Bagaimana dokumen tersebut tidak tertata dengan baik apa akibatnya

Yohana Firda P. [V0721089] Menurut saya terdapat beberapa solusi dari permasalahan-permasalahan yang sering terjadi tersebut, yakni perlu dilakukan peningkatan SDM yang lebih mumpuni, apabila SDM belum mumpuni maka wajib diberikan pelatihan agar menjadi arsiparis yang mumpuni dan memahami ilmu kearsipan, sehingga penataan arsip dapat dilakukan dengan benar, sesuai sistem yang telah ditetapkan dan sesuai dengan peraturan-peraturan dalam kearsipan, dan apabila hal ini dilakukan maka pada akhirnya nanti tidak akan terjadi kehilangan, kerusakan, serta kesulitan dalam penemuan kembali.

Selain itu dari segi fasilitas, sangat diperlukan peralatan arsip yang jauh lebih layak, memadai, dan modern. Lalu juga perlu menggunakan lemari & rak arsip yang lebih baik, memasang sistem keamanan seperti CCTV, sering melakukan pemeriksaan ke ruangan arsip, dan rutin melakukan penyusutan arsip.

Menurut saya, pemecahan masalah tersebut dapat dilakukan dengan pembuatan aplikasi sistem informasi kearsipan dimana di dalam aplikasi tersebut dapat melakukan pengolahan arsip secara elektronik yang dapat dilakukan dengan cara-cara berikut ini: 1. Siapkan laptop dan peralatan lain yang dibutuhkan sbg tempat penyimpanan arsip. 2. Hal yang pertama dilakukan adalah pemeriksaan bahwa hal yang akan di arsipkan tersebut, autentik, utuh, dan lengkap. Serta memastikan bahwa arsip elektronik berupa hasil alih media maupun born digital dapat dibaca. 3. Pemberian nama arsip sesuai acara tersebut, lalu dijadikan satu judul arsip sesuai acara kegiatan tersebut dan sesuai dengan jenis nya, lalu membuat indeks [kata tangkap] arsip, bisa nama lembaga organisasi, tempat, atau wilayah, kode klasifikasi sesuai instansi. Contoh: Arsip memperingati Hari Arsip ke-50. Penulisan kode pemberkasan [Nomor pemberkasan-kode pemberkasan-Indeks] ditambah nomor berkas dan kode klasifikasi lalu simpan folder tersebut di dalam folder klasifikasi. 4. Arsip harus harus diberkaskan secara kronologis atau historis. Dari cara-cara tersebut memudahkan para pengguna dalam menyimpan arsip sehingga arsip tidak sulit ditemukan, tidak terjadi banjir arsip, dan tidak terjadinya ruang kantor yang penuh dengan arsip.

Risky Ajeng Stepfani_V0721073

Hanikmatul Fiqriyah [V0721041]

Menurut saya Solusi untuk permasalahan Kearsipan bisa kita lakukan dengan, - Supaya arsip mudah ditemukan, kita dapat menggunakan sistem abjad, masalah, tanggal, nomor, wilayah. Sehingga kita dapat mencarinya dengan mudah. - Dukungan dan perhatian dari pimpinan untuk memberikan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan sehingga tidak teledor dalam pengarsiapan. - Penyediaan dan penambahan fasilitas sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.

- Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

1. Arsip sulit ditemukan Hal ini terjadi biasanya karena sumber daya manusia tidak memiliki kualifikasi yang cukup dan kurangnya sempurnanya sistem kearsipan yang ada. Solusi yang harus kita lakukan adalan dengan memilih petugas kearsipan yang memiliki kemampuan sumber daya manusia yang mumpuni dan lebih mengefisienkan sistem kearsipan yang digunakan. 2. Arsip hilang Hal ini terjadi karena kurangnya pemahaman para pengelola atas pentingnya arsip itu sendiri dan kurangnya pedoman tata kerja pengelolaan kerasipan. Solusi yang harus dilakukan dengan menjalankan pedoman tata kerja kearsipan berfungsi sebagai standar baku dalam pengelolaan kearsipan sehingga setiap petugas ataupun pengguna dalam sistem kearsipan itu sendiri memiliki keseragaman dalam melaksanakan pekerjaan, hal ini terkait dengan tata cara pengelolaan, proses peminjaman arsip, perawatan arsip, keamanan 3. Banjir arsip Hal ini terjadi karena kurangnya antisipasi dalam penambahan volume arsip dimasa lalu sehingga menyebabkan persediaan tempat yang terus berkurang atau bahkan arsip tidak dapat tertampung lagi. Solusinya adalah lebih mematangkan prediksi kelahiran dan perkembangan arsip sebuah organisasi sehingga kita bisa menyediakan kebutuhan ruang dan tempat dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan. 4. Pengelolaan dan peralatan tidak mengikuti perkembangan Hal ini terjadi karena kurangnya pengetahuan sumber daya manusia sehingga dalam pengelolaan arsip menjadi tidak efisien dan hasilnyapun kurang memuaskan. Solusinya adalah memperkuat pengetahuan sumber daya manusia tentang perkembangan pengelolaan dan peralatan kearsipan. 5. Rung kantor penuh arsip Hal ini terjadi karena belum berjalannya proses arsip.

Solusinya adalah dengan menghilangkan arsip yang sudah tidak dibutuhkan [masa berlakunya sudah habis].

Dari 5 permasalahan terkait arsip hilang, arsip sulit ditemukan, banjir arsip, peralatan dan pengelolaan tidak mengikuti perkembangan dan ruang kantor penuh arsip. Menurut saya hal tersebut disebabkan karena kurangnya penataan dan tata kelola arsip yang baik dari SDM yang mengelolanya, kurangnya prosedur kearsipan dan fasilitas sarana prasana dalam pengelolaan kearsipan. Dari hal tersebut maka dapat dilakukan beberapa cara untuk menyelesaikan masalah kearsipan tersebut antara lain; 1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat atau pengurutan arsip System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu : a. System abjad [alphabetic system] b. System masalah [subject system] c. System tanggal [chronologi system] d. System wilayah [geographic system] e. System nomer [numberic system] 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat. 3. Menunjang fasilitas dalam kantor kearsipan, seperti adanya lemari arsip yang cukup dan layak. 4. Penyimpanan arsip sesuai dengan jenis filenya

5. Perlunya SDM yang cakap dan memahami tata kelola arsip yang baik dan benar agar arsip tidak tercecer dan tersimpan

Tri Wahyuning Tyas V0721083 Solusi yang dilakukan dalam 5 permasalahan diatas yaitu : 1. Pergunakan sistem penyimpanan secara tepat Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang secara teratur mengatur berbagai hal tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu : a. Sistem abjad [sistem abjad] b. Sistem masalah [sistem mata pelajaran] C. Sistem tanggal [sistem kronologis] d. Sistem wilayah [sistem geografis] e. Nomer sistem [sistem angka] 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan dan pengendalian yang ketat. 3. Simpan Berkas Pada Satu Lokasi

Simpan berkas-berkas penting pada satu lemari khusus. Jika sekiranya berkas tersebut sudah tidak digunakan lagi, simpan saja dalam gudang. Kalau ada waktu luang, kamu bisa melakukan back up dengan cara memindai dokumen-dokumen tersebut.

Nama : Kayla Salsabila Dewi NIM : V0721049 Cara mengatasi permasalahan dalam kearsipan adalah:

1. Untuk mengantisipasi arsip sulit ditemukan, pergunakan sistem penyimpanan secara tepat dengan 5 sistem penyimpanan [ sistem abjad, sistem masalah, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomer]

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan dan pengandilian yang ketat agar menghindari dan mengantisipasi barang arsip hilang. 3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan untuk mencegah kerusakan. Dengan memastikan ruang kering tidak lembab harus memiliki ventilasi dan dijaga dari percikan air api. Dan juga melakukan tindakan preventif lalu memperhatikan kondisi arsip.4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat seperti ruangan yang tepat, alat-alat korespondensi, Alat-alat penerimaan surat alat penyimpanan surat dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan.

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara mengatasi masalah-masalah tersebut tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1.       Pergunakan sistem penyimpanan secara tepat System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang secara teratur mengatur berbagai hal tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat 2.       Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan dan pengandilian yang ketat. 3.       Secara rutin perawatan dan pencegahan kerusakan 4.       Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

5.       Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Solusi yang harus dilakukan dalam 5 permasalahan kearsipan diatas yaitu : 1. Diperlukan adanya perawatan secara rutin dan pencegahan kerusakan. 2. Diperlukan pemindahan tempat arsip atau dokumen dari tempat yang basah ke tempat yang kering, melakukan penanganan dokumen secara sabar dan teliti.

3. Pada sistem surat arsip terdapat penyusunan berdasarkan abjad.

Regina Aprillia Rahman / V0721071 Beberapa solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan kearsipan : 1. Bisa dengan melatih atau memilih petugas kearsipan yang memenuhi syarat untuk dapat mengemban tugas atau yang mempunyai ilmu pengetahuan atau skill yang mumpuni dalam kearsipan. 2. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan 3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat 4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor.

5. Melakukan pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan.

Dwi Nur Khasanah [V0721025] Solusi yang bisa dilakukan dalam 5 permasalahan diatas 1. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat . Misalnya dengan menyusun atau menyimpan arsip sesuai dengan abjad ,tanggal ,ataupun nomor sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan juga tepat. 2. Menyimpan berkas pada satu lokasi . Misalnya dalam satu almari atau dalam satu rak 3. Pengaturan prosedur pengawasan,peminjaman dan juga pengendalian yang ketat

4. Penambahan fasilitas agar kearsipan tetap berjalan lancar meskipun volumenya meningkat

Solusi untuk 5 permasalahan diatas adalah : 1. Melakukan kajian ulang tentang pengelolaan arsip yang sesuai sop dengan baik. 2. Melakukan penyusutan arsip apabila arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai informasi penting. 3. Mengadakan pengaturan prosedur peminjaman,pengawasan dan pengendalian yang tepat. 4. Memberikan arahan pedoman tata kerja bagi pelaksana kearsipan. 5. Melalukan foging dokumen arsip supaya terhindar dari pelapukan karena faktor usia / rekam ulang arsip

6. Mendirikan kantor arsip yang aman dari banjir atau merelokasikan arsip ketempat yang kering disaat terjadi banjir.

1.Melakukan penyortiran dokumen 2.Melakukan pengindekskan dokumen 3.Dokumen disusun secra rapi dan terstruktur 4.Selalu terus update dalam hal teknologi untuk pengarsipan agar terstruktur,sistematis dan continyu

5. membeli atau melengkapi kantor dengan alat alat yang menunjang pengarsipan seperti lemari rak,lemari besi,lemari besi,lemari rol serta ruaangan dibuat secara baik,rapi dan dirancang agar dokumen aman dari serangga

Jum'riah/V0721047, Menurut pendapat saya ada beberapa solusi dari permasalahan yang sering terjadi pada kerasipan yaitu 1. Arsip sulit ditemukan Solusi : perlu adanya penggunaan sistem penyimpanan secara tepat dan teratur memuat suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan. Sehingga jika diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Contohnya seperti, penyusunan arsip menggunakan sistem abjad,sistem tanggal, sistem wilayah, atau sistem nomor. 2. Arsip hilang Solusi : perlu adanya peraturan/prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yg ketat dan memadai, seperti contoh dengan penggunaan bon peminjaman 3. Banjir arsip Solusi : melakukan pemusnahan dan penyusutan secara rutin terhadap arsip-arsip yg sudah tidak terpakai atau sudah lama. 4. Pengelolaan dan peralatan tidak mengikuti perkembangan Solusi : menyeleksi setiap pegawai di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun keahlian dalam teknologi saat ini, mengikutsertakan para pegawai dalam kearsipan untuk ikut kursus atau Diklat tentang kearsipan, menyediakan tempat dan sarana arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi, fasilitas kearsipan harus mengikuti perkembangan jaman 5. Ruang kantor penuh arsip

Solusi : menyediakan tempat dan sarana arsip yang memadai dan memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada

Irfan Adhi/ V0721045 Menurut saya segala bentuk permasalah yang terjadi pada dasarnya terjadi karena SDM dari sebuah organisasi/instansi itu sendiri yang tidak dapat mengelola manajemen ke arsipan dengan baik, akibatnya muncul permasalahan” seperti diatas. Dengan demikian solusi yang tepat untuk menangani permasalahan tersebut yaitu dengan peningkatan ilmu memanajemen kearsip dengan terstruktur dan sistematis sehingga akan meminimalisir munculnya permasalahan” tersebut.

Avisa Sofi M [V0721019] Menurut saya solusi/pemecahan permasalahan kearsipan yaitu : 1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat. 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat. 3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada. 4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman. 5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. 6. Petugas arsip harus memenuhi syarat. 7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.

8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

Aldia Suryarini Qoirunisa/V0721007 menurut saya, untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut dapat dilakukan upaya seperti: 1. mengubah sistem kearsipan yang masih manual menjadi digital, namun hal ini juga harus di imbangi dengan adanya SDM yang ahli pada bidang kearsipan. dengan begitu maka tidak akan terjadi adanya penumpukan berkas, kehilangan berkas, atau kesulitan dalam pencarian berkas. 2. untuk mendukung kearsipan digital tersebut, tentunya harus didukung dengan adanya teknologi yang mumpuni, seperti menggunakan laptop ataupun komputer 3. untuk memudahkan dalam pengarsipan suatu data, maka dapat diberi nomor arsip atau tanggal sehingga mudah untuk mencarinya

4. serta juga harus ada suatu pengawasan atau pengecekan untuk pengendalian agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik baiknya

Iid Widiyawati / V0721043 Solusi yang bisa dilakukan dalam 5 permasalahan diatas 1. Sistem penyimpanan menggunakan urutan yang tepat . Misalnya dengan menyusun atau menyimpan arsip diurutkan sesuai abjad ,tanggal ,ataupun nomor sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan juga tepat. 2. Berkas disimpan dalam satu tempat yang sama . Misalnya dalam satu almari atau dalam satu rak besar yang dapat memuat semua arsip yang dibutuhkan tanpa harus memisahkan arsip-arsip tertentu. 3. Pengaturan prosedur pengawasan,peminjaman dan juga pengendalian yang ketat Penyimpanan arsip sesuai dengan jenis filenya

4. Perlunya SDM yang cakap dan memahami tata kelola arsip yang baik dan benar agar arsip tidak tercecer dan tersimpan dengan baik dan benar.

Lenny Handayani/V0721053 Menurut saya solusi dari permasalahan dalam pengarsipan : 1. Ditetapkannya sistem pengarsipan apakah sesuai abjad, subjek, wilayah atau yang lain. 2. Ditinjau dari SDM, seharusnya diberikan pelatihan bagaimana menjadi Arsiparis yang benar dalam menyelesaikan tugas. Karena sudah diajari bagaimana cara penemuan arsip secara cepat, tidak akan terjadi kerusakan atau kehilangan arsip. 3. Dengan Arsiparis yang handal dapat mempersingkat waktu dan tenaga saat mengarsip arsip maupun saat mencari kembali apabila dibutuhkan. 4. Diadakan pemusnahan arsip yang sudah tidak berlaku agar mengurangi/mengosongkan tempat bagi arsip baru. 5. Ditentukannya peraturan apabila mengambil atau meminjam harus ada buktinya agar saat hilang atau rusak saat dipinjam bukan salah arsiparis dan dapat dipertanggungjawaban. 6. Mengunakan filling kabinet untuk menyimpang arsip dan jangan lupa setiap macam arsip harus dibbatasi agar tidak campur

7. Rutin dicek dan dibersihkan

Menurut saya solusi dari permasalahan kearsipan tersebut yaitu, Penyediaan dan penambahan fasilitas untuk kelancaran kerja bidang kearsipan terutama bila volume arsip cepat meningkat, Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana, Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya

Fitra Rizky Fatiha_V0721039

Evi Ani Qotunnafiah/ V0721031

Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi, Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya, Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip., Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

Dita Adelia Hapsari/V0721023 1. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat/sistem pengurutan arsip 2. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana 3. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawas / kontrol dan pengandilian yang tepat 4. Diadakan perawatan secara rutin untuk mencegah kerusakan 5. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat 6. Penyelenggaraan penyusutan warkat

7. Diperlukan SDM yang mahir dalam bidang tata kelola kearsipan

Arlingga Respati/V0721015 Solusi yang dapat dilakukan adalah 1. Penyortiran a. Memeriksa asal dokumen atau berkas masuk. b. Memeriksa jumlah dokumen atau berkas masuk. 2. Pengelompokkan a. dokumen atau berkas dapat dikelompokan berdasarkan abjad atau tanggal masuk agar lebih mudah dicari. b. Hasil pengelompokkan dapat ditempatkan ditempat yang bersih dan rapi. 3. Backup data Bila data penuh atau sudah tidak terpakai data dapat dibackup dengan cara discan,cara ini lebih efektif karena

tidak memakan tempat dan pencarian yang terbilang mudah.

Amelia Sinthesa/V0721009 Menurut saya solusi mengatasi dalam mengatasi lima permasalahan kearsipan dapat dilakukan dengan melakukan beberapa cara sebagai berikut: 1. Melakukan pengelompokkan pada setiap arsip menurut jenis kebutuhannya. Dengan cara pengelompokan arsip tersebut dapat memudahkan kita dalam mencari arsip yang kita butuhkan tanpa harus mencarinya satu per satu. 2. Menerapkan sistem pengelolaan arsip yang tepat dengan menata setiap arsip dengan tertata rapi dan disimpan di tempat yang aman. Perlu adanya peraturan prosedur peminjaman arsip dengan melakukan pengawasan dan pengendalian yang ketat. 3. Menyediakan tempat yang luas untuk menyimpan arsip-arsip yang berbentuk kertas/dokumen dan melakukan penataan yang baik. 4. Untuk lebih mempermudah dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan melakukan pengelolaan arsip secara elektronik. Dengan cara elektronik tersebut arsip dapat disimpan dengan lebih terstruktur. 5. Diperlukan SDM yang cakap dalam pengelolaan,serta penyimpanan arsip yang baik agar arsip tidak tercecer dan hilang.

6. Memberikan fasilitas penunjang di kantor untuk pengelolaan arsip,agar arsip dapat tetap terawat dan terjaga dengan baik.

Pengelolaan arsip yang berjalan lancar tanpa adanya masalah merupakan cita-cita dari semua organisasi, baik itu perusahaan atau juga instansi pemerintahan. Oleh karena itu, menemukan solusi dalam mengelola bagian kearsipan, baik itu pengelolaan arsip dinamis maupun statis sangatlah diperlukan bagi Anda yang ingin memperbaiki sistem kearsipan yang dimiliki. Berikut solusi untuk mengatasi masalah tersebut 1.Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan 2.Dalam rangka menambah kecakapan keterampilan pegawai kearsipan perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut 3.Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat

4.Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana

Queentanti W.S/V0721069 Berdasarkan 5 permasalahan yang sering terjadi dalam melakukan pengarsipan seperti arsip sulit ditemukan, arsip hilang, banjir arsip, pengelolaan dan peralatan yang tidak mengikuti perkembangan, serta ruang kantor penuh arsip. Berdasarkan analisis saya dari masalah tersebut, hal itu terjadi karena kebanyakan arsip masih berbentuk tekstual. Yaitu menggunakan kertas. Oleh karena itu, ada beberapa solusi yang dapat saya utarakan. Seperti : 1. Menggunakan back up data arsip berbentuk elektronik. Jadi kearsipan nantinya akan menjadi hybrid, yaitu terdapat manualnya seperti menggunakan kertas dan elektronik seperti penggunaan TIK. Apabila arsip tersebut telah lama inaktif, untuk menghindari masalah-masalah kearsipan yang telah disebutkan dapat dengan arsip inaktif cetak/kertas dimusnahkan, dan diletakkan pada arsip elektronik. 2. Merekrut SDM yang paham akan cara mengarsipkan dengan baik dan benar. Hal ini dilakukan supaya arsip menjadi tertata, terstruktur, mudah ditemukan dan menghindari adanya permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan tadi.

3. Memberikan anggaran khusus untuk kegaitan pengarsipan itu tersendiri. Berdasarkan masalah pengelolaan dan peralatan yang tidak mengikuti perkembangan, pastinya salah satu faktor penghambatnya adalah keuangan. Dengan adanya anggaran yang memadai, maka pastinya pengarsipan akan menjadi lebih baik. Seperti misalnya jika melakukan pengarsipan secara elektronik, diperlukan komputer khusus pengarsipan, agar arsip tersebut tidak acak dan mempunyai tempat tersendiri. Jika pengarsipan masih manual, dapat dengan membeli lemari khusus yang fungsinya agar arsip tekstual tersebut tidak mudah rusak. Seperti kertas menguning, robek, dan lain-lain.

Fania Khusnul Khotimah/V0721035 Solusi dari permasalahan kearsipan - Menggunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat. -Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat. -Petugas kearsipan harus sudah terlatih baik dan mempunyai ilmu yang sangat dibutuhkan dikearsipan. -Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan dan pengandilan yang ketat.

-Merawat dan mencegah kerusakan kearsipan secara rutin.

Sakilla Adinda Sephiana/ V0721075 Menurut saya, ada beberapa solusi untuk mengatasi masalah tersebut yaitu : - penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan. Dengan begitu dapat mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelanggaran kearsipan. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna. - penyediaan dan penambahan fasilitas untuk menunjang kearsipan

- perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilakukan sebaik baiknya.

Satria Rio Kurniawan/V0721077 menurut saya solusi dari permasalahan kearsipan tersebut yaitu kita harus melakukan penataan pada arsip yang telah dibuat agar tidak hilang saat pencarian, menyusun arsip berdasarkan urutan abjat, subjek, nomor, dan kapan arsip dibuat, kemudian menyediakan tempat yang luas, menggunakan alat elektronik agar arsip tidak banyak memerlukan tempat serta dalam penggunaan alat elektronik dapat mengurangi arsip diruang kantor. menyusun rencana/jadwal dalam pengarsipan. 1. menyiapkan fasilitas tempat dengan urutan arsip yang dibuat agar mudah dalam mencari arsip yang sulit ditemukan dalam pencarian 2. membuat arsip berdasarkan sabjat, subjek, nmor dan kapan waktu dibuatnya adar tidak hilang dan menyimpan dengan rapi 3. menyiapkan tempat tersendiri khususnya tempat untuk meletakkan arsip agar tidak kebanjiran arsir 4. melakukan pengelolaan dan menyiapkan peralatan elektronik agar dapat mengelola arsir dengan baik dan kita dapat mengikuti perkembangan alat untuk menyimpan arsip

5. menjadikan arsir yang didalam ruang kantor menjadi file agar ruang kanto dapat dikurangi dalam meletakkan data kearsipan

Ningrum Fitria_V0721065 Menurut saya terdapat beberapa solusi untuk menghadapi permasalahan kearsipan di atas antara lain A. Kita harus Menyesuaikan abjad dari arsip yang akan kita cari. B.menggunakan arsip berbasis komputer atau digital karena apabila kita menggunakan arsip berbasis digital akan memudahkan kita untuk mencari data yang bersifat aksebilitas dan menjamin akuntabilitas serta manajemen pengawasan akan lebih mudah cepat dan good Governance.

Saya Fadila Aina Kusnaedi , dengan NIM V0721033 menurut pendapat saya, cara memecahkan masalah yang dapat kita lakukan dari permasalahan tersebut bisa menggunakan beberapa cara yaitu menyimpan atau mengatur arsip secara teratur seperti mengurutkan abjad,tema,angka dan Sesuai sistem yang ada.
Mungkin dari beberapa cara tersebut dapat menyelamatkan atau menyelesaikan beberapa masalah tersebut.

Mahardimas Himawan / V0721055 Menurut saya terdapat beberapa solusi untuk menghadapi permasalahan kearsipan di atas antara lain 1. pengarsipan dilakukan dengan menggunakan komputer dan memberi nama dengan benar agar mudah menemukan data. 2. Berkas disimpan dalam satu tempat yang sama agar tidak hilang dan kantor bisa memfasilitasi pengamanan tambahan seperti menggunakan CCTV agar dapat terpantau dan jika mengalami kehilangan data bisa melihat rekaman CCTV . 3. arsip banjir terjadi jika terlalu banyak data yang di arsipkan tetapi tenaga kerjanya masih kurang maka akan terjadi penumpukan arsip solusinya adalah nenambah tenaga kerja agar tugas pengarsipam berjalan lancar dan tidak ada penumpukan 4.Pengaturan prosedur pengawasan,peminjaman dan juga pengendalian yang ketat Penyimpanan arsip sesuai dengan jenis filenya 5. ruang kantor penuh arsip

untuk pengarsipan mungkin lebih baik menggunakan perangkat elektronik seperti komputer atau laptop agar tidak memakan ruangan kantor untuk menyimpan data yang di arsipkan.

1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantororganisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan. 2. Dalam rangka menambah kecakapan keterampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut. 3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat. 4. Ruang yang digunakan harus untuk arsip yaitu tempat penyimpanan harus tetap kering [tidak lembab atau terlalu lembab]. Ruang harus cukup retang [sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan]. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan [ventilasi] yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. 5. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana. 6. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor. Hal tersebut turut mempengaruhi faktor disiplin, mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari faktor hubungan kerja dengan unit – unit atau pihak lainnya. 7. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

8. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat untuk dapat mengemban tugas, Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan.

Dari 5 permasalahan yang berkaitan dengan arsip hilang, arsip sulit ditemukan, banjir arsip, peralatan dan pengelolaan tidak mengikuti perkembangan dan ruang kantor penuh arsip. Menurut saya hal tersebut karena minimnya pengetahuan dan kebutuhan SDM dalam mengelola arsip, serta tidak mencukupinya fasilitas yang ada di kantor. Dari hal tersebut maka dapat dilakukan beberapa cara untuk menyelesaikan beberapa masalah tersebut, antara lain : 1. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat atau pengurutan arsip. System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang mengatur berbagai hal tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Misalnya disimpan sesuai dengan abjad, sesuai dengan tanggal, dsb. 2. arsip arsip sesuai dengan jenis filenya dan tidak dicampurkan. 3. Penyediaan alat penunjang untuk menyimpan arsip agar tertata rapi. Misalnya lemari.

4. Memberi pengetahuan kepada SDM yang mengelola, agar dapat menjalankan tata kelola pengarsipan dengan baik.

Wulan Lestari/V0721087 Menurut saya, solusi yang dapat diterapkan untuk mengatasi permasalahan kearsipan di atas yaitu: 1. Dengan menata berkas di rak sesuai urutan tanggal dan tahun agar mudah mencarinya. 2. Tidak mencampur arsip penting dengan arsip yang kurang penting. 3. Menyimpan arsip secara digital bisa menggunakan gdrive karena lebih efisien tempat dan waktu dalam mencarinya. Selain itu untuk mengurangi penggunaan kertas.

4. Menyimpan arsip kedalam hardisk, karena hardisk lebih hemat ruang dan bisa menampung banyak arsip didalamnya.

Egi Maharani Putri_V0721027 Beberapa solusi dalam mengatasi permasalahan kearsipan 1. Pembuatan pedoman kearsipan meliputi kebijakan kearsipan, standar operasional prosedur kearsipan, dan instrumen pengelolaan arsip yang terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip. 2. Pembuatan program aplikasi sistem kearsipan yaitu pengembangan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengelola arsip secara elektronik. 3. Penataan arsip merupakan kegiatan menata fisik dan informasi arsip beserta penyusunan daftar arsip agar mudah ditemukan kembali. 4. Penyimpanan arsip merupakan penitipan arsip suatu organisasi untuk disimpan di central arsip inaktif komersial yang dikelola sesuai dengan prinsip dan kaidah kearsipan.

5. Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan kegiatan untuk menjaga keaslian dan keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya melalui kegiatan penghilangan asam, laminasi, rewashing, recleanin, dan ahli media.

Vina Amanda Oktavira/V0721085 Beberapa solusi untuk mengatasi permasalahan kerasipan 1. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi, seperti penyimpan arsip secara digital 2. Menata berkas di rak sesuai dengan urutan jenis, tanggal, dan tahun. 3. Menyeleksi pegawai baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya 4. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai.

5. Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan atau dimusnakan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja

Kurnia Nanda Irawan [V0721051] Menurut saya solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan: 1. mengarsipkan dokumen secara teratur dan terorganisir dengan mengelompokkan dokumen sesuai dengan bidang yang sama atau dapat dengan mengurutkan sesuai waktu dibuatnya/ mengurutkan sesuai abjadnya sehingga apabila diperlukan dapat dicari secara tepat dan cepat 2. mengarsipkan dokumen secara manual dan elektronik sehingga apabila salah satu hilang maka terdapat backup data 3. Memilih SDM profesional dengan pengetahuan kearsipan yang mumpuni sehingga tata kelola dalam kegiatan pengarsipan dapat dijalankan dengan baik. 4. pengadaan sarana dan prasarana yang mendukung kearsipan, mulai dari lemari ,boks, dan folder untuk pengelolaan arsip yang lebih baik sehingga bisa meminimalisir kehilangan data

5. Memilih dokumen penting yang harus diarsipkan secara manual dan eletronik dan dokumen yang dirasa kurang penting cukup disimpan di elektronik sehingga ruang kantor tidak penuh dengan arsipan