Apa tujuan penggunaan mail marge

Mail Merge adalah salah satu fitur dalam Microsoft Word yang dapat dipakai untuk mempermudah kegiatan seputar persuratan. Melansir laman situs Microsoft Support, Mail Merge membuat pengguna bisa membuat kelompok dokumen yang dipersonalisasikan untuk setiap penerima.

Untuk mencari tahu lebih jelasnya, simak uraian berikut ini.

Mail Merge pada Microsoft Word

Menyadur dari Modul Praktikum Otomasi Perkantoran yang ditulis Rani Susanto, Mail Merge adalah sebuah fasilitas di dalam Microsoft Word yang digunakan untuk menangani masalah surat-menyurat dan dapat dikirim ke beberapa tujuan atau penerima.

Contohnya, pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan, dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya.

Keunggulan dari menggunakan Mail Merge adalah dapat memudahkan pekerjaan sang pembuat surat atau dokumen. Dengan memanfaatkan Mail Merge, pengguna dapat mengirim surat ke beberapa penerima yang berbeda meskipun hanya membuat satu jenis surat.

Fitur Mail Merge dapat menangani pembuatan empat jenis dokumen, yaitu:

1. Label Surat [Mailing label]

Adapun hal penting yang terdapat dalam suatu Mail Merge, antara lain sebagai berikut.

1. Main Document atau Dokumen Utama

Main document adalah dokumen utama yang tidak berubah atau tetap berdasarkan surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, akan ada format dasar dari surat yang akan dikirimkan.

2. Data Source atau Sumber Data

Sumber data merupakan data tujuan yang akan digabungkan [merge] di dokumen utama. Sumber data bisa berasal dari:

• Microsoft Office Outlook Contact List

• Microsoft Office Excel Worksheets

• Microsoft Office Word Tables

• Microsoft Office Access Database Tables

Cara Menggunakan Mail Merge untuk Pengiriman Email Massal

Mengutip laman situs Microsoft Support, berikut cara menggunakan Mail Merge untuk mengirim pesan email secara massal.

Sebelum memulai, buka dokumen kosong dalam Word lalu ketikkan isi pesan email yang ingin dikirim. Untuk mengirim email, program email yang kompatibel dengan MAPI Outlook atau Gmail harus diinstal.

1. Siapkan dokumen utama kamu, yaitu dengan cara, Masuk ke Surat > Mulai Gabungan > Pesan Email.

2. Siapkan milis. Milis tersebut adalah sumber data kamu. Jika tidak memiliki milis, kamu bisa membuatnya saat menggabungkan surat. Namun, Jika kamu menggunakan lembar bentang Excel, format kolom Kode Pos sebagai teks untuk mempertahankan angka nol. Selain itu, jika kamu ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook program email dalam format default dan versi yang sama seperti Word.

3. Tautkan milis kamu ke pesan email.

4. Tambahkan konten personalisasi ke pesan email.

5. Lakukan pengecekan kembali dan selesaikan.

6. Simpan pesan personalisasi.