Proses surat menyurat menjadi hal yang sangat penting bagi setiap institusi baik itu institusi pemerintahan atau non pemerintahan. Sampai saat ini kegiatan surat menyurat ini masih menggunakan kertas. Disposisi surat menggunakan kertas ini tentunya ada dampaknya, salah satunya habisnya jumlah kertas dan mengharuskan sebuah institusi untuk membeli kertas baru. Hal inilah yang kemudian menjadi salah satu alasan di beberapa institusi untuk lebih memanfaatkan teknologi demi mengurangi penggunaan kertas. Kholis Arohman, Faizal Muhammad, Muhammad Alim, dan Rohmana Zulfa, mengembangkan sebuah sistem disposisi surat yang memanfaatkan teknologi berbasis website. Tujuan pembuatan sistem diposisi surat konvensional ke website ini adalah untuk mempermudah institusi dan mewujudkan Paperless Office System.
Alim menerangkan, hal yang melatar belakangi pembuatan ini adalah didasari dengan masalah-masalah yang sering muncul. Salah satunya yang terjadi yaitu di Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta [UMY] yang berhubungan dengan kegiatan administrasi surat menyurat. Tak jarang disposisi yang menggunakan kertas ini tidak dapat bertahan dengan lama, misalnya mudah hilang dan rusak. Selain itu penyimpanan arsip dalam bentuk fisik sebetulnya akan menyulitkan untuk mencarinya. Melihat masalah-masalah yang ada tersebut, kemudian kami mencetus sebuah penggunaan disposisi surat yang dalam bentuk konvesional dirubah ke dalam bentuk website, “ terangnya.
Rohmana menambahkan, dengan kemanjuan teknologi maka tak salah jika kita menggunakannya untuk memanfaatkan sesuatu yang berguna untuk masyarakat terutama untuk institusi. Diporit ini tentunya memiliki kelebihan-kelebihan yang lain, yaitu mempermudah atasan ketika memberikan surat kepada anggotanya. Selain itu, kami juga menyiapkan fitur-fitur yang sangat dibutuhkan misalnya dalam bidang pengarsipan, dalam web ini kami juga membantu institusi dalam bentuk pengarsipan, sehingga ini akan mempermudah user atau pengguna ketika mencari surat yang sudah lama. Karena ada penyimpanan data atau arsip surat, kami juga menyediakan muatan 30GB, menurut kami itu sudah sangat cukup karena sama halnya dengan google drive, jika institusi ingin menambah muatan ya bisa kita tambahkan nantinya, “ tambahnya,
Disporit ini merupakan sistem yang berfungsi untuk mengurangi dampak penggunaan kertas di institusi. “Disporit memang bertujuan mewujudkan Paperless Office System, tapi bukan berarti mengahapuskan penggunaan kertas secara langsung. Artinya ketika ada masalah sistem dari web tersebut ya kita tetap menggunakan kertas. Jadi, Disporsit ini hanya mengurangi dampak penggunaan kertas bukan mengahpuskan penggunaan kertas. Keunggulan lain adalah sistem ini bisa terintegrasi ke email masing-masing user. Jadi ketika ada surat masuk yang dikirimkan oleh atasan, maka secara otomatis kita dapat notifikasi di email kita, “ tegasnya.
Selain itu, Rohman menambahkan, bahwa software ini juga menyediakan fitur “cari” dan juga fitur “export” ke excel. Jadi misalnya ketika ada laporan pertanggung jawaban, kita langsung bisa pindahkan ke excel, dari sana kita bisa cek siapa pengirimnya dan tanggal berapa melakukan proses exportnya. Tentu ini akan mempermudah jika atasan membuthkan bentuk pertanggung jawaban dalam hal surat menyurat. Jadi, data yang tercantum tidak bisa dimanipulasi oleh siapapun, “ tambhanya.
Diposrit ini juga sudah beberapa kali diikutkan dalam kontes, jadi bukan hanya diikutkan ke dalam PKM-KC yang dibawahi oleh Dikti saja, namun juga yang lainnya. “Yang baru-baru kemarin, kami diikut sertakan dalam Forum Grup Diskusi Teknologi Perguruan Tinggi Muhammadiyah se-Indonesia yang dilaksanakan di Makassar yang bertepatan pada acara Muktamar. Dalam FGD kemarin kita juga menerima beberapa masukkan dari juri-juri yang ada disana serta di uji coba. Selain itu kami juga kemarin submit paper ke SNTI XII yang diselenggarakan Universitas Tarumanegara, dan besok Oktober kita kesana untuk seminar, “ paparnya.
Rencana selanjutnya, Faizal berharap, tim kami bisa lolos PIMNAS dan selebihnya kami berharap Diporit ini bisa memberikan dampak positif terutama untuk mewujudkan Paperless Office System dan bisa mempermudah institusi dalam hal kegiatan surat menyurat, khususnya di FT UMY semoga bisa digunakan. Selebihnya kami berharap karya kami ini sudah bisa terdaftar di HAKI [Hak Kekayaan Intelektual] di UMY, sampai saat baru surat yang sudah turun, jadi kami sedang menunggu ketetapannya, “ tutupnya.
Di zaman serba instan saat ini semua pekerjaan haruslah dituntut serba cepat dan tepat. Tidak hanya itu saja, pekerjaan tersebut juga dituntut harus menghasilkan data secara akurat agar bisa dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Kehadiran teknologi itulah yang telah membantu dan membawa perubahan, dimana semua pengolahan data serta informasi bisa dirangkum menggunakan sebuah aplikasi atau sistem. Data yang sudah diolah akan menjadi informasi dengan baik dan mudah didapatkan kembali karena adanya sistem informasi tersebut.
Sistem informasi ini adalah sebuah media penghubung segala komponen yang terdapat di sebuah organisasi, sehingga dengan sistem informasi ini akan memudahkan dalam mengelola setiap transaksi yang ada, salah satunya adalah surat menyurat.
Dalam sebuah instansi baik itu pemerintahan atau suatu tidak terlepas dari yang namanya surat menyurat. Kegiatan surat menyurat ini pada umumnya sebelum hadirnya teknologi kebanyakan dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama agar surat tersebut bisa diterima oleh tujuan.
Namun, kehadiran teknologi menawarkan inovasi terbaru yaitu menghadirkan Paperless Office, dimana proses surat menyurat ini baik pengiriman hingga penerimaan bisa dilakukan dengan cepat serta mampu menghemat penggunaan kertas.
Selain digitalisasi ini lebih efesien, ini juga bisa mejadi salah satu faktor pendukung untuk gerakan ramah lingkungan. Dimana kita tahu bahwa di tengah adanya isu perubahan iklim, banyak sekali muncul gerakan untuk ramah lingkungan dan salah satunya bisa dimulai dari penggunaan paperless office. Tentu saja menggunakan aplikasi ini, surat menyurat yang biasanya menggunakan kertas akan tidak ada lagi. Sehingga secara tidak langsung hal ini tidak hanya mengikuti gaya hidup saja melainkan juga turut membantu dalam menyelamatkan bumi salah satunya adalah mengurangi penggunaan kertas.
Baca Juga : Cara Mudah Menyusun Laporan Keuangan di Akhir Bulan / Tahun
Meskipun penggunaan kertas ini tidak bisa sepenuhnya dihapuskan, namun setidaknya dengan Paperless Office itu semua bisa terminimalisir. Penggunaan kertaspun hanya akan digunakan jika memang dalam situasi mendesak, namun sangat lebih efektif lagi jika semuanya secara elektronik.
Banyak sekali manfaat sebenarnya manfaat dari Paperless office ini selain menyelamatkan bumi dan menghemat kertas. Beberapa manfaat yang akan didapatkan diantaranya adalah :
Ketika penggunaan kertas diminimalisir tentu saja itu akan membantu dalam menjaga alam kita, dimana kita semua tahu bahwa kertas ini berbahan dasar bubur kayu. Jika kertas bisa diminimalisir tentu saja tidak akan banyak pohon yang ditebang. Nah, bertahannya pohon ini tentu saja akan sangat bagus dalam pelestarian hutan kita sehingga menggunakan Paperless Office cukup membantu dalam ramah lingkungan.
Tentu saja menggunakan Sistem Paperless Office jauh lebih praktik dan efesien, dimana anda tidak perlu lagi membawa dokumen secara fisik. Karena dokumen tersebut tersimpan di dalam media penyimpanan seperti database sehingga akan mudah di akses kapan saja dan dimana saja. Selain itu ketika sebuah dokumen memang dibutuhkan untuk dikirimkan kepada orang lain, bisa dilakukan dengan cepat seperti mengirimnya melalui email atau media sosial. Sehingga Paperless Office ini cukup praktis dan efesien jika diterapkan.
Selain praktis dan efesien juga menghemat waktu ketika proses pencarian dokumen atau informasi yang anda butuhkan. Jika semua itu dilakukan secara konvensional tentu saja kita membutuhkan waktu dengan mencari satu per satu dokumen di dalam rak penyimpanan. Namun dengan digitalisasi semua itu bisa dengan mudah dilakukan.
Baca Juga : Jasa Website Sekolah Smart School
Karena konsep dari Paperless Office ini adalah surat secara digital tentu saja penggunaan kertas bisa jauh diminimalisir sehingga itu akan sangat menghemat anggaran atau biaya. Biaya untuk pembelian kertas tersebut tentu saja bisa dialihkan untuk kebutuhan operasional lainnya.
Surat menyurat secara konvensional bisa dikatakan kurang keamanannya karena rentan akan kehilangan ataupun kerusakan. Berbeda halnya jika dokumen tersebut disimpan secara digital tentu saja jauh lebih aman, karena surat tersimpan di dalam database yang terkontrol keamanannya. Selain tersimpan secara digital dengan security yang aman, anda juga bisa memback-up dokumen tersebut sehingga kekhawatiran dokumen hilang atau rusak bisa diminimalisirkan.
Itulah beberapa manfaat yang akan dirasakan oleh instansi atau perusahaan anda ketika menggunakan Paperless Office. Semua manfaat dari Sistem Paperless Office tersebut bisa anda dapatkan dari Garuda Cyber yaitu sebuah perusahaan yang bergerak dalam Development Sistem sekaligus konsultan IT. Beralih menggunakan cara digital bisa dikatakan langkah tepat untuk memajukan kualitas mutu dan pelayanan dari instansi anda.
Semakin cepat sebuah informasi diberikan dan semakin mudah didapatkan tentu saja akan meningkatkan kualitas pelayanan. Dampak dari itu semua citra instansi atau perusahaan anda akan memiliki nilai plus di mata masyarakat. Selain itu Paperless Office juga salah satu teknologi digital yang membantu dalam penerapan IoT dan konsep smart city.
#GarudaCyber23Maret
Sukai/Like Fan Page Facebook Garuda Cyber Indonesia
Subscribe Channel Youtube Garuda Cyber Indonesia
Follow Instagram Garuda Cyber Indonesia
Chat Wa