisik Anda menggunakan jaringan saraf yang tumpang tindih di otak Anda, meningkatkan apa yang dikenal sebagai konsolidasi memori, atau proses dimana sebuah pikiran disatukan ke dalam memori jangka panjang Anda.
Salah satu teknik yang sangat berguna adalah latihan terfokus. Latihan ini dilakukan dengan melibatkan pengambilan satu aspek presentasi Anda secara bergantian. Misalnya, dimulai dari bagian pendahuluan. Bagian pendahuluan ini Anda latih berulang kali hingga Anda menjadi sangat terbiasa dan nyaman dengannya.
Anda jangan menghafal presentasi Anda, karena menghafal presentasi bisa membuat Anda blank.
Selanjutnya, jika Anda sudah menyelesaikan latihan di bagian pendahuluan, maka Anda dapat beralih ke aspek lain dari presentasi Anda, seperti bagian isi dan penutup.
Latihan terfokus memungkinkan Anda untuk merasa tidak terlalu cemas, karena Anda tidak harus mengeluarkan upaya mental yang berharga untuk memikirkan semua aspek tertentu dari presentasi Anda sekaligus.
Selain itu, lokasi tempat Anda berlatih presentasi perlu diupayakan di tempat dimana Anda akan melakukan presentasi atau setidaknya di tempat yang serupa. Misalnya, jika Anda akan memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela besar dimana orang-orang diam dan penuh perhatian, maka Anda perlu berlatih memberikan presentasi di ruangan besar dengan jendela.
Konteks dimana Anda berlatih membantu Anda mengingat dan akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, karena lingkungan sekitar Anda akan terasa nyaman. Saran ini juga dapat digunakan untuk presentasi melalui Web atau telekonferensi. Berlatihlah di dalam ruangan dengan teknologi yang akan Anda gunakan. Faktanya, berlatih dengan teknologi terlebih dahulu selalu merupakan ide yang bagus.
Aspek Kunci # 2 : Antisipasi Pertanyaan
Pertanyaan yang muncul dari audiens pada saat sesi tanya jawab ketika Anda melakukan presentasi merupakan sesuatu hal yang mesti Anda hadapi. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.
Kenapa ?
Karena Anda kawatir jika Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.
Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.
Untuk menghadapi sesi tanya jawab, Anda perlu melakukan perkiraan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh audiens Anda dan Anda juga perlu menyiapkan jawabannya. Dalam mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang Anda perkirakan, maka Anda dapat menggunakan Teknik PREP [position, reason, elaboration, position].
Contohnya, topik presentasi Anda tentang “meningkatkan pertumbuhan bisnis”.
Jika Anda memperkirakan audiens Anda akan menanyakan “Apakah faktor yang sangat penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis untuk dekade berikutnya ?, maka bentuk jawabannya dengan menggunakan teknik PREP akan terlihat seperti berikut ini :
Position :
Strategi membangun pengalaman pelanggan menjadi faktor yang sangat penting untuk pertumbuhan bisnis setidaknya untuk dekade berikutnya.
Reason :
Banyak laporan penelitian terbaru telah mengidentifikasi bahwa pengalaman pelanggan merupakan peluang yang paling menarik untuk bisnis di tahun-tahun mendatang.
Elaboration :
Laporan Tren Pemasaran Digital oleh Econsultancy menemukan bahwa pengalaman pelanggan adalah satu-satunya peluang paling menarik untuk pertumbuhan bisnis di tahun 2019.
Position :
Meluangkan waktu untuk membangun strategi pengalaman pelanggan yang efektif adalah peluang yang tidak boleh dilewatkan begitu saja. Dengan demikian, Anda dapat mengembangkan citra merek yang kuat dan memberikan pengalaman luar biasa yang membedakan Anda dari pesaing.
Dengan melakukan ini, maka Anda telah mengantisipasi pelaksanaan presentasi Anda yang juga tentu dapat mengurangi kecemasan Anda dalam menghadapi presentasi yang akan Anda lakukan.
Ketika Anda melakukan presentasi dan masuk ke dalam sesi tanya jawab, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan dalam menjawab pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda.
Aspek Kunci # 3 : Persiapkan dan Kuasai Teknologi
Untuk kelancaran presentasi online Anda, maka mempersiapkan konektivitas dengan mengecek koneksi jaringan internet adalah hal yang sangat krusial yang perlu Anda lakukan. Sebelum melakukan presentasi, pastikan kualitas jaringan internet sudah memadai.
Jika ragu, lakukan pengetesan dengan melakukan video konferensi bersama tim Anda sebelum Anda benar-benar tampil pada presentasi online.
Selain jaringan internet, Anda juga perlu memeriksa kesiapan pendukung lainnya seperti earphone atau headset yang dilengkapi dengan microphone untuk menghasilkan suara yang lebih jernih. Jika Anda menggunakan laptop, maka daya baterai laptop Anda juga harus dalam kondisi terisi penuh.
Tambahan pula, untuk kelancaran presentasi online Anda, maka Anda perlu memahami perangkat lunak atau aplikasi yang Anda gunakan. Pahami berbagai fitur-fitur yang akan sangat berguna untuk mendukung presentasi online Anda. Selama presentasi online, fitur video Anda harus dinyalakan agar semua audiens bisa melihat Anda sebagai pembicara. Dengan melihat secara visual, maka materi yang disampaikan akan lebih mudah dipahami.
Demikianlah, 3 aspek kunci bagaimana Anda dapat menyampaikan presentasi online secara meyakinkan.
Pertama, Latihan Terfokus.
Kedua, Antisipasi Pertanyaan.
Ketiga, Persiapkan dan Kuasai Teknologi.
Intinya, agar presentasi online Anda terlihat meyakinkan, maka Anda harus menyiapkan semuanya dengan baik. Dengan melakukan persiapan tersebut, maka kecemasan Anda dalam menghadapi presentasi dapat berkurang. Akibatnya, kesuksesan presentasi online Anda bisa terwujud karena Anda telah memiliki keyakinan yang tinggi.
Pesan presentasi yang testruktur, slide presentasi yang menarik tidak akan berarti apa-apa jika Anda tidak mampu membawakan presentasi dengan meyakinkan. Dalam banyak presentasi, sering kita temui presenters memliki pesan presentasi yang bagus, slide yang memesona, tetapi karena penyampaiannya tidak meyakinkan yang disampaikan tetap saja membosankan.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda adalah aktor utama presentasi. Audiens hadir untuk melihat dan mendengarkan presentasi Anda. Mereka tidak peduli seberapa lama persiapan Anda. Mereka tidak mau tahu. Mereka tidak akan menilai persiapan Anda, tetapi mereka menilai penyampaian presentasi Anda.
Oleh karena itu, penyampaian presentasi juga merupakan bagian yang sangat penting dan menentukan keberhasilan presentasi Anda, selain penyusunan pesan yang terstruktur dan pembuatan slide yang menarik.
Jika Anda tidak menguasainya, maka bisa terjadi pesan dan slide presentasi yang sudah Anda siapkan dengan serius akhirnya menjadi tidak bermanfaat, karena audiens Anda tidak benar-benar menangkap apa yang Anda sampaikan.
Akan tetapi, jika Anda dapat menyampaikan presentasi secara meyakinkan, maka audiens Anda akan mampu menyerap informasi dengan baik. Akibatnya, Anda akan mampu menarik perhatian mereka dan mereka benar-benar dapat terhubung dengan mereka.
Jika tahap penyusunan pesan presentasi merupakan bentuk komunikasi verbal, maka teknik penyampaian presentasi lebih banyak berkaitan dengan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal terdiri dari 2 komponen, yaitu bahasa tubuh dan intonasi suara.
Yang termasuk bahasa tubuh yang perlu Anda perhatikan adalah cara berdiri, pergerakan badan, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture. Sementara, yang termasuk dalam intonasi suara yang perlu Anda kuasai adalah : tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, dan keras lemah suara.
Dalam komunikasi, kata-kata pembicara hanyalah sebagian kecil dari usahanya. Tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, keras lemah kata yang diucapkan, dan jeda di antara kata-kata itu dapat mengungkapkan lebih dari apa yang dikomunikasikan dengan kata-kata saja. Selanjutnya, gerak tubuh, cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture biasanya menyampaikan berbagai sinyal halus. Elemen non verbal ini dapat memberikan indikasi kepada audiens sebuah petunjuk penting tentang pikiran dan perasaan pembicara yang dapat memperkuat atau bertentangan dengan kata-katanya.
Nagesh Belludi [2008] menyebutkan bahwa jika kita berbicara tentang komunikasi non verbal, maka banyak orang mengutip sebuah riset yang dilakukan oleh Prof. Albert Mehrabian dari University of California, Los Angeles. Riset tersebut menjelaskan bahwa dalam komunikasi besarnya pengaruh dari masing-masing komponen adalah sebagai berikut :
- Bahasa tubuh 55 %
- Intonasi suara 38 %
- Kata-kata 7 %
Dengan memperhatikan informasi ini mungkin Anda berkomentar, “ternyata komunikasi non verbal [bahasa tubuh dan intonasi suara] memegang peranan besar yang kalau keduanya dijumlahkan mencapai 93 %. Jika saya melakukan presentasi asalkan bahasa tubuh dan intonasi suara sudah sesuai, maka kata-kata nggak penting-penting amat karena kata-kata hanya 7 %.
Komentar tersebut menunjukkan bahwa banyak orang yang kurang tepat memaknai hasil riset tersebut. Maksud dari hasil riset tersebut adalah jika terjadi ketidaksinkronan dalam berkomunikasi, maka yang dipercaya adalah faktor yang mempunyai persentase yang lebih besar.
Sebagai contoh, jika Anda mengatakan pada audiens, “Aku tidak punya masalah denganmu!” sambil Anda menghindari kontak mata, terlihat cemas, dan mempertahankan bahasa tubuh yang tertutup, maka audiens Anda tidak akan mempercayai Anda. Mereka lebih percaya pada apa yang mereka tangkap melalui bahasa tubuh Anda.
Demikian juga halnya, ketika Anda mengatakan pada audiens “saya merasa senang berada disini”, akan tetapi dalam menyampaikannya nada suara Anda terdengar datar dan tidak bersemangat, maka audiens juga tidak akan percaya. Mereka akan lebih percaya pada interpretasi dari intonasi suara Anda yang terkesan datar dan tidak semangat.
Karena begitu pentingnya aspek non verbal dalam penyampaian presentasi, maka satu aspek terpenting yang harus Anda ketahui dalam penyampaian pesan presentasi adalah membuat sinkronisasi antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.
Sesuaikanlah bahasa tubuh Anda dengan kata-kata yang Anda sampaikan. Misalnya, tampilkanlah antusiasme dalam ekspresi wajah Anda ketika Anda menyampaikan pesan presentasi. Antusiasme itu menular. Artinya bahwa jika Anda tampil antusias, maka audiens pun juga akan tertular antusiasme Anda.
Contoh lainnya, jika Anda memperhatikan para presenter hebat, mereka memanfaatkan anggota tubuhnya untuk ikut berbicara. Steve Jobs dalam peluncuran produk iphone pada bulan Januari 2007 ketika menjelaskan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik, dia menggerakan tangannya dari kiri ke kanan untuk menekankan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik.
Begitu pula, hindarilah penyampaian pesan presentasi dengan nada yang monoton yang dapat membuat audiens mengantuk. Untuk itu, berikanlah variasi pada intonasi suara Anda. Ada saatnya Anda berbicara lebih lambat untuk memberikan penekanan pada pesan presentasi yang penting. Di sisi lain, adakalanya Anda perlu berbicara lebih cepat untuk menunjukkan semangat.
Selain itu, Anda perlu berbicara dengan volume suara yang lebih keras untuk menunjukkan pesan yang penting atau ketika suasana lebih tenang dibutuhkan, Anda dapat berbicara dengan volume sedikit lebih kecil.
Bahkan, Anda tidak harus berbicara setiap saat. Berikan jeda sesekali. Sedikit diam akan mengajak audiens Anda berpikir dan merenung. Dengan cara ini, maka Anda dapat menciptakan efek dramatik, namun sekaligus membuat pesan yang Anda sampaikan menjadi pesan yang kuat dan mudah diingat.
Demikianlah, hal terpenting yang perlu Anda kuasai untuk penyampaian pesan presentasi yang dapat meyakinkan audiens Anda, yaitu mensinkronkan antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.
Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal