Jika Anda adalah seorang pemilik usaha dagang dan ritel, saat memasok barang ke pelanggan, sangat disarankan agar Anda menyertakan surat jalan yang disertakan dengan barang.
Dokumen ini memang bukan persyaratan wajib, tetapi merupakan dokumen yang mampu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dihargai banyak pelanggan.
Nantinya, dokumen ini membantu penerima memeriksa barang mana yang telah dikirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa apakah ada yang hilang.
Apa itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang.
Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang. Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.
Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.
Dokumen ini juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka.
Baca juga: 9 Strategi Ampuh dalam Melakukan Inventory Control
Apa Tujuan Menggunakan Surat Jalan?
Saat pelanggan memesan barang kepada Anda, Anda harus melakukan pengiriman barang pesanan secepat mungkin. Jika surat tersebut dibuat untuk dikirim bersama kiriman, itu dapat digunakan sebagai daftar periksa dan, seperti yang disebutkan sebelumnya, ini dapat berfungsi sebagai bukti pengiriman. Selain itu, ini adalah layanan tambahan yang membuat pelanggan menjadi nyaman.
Jika Anda memilih untuk membuat nota pengiriman secara manual, Anda harus memastikan bahwa barang-barang yang terkandung dalam kiriman disertakan dalam nota dan Anda mungkin juga ingin mengirimkan faktur bersamanya juga.
Saat mengirim surat jalan, pikirkan tentang menyertakan logo Anda, dan membuatnya menarik. Pertimbangkan warna dan elemen desain yang menggambarkan usaha Anda dengan bijak, karena Anda dapat memperkuat nilai merek dan pengenalan bisnis Anda.
Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya
Komponen Apa Saja yang Terkandung di Dalamnya?
Anda dapat melihat surat jalan atau nota pengiriman sangat mirip dengan faktur untuk pengiriman barang, Anda harus mencantumkan produk yang dikirim dengan menggunakan rincian formal pada dokumen komersial seperti; nama perusahaan, alamat klien dan bisnis Anda, tanggal, dll.
Namun yang perlu Anda ingat, surat jalan tidak dapat menggantikan seluruh faktur, karena pada dokumen ini biasanya tidak menyertakan harga produk. Anda harus selalu membuat dokumen faktur terpisah dan jika mau, Anda dapat mengirimkannya dengan nota pengiriman.
Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak bisnis atau organisasi meneruskan dan mengirimkan surat jalan mereka melalui email segera setelah barang dikirim.
Karena email segera sampai ke klien, ini adalah cara yang berguna untuk mengingatkan mereka bahwa barang atau paket pesanan mereka sedang dalam proses.
Pelanggan juga menerima gambaran umum tentang pesanan mereka yang akan datang saat menerimanya melalui email, dan hal ini dapat menguntungkan untuk pengiriman dalam jumlah besar.
Tidak ada aturan wajib atau ketat yang terlibat saat membuat catatan pengiriman, tetapi Anda ingin memastikan Anda menyertakan semua detail penting dan merek Anda. Anda harus mempertimbangkan termasuk;
- Nama dan alamat perusahaan Anda
- Nama dan alamat klien Anda
- Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan pengiriman
- Nomor / nama pesanan
- Daftar barang termasuk dalam pengiriman
Anda harus mempertimbangkan untuk menyiapkan templat standar, untuk membuat semua surat jalan dengan konsisten dan terstruktur.
Baca juga: ERP adalah: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda
Contoh Surat Jalan
Baca juga: Pengertian Faktur, Manfaat, Komponen, Contoh dan Perbedaannya dengan Bill
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat jalan yang mungkin akan berguna untuk bisnis Anda nantinya. Surat jalan ini juga berguna untuk mengurangi tindakan fraud yang akan merugikan bisnis Anda dan sebagai bukti yang berkekuatan hukum jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
Pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen persediaan yang baik bagi usaha Anda. Guna proses manajemen inventori yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan sistem pembukuan yang memiliki fitur pengelolaan inventori terbaik seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan memiliki fitur terbaik dengan harga yang terjangkau.
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan pembukuan, pengelolaan stok dan inventori, manajemen aset, multi gudang dan cabang, proses rekonsiliasi otomatis, smartlink ecommerce dan ebanking, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.
Tertarik mencoba menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Selamat datang di Dosen.co.id, web digital berbagi ilmu pengetahuan. Kali ini PakDosen akan membahas tentang Surat Pesanan? Mungkin anda pernah mendengar kata Surat Pesanan? Disini PakDosen membahas secara rinci tentang pengertian dan contoh-contoh. Simak Penjelasan berikut secara seksama, jangan sampai ketinggalan.
Pengertian Surat Pesanan
Salah satu penawaran yang memikat dan komersial akan mendatangkan konsumen untuk membeli barang, iklan maupun makanan yang ditawarkan melalui surat pesanan. Surat Pesanan merupakan surat yang ditulis oleh calon konsumen yang diarahkan kepada calon pedangan ataupun pengecer untuk membeli salah satu barang yang diperlukan.
Dalam menulis surat pesanan perlunya tidak terlalu terburu-buru, namun kudu dipelajari dahulu secara cermat tentang isi permintaan yang ada.
Ciri-Ciri Surat Pesanan
Berikut adalah ciri-ciri surat pesanan antara lain sebagai berikut:
- Terdapat nama dan jumlah barang yang akan dipesan
- Adanya kejelasaan pembayaran
- Terdapar jenis dan tipe barang yang dipesan.
- Terdapat Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.
- Terdapat Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
- Adanya kop/kepala surat.
- Menyertakan waktu transaksi.
- Bahasa yang digunakan resmi [baku].
- Menjelaskan pihak penjual dan pembeli.
- Bersifat deskriptif, argumentatif dan persuasif.
- Terdapat perincian objek [barang/jasa] yang dijual.
- Isinya berkaitan dengan barang atau layanan jasa perniagaan.
Tujuan Surat Pemesanan Barang
Tujuan dari surat pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud.
Baca Lainnya : Dial- Up adalah
Fungsi Surat pesanan
Berikut adalah fungsi surat pesanan antara lain sebagai berikut:
- Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang.
- Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.
- Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
- Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya suatu pembayaran.
Bagian Bagian Surat Pesanan Barang
Berikut adalah bagian-bagian surat pemesanan barang yang harus anda lengkapi diantaranya yakni:
- Kop Surat, merupakan kop surat dari anda sebagai calon pembeli, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun suatu organisasi.
- Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan tanggal dari penerbitan surat tersebut.
- Nomor Surat, merupakan penomoran surat berurut dari suatu badan usaha ataupun kelompok lainnya.
- Perihal, merupakan inti singkat dari isi surat yang anda kirimkan. Untuk bagian ini bisa anda isi dengan kalimat Pesanan Barang, dilanjut dengan jenis barang yang ingin anda pesan.
- Lampiran, merupakan berkas yang dilampirkan pada surat. Jika anda tidak melampirkan berkas apapun, maka tidak perlu mengisi bagian lampiran surat.
- Tujuan, merupakan pihak yang anda tuju pada surat tersebut. Dalam hal ini, pihak tujuan adalah pihak supplier atau penyedia barang yang ingin anda beli.
- Salam Pembuka, merupakan ucapan salam sebelum memasuki bagian isi surat. Pada bagian ini anda bisa menulis Dengan hormat, yang memang paling sering digunakan.
- Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada setiap surat. Pada bagian ini anda bisa menyebutkan mengenai barang yang ingin anda beli beserta jumlahnya. Anda pun bisa mencantumkan mengenai tata cara pembayaran yang akan anda lakukan atas pembelian barang barang tersebut.
- Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan agar pesanan anda segera diproses dan segera dikirimkan jika anda berada pada kota yang berbeda dengan pihak supplier.
- Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun pejabat/staff yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menanda tangani surat tersebut.
Baca Lainnya : Penjualan Adalah
Contoh Surat Pesanan
Berikut ini terdapat beberapa contoh surat pesanan, yakni sebagai berikut:
|
CV SETIA MAKMUR
Jalan Ahmad Yani Nomor 119
Makassar, Sulawesi Selatan |
| No: 154/Pes/18 17 Oktober 2018
Kepada Yth. Manager PT. AMANAT ABADI Jalan P. Pattimura Nomor 82 Palu, Sulawesi Tengah |
Hal: Pesanan Rokok
Dengan hormat,
Surat Saudara pada tanggal 15 Oktober 2018 No. 115/Pen/18 keadaan penawaran tarif rokok dan salah satu contoh rokok yang sudah kami sangat terima dengan baik.
Sesudah kami coba, ternyata rokok kretek dan rokok mild merek Surya sagat baik. Tarifnya sangat lebih murah apabila dibanding dengan rokok lainnya. Dengan hal itu, kami hendak membeli barang tersebut. Untuk pesanan pengujian, kami mohon saudara mengirimkan 7 peti rokok.
Sebanding dengan perminataan saudara, semua ongkos kirim menjadi tanggungan saudara. Tentang diskon 9% akan kami ambil dan kami akan membayara melalui transfer ke rekening saudara sesudah barang sudah diterima oleh kami.
Atas perhatian dan bantuan saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
TOKO SETIA MAKMUR
PakDosen
Pemilik
|
CV CANTIK MANIS
Jalan Ahmad Yani Nomor 119
Makassar, Sulawesi Selatan |
| No: 154/Pes/18 17 Oktober 2018
Kepada Yth. Manager CV. CUTE Jalan P. Pattimura Nomor 82 Palu, Sulawesi Tengah Hal: Pesanan Lele Dengan hormat, Sesudah kami membaca dan melihat iklan saudara dikoran yang diterbitkan pada harian koran Kompas pada tanggal 17 Oktober 2018, tentang penawaran lele, kami menganggap sangat meminat. Karena kami kadang kala mendapatkan permohonan dari masyarakat, sehingga dengan ini kami harap supaya saudara bisa mendistribusikan kepada kami sebanyak 10.000 ekor lele tersebut. Tentang pembayaran akan kami melakukan secara cash sesudah lele sudah datang dan di korting atau diskon 7% sesuai dengan penawaran saudara. Kami mohon barang tersebut sampai di lokasi kami paling lambat akhir pekan ini. Atas perhatian dan bantuan saudara, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, PakDosen |
Baca Lainnya : Leverage Adalah
Demikian Penjelasan Materi Tentang Surat Pesanan: Pengertian dan Contoh-Contoh Surat Pesanan
Semoga Materinya Bermanfaat Bagi Siswa-Siswi